棗林 王盈盈 王守清,3

(1.北京工業(yè)大學(xué)藝術(shù)設(shè)計學(xué)院，北京 100124；2.清華大學(xué)政府和社會資本合作研究中心，北京 100084；3.清華大學(xué)建設(shè)管理系，北京 100084)

0 引言

展覽是特定空間、文物標(biāo)本、學(xué)術(shù)成果、藝術(shù)展品、科技展品、展板展柜、多媒體設(shè)備等內(nèi)容組成的多元復(fù)雜生產(chǎn)系統(tǒng)，具有思想教育、文化建設(shè)、知識傳播等多種功能。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，各式各樣的展覽項目越來越多。然而，我國展覽項目存在管理水平不高，重建筑、輕展覽，現(xiàn)場施工管理和主體工程工程管理各自為政等問題[1]，不僅造成資源配置效率低下，而且不利于展覽業(yè)高質(zhì)量發(fā)展?；诖?，本文從展覽項目承包商(分包商)的視角，基于協(xié)同理論設(shè)定展覽項目管理基本原則，基于實踐經(jīng)驗構(gòu)建展覽項目管理組織和流程協(xié)同體系。

展覽項目在理論上主要分為兩大類：永久性場館和臨時性活動。其中，永久性場館建成后具有長期性，如博物館、科技館、美術(shù)館、企業(yè)展廳等；臨時性活動具有較強的動態(tài)性和流動性，如展銷會、主題展覽活動、產(chǎn)品快閃展示等。在實踐中，展覽項目是上述兩個理論類型的融合體，既可以在靜態(tài)的展館中融入動態(tài)活動(如國家博物館)，也可以在動態(tài)的展會中包含部分永久性建筑物(如上海世博會)。

展覽項目管理除包含常規(guī)的工程建設(shè)活動，還包含因藝術(shù)創(chuàng)作而帶來的非標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)建設(shè)活動。換言之，展覽項目管理除包含一般工程項目所需的規(guī)劃方案、可研報告、設(shè)計概算、施工圖及深化設(shè)計圖、招標(biāo)采購清單、施工組織、驗收、移交、結(jié)算、決策和審計等內(nèi)容，還包括設(shè)計階段的概念設(shè)計文本、形式設(shè)計方案、展陳大綱、展品制作任務(wù)書、布展方案等，以及因展覽創(chuàng)意設(shè)計產(chǎn)生的工程生產(chǎn)和管理特殊需求，如結(jié)構(gòu)施工順序調(diào)整、強弱電施工位置調(diào)整、消防人防工程施工方案調(diào)整等。綜上所述，展覽項目管理具有專業(yè)綜合、接口眾多、平行作業(yè)等特點，因此，有必要借助協(xié)同理論對展覽項目管理組織和流程進(jìn)行科學(xué)設(shè)計。

1 展覽項目管理階段劃分

1.1 概念設(shè)計和藝術(shù)創(chuàng)作階段

概念設(shè)計和藝術(shù)創(chuàng)作是展覽項目管理的第一階段，也是整個項目最有含金量的部分。概念設(shè)計階段的質(zhì)量決定了展覽項目的品質(zhì)。這個階段是一項集學(xué)術(shù)、文化、思想與技術(shù)于一體的藝術(shù)創(chuàng)意過程，是一項復(fù)雜的智力勞動。該階段的項目管理內(nèi)容包括展覽需求識別、展覽主題大綱提煉和演繹、展覽內(nèi)容邏輯結(jié)構(gòu)策劃、展示內(nèi)容取舍安排、展品組合及其分鏡頭策劃、輔助展品設(shè)計依據(jù)及創(chuàng)作要求、展覽傳播信息層次思考等。

根據(jù)實踐經(jīng)驗，該階段主要包含三個步驟：首先，研究展覽學(xué)術(shù)資料和展品形象資料等素材；其次，結(jié)合展館傳播目標(biāo)進(jìn)行受眾需求分析；最后，按照展覽表現(xiàn)的規(guī)律和方法進(jìn)行改編和創(chuàng)作，將前期的學(xué)術(shù)資料、展品形象資料轉(zhuǎn)化為可供形式創(chuàng)作設(shè)計的內(nèi)容劇本。

1.2 形式設(shè)計和展陳安排階段

形式設(shè)計和展陳安排是展覽項目管理的第二階段，是將藝術(shù)創(chuàng)作方案轉(zhuǎn)化為建設(shè)生產(chǎn)方案的過渡階段。雖然展覽內(nèi)涵是展覽項目建設(shè)的核心，但展覽的表現(xiàn)形式也非常重要。作為一種視覺和感觀藝術(shù)，展覽項目最終的建成狀態(tài)是感性的，能夠通過視覺和感觀方式與觀眾進(jìn)行信息和知識的分享交流。該階段的項目管理內(nèi)容包括概念深化設(shè)計、空間布局設(shè)計、平面布局設(shè)計、參觀流線設(shè)計、空間氛圍設(shè)計、圖文版面設(shè)計、藝術(shù)類輔助展品設(shè)計、科技類輔助展品設(shè)計與研發(fā)、展示家具和道具設(shè)計、展廳基礎(chǔ)裝飾工程規(guī)劃、展品展項制作與布展計劃等。

根據(jù)實踐經(jīng)驗，該階段主要包含三個步驟：首先，將展覽文本進(jìn)行深化設(shè)計和形式設(shè)計，產(chǎn)出相應(yīng)的設(shè)計圖樣和方案；其次，從展覽需求角度提出建筑空間設(shè)計需求；最后，制訂展覽陳列生產(chǎn)制作方案。

1.3 現(xiàn)場施工和展品安裝階段

現(xiàn)場施工和展品安裝是展覽項目管理的第三階段，是將展陳設(shè)計轉(zhuǎn)化為建筑設(shè)計并進(jìn)行展館施工建設(shè)的過程，是典型的工程項目管理環(huán)節(jié)，同時具有展覽項目自身的管理特點。該階段的項目管理內(nèi)容包括建筑設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、設(shè)計概算、工程立項、施工圖設(shè)計及深化設(shè)計、施工圖交底和進(jìn)場前準(zhǔn)備、現(xiàn)場施工管理、設(shè)備材料招采、變更和洽商管理、工程款支付管理、竣工驗收、結(jié)算、決算和審計等。

根據(jù)實踐經(jīng)驗，該階段主要包含三個步驟：首先，進(jìn)行展館建筑設(shè)計，滿足展陳設(shè)計所提出的需求；其次，進(jìn)行展館結(jié)構(gòu)設(shè)計，產(chǎn)出初步設(shè)計圖樣及工程造價等，同時溝通工程立項或手續(xù)合規(guī)事宜；最后，完成工程施工。

2 展覽項目管理的基本原則

2.1 協(xié)同理論的適用性

展覽項目既要考慮靜態(tài)的建筑、展品，又要考慮動態(tài)的參觀路線；既包含藝術(shù)設(shè)計和創(chuàng)作過程，又包含標(biāo)準(zhǔn)化的工程管理過程。此外，展覽項目管理的場地既包括傳統(tǒng)展館的更新改造，也包括某個建筑的局部改建，還包括新建專用展覽場館等。面對展覽項目建設(shè)過程的復(fù)雜性和綜合性，既要認(rèn)識到前期的展覽設(shè)計對建設(shè)過程的重要影響，還要認(rèn)識到展覽運營對建設(shè)過程的重要影響。因此，有必要將協(xié)同理論引入展覽項目管理過程。

協(xié)同理念可用于解決日益復(fù)雜的管理問題，已經(jīng)形成了“網(wǎng)絡(luò)化治理”“水平化管理”“跨部門協(xié)同”等創(chuàng)新管理理論[2]?？绮块T的協(xié)同組織是指組織之間的協(xié)調(diào)與合作活動，強調(diào)扁平化的管理能力[3]。協(xié)同組織和流程設(shè)計強調(diào)組織之間形成協(xié)同的條件以匹配彼此的職責(zé)和資源，強調(diào)維系組織協(xié)同的因素，包括共識、信任、協(xié)調(diào)、組織及機制設(shè)計等，同時關(guān)注客戶評價、團(tuán)隊自評和相互評價等[4]。

2.2 兩層協(xié)同原則

基于協(xié)同理論，提出展覽項目管理的協(xié)同原則，分為以下兩個層級。

2.2.1 項目內(nèi)部的展陳設(shè)計和工程設(shè)計協(xié)同

展陳設(shè)計既包括展覽內(nèi)容的藝術(shù)創(chuàng)作，也包括展覽形式設(shè)計及其對建筑和結(jié)構(gòu)設(shè)計的特殊需求。展陳設(shè)計是確定擬建成的展覽館屬性、功能的過程，其實現(xiàn)的可能性取決于建筑工程的結(jié)構(gòu)設(shè)計，包括荷載、材料等的計算。

工程設(shè)計是指建筑和結(jié)構(gòu)設(shè)計。在展覽項目管理過程中，展陳設(shè)計和工程設(shè)計之間具有很強的互動關(guān)系，因此有必要在項目管理過程中協(xié)同管理，包括資金和時間的協(xié)同等。然而，目前承包方對展陳設(shè)計的重視程度不夠，普遍存在將展覽項目建設(shè)等同于一般工程施工建設(shè)的問題，導(dǎo)致藝術(shù)創(chuàng)作和形式設(shè)計階段的設(shè)想無法落地。因此，藝術(shù)創(chuàng)作與工程設(shè)計協(xié)同是展覽項目高質(zhì)量建設(shè)的必要條件。

2.2.2 展覽項目與項目外部整體工程的施工協(xié)同

展覽施工通常是指一項專業(yè)分包工程或甲方指定工程，多見于既有建筑中的局部改造或新建工程中的專項施工?？傮w施工是建筑物的結(jié)構(gòu)、強弱電、裝飾等一般建筑工程的施工過程。展覽的許多創(chuàng)意設(shè)計無法按照既定的施工標(biāo)準(zhǔn)實施，因此，展覽施工對施工順序、工藝標(biāo)準(zhǔn)的要求極高。

在展覽項目管理過程中，展覽施工和總體施工之間具有很強的互動關(guān)系。因此，有必要在項目管理過程中強化兩者協(xié)同，包括進(jìn)度協(xié)同和質(zhì)量協(xié)同。然而，目前建設(shè)過程中普遍忽視展覽施工的特殊性，導(dǎo)致總體施工無法滿足展覽施工的特殊需求，從而增加成本。因此，展覽施工與總體施工協(xié)同是展覽項目建設(shè)過程中的關(guān)鍵機制。

3 展覽項目管理的組織協(xié)同

展覽項目屬于系統(tǒng)工程，具有將藝術(shù)創(chuàng)作、工程施工和商業(yè)經(jīng)營三個專業(yè)相融合的特點。因此，有必要進(jìn)行科學(xué)的組織和流程體系設(shè)計，以提高項目管理效率。

下面將理論和實踐相結(jié)合，分別從協(xié)同組織和協(xié)同流程兩個方面提出設(shè)計思路。其中，協(xié)同組織設(shè)計包含企業(yè)層面協(xié)同組織結(jié)構(gòu)和項目層面協(xié)同團(tuán)隊配置，協(xié)同流程設(shè)計包含外部協(xié)同流程和內(nèi)部協(xié)同流程。

3.1 項目承包單位層面的組織協(xié)同

展覽項目多為專業(yè)分包項目，由總包單位或建設(shè)單位委托承包企業(yè)完成。作為展覽項目的承包方，應(yīng)以項目為中心建立矩陣型組織。項目承包單位層面的組織協(xié)同結(jié)構(gòu)如圖1所示。總經(jīng)理作為最高級別領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)在項目的關(guān)鍵里程碑節(jié)點決策和協(xié)調(diào)重大事項，項目事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)項目之間的人力調(diào)配和管理協(xié)調(diào)，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)具體項目內(nèi)部管理和對外談判，項目副經(jīng)理或項目助理具有輔助項目經(jīng)理的作用。藝術(shù)創(chuàng)作部和工程管理部等各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項目經(jīng)理需求為特定項目配備成員或提供必要支持。需要說明的是，總經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人之間設(shè)立的項目決策委員會具有協(xié)同作用，體現(xiàn)了“各司其職”和“凝聚共識”相結(jié)合的理念。

圖1 項目承包單位層面的組織協(xié)同結(jié)構(gòu)

協(xié)同組織結(jié)構(gòu)屬于矩陣式組織，有助于提高項目決策和管理效率、合理配置企業(yè)資源、降低人力資源成本。但是，雙重或多重匯報機制將導(dǎo)致資源沖突，需要項目經(jīng)理和職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，而項目決策委員會則發(fā)揮了協(xié)同功能。

此外，該組織結(jié)構(gòu)具有成長性，可根據(jù)企業(yè)在展覽市場的競爭力，采取不同控制等級的弱矩陣、均衡矩陣和強矩陣形式。當(dāng)企業(yè)的展覽項目數(shù)量較少時，適宜采用弱矩陣，即由項目協(xié)調(diào)員在職能部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)，其權(quán)力小于職能部門經(jīng)理甚至無權(quán)。當(dāng)企業(yè)的展覽項目數(shù)量適中時，適宜采用平衡矩陣，即設(shè)立項目經(jīng)理，其權(quán)力介于弱矩陣和強矩陣之間。當(dāng)企業(yè)的展覽項目數(shù)量多時，適宜采用強矩陣，即項目經(jīng)理由事業(yè)部總經(jīng)理委派，其權(quán)力與職能部門經(jīng)理相當(dāng)。

3.2 項目管理團(tuán)隊層面的組織協(xié)同

項目管理團(tuán)隊層面的組織協(xié)同設(shè)置見表1。例如，一個項目團(tuán)隊配置規(guī)模為16人，部分崗位可根據(jù)項目規(guī)模合并或分立。其中，項目經(jīng)理和項目副經(jīng)理(項目助理)是一個項目的專職成員和責(zé)任人，其薪酬與項目績效相關(guān)。藝術(shù)創(chuàng)作部和工程管理部的設(shè)計師、施工經(jīng)理、工程資料員、繪圖員等視項目需求由專職或兼職人員擔(dān)任，其他成員負(fù)責(zé)在項目對應(yīng)階段提供具體的支持。

表1 項目管理團(tuán)隊層面的組織協(xié)同設(shè)置

4 展覽項目管理的流程協(xié)同

4.1 項目外部的管理流程協(xié)同

項目外部的管理流程協(xié)同體系如圖2所示。在項目啟動后，由項目團(tuán)隊出具總體規(guī)劃書，包括兩條相互關(guān)聯(lián)的管理流程(工程管理流程和展陳管理流程)。這是嵌套式協(xié)同流程的第一層協(xié)同。此外，還要與總體工程管理流程相互關(guān)聯(lián)，這是嵌套式協(xié)同流程的第二層協(xié)同。

圖2 項目外部的管理流程協(xié)同體系

4.2 項目內(nèi)部的管理流程協(xié)同

展覽項目按照階段可以劃分為項目前期階段、項目進(jìn)場前階段、項目現(xiàn)場階段和項目結(jié)束階段。將每個階段的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)作為流程節(jié)點，建立協(xié)同流程和協(xié)同組織矩陣，明確每個節(jié)點的責(zé)任人和配合人。項目內(nèi)部的管理流程協(xié)同體系見表2。

表2 項目內(nèi)部的管理流程協(xié)同體系

5 結(jié)語

展覽項目是一個設(shè)計創(chuàng)意性強、接口眾多的系統(tǒng)工程。相較于一般工程，其設(shè)計階段包含展陳設(shè)計和工程設(shè)計兩個部分，施工管理具有一定的特殊性。因此，應(yīng)采用以設(shè)計為主導(dǎo)的項目管理模式。

本文基于協(xié)同理論，結(jié)合展覽項目自身特點，提出展覽項目管理的兩級協(xié)同原則，構(gòu)建了展覽項目管理組織和流程協(xié)同體系，有助于提高展覽項目管理水平，助力展覽業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。