劉 恒 徐蓓蓓 李成龍 高 克
(北京航天動(dòng)力研究所,北京 100076)
在企業(yè)進(jìn)行預(yù)算成本管控的過程中,如果企業(yè)的信息化管理應(yīng)用程度低,會(huì)使企業(yè)的預(yù)算成本管控效果受到影響。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)和信息化水平不斷提升的背景下,企業(yè)要想不斷提升預(yù)算成本管控的效果和質(zhì)量,更好地提高企業(yè)預(yù)算成本管控的科學(xué)性,就必須將信息化技術(shù)手段合理地融入預(yù)算成本管控中,從而提高預(yù)算成本管控水平。
隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大、合同量增多,采購等支出活動(dòng)也隨之升高,亟須利用信息化手段建立一套預(yù)算成本管控信息化系統(tǒng),提升企業(yè)預(yù)算成本管控水平和經(jīng)營管理水平。本文設(shè)計(jì)了一套預(yù)算成本管控信息化系統(tǒng),下面將對該系統(tǒng)的總體方案設(shè)計(jì)以及具體的功能實(shí)現(xiàn)進(jìn)行詳述。
企業(yè)如果能夠?qū)︻A(yù)算成本管控進(jìn)行全局掌握,就可以根據(jù)企業(yè)的資金利潤情況制定企業(yè)財(cái)務(wù)全面管控的目標(biāo)和方向,并制定企業(yè)未來的經(jīng)營戰(zhàn)略。對企業(yè)而言,要想獲取更好的發(fā)展,必須把財(cái)務(wù)預(yù)算成本管控原則和經(jīng)營效益統(tǒng)一起來,進(jìn)行全局的部署和規(guī)劃,明確企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo),以更好地提升企業(yè)當(dāng)前和未來的行業(yè)地位,達(dá)到理想的發(fā)展效果。預(yù)算成本管控對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用,高效、實(shí)時(shí)的預(yù)算成本管控可以推動(dòng)企業(yè)的成本結(jié)構(gòu)持續(xù)優(yōu)化,杜絕成本失控、超出預(yù)算的情況發(fā)生,防范企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)如果能夠?qū)︻A(yù)算成本管控進(jìn)行動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的管控,可以更好、更合理地進(jìn)行成本資源的分配。動(dòng)態(tài)掌握預(yù)算成本管控的情況和資源分配情況,可以及時(shí)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部方面的利益,落實(shí)各方面的職責(zé),準(zhǔn)確解決企業(yè)內(nèi)部資源配置問題,有效、合理地安排成本資源,更好地促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效益的提升。企業(yè)通過嚴(yán)格、規(guī)范的預(yù)算成本管控可以使企業(yè)的各項(xiàng)資源支出都控制在合理范圍內(nèi),減少經(jīng)營過程中不必要的支出,避免鋪張浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生,使企業(yè)的資金得到充分的利用,從而達(dá)到增加企業(yè)利潤,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。
企業(yè)如果能夠?qū)τ陬A(yù)算成本管控過程中的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行精確掌握,可以更好地提升經(jīng)營管理部門對于經(jīng)營數(shù)據(jù)的掌握分析能力,幫助管理層和經(jīng)營管理部門對于企業(yè)的經(jīng)營管理計(jì)劃制定更規(guī)范、更合理的戰(zhàn)略方案;同時(shí),對于財(cái)務(wù)管理部門,可以更好地增強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力,提升財(cái)務(wù)管理水平。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中,不斷提升企業(yè)的經(jīng)營和財(cái)務(wù)能力,更好地分配財(cái)務(wù)資源,妥善處理和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營和財(cái)務(wù)關(guān)系,從而避免企業(yè)的財(cái)務(wù)危機(jī),提升企業(yè)的競爭實(shí)力。企業(yè)加強(qiáng)預(yù)算成本管控水平,可以更好地提升企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)分析和管理能力,有效實(shí)施經(jīng)營計(jì)劃戰(zhàn)略,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。
針對目前某企業(yè)內(nèi)的預(yù)算成本管控的現(xiàn)狀,設(shè)計(jì)一套預(yù)算成本管控系統(tǒng),采用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)預(yù)算成本管控的高效、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)。圖1為預(yù)算成本系統(tǒng)總體方案圖。
圖1 預(yù)算成本系統(tǒng)總體方案圖
某企業(yè)內(nèi)的經(jīng)營數(shù)據(jù)主要涉及合同數(shù)據(jù),預(yù)算成本的管控依據(jù)都以合同為正式的源頭,所以,企業(yè)內(nèi)的預(yù)算成本管控主要是基于合同相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)管控。某企業(yè)前期已經(jīng)上線運(yùn)行了合同管理系統(tǒng),合同管理系統(tǒng)主要對主合同及外協(xié)外購合同簽訂的事前、事中及事后的審批過程進(jìn)行電子化,并將正式簽訂的合同錄入到合同管理系統(tǒng)中形成合同臺(tái)賬,以便查詢合同的相關(guān)數(shù)據(jù)。
本次開發(fā)的預(yù)算成本管控系統(tǒng)是在合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的功能拓展,前期的合同管理系統(tǒng)沒有將主合同和外協(xié)外購合同進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián),僅僅是對合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),并沒有升級到預(yù)算成本管控的統(tǒng)籌范圍,在此基礎(chǔ)上開發(fā)的預(yù)算成本管控系統(tǒng),將主合同的合同額以預(yù)算明細(xì)的形式進(jìn)行固化和錄入,形成對外協(xié)外購合同成本的頂層管控,實(shí)現(xiàn)企業(yè)對預(yù)算成本的收支動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管控,可以有效防范風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)利潤。
某企業(yè)內(nèi)涉及的業(yè)務(wù)產(chǎn)品較多,有生產(chǎn)較大的泵體,也有生產(chǎn)小型的閥門,導(dǎo)致簽訂主合同的時(shí)候形式較多。生產(chǎn)較大的泵體多是以簽訂正式合同為主,生產(chǎn)小型閥門多是以訂單為主,而后再轉(zhuǎn)為正式主合同,而簽訂的訂單額在企業(yè)內(nèi)也視為可用的預(yù)算,可以進(jìn)行提前采購,簽訂外協(xié)外購合同。所以針對上述的情況,預(yù)算錄入的階段就可以分為訂單、合同評審、合同錄入后三種情況,如圖2所示。
圖2 主合同預(yù)算明細(xì)
1.主合同預(yù)算明細(xì)錄入流程設(shè)計(jì)
流程走向設(shè)計(jì):最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)結(jié)束后數(shù)據(jù)寫入主合同預(yù)算庫,按照預(yù)算明細(xì)表按條存入,作為后續(xù)外協(xié)外購合同簽訂的額度頂層控制源。流程圖如圖3所示。
圖3 主合同預(yù)算明細(xì)錄入流程
2.主合同預(yù)算明細(xì)錄入界面設(shè)計(jì)
主合同預(yù)算明細(xì)錄入時(shí),設(shè)計(jì)的重點(diǎn)是如何選擇能進(jìn)行預(yù)算明細(xì)錄入的訂單、評審或是正式簽訂的合同。選擇的邏輯圖如圖4所示。
圖4 主合同預(yù)算明細(xì)錄入邏輯圖
企業(yè)預(yù)算的最終確定需要以真實(shí)簽訂的合同額為主要計(jì)算標(biāo)準(zhǔn),所以,為了防止簽訂訂單過多,造成大量積壓的非真實(shí)的預(yù)算,在收款訂單評審階段對簽訂的收款訂單總額進(jìn)行了初設(shè),如果超過預(yù)設(shè)的收款訂單總額,則需要進(jìn)行提示并審批。同時(shí)建立收款訂單臺(tái)賬,對于超過限定時(shí)間未正式轉(zhuǎn)換成正式合同的進(jìn)行高亮顯示,以保證合同業(yè)務(wù)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn),保證企業(yè)的預(yù)算管控在真實(shí)有效的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)。
3.主合同預(yù)算庫
經(jīng)過上述的流程后,收款訂單或是主合同預(yù)算的相關(guān)信息就按照產(chǎn)品類別進(jìn)入主合同預(yù)算庫中,主合同預(yù)算庫中可以查看各訂單或主合同錄入的詳細(xì)對應(yīng)的個(gè)產(chǎn)品類別的預(yù)算金額。主合同預(yù)算庫如圖5所示。
圖5 主合同預(yù)算庫
同收款訂單相似,在外協(xié)外購環(huán)節(jié)也存在小型閥門簽訂付款訂單的情況,所以在外協(xié)外購環(huán)節(jié)進(jìn)行成本管控時(shí)也存在不同階段,主要包括付款訂單錄入階段以及外協(xié)外購合同評審階段。邏輯圖如圖6所示。
圖6 成本管控邏輯圖
1.付款訂單錄入流程設(shè)計(jì)
流程走向設(shè)計(jì):付款訂單錄入流程根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程走向進(jìn)行開發(fā)即可。流程圖如圖7所示。
圖7 付款訂單錄入流程
2.付款訂單錄入界面設(shè)計(jì)
付款訂單可以從主合同預(yù)算庫中選擇多條預(yù)算明細(xì),鎖定金額后自動(dòng)計(jì)算出本次占用的金額,如果本次占用的金額等于訂單金額才能允許流程繼續(xù)進(jìn)行。
3.外協(xié)外購合同評審界面設(shè)計(jì)
外協(xié)外購合同評審界面設(shè)計(jì)的重點(diǎn):如果是由付款訂單轉(zhuǎn)換而來,則需選擇對應(yīng)的付款訂單直接將預(yù)算帶入;如果不是由付款訂單轉(zhuǎn)換而來,則需根據(jù)產(chǎn)品類別直接匹配出預(yù)算庫中剩余金額>0的預(yù)算明細(xì);同付款訂單選擇原則一樣,鎖定金額后自動(dòng)計(jì)算出本次占用的金額,如果本次占用的金額等于訂單金額才能允許流程繼續(xù)進(jìn)行。
通過上述流程正常結(jié)束以后,主合同預(yù)算以及外協(xié)外購合同成本的數(shù)據(jù)即可進(jìn)入到預(yù)算成本管控報(bào)表中。預(yù)算成本管控報(bào)表如圖8所示。表中可見各主合同對應(yīng)各產(chǎn)品類別的預(yù)算明細(xì),并針對每一條預(yù)算明細(xì)可實(shí)時(shí)查看支出金額、鎖定金額以及剩余金額,方便經(jīng)營管理部門實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)查看預(yù)算成本情況,及時(shí)了解企業(yè)的合同資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況。同時(shí),點(diǎn)擊支出金額、鎖定金額可以進(jìn)入查看每一條預(yù)算明細(xì)的支出情況。
圖8 預(yù)算成本管控報(bào)表
利用預(yù)算成本管控報(bào)表中的數(shù)據(jù),領(lǐng)導(dǎo)層以及經(jīng)營管理部門可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)掌握企業(yè)內(nèi)的銷售總額、成本總額以及毛利潤等經(jīng)營數(shù)據(jù),為評估企業(yè)的盈虧情況以及市場的競爭力情況提供有效的、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。
本文通過開發(fā)一套預(yù)算成本管控系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)預(yù)算和成本的信息化管控,將主合同的合同額以預(yù)算明細(xì)的形式進(jìn)行固化和錄入,形成對外協(xié)外購合同成本的頂層管控,將主合同以及外協(xié)外購合同進(jìn)行預(yù)算成本關(guān)聯(lián),將成本嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi),做到了成本可控及精細(xì)化經(jīng)營管理。
本次開發(fā)的預(yù)算成本管控系統(tǒng)對于預(yù)算和成本的輸入和支出進(jìn)行了實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地管控,從根本上控制了成本額度,保證了企業(yè)的成本可控、利潤可觀。預(yù)算成本管控對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用,高效、實(shí)時(shí)的預(yù)算成本管控可以推動(dòng)企業(yè)的成本結(jié)構(gòu)持續(xù)優(yōu)化,成本管控成效持續(xù)提升,杜絕了成本失控、超出預(yù)算的情況發(fā)生,保證了企業(yè)的利潤,控制了成本輸出,從而保證了企業(yè)資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn),毛利潤穩(wěn)定提升,進(jìn)而不斷提高企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭力。