文/王金瑤（上海海得控制系統(tǒng)股份有限公司）

OA系統(tǒng)的全稱是辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，主要用于現(xiàn)代企業(yè)日常管理，是員工及企業(yè)管理者都可使用的開放系統(tǒng)，消除員工與企業(yè)管理者之間的溝通障礙，提高信息傳輸效率，OA系統(tǒng)具有人事管理、企業(yè)介紹、信息發(fā)布、物資申報(bào)等大部分企業(yè)日常管理功能，真正幫助現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提升辦公效率。

現(xiàn)代企業(yè)的高效管理一直是經(jīng)營活動(dòng)中的重點(diǎn)內(nèi)容，信息化管理模式的成本更低，能夠幫助企業(yè)降低管理成本、提升經(jīng)濟(jì)效益。究其原因，OA系統(tǒng)的出現(xiàn)集成了數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、資料共享、網(wǎng)上審批等重要工作，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展?；谏鲜鲈?，OA系統(tǒng)里面的工程項(xiàng)目模塊可以實(shí)現(xiàn)全流程管理。

一、建立OA信息化系統(tǒng)目的和必要性

（一）企業(yè)建立OA系統(tǒng)的主要目的

OA系統(tǒng)通過企業(yè)現(xiàn)有ERP軟件的基礎(chǔ)上結(jié)合了質(zhì)量管理、人力資源管理等多個(gè)方面，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供的海量信息資源，以企業(yè)日常工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，創(chuàng)建許多常用工作模塊，使企業(yè)各個(gè)崗位人員能夠在OA系統(tǒng)中快速共享并傳遞信息，促進(jìn)員工之間的協(xié)同工作，如：OA系統(tǒng)的網(wǎng)上審批功能解決了紙質(zhì)審批所帶來的麻煩，提高管理人員的信息處理速度，并且不受環(huán)境和時(shí)間限制[1]。

基于OA系統(tǒng)的信息采集和處理優(yōu)勢，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)，幫助企業(yè)日常辦公的規(guī)范性，最后實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化管理成果、節(jié)省管理費(fèi)用、加強(qiáng)員工溝通的目標(biāo)，推動(dòng)企業(yè)辦公管理方式的創(chuàng)新。

（二）企業(yè)建立OA系統(tǒng)的必要性

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，各行各業(yè)發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息傳輸渠道的開通，傳統(tǒng)的信息傳輸和搜集模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)加快信息化建設(shè)速度已是必然趨勢，常見的有：網(wǎng)絡(luò)會議、指紋打卡、企業(yè)微信等，這些都是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)之后產(chǎn)生的新型管理手段。信息化建設(shè)不僅是為了提高企業(yè)內(nèi)部管理效率，更象征企業(yè)是否具備市場核心競爭力。OA系統(tǒng)建設(shè)是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，能夠解決企業(yè)管理中的時(shí)間束縛和地點(diǎn)束縛，幫助企業(yè)搜集并分析一切經(jīng)營數(shù)據(jù)，讓企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)可視化效果更好，一旦企業(yè)發(fā)生經(jīng)營狀態(tài)異?？梢约皶r(shí)發(fā)現(xiàn)。

二、OA系統(tǒng)的基本內(nèi)容

目前，OA辦公模塊有如下內(nèi)容：決策過程（投并購流程/投標(biāo)）、日常管理過程（報(bào)銷/付款財(cái)務(wù)流程，預(yù)算內(nèi)外控制）、辦公事務(wù)處理（周報(bào)日報(bào)）、電子檔案存儲、可根據(jù)需要開發(fā)專項(xiàng)模塊（應(yīng)收實(shí)時(shí)分發(fā)/工程項(xiàng)目全流程/預(yù)測/商機(jī)統(tǒng)計(jì)）等，每個(gè)內(nèi)容中包括不同信息單元。

圖2 個(gè)人工時(shí)統(tǒng)計(jì)圖

三、工程項(xiàng)目在OA系統(tǒng)全流程管理

（一）開發(fā)工程項(xiàng)目全流程管理的必要性

OA系統(tǒng)的主要功能是對企業(yè)實(shí)行集中化管理、對各項(xiàng)工作內(nèi)容實(shí)行分模塊管理，提高工作效率，某些企業(yè)會根據(jù)需求定制開發(fā)此功能。通過此模塊，可形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可實(shí)時(shí)了解各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度情況；同時(shí)，考核上，需要將項(xiàng)目的材料/現(xiàn)場差旅費(fèi)/人工工時(shí)費(fèi)等全成本納入考核范圍。但一些財(cái)務(wù)ERP軟件實(shí)現(xiàn)不了，如項(xiàng)目人工工作的分派和工時(shí)的統(tǒng)計(jì)。OA系統(tǒng)通過定制開發(fā)，目前是可以實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目的人工分派和按項(xiàng)目的工時(shí)統(tǒng)計(jì)的。

（二）工程項(xiàng)目全流程管理的內(nèi)容

該內(nèi)容如下：商機(jī)管理、項(xiàng)目投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目預(yù)算、原理設(shè)計(jì)、下單采購、成套、發(fā)貨、調(diào)試、驗(yàn)收、開票、收款統(tǒng)計(jì)、應(yīng)收跟蹤、質(zhì)保跟蹤、質(zhì)保結(jié)束、知識沉淀等；同時(shí)，OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)分業(yè)務(wù)類型、行業(yè)類型進(jìn)行個(gè)性化管理，比如：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型、行業(yè)類型進(jìn)行不同的管理模式、不同的流程管理。

（三）項(xiàng)目工時(shí)和人工成本精細(xì)化管理

目前，人工成本占比愈來愈高，企業(yè)除了重點(diǎn)關(guān)注采購、物料、差旅、咨詢等項(xiàng)目成本外，還需要關(guān)注每個(gè)項(xiàng)目人工成本。

但因分工不明確，分工渠道過多和混亂，以及人員在項(xiàng)目上的交叉等原因，項(xiàng)目工時(shí)和人工成本有如下管理痛點(diǎn)：（1）工時(shí)數(shù)據(jù)難統(tǒng)計(jì)，耗時(shí)長數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)；（2）項(xiàng)目員工的忙閑狀況不透明，出現(xiàn)問題難以及時(shí)作出調(diào)整；（3）工作進(jìn)度及成果不能及時(shí)展現(xiàn)，無法評估項(xiàng)目人員表現(xiàn)；（4）沒有數(shù)據(jù)支撐，無法對項(xiàng)目及人員進(jìn)行工作安排；（5）無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)并分析人員、項(xiàng)目情況。

現(xiàn)代社會，現(xiàn)代服務(wù)業(yè)高速發(fā)展，“人工成本核算”是項(xiàng)目全成本管理過程中的重要組成部分，對項(xiàng)目人工成本進(jìn)行有計(jì)劃的科學(xué)管理是建立和完善項(xiàng)目過程及成本管理的有效途徑。而核算此項(xiàng)目的人工成本需要有對應(yīng)的工時(shí)數(shù)據(jù)，工時(shí)管理是人工成本核算的基礎(chǔ)。目前，根據(jù)實(shí)際企業(yè)需求，通過OA系統(tǒng)的工時(shí)填報(bào)來自動(dòng)匯總至每個(gè)項(xiàng)目中，通過工時(shí)填報(bào)，可以非常清晰地分析出員工工作的忙閑情況，也可以非常清晰的反映出每個(gè)項(xiàng)目工時(shí)的使用情況，通過工時(shí)的填報(bào)來解決我們項(xiàng)目工時(shí)管理的痛點(diǎn)，促進(jìn)成本核算，基于此，企業(yè)管理層才會更加明晰每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況和投入產(chǎn)出毛利等情況。

（四）工程項(xiàng)目OA系統(tǒng)應(yīng)用效果

OA系統(tǒng)的出現(xiàn)使企業(yè)信息化建設(shè)正式步入正軌，打破企業(yè)傳統(tǒng)管理模式信息交流不暢的問題，信息交流呈現(xiàn)多渠道、多形式，企業(yè)每個(gè)部門間可及時(shí)開展信息分享，提升企業(yè)訊息管理質(zhì)量，改革新時(shí)期企業(yè)信息管理方式。

根據(jù)企業(yè)管理需要，可以實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目為核心、多維度全面的項(xiàng)目信息展示，全面關(guān)聯(lián)銷售商機(jī)、應(yīng)收賬款、發(fā)票、預(yù)決算等，實(shí)現(xiàn)采購臺賬、工時(shí)填報(bào)、周報(bào)填報(bào)、財(cái)務(wù)決算等數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。同時(shí)，項(xiàng)目的投標(biāo)、立項(xiàng)、執(zhí)行等審批流程也嵌套在內(nèi)，方便快捷，提高了工作效率。

實(shí)時(shí)展現(xiàn)項(xiàng)目的基本情況和進(jìn)度情況，多數(shù)據(jù)源的集合，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析，可按業(yè)務(wù)類型、行業(yè)類型等分類展示與穿透。OA系統(tǒng)涉及的管理范圍和流程如圖1、2。

圖1 項(xiàng)目管理總圖

點(diǎn)擊人名就可以穿透到員工的工時(shí)組成，是由哪些項(xiàng)目組成，由此判斷員工的工作量的飽和度；同時(shí)還有按項(xiàng)目維度統(tǒng)計(jì)工時(shí)，匹配人工成本，更有意義的是沉淀了歷史數(shù)據(jù)，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)層判斷各種不同業(yè)務(wù)類型的工時(shí)情況、難易情況、時(shí)間成本等，以期在未來做更好的決策。

四、OA系統(tǒng)在信息管理中的作用

在企業(yè)信息管理過程中，以往多采用手工化辦公，存在信息分享不及時(shí)、上報(bào)審批不及時(shí)等問題。然而，OA系統(tǒng)的運(yùn)用從根本上改變這一系列問題，不僅使企業(yè)辦公由手工化向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，還改變了以往的信息交流模式，充分展現(xiàn)了各部門分享訊息的優(yōu)點(diǎn)，深入強(qiáng)化企業(yè)信息化管理能力，改善企業(yè)信息管理方式4．1 OA系統(tǒng)可有效提高工作效率

OA系統(tǒng)是一種統(tǒng)一管理模式，與企業(yè)傳統(tǒng)管理模式相比較，改變了原先企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門相互獨(dú)立、信息共享不及時(shí)的問題。OA系統(tǒng)不僅規(guī)范了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理、文件接受與整理等各個(gè)環(huán)節(jié)，還讓各個(gè)環(huán)節(jié)為工作內(nèi)容服務(wù)，彼此相互依托，很好的銜接了各部門間的工作，提升了信息數(shù)據(jù)的分享性。

以往的工作方式中，有關(guān)部門接受公司傳達(dá)的文件或指示時(shí)，將其打印成紙質(zhì)文件，并逐級上報(bào)，找相關(guān)層級領(lǐng)導(dǎo)簽字，一旦領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出差，就會導(dǎo)致文件審批報(bào)備不及時(shí)，最終影響文件內(nèi)容的發(fā)布和執(zhí)行。OA系統(tǒng)中，關(guān)于文件審批這一問題，打破了傳統(tǒng)模式的弊端，無論領(lǐng)導(dǎo)身處何地，只要攜帶手機(jī)移動(dòng)終端，便可隨時(shí)隨地查看需要簽發(fā)和審批的文件信息，當(dāng)然，對于比較重要的文件，可設(shè)定一定范圍的權(quán)限，規(guī)定可瀏覽對象。并且一些緊急文件和分發(fā)后停滯處理的文件，還可在系統(tǒng)中設(shè)定期限警惕提醒和監(jiān)督提醒，體現(xiàn)OA系統(tǒng)運(yùn)作流程的實(shí)時(shí)性、及時(shí)性以及跟蹤性。OA系統(tǒng)不僅精簡了工作環(huán)節(jié)，還節(jié)約了文件審核時(shí)效，大大提高了企業(yè)辦公效率。

除此之外，OA系統(tǒng)中還設(shè)立了企業(yè)車輛調(diào)配、采購申請、財(cái)務(wù)審批、合同審批等方面的模塊，規(guī)范了各項(xiàng)工作流程，節(jié)約了審核時(shí)間，提高了工作效率。

（一）OA系統(tǒng)提高了管理人員素質(zhì)

企業(yè)在OA系統(tǒng)的運(yùn)用過程中，不僅改革創(chuàng)新工作模式，還開拓了管理人員的管理思路，提高了其對企業(yè)全面信息化、智能化管理的認(rèn)識。進(jìn)一步提升了管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，促使其管理方式和管理技能更為合理有效。企業(yè)針對OA系統(tǒng)的使用，深入拓寬令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的管理觀念與思維，指引其運(yùn)用更為先進(jìn)、科學(xué)的企業(yè)管理模式和管理方法開展企業(yè)訊息化管理。OA系統(tǒng)的自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理技術(shù)，刷新了企業(yè)管理人員的信息管理觀念，轉(zhuǎn)變了管理戰(zhàn)略，進(jìn)一步提升了管理效率，從而為強(qiáng)化企業(yè)訊息化管理能力和管理人員整體素質(zhì)打造牢固根基。

（二）OA系統(tǒng)提高數(shù)據(jù)庫安全性

當(dāng)企業(yè)開展信息化管理的環(huán)節(jié)中，或許會出現(xiàn)大批的數(shù)據(jù)訊息，而如何做好數(shù)據(jù)和信息的保密工作就顯得尤為重要，甚至關(guān)乎一個(gè)企業(yè)的生死存亡。

然而，OA系統(tǒng)關(guān)于這類問題針對系統(tǒng)使用者權(quán)限展開了分級管理，各類權(quán)限的使用者實(shí)操的功能區(qū)存在差異，并對主要文檔能夠設(shè)置訪問密碼，防止非正常用戶對企業(yè)數(shù)據(jù)信息的竊取。

此外，OA系統(tǒng)在數(shù)據(jù)承載和處理方面具有很強(qiáng)的性能，服務(wù)器具有較高的冗余性和安全性，對工作過程中的有關(guān)文檔與數(shù)據(jù)信息能夠開展及時(shí)追蹤與檢驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)機(jī)密文檔的管理，并達(dá)成數(shù)據(jù)管理的總結(jié)與信息共享，促使企業(yè)信息化管理步入自動(dòng)化。同時(shí)，OA系統(tǒng)嚴(yán)密有效的數(shù)據(jù)保障舉措，既能確保企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全性與完備性，又確保了OA辦公智能化系統(tǒng)的真實(shí)性。

（三）OA系統(tǒng)實(shí)際成效

就整個(gè)OA系統(tǒng)而言，其健全的功能區(qū)結(jié)構(gòu)符合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)辦公需求，為企業(yè)節(jié)約管理投入費(fèi)用，達(dá)成企業(yè)的信息化管理，提高企業(yè)自身OA水平。該系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)終端，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門信息共享，打破地域性限制，管理者可隨時(shí)隨地跟進(jìn)項(xiàng)目情況，大大提升了管理人員工作的便捷性和實(shí)時(shí)性。

另外，系統(tǒng)界面實(shí)操簡便，能使使用者迅速適應(yīng)，極大提升有關(guān)業(yè)務(wù)操作者的業(yè)務(wù)能力與管理能力。系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)訊息歸納、分析和反饋功能，為企業(yè)管理層和決策者提供可靠的數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)發(fā)展指引方向。

五、OA系統(tǒng)的維護(hù)

當(dāng)企業(yè)正式啟用OA系統(tǒng)之后，系統(tǒng)維護(hù)也就開始，尤其隨著企業(yè)OA應(yīng)用的深入和時(shí)間推移，維護(hù)就顯得尤為重要。

一般情況下OA系統(tǒng)公司的售后維護(hù)費(fèi)用較高，從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來考慮，OA系統(tǒng)維護(hù)應(yīng)盡量由企業(yè)自主完成，不僅降低系統(tǒng)運(yùn)維成本，還保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。下面將OA系統(tǒng)的維護(hù)項(xiàng)目分為兩類：

一是專業(yè)管理維護(hù)。該類維護(hù)一般是由企業(yè)信息中心OA專業(yè)管理員完成，主要包括服務(wù)器檢測（應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器）、網(wǎng)絡(luò)和防火墻檢測、數(shù)據(jù)庫備份、存儲擴(kuò)容、OA版本升級和OA并發(fā)數(shù)增加等工作。必要時(shí)也可請OA實(shí)施方或廠家提供技術(shù)支持，并且是免費(fèi)的。

二是日常管理維護(hù)。該類維護(hù)一般企業(yè)OA系統(tǒng)管理員或者部門OA專員就可以完成，主要對OA賬戶管理（新員工OA賬戶開通和培訓(xùn)、員工離職或調(diào)動(dòng)OA賬戶注銷或調(diào)整）、OA公共信息管理（OA論壇和公告）、業(yè)務(wù)部門表單應(yīng)用申請和公文管理審批流程調(diào)整等內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)，操作簡單，只要了解OA功能，熟悉操作技巧，就能做好維護(hù)。

最后，做好OA系統(tǒng)維護(hù)，還需要注意兩個(gè)重要方面，數(shù)據(jù)信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。隨著企業(yè)對OA系統(tǒng)的深入使用，時(shí)間越長，系統(tǒng)內(nèi)容存儲量越大，以至于后期運(yùn)行速度減緩，因此，為保證系統(tǒng)的高效運(yùn)行，相關(guān)維護(hù)專員和使用個(gè)人對數(shù)據(jù)庫應(yīng)采取定期清理的方式。

六、結(jié)論

OA辦公系統(tǒng)以企業(yè)日常管理和基本辦公內(nèi)容為中心，鑒于CS方式下的高質(zhì)信息管理系統(tǒng)，把OA理論知識與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理。OA系統(tǒng)在中大型企業(yè)中應(yīng)用廣泛，因?yàn)橹写笮推髽I(yè)的管理內(nèi)容繁多，員工數(shù)量多、崗位種類多，OA系統(tǒng)提高了每個(gè)用戶的積極性，按照使用者的工作性質(zhì)和權(quán)限范疇，為使用者呈現(xiàn)不限空間、時(shí)間的文件咨詢與閱讀。

OA系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)先進(jìn)，用戶界面簡潔，是目前較為完善的企業(yè)信息管理平臺，幫助各部門、崗位之間進(jìn)行信息交互、共享，為企業(yè)信息化、智能化發(fā)展提供幫助。