陸 毅 袁維春

1 重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 重慶 400010；2 重慶大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 重慶 400030

學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的永恒動(dòng)力[1]。作為評價(jià)學(xué)科建設(shè)成效的重要方面，學(xué)術(shù)帶頭人影響力是學(xué)科建設(shè)評價(jià)體系的重要指標(biāo)[2]。因此，學(xué)術(shù)任職的登記和管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研管理的重要方面[3]。重要的學(xué)術(shù)任職不僅是臨床工作者個(gè)人學(xué)科領(lǐng)域活躍度和影響力的重要指標(biāo)，也是彰顯醫(yī)療機(jī)構(gòu)學(xué)科影響力的重要元素[4-5]。不僅如此，各類學(xué)術(shù)團(tuán)體組織在承接政府職能中發(fā)揮著重要作用[6]。但在實(shí)際管理過程中，全國、省市各級各類專業(yè)社團(tuán)，全球和國內(nèi)各種中英文期刊，各類學(xué)術(shù)頭銜繁多，給實(shí)際管理帶來了諸多不遍[7]。因此發(fā)展一套簡單易用、高效及時(shí)的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)掌握全院學(xué)術(shù)任職情況，科學(xué)統(tǒng)籌布局學(xué)科發(fā)展具有重要價(jià)值[8-9]。目前如何自主發(fā)展一套滿足以上條件的學(xué)術(shù)任職登記管理系統(tǒng)還未見報(bào)道，本文從登記管理的具體實(shí)踐出發(fā)，借助問卷星平臺，論述了基于該平臺的學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)的構(gòu)建和使用情況。

1 機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)任職管理的現(xiàn)狀

在具體的學(xué)術(shù)任職管理中又分為學(xué)會(huì)任職管理和期刊任職管理。學(xué)會(huì)任職主要指各級各類學(xué)術(shù)團(tuán)體，如中華醫(yī)學(xué)會(huì)、中國醫(yī)師協(xié)會(huì)等任主任委員、副主任委員、委員等職務(wù)。全國各類專業(yè)學(xué)會(huì)數(shù)量繁多，僅截止2018年在國家民政部門登記備案的國家級一級學(xué)會(huì)多達(dá)450個(gè)。對應(yīng)在各省市又有數(shù)量龐大的地方學(xué)會(huì)，如在重慶市社會(huì)組織信用體系查詢系統(tǒng)中，查詢在重慶市民政局登記報(bào)備的社會(huì)團(tuán)體數(shù)量高達(dá)9 372個(gè)。各類學(xué)會(huì)下還可能下轄亞專業(yè)領(lǐng)域分會(huì)，分會(huì)下還設(shè)學(xué)組，各個(gè)學(xué)會(huì)、分會(huì)、學(xué)組內(nèi)部設(shè)立了委員、主委、副主委、常務(wù)委員、秘書長等等名目繁多的職務(wù)。

與學(xué)會(huì)任職情況類似，期刊任職也因?yàn)槠诳N類繁多，職務(wù)頭銜多樣，給日?？蒲泄芾韼砹颂魬?zhàn)。期刊任職主要指在國內(nèi)外各類學(xué)術(shù)期刊任主編、副主編、編委等職務(wù)。查閱Web of Science截止2019年底收錄的SCI期刊數(shù)量高達(dá)9 339種，國內(nèi)國家新聞出版署發(fā)布《2018年全國新聞出版業(yè)基本情況》全國出版期刊高達(dá)10 139種。期刊給予了如名譽(yù)主編、通訊編委、顧問委員等讓人眼花繚亂的職務(wù)。

針對以上情況，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于這些任職的管理通常都是采取登記制，即定期發(fā)布通知，通過相關(guān)人員上報(bào)形成全院學(xué)術(shù)任職匯總。這種方法的缺點(diǎn)明顯，手工登記需要花費(fèi)大量的時(shí)間整理，以重醫(yī)附二院為例，上千條的各級各類學(xué)術(shù)任職，去冗余重復(fù)、核實(shí)是否在任，將花費(fèi)管理人員和科室秘書大量的時(shí)間和精力。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)在科研管理中引入了科研管理系統(tǒng)[10-11]?？蒲泄芾硐到y(tǒng)通常整合了學(xué)術(shù)任職管理功能模塊，盡管提高了數(shù)據(jù)整合的效率，但是幾乎所有的科研管理系統(tǒng)都集成到了醫(yī)療機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)需要安裝專門的插件、手機(jī)支持不夠友好等特點(diǎn)，限制了學(xué)術(shù)任職在大專家、教授們之間的推廣[12-13]。

所以，將數(shù)量繁雜的學(xué)術(shù)任職進(jìn)行分類整理，并發(fā)展簡單易用、界面友好的實(shí)時(shí)學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)將有利于提高學(xué)術(shù)任職的登記管理工作，為全院學(xué)科建設(shè)決策提供數(shù)據(jù)支撐[14-15]。

2 基于問卷星平臺機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)的特點(diǎn)

一個(gè)理想的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)應(yīng)該既方便登記人員實(shí)時(shí)快捷登記，又能讓管理人員高效匯總。問卷星是一個(gè)專業(yè)的在線問卷調(diào)查、測評、投票平臺，提供電腦端和手機(jī)微信端的填寫轉(zhuǎn)發(fā)功能[16]。借助問卷星平臺提供的在線設(shè)計(jì)問卷和上傳圖片服務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)登記人員學(xué)術(shù)任職快速登記和備案[17]。借助于問卷星平臺提供的自定義報(bào)表服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)登記數(shù)據(jù)的快速導(dǎo)出。借助于問卷星平臺提供的查詢服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)當(dāng)年填報(bào)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查詢。我們基于問卷星平臺構(gòu)建了機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)并將它應(yīng)用于醫(yī)院學(xué)術(shù)登記的實(shí)踐。

3 基于問卷星平臺的機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)任職管理組織與實(shí)施

3.1 搭建學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)

設(shè)立問卷星賬號，分別搭建學(xué)會(huì)任職登記系統(tǒng)和期刊任職登記系統(tǒng)。為了兼顧和平衡填報(bào)方式的便捷高效和填報(bào)信息的規(guī)范統(tǒng)一，登記系統(tǒng)設(shè)置5方面內(nèi)容(見圖1)：基本信息、任職組織名稱、職務(wù)、任職起止年度和上傳證明材料?；拘畔彰?、科室、工號和手機(jī)號，覆蓋了填報(bào)專家的基本信息和聯(lián)系方式。任職組織名稱方面，在學(xué)會(huì)任職中分為了國際、全國和地區(qū)三個(gè)層次，后兩個(gè)層次又進(jìn)一步分為：一級學(xué)會(huì)、二級分會(huì)和三級學(xué)組任職；在期刊任職中根據(jù)期刊分為了國外和國內(nèi)期刊2個(gè)方面，都要求錄入期刊的名稱、ISSN號和收錄情況。職務(wù)方面，列舉了常見的職務(wù)類型供填報(bào)人員選擇。任職起止年度也是下拉選擇，主要是供管理部門匯總不同年度填報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)，及時(shí)去除更新到期職務(wù)。借助問卷星平臺可以上傳不大于4M圖片的特點(diǎn)，增加了證明材料上傳環(huán)節(jié)，要求上傳任職的聘書或其他證明材料，以便管理部門核對和更正填報(bào)錯(cuò)誤。

3.2 登記系統(tǒng)的組織和實(shí)施

以重醫(yī)附二院為例，我們分別搭建好了學(xué)會(huì)登記系統(tǒng)(https://www.wjx.top/jq/87471594.aspx)和學(xué)術(shù)期刊登記系統(tǒng)(ttps://www.wjx.top/jq/87471223.aspx)。括號中的鏈接為我們專門制作的學(xué)術(shù)登記推廣示范案例，讀者點(diǎn)擊鏈接結(jié)合論文論述，會(huì)有感直觀的體驗(yàn)和感受。我們將登記系統(tǒng)鏈接發(fā)布在醫(yī)院的OA通知上，同時(shí)將生成的登記系統(tǒng)二維碼通過微信，在科室秘書群、醫(yī)院人事工作群上發(fā)布，使登記人員可以方便地在電腦或者手機(jī)微信端填報(bào)。

3.3 登記系統(tǒng)的填報(bào)查詢

在登記系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中，為了讓登記人員，特別是科室秘書能夠查詢到已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)情況，避免重復(fù)填報(bào)，我們利用問卷星平臺的對外查詢功能，制作了填報(bào)查詢功能鏈接。登記人員輸入姓名和工號，即可以查詢系統(tǒng)中該名人員已經(jīng)錄入的學(xué)術(shù)任職登記信息。

圖1 學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)內(nèi)容

3.4 登記系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理

利用問卷星平臺內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)&分析功能，可以實(shí)現(xiàn)填報(bào)的實(shí)時(shí)分析。除了基本的填報(bào)數(shù)量外，以重醫(yī)附二院為例，可以實(shí)時(shí)查詢到學(xué)會(huì)任職登記中國際組織、全國性和地區(qū)性學(xué)會(huì)任職占比分別為0.74%、45.35%和53.91%，也可以查詢到期刊任職中外文期刊和中文期刊任職占比分別為19.05%和80.95%。除此以外，還以通過“查看下載答案”功能，按“選項(xiàng)序號下載”，將所有填報(bào)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel表格文件進(jìn)行匯總處理；通過下載附件功能，打包下載上傳到系統(tǒng)中的任職證明照片。針對學(xué)術(shù)任職由于重復(fù)登記出現(xiàn)冗余，可以設(shè)置關(guān)鍵字查重，將重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。另外根據(jù)學(xué)術(shù)任職報(bào)備的起止時(shí)間，可對報(bào)送的每一條學(xué)術(shù)任職數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對于超出有效期的數(shù)據(jù)及時(shí)刪除。

3.5 登記系統(tǒng)的應(yīng)用效果

根據(jù)問卷星平臺學(xué)會(huì)任職登記系統(tǒng)，來源渠道統(tǒng)計(jì)分析，55.39%填報(bào)來源于電腦鏈接，42.01%和2.60%分別來源于微信和手機(jī)鏈接。接近半數(shù)通過手機(jī)填報(bào)，說明隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，支持手機(jī)進(jìn)行進(jìn)行學(xué)術(shù)登記的必要性。分析填報(bào)時(shí)段(見圖2a)，32.69%的填報(bào)完成于非工作時(shí)間段(工作時(shí)間8：00-12：00和14：00-18：00)，反映數(shù)據(jù)填報(bào)除了傳統(tǒng)的科室秘書填報(bào)外，登記人自助填報(bào)也占有一定比例。89.12%的記錄(見圖2b)顯示都能在5 min的時(shí)間內(nèi)完成學(xué)會(huì)登記。院內(nèi)通知發(fā)布后1個(gè)月內(nèi)，學(xué)會(huì)新增登記近300條，超過去年發(fā)布通知更新條目數(shù)約4倍，提高了工作效率。對于管理部門[18]，往年的學(xué)術(shù)任職登記都需要專人來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)查重、數(shù)據(jù)比對和發(fā)布，整個(gè)過程持續(xù)近2個(gè)月，且與年底各種科研數(shù)據(jù)收集交織并行。采取問卷星系統(tǒng)的學(xué)術(shù)登記以后，數(shù)據(jù)收集實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，查重和比對在數(shù)據(jù)收集時(shí)已經(jīng)有措施預(yù)防，工作重點(diǎn)放置于收集數(shù)據(jù)的整理分析，不僅僅提高了工作效率，而且收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也得到了提高。

注：圖a.學(xué)術(shù)任職填報(bào)時(shí)段分布(h);b.學(xué)術(shù)任職填表花費(fèi)時(shí)間統(tǒng)計(jì)(min)

4 討論

4.1 學(xué)術(shù)任職的分類及統(tǒng)計(jì)

針對學(xué)術(shù)任職名稱和數(shù)量繁雜的特點(diǎn)，本文第一步嘗試對學(xué)術(shù)任職進(jìn)行分門別類。將學(xué)術(shù)任職所履行的職責(zé)特點(diǎn)分為了學(xué)會(huì)任職和學(xué)術(shù)期刊任職2大類。①學(xué)會(huì)任職根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的名稱和地域特點(diǎn)，分為了國際組織、全國性組織和地區(qū)性組織。進(jìn)一步根據(jù)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部組織架構(gòu)的具體形式，將職務(wù)分為一級學(xué)會(huì)任職、二級分會(huì)任職和三級學(xué)組任職。在具體的任職職務(wù)上，總結(jié)了絕對大部分學(xué)會(huì)職務(wù)，歸納出代表性職務(wù)：主任委員、副主任委員、常務(wù)委員、委員、青年委員會(huì)主任委員、青年委員會(huì)副主任委員、青年委員會(huì)常務(wù)委員、青年委員會(huì)委員、理事長、副理事長、常務(wù)理事、理事、秘書長、副秘書長、秘書、會(huì)長、副會(huì)長、組長、副組長19項(xiàng)職務(wù)。②學(xué)術(shù)期刊任職根據(jù)期刊發(fā)表論文的語言分為外文期刊和中文期刊，進(jìn)一步根據(jù)期刊的收錄情況進(jìn)行分類，填入期刊名稱、ISSN號等基本信息。期刊任職也歸納了主要代表性職務(wù)：主編、副主編、編委、常務(wù)副主編、名譽(yù)主編、常務(wù)編委、顧問委員、總編輯。

4.2 問卷星登記系統(tǒng)的主要優(yōu)勢

在完成以上學(xué)術(shù)任職的分類以后，我們構(gòu)建基于問卷星平臺的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)。總結(jié)分析該系統(tǒng)的優(yōu)勢包括：①搭建簡單，容易推廣。機(jī)構(gòu)不需要另立預(yù)算新建管理系統(tǒng)或者在現(xiàn)有系統(tǒng)中集成，熟悉問卷星平臺就可以輕松構(gòu)建。甚至于基于本文提供的訪問鏈接，即可快速建立自己機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)。②登記過程快捷友好。借助問卷星多平臺兼容的特點(diǎn)，既可以使用電腦又可以在手機(jī)微信端僅僅5 min就可完成登記。③信息采集全面規(guī)范。通過下拉菜單選擇，規(guī)范了填報(bào)內(nèi)容；通過上傳證明材料，輔以人工審核，提高了采集信息的準(zhǔn)確性。④提高了管理效率。配合問卷星平臺導(dǎo)出功能，使用辦公軟件Excel處理，能快速匯總生成全院學(xué)術(shù)任職明細(xì)。

4.3 問卷星登記系統(tǒng)存在問題

盡管我們借助問卷星平臺構(gòu)建了一套簡單快捷高效的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)，但在實(shí)際使用過程中仍然暴露出一些問題。如：單次錄入僅能錄入一條任職信息，如果同一個(gè)人多個(gè)任職需要多次錄入。再如：存量任職信

息不能批量導(dǎo)入，導(dǎo)出任職證明文件有數(shù)量和大小限制等。還有問卷星系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，還需要根據(jù)機(jī)構(gòu)的需求進(jìn)行進(jìn)一步處理，這給僅僅熟悉辦公軟件的行政管理人員設(shè)立了一定的技術(shù)門檻。雖然這些可以通過付費(fèi)升級成問卷星平臺高級用戶予以解決，但是我們還是建議，機(jī)構(gòu)在預(yù)算充足的情況下，可以參考問卷星系統(tǒng)構(gòu)建存儲于機(jī)構(gòu)自身服務(wù)器上的多平臺學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)。