羅茜

（中交第二公路勘察設計研究院有限公司，湖北 武漢 430056）

0 引言

抓好重大交通基礎設施建設，是擴大內(nèi)需、推動國民經(jīng)濟增長的現(xiàn)實需要，也是當前高效統(tǒng)籌疫情防控、保通保暢的重要舉措。交通基礎設施建設具有投資規(guī)模大、建設周期長等特點，在整個建設項目的全壽命周期中，勘察設計是極為重要的一個環(huán)節(jié)。雖為前期工作，但勘察設計合同結算通常需待工程進行到一定階段后才可開展。因此，高效完成勘察設計合同結算，對加速勘察設計單位資金回收，避免合同糾紛，促進勘察設計行業(yè)良性發(fā)展有重要意義。

1 交通勘察設計合同結算概述

1.1 交通勘察設計合同結算依據(jù)

交通勘察設計費用結算依據(jù)主要為招投標文件、中標通知書、雙方簽訂的合同、工作量確認單、成果文件、地方計價依據(jù)等。其取費標準為2002年修訂的《工程勘察設計收費標準》（簡稱《02 標準》）。以公路工程為例，合同設計費結算通常按照合同約定的計費額，根據(jù)《02 標準》規(guī)定計算出基價后，再根據(jù)相應專業(yè)系數(shù)、復雜程度系數(shù)、附加調(diào)整系數(shù)算出基本設計費，按實際工作量、地方下發(fā)或合同約定的打折系數(shù)核定最終合同結算金額；勘察費一般根據(jù)業(yè)主或監(jiān)理簽字確認的實際工作量，套用《02 標準》或合同約定單價進行結算。

1.2 交通勘察設計費結算流程

交通基礎設施建設具有投資規(guī)模大、建設周期長等特點，交通勘察設計費合同結算通常要進行到施工圖預算審核后、交/竣工驗收后或施工結算等階段后才可開展，具體時間根據(jù)當?shù)卣蠡蚝贤s定。報送勘察設計費用時，先由勘察設計單位準備勘察設計費報審相關材料，包括合同、招投標文件、工作量簽證、計算書等。合同報審材料由建設單位或代建單位簽字確認其真實準確性后，報送由建設單位指定或合同約定的審核方審定。目前多地二類費用依然由財政部門進行審核，部分地區(qū)（如廈門市）二類費用已取消財政審核，直接由建設單位核定費用。

1.3 交通勘察設計合同結算存在的問題

交通運輸工程涵蓋公路、水運、鐵路、航空及管道運輸?shù)取Ｍㄟ^對近五年交通項目（包括公路、橋梁、隧道等項目）的結算情況的分析，發(fā)現(xiàn)存在以下問題。

第一，合同結算時效性較低。從項目建設單位或代建單位通知開始結算，至雙方確認審核結論書的過程較長，平均送審至辦結時間為3～6 個月，個別項目結算溝通時間長達1年，該時效性不能滿足建設單位提出的在施工結算后一個月內(nèi)完成二類費用的結算要求，不利于合同締約方良好履約。

第二，合同結算金額與預期相差較大。合同簽訂金額、送審金額與實際結算金額相差較大，概算批復金額不足以覆蓋合同結算金額、合同最終結算金額小于合同已確認收入的情況時常發(fā)生，合同結算后應收賬款核減，勘察設計成果不能兌現(xiàn)其應有價值。

第三，合同結算資料歸檔不完整。一方面，合同結算過程性資料歸檔不完整。由于交通基礎設施工程項目存在規(guī)模大、周期長的特點，其相關資料較多，歷時較長，最終負責結算的工作人員可能并非起初的項目經(jīng)辦人，使得合同等重要資料沒有及時存檔，為后期結算工作帶來困難。另一方面，合同結算結論性資料歸檔不完整。合同結算后，未對結算結論性資料進行完整歸檔，合同結算經(jīng)辦人可能已經(jīng)離職或者調(diào)崗，導致最終向建設單位申請款項時沒有相關依據(jù)。

第四，合同結算后，合同臺賬更新不及時。當前，信息化管理已經(jīng)應用到工作中，如果不及時更新合同臺賬，變更結算后的合同金額，后期就需要耗費更長的時間去校對修改，甚至需要翻閱多項歷史紀錄、相關資料，重新梳理計算，會增加不必要的、重復性的工作，降低工作效率。

2 合同管理對合同結算的影響

合同管理涵蓋的內(nèi)容較廣，以下從合同簽訂管理、合同履約管理、合同檔案管理、合同管理人員培養(yǎng)四個方面分析合同管理對合同結算的影響。

2.1 合同簽訂管理對合同結算的影響

把控合同條款的嚴謹性、保證合同簽訂的及時性，對合同結算時效及準確性具有重要影響。合同文本是合同結算的首要依據(jù)，由于工程建設合同具有一定的特殊性，當前勘察設計合同具有相應行業(yè)范本，但范本內(nèi)容不可能與實際項目情況完全吻合，對具體細節(jié)也未進行嚴謹約定。合同中的重要內(nèi)容包括工程概況、工期、工作內(nèi)容及范圍、人員、違約條款、結算及支付方式等，若合同措辭不嚴謹，未對概念明確釋義，條款具有歧義，合同雙方、審核方均易產(chǎn)生不同理解，會大大增加合同結算反復溝通的時間。對合同未盡事宜未及時簽訂補充合同，也易導致無法對合同中未約定但實際已完成的工作內(nèi)容進行評定，會影響合同結算時效，甚至導致結算金額不合理減少。

2.2 合同履約管理對合同結算的影響

合同履約過程中，與合同甲方保持良好溝通，及時取得履約證明性文件，對合同結算結果具有積極影響。首先，及時取得規(guī)范的有效簽證會降低后期結算難度，保證后期結算資料的完整性；其次，若出現(xiàn)停工、趕工的情況，及時配合業(yè)主辦理相關手續(xù)，及時取得提供索賠或設計費用增加的證明，有利于為結算費用提供有效依據(jù)；最后，甲方項目負責人是審核員和承包人之間的紐帶，與甲方保持良好的溝通，高質(zhì)量履約，給甲方留下良好的印象，在合同結算金額認定過程中能夠減少阻力，為審核結果爭取最大利益。

2.3 合同檔案管理對合同結算的影響

合同歸檔齊全，相關證明材料完整，對合同結算結果有利。合同檔案管理，不僅包括合同文本歸檔，還包括項目過程中相關文件的歸檔。由于工程項目歷時較長，工程結算時可能已發(fā)生人員變動，合同、工作量簽證單、合同變更委托書等相關文件是合同結算計價的重要依據(jù)，在結算過程中，因歸檔文件不齊全導致送審資料不齊全，后期補件會更困難。反復補件，會延長結算時間，甚至導致部分勘察設計費用無法被核定?？梢姡ＷC合同結算材料的完整性，對合同結算時效有重要意義。

2.4 合同管理人員綜合素質(zhì)對合同結算的影響

合同管理人員綜合素質(zhì)對合同結算具有一定的影響。不同地區(qū)的設計費計費額取數(shù)不同，部分審核員可能對具體標準沒有深入的認識，可能造成審核金額有誤，這就要求合同結算人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，能夠及時糾正錯誤。例如廈門地區(qū)，結算時設計費基價一般按照概算批復的建安費取數(shù)，并非參照施工結算的建安費取基價，項目最終施工結算金額通常遠小于概算批復的總建安費金額，而以施工結算價作為取費基數(shù)，會大大減少設計費金額。若合同管理人員沒有一定的專業(yè)認識，會造成合同金額核減，為企業(yè)帶來極大損失。

3 通過合同結算工作提出專業(yè)化合同管理的相應舉措

針對當前存在的問題及產(chǎn)生原因，已有學者提出應充分商定合同文本，減少設計變更和現(xiàn)場簽證，合理確定合同結算單價或合同總價，明確細化結算方式等重要措施。為提高合同結算時效，保證合同結算金額的準確性，在上述內(nèi)容的基礎上，提出專業(yè)化合同管理的相應舉措。

3.1 落實合同管理責任

項目負責人應作為合同審核第一責任人。合同簽訂時，不但要求合同經(jīng)辦人嚴謹負責，各級審核嚴格把關，還應落實項目負責人的合同管理第一責任。合同條款應由經(jīng)營分管領導、公司法務人員、財務相關人員的層層審核，對合同主要條款及其他重要細節(jié)性條款進行層層把關，同時項目負責人應對合同條款進行嚴格審核。項目負責人是項目實施的統(tǒng)籌者、實際參與者，可根據(jù)以往現(xiàn)場經(jīng)驗，提出更有利的合同修改建議，同時，項目負責人與業(yè)主、監(jiān)理直接溝通的機會較多，應在合同簽訂過程中、合同結算時，充分調(diào)配全部資源以爭取最大利益。同時，項目負責人應熟知合同條款，如變更索賠、違約索賠的形式與金額、相關依據(jù)等，這樣能更好地在整體工作中把控項目進度與質(zhì)量，有利于及時搜集、留存合同中規(guī)定的必要結算證明材料，有利于在最終結算時，降低結算成本，減少結算阻力。

3.2 提高經(jīng)營人員綜合素質(zhì)

加強對經(jīng)營人員的專業(yè)知識培訓力度，不斷提升經(jīng)營人員的法律常識、相關規(guī)范常識、相關知識技能和素質(zhì)。簽訂合同時，要做到條款全面、規(guī)定具體、字句準確和表述規(guī)范，不在合同中出現(xiàn)含糊不清的詞句，不出現(xiàn)相互矛盾或重復的合同條款，不出現(xiàn)結算漏洞，要求具有一定綜合素質(zhì)的合同經(jīng)辦人員及審核人員把關合同質(zhì)量。同時，在結算時，需要具有較強專業(yè)知識的報審人員與審核人員進行溝通，提高經(jīng)營人員的專業(yè)能力，要求結算人員全面了解結算規(guī)則及項目情況，可在結算過程中及時反映、解決問題。

3.3 規(guī)范合同管理制度

應建立標準化的合同管理制度。承接項目前要做好標前分析，不盲目低價中標，以避免為最后結算帶來困難。建立合同談判標準化模板，訂立明確的重要條款，特別是在合同結算方式、合同設計范圍、具體專業(yè)內(nèi)容上要嚴謹措辭，不出現(xiàn)歧義。同時，制定科學、完善的基建項目資料制度，保證對基建工程中的所有資料都能進行規(guī)范化管理。嚴格把控外包管理，不允許分包商越俎代庖直接與業(yè)主聯(lián)系，對設計人員進行全面的監(jiān)督和管理，把關每一道簽證工作，保證送審完善、準確的結算資料，提高審核效率。

3.4 建立健全考評機制

完善的合同管理制度，應包含具體職責劃分、工作范圍、具體流程、相關依據(jù)等常規(guī)內(nèi)容，同時，應設計合理的獎懲機制，建立合同閉環(huán)管理。制定獎懲制度，提高送審人員的責任感，提高報審人員的積極性，保證報送過程及時、專業(yè)、規(guī)范，爭取結算利益最大化。

3.5 完善動態(tài)合同管理臺賬

建立合同臺賬，及時更新相關節(jié)點，確保節(jié)點相關材料及時歸檔、不缺失。嚴格執(zhí)行現(xiàn)場簽證，保證每次變更均有監(jiān)理或建設單位簽字確認的依據(jù)。承接業(yè)主直接委托的項目時，強調(diào)提請業(yè)主提供工作內(nèi)容明確的任務委托書，如有工作內(nèi)容變更，提請業(yè)主對變更內(nèi)容進行簽證。及時簽訂補充合同，明確變更合同納入結算范圍。同時要求對合同進行細致、全面的審核，明確有歧義的名詞的具體釋義，避免雙方產(chǎn)生歧義而延誤后期結算進度。

3.6 加強合同立項跟蹤

做好項目立項管理，加強合同立項跟蹤，確保不缺項、漏項。首先，項目報批時，技術人員應進行全面論證，保證概算科目的科學性與完整性。技術人員不僅要關注勘察設計內(nèi)容是否符合政策法規(guī)要求，滿足技術標準等，還應充分發(fā)揮經(jīng)營生產(chǎn)聯(lián)動性，將送審內(nèi)容知會經(jīng)營人員，由經(jīng)營人員校對合同條款，檢查送審項是否缺漏，若有缺漏應及時核實缺漏的原因。如果發(fā)現(xiàn)概算科目中沒有涵蓋的項目，應及時查看缺失項目是否已從其他權威性文件中列支，如果存在需要與政府相關部門協(xié)調(diào)的工作，也應在會議紀要中寫清。

3.7 設計具有前瞻性的合同條款

應預判新形勢下的突發(fā)問題，設計合理的、具有前瞻性的合同條款。應根據(jù)當下情形，預判可能出現(xiàn)的問題，包括政策的變化、突發(fā)事件、常見的變更問題等，設計合理的、有效減少糾紛的、有助于履約的標準化合同條款，有助于對沒有約定或者約定不清晰的條款進行補充說明，便于后續(xù)結算工作中減少糾紛。例如，在疫情環(huán)境下以政府指導性文件為參考，根據(jù)所在省市下達的價款調(diào)整相關文件，提前列明費用處理問題，并明確標注疫情期間有關費用的處理措施和原則。同樣，合同還應設有關于突發(fā)情況、意外情況的應對措施及處理條款。

3.8 構建項目分析及項目評價體系

做好項目承接前的事前分析。投標前認真研究招標文件，進行項目勘探，做好標前分析，承接項目前做好盈虧分析，不盲目承接虧損項目。目前，許多工程項目合同的增補、變更造價已經(jīng)達到了合同總價的一半以上，建設單位要想控制投資，會加強限額設定，可能設置不合理條款，拒絕支付變更費用等?？辈煸O計單位應合理預估項目進度、營收、成本情況，預估合理、必要的變更情況。如果論證得當，在變更和洽談時明確費用調(diào)整值，通過詳細計算，預估可以調(diào)整的費用。同樣，在項目結算完成后建立評價體系，為今后承接相同區(qū)域或同業(yè)主的項目提供參考。

4 結語

合同管理是勘察設計企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中非常重要的一部分。加強合同管理，完善具體流程，是提高合同結算質(zhì)量和效率、推進高效完成勘察設計工作結算的重要手段，是推進經(jīng)營生產(chǎn)工作的重要前提，更是加強建設工程行業(yè)合規(guī)性管理的重要舉措。因此，做好合同管理工作，必須落實合同管理責任，制定專業(yè)化管理制度，建立健全機制，提高全員綜合素質(zhì)，完善動態(tài)合同管理體系，確保有效推進合同結算工作，為后續(xù)催收賬款工作提供便利，助力再次建立合作關系，為生產(chǎn)經(jīng)營工作打下扎實的基礎。