王 瑜
(新疆宣東能源有限公司,新疆維吾爾自治區(qū)哈密 839000)
企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控涉及一系列的財(cái)務(wù)管理策略,是企業(yè)運(yùn)行管理過程中最為重要的控制活動之一。在企業(yè)的長期發(fā)展過程中,財(cái)務(wù)內(nèi)部控制不僅涉及風(fēng)險(xiǎn)的管理,有利于保護(hù)企業(yè)資金資產(chǎn)的安全、提升會計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性;同時還涉及企業(yè)的管理效能,對于提高運(yùn)營效率、強(qiáng)化會計(jì)控制有著重要的意義。因此,強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作,強(qiáng)調(diào)其與企業(yè)經(jīng)營的協(xié)調(diào)與依存是十分必要的。從企業(yè)治理的角度出發(fā)、理清管理責(zé)任關(guān)系,建立穩(wěn)定的財(cái)務(wù)內(nèi)控體系,能夠有效提升企業(yè)管理質(zhì)量,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
財(cái)務(wù)內(nèi)控是指企業(yè)在內(nèi)部實(shí)施的針對財(cái)務(wù)工作的管理與控制,著重強(qiáng)調(diào)對各類財(cái)務(wù)活動的規(guī)范約束。通過嚴(yán)格的財(cái)務(wù)活動監(jiān)督、制定明確的財(cái)務(wù)計(jì)劃,保障財(cái)務(wù)資料的合法性、防范企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高財(cái)務(wù)管理效率。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是以財(cái)務(wù)作為管理主線的內(nèi)控工作,需要與企業(yè)完善的內(nèi)部控制體系保持一致,強(qiáng)調(diào)良好的企業(yè)內(nèi)部文化,并在此基礎(chǔ)上,完成財(cái)務(wù)內(nèi)控流程的再造與優(yōu)化,從而提供有力的財(cái)務(wù)制度保障,使企業(yè)財(cái)務(wù)工作合理化合規(guī)化。
財(cái)務(wù)內(nèi)控的本質(zhì),是基于企業(yè)內(nèi)部控制,對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部管理。一方面是為財(cái)務(wù)工作提供強(qiáng)有力的制度保障,基于職業(yè)道德、員工勝任能力、企業(yè)管理理念、組織結(jié)構(gòu),以及責(zé)權(quán)分配等,建立明確的制度體系及實(shí)施策略,保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制能夠得到切實(shí)的執(zhí)行;另一方面是營造企業(yè)良好的文化氛圍,充分的考慮財(cái)務(wù)內(nèi)控的深度與廣度,在公司內(nèi)通過提升管理意識,保證對財(cái)務(wù)工作的規(guī)范控制與監(jiān)督。
制造業(yè)企業(yè)體量較為龐大,管理層面臨較大的壓力。無論是在生產(chǎn)制造方面還是在研發(fā)銷售方面,企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)類型,加大了財(cái)務(wù)管理的難度。因此,制造業(yè)企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控的過程中,要以推動組織結(jié)構(gòu)重塑為首要關(guān)鍵點(diǎn),改變信息傳遞的模式,使組織結(jié)構(gòu)更為精簡、更為扁平化,從而提高管理效率。
針對目前制造業(yè)企業(yè)的內(nèi)部管理情況,推動組織結(jié)構(gòu)重塑主要由兩方面入手。一方面是借助現(xiàn)代信息技術(shù),使管理層與執(zhí)行層的聯(lián)系更加緊密,減少中間溝通環(huán)節(jié)。在扁平化組織結(jié)構(gòu)的支持下,進(jìn)一步減少管理層次,實(shí)現(xiàn)有效溝通;另一方面是最大化的強(qiáng)化部門間的溝通協(xié)作,以共享式、參與式的管理模式,代替控制式、權(quán)威式的管理模式。通過對等的信息交流,使部門間充分協(xié)調(diào),同時保證管理層對執(zhí)行層的動態(tài)化管理。使戰(zhàn)略部署能夠迅速下達(dá)至執(zhí)行層,全面提高企業(yè)的管理效率。
近些年來,制造業(yè)行業(yè)的管理理念迅速發(fā)展,很多企業(yè)推行“零庫存”“柔性制造”等管理理念,強(qiáng)化靈活性的制造管理、科學(xué)的資源分配及成本控制。這種靈活的管理模式,強(qiáng)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃,結(jié)合供應(yīng)鏈、供求關(guān)系以及訂單情況等完成合理的預(yù)算,使企業(yè)減少成本與時間上的浪費(fèi)。因此,科學(xué)的制定預(yù)算規(guī)劃,對于企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控是十分重要的。一方面,企業(yè)的預(yù)算規(guī)劃必須要針對生產(chǎn)管理進(jìn)行縝密的分析,以銷定產(chǎn),并將預(yù)算與生產(chǎn)計(jì)劃有機(jī)結(jié)合起來,最大化提高資源利用效率,精確完成預(yù)算編制。并針對生產(chǎn)過程進(jìn)行動態(tài)化的預(yù)算分析、預(yù)算控制以及預(yù)算調(diào)整。在這方面,企業(yè)要注重信息技術(shù)的應(yīng)用,保證歷史生產(chǎn)數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)等及時的匯總與分析,并傳遞至各個生產(chǎn)部門、各條生產(chǎn)線,確保生產(chǎn)環(huán)節(jié)緊密銜接;另一方面,企業(yè)在有序推進(jìn)預(yù)算規(guī)劃時,一定要保證對供求關(guān)系、生產(chǎn)進(jìn)程的分析。企業(yè)預(yù)算必須具有可執(zhí)行性,提供最佳的人力、設(shè)備、原材料配置方案,起到控制各生產(chǎn)環(huán)節(jié)浪費(fèi)的重要作用。
制造業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)工藝發(fā)展迅速,在創(chuàng)新驅(qū)動的時代背景下,技術(shù)的更新迭代很快。這意味著制造業(yè)企業(yè)需要不斷推進(jìn)技術(shù)研發(fā),從而提升自身生產(chǎn)力,確保企業(yè)的競爭優(yōu)勢。因此,財(cái)務(wù)內(nèi)控工作要將研發(fā)過程的控制作為管理關(guān)鍵點(diǎn),強(qiáng)化研發(fā)業(yè)務(wù)的管控。一是充分論證研發(fā)業(yè)務(wù)的可行性,降低風(fēng)險(xiǎn);二是實(shí)施動態(tài)化的全流程研發(fā)控制重點(diǎn),針對支出、執(zhí)行等各類信息,進(jìn)行匯總、上報(bào),并及時組織專家組對研發(fā)過程進(jìn)行指導(dǎo);三是及時總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn),剖析其中存在的問題、分析不良影響,以便及時對后續(xù)研發(fā)工作進(jìn)行調(diào)整與改善。
重塑理念就是改變企業(yè)在財(cái)務(wù)內(nèi)控管理方面的管理理念,轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部管理氛圍、提升全員管理意識。重塑理念是提升認(rèn)知、培育良好環(huán)境的過程,因此與企業(yè)每個部門、每個員工都有很大的關(guān)系。通過重塑理念,一方面能夠結(jié)合優(yōu)化后的財(cái)務(wù)內(nèi)控策略,完善內(nèi)控體系;另一方面,也能夠進(jìn)一步落實(shí)管理責(zé)任,通過大家的共同努力,使內(nèi)控管理更為精細(xì)化。
對于制造企業(yè)來說,重塑理念需要完成兩方面的工作:一是根據(jù)企業(yè)原有的組織架構(gòu),明確規(guī)定各部門、各崗位的管理責(zé)任與義務(wù)。將財(cái)務(wù)內(nèi)控工作細(xì)化到各個具體崗位的工作職責(zé)中。一方面要讓員工意識到財(cái)務(wù)內(nèi)控工作是與自身職責(zé)息息相關(guān)的,另一方面要讓員工明確財(cái)務(wù)內(nèi)控的執(zhí)行,對個人以及對企業(yè)來說均是有重大價值的。財(cái)務(wù)內(nèi)控工作要通過與員工個人工作的關(guān)聯(lián),起到引導(dǎo)和約束兩方面的作用。引導(dǎo)員工重視財(cái)務(wù)內(nèi)控工作,關(guān)注財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);約束員工日常工作行為,嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)內(nèi)控制度完成工作;二是強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)控理論知識的學(xué)習(xí),并結(jié)合考核的方式,使企業(yè)管理層以及全體員工掌握財(cái)務(wù)內(nèi)控理論,了解其管理方法及主要內(nèi)容。通過不斷的學(xué)習(xí),提升自身專業(yè)能力的同時,提高財(cái)務(wù)內(nèi)控意識,塑造專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)務(wù)內(nèi)控理念。
許多制造業(yè)企業(yè)的管理架構(gòu)是較為龐大的,尤其是對于集團(tuán)型企業(yè)來說,公司的管理層級復(fù)雜,實(shí)施財(cái)務(wù)管控難度較大。因此,對組織架構(gòu)進(jìn)行梳理,根據(jù)不同的業(yè)務(wù)板塊協(xié)調(diào)各個崗位、各個部門,有利于部門間的相互配合、業(yè)務(wù)間的相互協(xié)調(diào),同時也能夠?qū)崿F(xiàn)相互牽制,最大化地調(diào)動各部門參與到財(cái)務(wù)內(nèi)控中,提高參與度。
一方面,要充分考慮組織機(jī)構(gòu)的完善性。例如,在總經(jīng)理職級下設(shè)置財(cái)務(wù)總監(jiān)、銷售總監(jiān)、研發(fā)副總、運(yùn)營副總、采購經(jīng)理、人事行政經(jīng)理,分別負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部總體工作、銷售管理及市場管理、產(chǎn)品開發(fā)與生產(chǎn)工藝管理,工藝裝備、質(zhì)量管理計(jì)劃、物流生產(chǎn)制造,以及原料供應(yīng)、人事辦公室管理等。總經(jīng)理下設(shè)各部門負(fù)責(zé)人的形式,能夠使各部門負(fù)責(zé)人直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作,形成部門間的牽制關(guān)系,同時也能夠確保企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要,設(shè)置完善的組織結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)的管理形式,只有2~3層管理層級,對各方面的信息能夠快速做出反應(yīng),使得效率更高,有助于降低企業(yè)的管理成本同時提高企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)速度。
另一方面,要考慮專職部門的設(shè)立問題。例如,設(shè)立專職的財(cái)務(wù)內(nèi)控小組。財(cái)務(wù)內(nèi)控小組直接向總經(jīng)理匯報(bào),由企業(yè)內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)骨干組成。小組成員要熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度、財(cái)務(wù)流程,并根據(jù)企業(yè)要求,制定統(tǒng)一的集團(tuán)財(cái)務(wù)管控辦法,包括財(cái)務(wù)內(nèi)控制度及實(shí)施細(xì)則等。同時,要設(shè)定對應(yīng)的評估及考核機(jī)制。為企業(yè)建立財(cái)務(wù)內(nèi)控體系,為各崗位分配財(cái)務(wù)內(nèi)控任務(wù),定期審查各部門財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行情況。除此之外,企業(yè)的審計(jì)部門設(shè)置也十分重要。內(nèi)部審計(jì)部門的主要職責(zé)包括制定年度審計(jì)計(jì)劃、出具內(nèi)部審計(jì)報(bào)告。集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門,要對下屬子公司完成成本、收入、費(fèi)用、涉稅以及內(nèi)部控制執(zhí)行情況等各方面的審計(jì),并向企業(yè)管理層匯報(bào)。此外,還要對下屬重點(diǎn)公司進(jìn)行經(jīng)營分析,并做出風(fēng)險(xiǎn)提示。此外,審計(jì)部門要參與企業(yè)全面預(yù)算的審定、預(yù)算執(zhí)行期間的控制以及預(yù)算調(diào)整,協(xié)助財(cái)務(wù)總監(jiān)完成年審工作,召開審計(jì)委員會會議。企業(yè)通過內(nèi)部審計(jì)部門、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管部門、財(cái)務(wù)內(nèi)控流程等三道防線,從而建立起點(diǎn)、線、面有機(jī)結(jié)合的管理體系。
現(xiàn)代制造業(yè)企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)內(nèi)控工作不能夠脫離預(yù)算管理。預(yù)算的科學(xué)性與企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平息息相關(guān)。因此,制造業(yè)企業(yè)在完善財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的過程中,必須要保證預(yù)算的科學(xué)性與可執(zhí)行性,通過反復(fù)驗(yàn)證的預(yù)算編制方案、具有可操作性的執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制,以及高效的預(yù)算考評體系,最大程度地提高企業(yè)各項(xiàng)資源的使用效率。
在預(yù)算編制方面,企業(yè)要關(guān)注兩個方面:一是充分調(diào)研,注重修改與審批。財(cái)務(wù)部組織年度預(yù)算方案的編制時,要調(diào)查、核實(shí)、匯總責(zé)任部門上報(bào)的預(yù)算資料、預(yù)算報(bào)表。不僅要嚴(yán)格界定企業(yè)所需的基本支出,以及各部門所需的項(xiàng)目支出,同時要與年度目標(biāo)對比,考量過往年度的實(shí)際執(zhí)行情況。對預(yù)算編制草案進(jìn)行修改、初審、審核、上報(bào)、審批等多個過程,最終確定年度預(yù)算方案;二是要注重預(yù)算的控制性。預(yù)算是對企業(yè)資源使用的控制,具有控制費(fèi)用、調(diào)度資源的作用。因此預(yù)算方案除了保證年度費(fèi)控指標(biāo)不超過預(yù)算目標(biāo)以外,還要考慮各執(zhí)行月度的預(yù)算計(jì)劃,確保月度預(yù)算不會超出預(yù)算目標(biāo)。
在預(yù)算執(zhí)行方面,企業(yè)要將預(yù)算目標(biāo)劃分為可衡量的預(yù)算數(shù)額,下達(dá)至各下屬部門,同時設(shè)置預(yù)算責(zé)任人。由責(zé)任人統(tǒng)籌管理部門內(nèi)的預(yù)算執(zhí)行情況。企業(yè)統(tǒng)一完成預(yù)算考核,并對部門與預(yù)算責(zé)任人進(jìn)行績效評估。預(yù)算執(zhí)行結(jié)果將作為部門與責(zé)任人的考核與激勵的依據(jù)。通過明確的激勵機(jī)制,調(diào)動執(zhí)行人的積極性,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)整體預(yù)算執(zhí)行控制。
企業(yè)規(guī)模越大、生產(chǎn)線越多、生產(chǎn)產(chǎn)品的種類越多,相應(yīng)的采購、運(yùn)輸、貯存等管理工作也就越多。這意味著企業(yè)的存貨管理成本會相應(yīng)增加。此時,企業(yè)需要更為優(yōu)化的財(cái)務(wù)管理制度,降低庫存積壓的風(fēng)險(xiǎn),同時減少存貨管理成本。許多企業(yè)基于這一目標(biāo),提出了零庫存的管理模式。這一模式的基礎(chǔ)在于,對原材料及產(chǎn)成品進(jìn)行靈活的管理,結(jié)合訂單以及上下游企業(yè)的供求關(guān)系,以銷定產(chǎn),加強(qiáng)原材料及產(chǎn)成品在采購、運(yùn)輸及貯存等流程之間的流轉(zhuǎn)速率。
首先,企業(yè)要明確滿足自身生產(chǎn)力的最大庫存及最小庫存,強(qiáng)化庫存量的控制。通過信息系統(tǒng)分析客戶需求、自身生產(chǎn)線產(chǎn)能以及供貨商送貨周期等數(shù)據(jù),建立全方位的動態(tài)監(jiān)控。對原材料、半成品、產(chǎn)成品的庫存,進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)控,并隨時對數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。庫存管理者定期查看數(shù)據(jù),據(jù)此維護(hù)存貨的最大及最小庫存量;其次,所有材料均要采取先進(jìn)先出的原則。既要明確材料的流動方向,同時也要注重材料的堆放;再次,企業(yè)要對倉庫進(jìn)行定期的安全檢查及數(shù)量盤點(diǎn),保證存貨的質(zhì)量與安全;最后,企業(yè)要嚴(yán)格完成存貨管理制度,貨物驗(yàn)收、入庫保管、審批、采購、清點(diǎn)、付款等流程,均要符合制度 標(biāo)準(zhǔn)。
研發(fā)能力,對企業(yè)的未來發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此,許多企業(yè)將管理重心放到研發(fā)工作上。但盲目的開展產(chǎn)品研發(fā),投入過量資金,很有可能會產(chǎn)生研發(fā)風(fēng)險(xiǎn),給企業(yè)帶來損失。因此,財(cái)務(wù)內(nèi)控工作要強(qiáng)化研發(fā)業(yè)務(wù)的管理與控制,建立全過程的評估機(jī)制,關(guān)注研發(fā)業(yè)務(wù)的潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
企業(yè)要根據(jù)研發(fā)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,建立包含立項(xiàng)前、研發(fā)過程中,以及研發(fā)后的評估機(jī)制。確保財(cái)務(wù)內(nèi)控體系完整地覆蓋到研發(fā)業(yè)務(wù)工作的各個階段。研發(fā)業(yè)務(wù)控制有三個重點(diǎn)。一是要重點(diǎn)關(guān)注信息的傳遞速率。企業(yè)管理層要及時與研發(fā)小組進(jìn)行溝通,財(cái)務(wù)部門也要參與其中。一方面是強(qiáng)化對研發(fā)工作的指導(dǎo)與調(diào)整,另一方面也是對研發(fā)投入進(jìn)行總體的監(jiān)控;二是要關(guān)注項(xiàng)目的前期評估。在立項(xiàng)前對項(xiàng)目進(jìn)行總體的評估,是財(cái)務(wù)部對項(xiàng)目支出情況進(jìn)行總體評估的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)確認(rèn)書,做出合理的項(xiàng)目支出預(yù)算,便于企業(yè)對研發(fā)資金投入進(jìn)行控制;三是要關(guān)注研發(fā)過程中的預(yù)算執(zhí)行情況匯報(bào)。財(cái)務(wù)部門要對研發(fā)過程中項(xiàng)目小組的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤評價,便于減少不必要的支出。
完整的制度體系,需要執(zhí)行力來體現(xiàn)其具體作用。因此制造業(yè)企業(yè)要重視財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行力的強(qiáng)化。一是要明確財(cái)務(wù)內(nèi)控的強(qiáng)制性,無論是各項(xiàng)管理制度還是具體的工作流程,都要確保下達(dá)至各部門、各崗位。要通過標(biāo)準(zhǔn)化的流程,約束執(zhí)行行為;二是要及時完成溝通與反饋。財(cái)務(wù)內(nèi)控工作是與各項(xiàng)工作流程協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。如工作中某些流程出現(xiàn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)之間的差異,需要執(zhí)行者及時與管理者進(jìn)行溝通,對關(guān)鍵點(diǎn)問題進(jìn)行修正。出現(xiàn)問題時,執(zhí)行者及時向管理者進(jìn)行反饋,有利于財(cái)務(wù)內(nèi)控工作的完善,同時也能夠進(jìn)一步提升企業(yè)的管理效率。
信息技術(shù)已經(jīng)全面的應(yīng)用到人們的日常工作與生活中,制造業(yè)企業(yè)將其與企業(yè)日常管理結(jié)合到一起,不僅有助于提升企業(yè)管理效率,同時也能夠起到規(guī)范化運(yùn)營流程的作用。企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控工作可在信息化平臺中上傳和更新預(yù)算、績效等各方面的內(nèi)容,強(qiáng)化信息溝通互聯(lián),提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及溝通速度。此外,企業(yè)可建立信息化審批及溝通渠道。通過信息化平臺上傳審批數(shù)據(jù),快速完成審批審核,對于特級的審批文件,短期內(nèi)完成審批與傳達(dá),避免財(cái)務(wù)內(nèi)部信息出現(xiàn)滯后的問題。同時,通過信息化系統(tǒng)的建設(shè),可系統(tǒng)化規(guī)范財(cái)務(wù)審批控制流程,避免因人為因素跳過審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審批。
近些年來,制造業(yè)企業(yè)所面臨的市場競爭格局是十分激烈的。這對于企業(yè)來說是突破自身管理局限的關(guān)鍵性時刻。企業(yè)需要借由財(cái)務(wù)內(nèi)控工作的優(yōu)化,完善自身管理模式,提升內(nèi)部管理機(jī)能。企業(yè)要完成財(cái)務(wù)內(nèi)控理念的重塑、財(cái)務(wù)內(nèi)控組織架構(gòu)的改善,以及實(shí)施科學(xué)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理、降低存貨風(fēng)險(xiǎn)和管理成本、強(qiáng)化研發(fā)業(yè)務(wù)管理與控制、強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行力、完善財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化系統(tǒng),通過不斷改善財(cái)務(wù)內(nèi)控管理中的缺陷與不足,減少管理弊端、提高財(cái)務(wù)內(nèi)控效率,助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)效益最大化。