王雅琴

摘 要：近年來(lái)，高校檔案制度建設(shè)成效顯著，但仍存在不少問(wèn)題。文章剖析了高校檔案工作中存在的問(wèn)題及其原因，在此基礎(chǔ)上，探索了高校檔案工作機(jī)制的創(chuàng)新路徑，以期不斷提升檔案工作的水平。

一、高校檔案工作的現(xiàn)狀及原因剖析

近年來(lái)，高校檔案制度建設(shè)成效顯著，但高校檔案收集難的問(wèn)題仍然存在，且各高校之間，同一高校不同立卷部門(mén)之間存在明顯的不平衡現(xiàn)象。是什么原因造成了這種不平衡呢？據(jù)筆者調(diào)查，主要取決于以下兩方面：一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)強(qiáng)的單位和部門(mén)，檔案工作就做得好，反之就做得差；二是檔案部門(mén)的監(jiān)管與服務(wù)做得是否到位。

高校檔案工作涉及面廣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且難以顯示成效。這是檔案工作得不到立卷部門(mén)廣泛重視的根本原因，再加上高校檔案部門(mén)都為直屬部門(mén)，行政管理職能較弱，監(jiān)管力度有限，以致高校檔案收集難的問(wèn)題長(zhǎng)期無(wú)法破局。

二、探索檔案工作機(jī)制的創(chuàng)新路徑

1.發(fā)揮立卷部門(mén)檔案工作小組的作用

在各立卷部門(mén)成立檔案工作小組，其主要職責(zé)是根據(jù)學(xué)校檔案工作的要求，完善本部門(mén)的檔案規(guī)章制度；將本部門(mén)的歸檔范圍和檔案工作要求分解到各業(yè)務(wù)崗位，責(zé)任到人；及時(shí)收集本部門(mén)形成的文件材料，確保其齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，并按時(shí)向檔案部門(mén)移交。

2.正確認(rèn)識(shí)檔案工作與業(yè)務(wù)工作關(guān)系

檔案工作是業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，兩者是不可分割的整體，檔案是業(yè)務(wù)工作的自然衍生物，有了規(guī)范的業(yè)務(wù)工作流程才能形成規(guī)范的檔案材料，而后者是保證業(yè)務(wù)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。舉一個(gè)真實(shí)的事例，某一基本建設(shè)項(xiàng)目在施工過(guò)程中，因?yàn)闆](méi)有按照“申請(qǐng)—審批—修改”流程去修改某一設(shè)計(jì)，以致沒(méi)有留下修改該設(shè)計(jì)的檔案憑證，導(dǎo)致施工單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后不能按實(shí)際情況結(jié)算工程款而訴之法律，該工程結(jié)算工作也無(wú)法按時(shí)進(jìn)行。

如何才能使業(yè)務(wù)工作與檔案工作相互融合，共同促進(jìn)？①在制定業(yè)務(wù)工作規(guī)章制度時(shí)，同時(shí)考慮業(yè)務(wù)工作和檔案工作的要求；②將檔案工作要求在業(yè)務(wù)流程中體現(xiàn)出來(lái)，與業(yè)務(wù)工作同時(shí)檢查；③由業(yè)務(wù)人員擔(dān)任兼職檔案員，將檔案工作作為其業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，納入其崗位考核。

3.創(chuàng)新檔案工作模式

大力推進(jìn)電子化辦公，通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)、教學(xué)科研服務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件在部門(mén)之間、教師與管理部門(mén)之間的流轉(zhuǎn)，最終由歸口管理部門(mén)整理立卷，向檔案部門(mén)移交歸檔。以上級(jí)文件為例，由收文單位——校長(zhǎng)辦公室掃描紙質(zhì)文件，電子版在協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，主辦部門(mén)辦理完畢后，將辦理結(jié)果提交到協(xié)同辦公系統(tǒng)，電子文件通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)歸檔模塊實(shí)時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件連同辦理結(jié)果由校長(zhǎng)辦公室歸口向檔案部門(mén)移交歸檔。

4.監(jiān)管與服務(wù)并重

檔案工作模式的創(chuàng)新，使立卷部門(mén)和檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)信息能夠及時(shí)地進(jìn)行交換、充分地共享，為檔案工作的服務(wù)與監(jiān)管提供了基礎(chǔ)，有利于形成檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)相互促進(jìn)、相互監(jiān)督的工作氛圍。

高校檔案部門(mén)要完善學(xué)校檔案規(guī)章制度，堅(jiān)持事前控制（提前指導(dǎo)，為專(zhuān)項(xiàng)重大活動(dòng)和立卷部門(mén)制定歸檔范圍，提出歸檔要求），事中監(jiān)督（系統(tǒng)監(jiān)控，督促），事后考查（對(duì)照歸檔范圍，檢查檔案的齊全性、完整性和規(guī)范性，不符合歸檔要求的責(zé)令重歸，網(wǎng)上公布），將監(jiān)管融于服務(wù)之中。

同時(shí)，高校檔案部門(mén)堅(jiān)持為學(xué)校中心工作，為部門(mén)業(yè)務(wù)工作和全校教職員工提供主動(dòng)快捷的檔案利用服務(wù)，使其深切感受到檔案的重要性，因而更加自覺(jué)地做好檔案工作。

高校檔案工作涉及方方面面，檔案工作機(jī)制的創(chuàng)新，其關(guān)鍵是要使每一位教職員工真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，鼓勵(lì)其在各自的崗位上創(chuàng)新，不斷提升檔案工作的水平。

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