劉 策

一、緒論

社會在發(fā)展的過程中最不能忽視的就是財務工作，財務工作是通信企業(yè)經營生產活動的基礎。隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展和進步，很多企業(yè)開始轉型數智化，企業(yè)會計檔案電子化管理也不例外。企業(yè)傳統(tǒng)的會計工作大部分都是以紙質為主，電子化管理出現(xiàn)之后就可以充分的發(fā)揮出會計檔案信息的價值，給未來的企業(yè)發(fā)展打下一個扎實的基礎。

數智化的檔案管理工作中，主要包括電子、紙質兩種檔案形式。其中，會計檔案電子化是數智化轉型的一次重大的變革，把企業(yè)日常運營流程形成電子文件，打通檔案室和報賬服務平臺接口，以實現(xiàn)電子會計資料的歸集和利用。由于會計檔案本身比較特殊，其電子化的探索過程相對慢一些。然而，伴隨著數智化轉型的快速發(fā)展，數智化逐漸滲透到企業(yè)財務工作當中，極大的促進了會計檔案電子化歸檔的應用探索。

二、會計檔案電子化概述

（一）會計檔案定義

會計檔案是指企業(yè)在公司經營活動中，所形成的與會計核算有關的、并具備一定保存價值的會計資料等，一般包括在會計核算中建立和保存的電子會計檔案。

（二）電子會計檔案概述

1.電子會計檔案的內容。通過報賬服務平臺與數字檔案館接口，以實現(xiàn)電子會計檔案歸集、識別、入賬、歸檔、借閱、下載等方面的需求。電子會計檔案具有特色化、易用化等特點，其在企業(yè)中的實現(xiàn)和應用，可以根據企業(yè)經濟活動開展的需求，為企業(yè)提供全方位的經濟活動數據支持，避免企業(yè)在經營活動中出現(xiàn)常規(guī)性錯誤，保證經濟活動順利開展。

2.實施電子會計檔案管理的必要性。通信企業(yè)實施電子會計檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在幾個方面：第一，節(jié)約企業(yè)成本。實施電子會計檔案管理，減少了管理人員費用、庫房管理費用，只需要對計算機、相關軟件維護的費用，大大降低了企業(yè)管理的成本。第二，優(yōu)化管理模式。電子會計檔案可以對資料進行分類儲存，同時有索引功能，方便企業(yè)查找需要的檔案資料，提高了資料的利用率。第三，保證檔案的完整性。電子會計檔案是對企業(yè)經營活動中會計核算等流程中生成的資料的收集，由于是系統(tǒng)直接收集，降低會計檔案歸檔工作受外在因素的影響，確保會計檔案的完整性。

三、電子會計檔案的優(yōu)劣勢

（一）電子會計檔案的優(yōu)勢

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的會計檔案的缺點包括紙質資源耗用多，紙張浪費，已經是電子形式的資料，還要打印出來進行流轉、歸檔。電子會計檔案的成本主要為開發(fā)成本，雖然前期投入較大，但相對于傳統(tǒng)檔案來說，極大減少了紙質、庫房的成本，對于通信企業(yè)長久來說，管理成本減少很多。

2.提高資源共享。由于地區(qū)、地域等限制，傳統(tǒng)的會計檔案難以實現(xiàn)跨地域集中保存，無法跨區(qū)申請查閱資料，信息利用率低。同時，整理歸檔工作繁瑣耗時，成千上萬的記賬憑證需要打印出來，再跟報賬單匹配，最后按號排序后再裝訂，整理檔案耗費人力多。電子檔案的管理模式中，辦公系統(tǒng)可以根據企業(yè)的經營活動工作，將產生的會計核算等工作自動生成憑證、報表等，通過辦公系統(tǒng)與電子會計檔案的接口，實現(xiàn)對這些電子會計資料分類、加工、歸檔等，實現(xiàn)財務自動化，減少了會計人員的工作量，同時會計資料集中在電子檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)了集中管理，也更方便查閱，有效提高了資源共享性。

3.優(yōu)化儲存需求。傳統(tǒng)的會計檔案存儲主要是對紙張的存儲，紙質檔案的保存對空間溫度、濕度均有較高的要求，且頻繁的檔案調取與借閱導致檔案容易毀損。電子會計檔案的保存對空間溫度、濕度的要求相對較低，由于是儲存在計算機上，調取及借閱就方便很多，不容易造成對檔案的毀損，但在過程中需要注重對資料的保密性，也需要保障計算機的網絡安全性。

（二）電子檔案的不足之處

1.缺乏高素質電子檔案管理隊伍。為確保電子會計檔案的建設和管理，高素質、高質量的管理隊伍是必不可少的，但結合實際來看，目前的檔案管理人員的對電子會計檔案的管理技能和專業(yè)知識掌握程度不高，容易導致會計電子檔案歸檔過程中出現(xiàn)紕漏，再加上管理人員可能對電子檔案的重視程度不高，或受到人為影響，導致會計電子資料受到不良因素的影響，而出現(xiàn)資料數據缺失以及遺漏的問題。

2.電子檔案技術要求高。會計電子檔案的管理結合了數智化技術的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)對會計資料的分析和歸檔，但相對于紙質檔案，電子檔案容易受到網絡病毒的破壞，導致數據缺失的情況，同時電子檔案由于更方便查看，如果缺乏保密技術，數據資料容易出現(xiàn)泄露情況。這也要求管理人員掌握更專業(yè)的技術能力，加大了會計檔案的管理難度。

四、電子會計檔案改善的具體措施

（一）建立健全管理系統(tǒng)

在建立電子會計檔案系統(tǒng)的過程中，技術人員還需要進一步加大對系統(tǒng)內數智化建設問題的管理力度。首先，技術人員需要更加準確立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，對系統(tǒng)內涉及到的管理重點問題加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理部署。其中，關于電子檔案接收以及歸檔等流程還需要進一步加以簡化，以提高系統(tǒng)的整體反應靈敏度。其次，技術人員需要進一步提高系統(tǒng)對文書處理問題的關注程度。最后，針對檔案管理中的軟硬件應用問題必須做好定期維護管理工作，以防止檔案資料因系統(tǒng)維護力量不夠，而發(fā)生丟失問題。

（二）增強管理質量

質量問題一直是企業(yè)予以重視關心的問題。為了更加完善對電子檔案管理工作的質量管理體系，技術人員應當在認真分析常見數據質量安全問題的前提下，對當前所采取的質量安全保護體系加以完善和優(yōu)化。技術人員也可以積極使用數據加密技術，對歸檔數據資料的安全進行管理。在加密技術使用過程中，還可選擇將公鑰和加密有機地結合的密碼管理方法，以提升加密管理水平。

（三）做好人才培養(yǎng)

為了提高檔案資料的管理水平，檔案管理人員必須堅持嚴格按檔案管理工作標準要求，對歸檔保管工作內容加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理實施。與此同時，主體單位方面也應當加大對檔案保管人員的引進和培養(yǎng)，從而全面提升檔案工作人員的整體素質水平。在必要時也可舉辦定期培訓活動，逐步加強對檔案工作人員資質能力和數智化信息技術運用能力的培訓力度。

五、通信企業(yè)電子會計檔案應用探索—以某通信A公司為例

（一）A 公司試點工作組織實施方案

1.工作目標。根據國家檔案局、財政部、商務部、國稅總局要求，為降低A 公司檔案管理成本，達到降本增效，A 公司數字檔案館系統(tǒng)與報賬服務平臺建立歸檔接口，財務部門定期將保管期滿后的電子會計資料通過歸檔接口，推送至數字檔案館系統(tǒng)歸檔，最終實現(xiàn)電子會計資料的在線移交、歸檔、保存、利用的長效機制，確保電子會計資料歸檔工作在A 公司的試點任務圓滿完成。

2.工作思路。（1）制定“一個方案”。根據國家檔案局的相關規(guī)范要求，制定會計檔案電子化歸檔的數據結構、格式、保存利用等系列方案，明確電子會計資料歸檔和移交接收的范圍、流程及電子會計檔案的長期保存。（2）解決“三個問題”。著力解決電子會計資料歸什么、如何歸、歸哪里三個問題，促進公司會計資料電子化歸檔的接收、保存及利用，保障電子會計檔案移交過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。（3）搭建“數據平臺”。打通報賬服務平臺與數字檔案館系統(tǒng)的歸檔接口，通過歸檔接口，實現(xiàn)電子會計資料的接收，按檔案格式進行入庫存儲，并實現(xiàn)檔案管理，以保證數據真實性、完整性、可用性、安全性，提升工作效率。

3.組織方式。（1）財務部門、檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門成立跨部門聯(lián)合工作組，共同負責電子會計資料歸檔具體組織實施工作。（2）檔案管理部門負責梳理電子會計資料歸檔范圍和保管期限。（3）財務部門負責明確電子會計資料歸集、報銷、入賬的業(yè)務流程和歸檔方案，定期將待歸檔電子會計資料推送至報賬服務平臺會計檔案系統(tǒng)。（4）信息系統(tǒng)管理部門負責數字檔案館系統(tǒng)側相應功能開發(fā)，如報賬服務平臺和數字檔案館的接口等。

4.項目要求。（1）加強組織領導。加強領導重視程度，明確目標計劃，有序開展工作。（2）明確職責分工。加強技術培訓和應用推廣，按照各自職責做好增值稅電子發(fā)票電子化歸檔的業(yè)務準備和具體實施工作。（3）健全推進機制。充分認識電子會計資料歸檔工作的重要意義，落實工作責任。

（二）A 公司電子會計檔案歸檔流程

A 公司本次試點采取系統(tǒng)對接式歸檔方式，即公司報賬服務平臺準確、完整、有效接收電子會計資料，并進行四性檢測后，將符合要求的電子會計資料在保管期滿后傳輸到數字檔案館系統(tǒng)進行電子會計檔案在線存檔、借閱管理等。

1.發(fā)票歸集。電子發(fā)票歸集有兩種方式：一是移動端歸集。報賬人使用手機端的發(fā)票助手或者智慧報賬功能，將獲取到的電子發(fā)票上傳至發(fā)票池，實現(xiàn)電子發(fā)票文件歸集。二是電腦端歸集。報賬人將要報賬的電子發(fā)票文件直接上傳至報賬單的“電子憑證管理”板塊中，實現(xiàn)電子發(fā)票版式文件電腦端歸集。

2.發(fā)票識別。電子發(fā)票完成歸集后，報賬系統(tǒng)模塊通過智能識別，提取發(fā)票結構化數據，調用百望接口，實時進行發(fā)票查驗，根據查驗結果判斷發(fā)票真?zhèn)危划斉卸檎姘l(fā)票后，將識別到的發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、金額、稅額等票面信息，自動關聯(lián)到報賬單的發(fā)票明細信息區(qū)域中，不需手工錄入；報賬系統(tǒng)模塊排查歷史報賬單的發(fā)票明細信息，對電子發(fā)票數據進行重復報賬校驗，通過校驗后進入審批環(huán)節(jié)。

3.發(fā)票入賬。報賬服務平臺報賬系統(tǒng)模塊與ERP 核心系統(tǒng)無縫對接，通過審批的報賬單經接口定時導入ERP 核心系統(tǒng)入賬，接口監(jiān)控平臺實時進行監(jiān)控，減少人工錯漏風險；ERP 核心系統(tǒng)入賬生成記賬憑證信息，按日將憑證文件匯總傳輸至報賬服務平臺會計檔案模塊。

4.資料儲存。報賬服務平臺通過詳細記錄電子發(fā)票歸集、報銷、入賬的背景元數據和過程元數據，遵守規(guī)范的程序要求，并實施“四性檢測”（準確性、完整性、可用性、安全性）功能，將歸集、報銷、入賬完畢后符合要求的電子會計資料存儲于集團報賬服務平臺會計檔案系統(tǒng)。

5.資料移交。待財務部門保管期滿后，相關經辦人定期在集團報賬服務平臺會計檔案系統(tǒng)提交電子會計資料移交申請，通過歸檔接口，將待歸檔的電子會計資料（包括移交目錄清單和電子文件）推送至數字檔案館系統(tǒng)整編庫中。數字檔案館系統(tǒng)接收到對應電子文件，進行解析處理，每筆憑證按照憑證號形成一個案卷號和一條目錄，卷內文件直接掛接相應電子文件。

6.資料歸檔。在歸檔界面中添加“生成移交清單”功能，檔案管理員對整編庫的待歸檔電子會計資料核對無誤后，檔案管理員勾選整編庫中已整理的案卷生成移交清單，在移交界面中瀏覽并打印雙方簽名確認；檔案管理員對接收的電子會計資料進行編號、入檔案系統(tǒng)檔案庫，最終形成會計電子檔案。

7.檔案保管。為保證數據安全性與完備性，報賬服務平臺和數字檔案系統(tǒng)均建立相應的備份機制，根據不同形式文件大小、數量等建立不同的備份策略，采用增量和全量備份相結合的方式，數字檔案系統(tǒng)還建立異地容災機制，進一步防范數據丟失風險。

（三）電子會計檔案的借閱下載

1. 會計檔案資料借閱。針對已歸檔的電子會計檔案，對普通用戶設置賦權限制，相關部門只可查看條目，業(yè)務部門如需查閱相關電子文件，按照公司檔案借閱審批流程，提交借閱申請，相關領導審批結束后，檔案管理員賦權后，申請人可瀏覽、下載申請的電子文件。

2.會計檔案資料下載。在檔案庫會計檔案類“案卷”層級和普通用戶的“檢索”界面分別添加“批量下載”功能，檔案管理員賦權給普通用戶后，普通用戶可通過勾選案卷，批量下載卷內的附件電子文件，每卷內的附件電子文件以壓縮包的形式進行下載；檔案庫會計檔案類“案卷”層級增加“退回”功能，辦公室檔案管理員對有異常的電子文件退回并反饋退回原因給系統(tǒng)后臺，系統(tǒng)后臺收到反饋信息后，對異常數據處理后再重新推送歸檔。

（三）A 公司電子會計檔案的管理成效

公司通過貫通會計檔案全流程電子化歸檔，實現(xiàn)財務管理工作無紙化應用，促進財務核算自動化、業(yè)務操作快捷化，切實為企業(yè)降本增效，具有經濟效益和社會效益。

1.會計信息自動化。通過統(tǒng)一設置報賬服務平臺功能，系統(tǒng)智能生成會計憑證、賬簿、會計報表等會計檔案，并對會計核算文檔的真實性、完整度與可用度自動識別，實現(xiàn)會計核算檔案信息資料自主分類、提取、加工與整理，實現(xiàn)財會管理工作數智化，大大提高了財務效能，降低了會計人員的勞動強度。

2.減少公司成本，增加效益。公司在推行會計檔案電子化管理工作后，省去了大量會計憑證打印與匹配的工作量，降低了會計檔案的管理與工作成本。初步估計紙質成本費用每年可下降約60%，郵寄成本費用、人員成本和倉庫成本等費用下降30%，預計減少總成本50%。

3.提高檔案管理水平。檔案系統(tǒng)既增強了電子會計檔案管理的規(guī)范化與工作效率，又便于歸檔借閱。通過打通集中化ERP 系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)間接口，檔案系統(tǒng)接收報賬服務平臺以及其他行業(yè)系統(tǒng)的電子會計信息后，實現(xiàn)數據自動匯集；支持存儲財務相關的各類數據，建立數據共享一體化，實現(xiàn)電子會計資料與實物會計資料之間的追溯索引關聯(lián)，實時記錄信息變更、附件更新、借閱歸還情況，實現(xiàn)檔案全生命周期管理。

4.提升會計檔案的利用率。通過數據資源庫共享配置，分公司可通過互聯(lián)網連接數據庫，實現(xiàn)會計檔案集中化管理。A 公司在實施電子會計檔案后，查閱方式簡單化，不會因時因地導致無法查閱數據，有效提高了檔案資源的利用率。

六、總結

隨著全球信息化、智能化的大力發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質會計檔案管理已經基本無法滿足信息化時代發(fā)展的需求，電子會計檔案的應用探索勢在必行，通信企業(yè)尤其要認識到這一點，要認識到會計檔案電子化的作用，以及還需要進一步完善的地方，使其真正發(fā)揮降低成本、提高管理和資源共享的作用。