李文勇

物資是物質(zhì)資源的簡稱，在企業(yè)商品生產(chǎn)過程中所消耗的各種生產(chǎn)材料，是企業(yè)完成生產(chǎn)、創(chuàng)造價值的重要物質(zhì)保證。筆者通過近幾年的實踐審計工作經(jīng)驗，就如何發(fā)揮內(nèi)部審計在物資管理中的作用，如何提高針對物資設(shè)備的審計技巧進(jìn)行了論述。

一、物資管理的概念

物資按生產(chǎn)中的作用，可以分為以下6 類：主要原材料、輔助材料、燃料、動力、配件、工具。

物資管理是企業(yè)生產(chǎn)過程中，對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進(jìn)行計劃、組織和控制，通過對物資進(jìn)行有效管理，以降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)盈利，提升企業(yè)的市場競爭能力。

二、內(nèi)部審計的概念

內(nèi)部審計是指組織內(nèi)部的一種獨立客觀的監(jiān)督和評價活動，它通過審查和評價經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性來促進(jìn)組織目標(biāo)的實現(xiàn)。此定義說明內(nèi)部審計的基本職能是監(jiān)督、分析、評價企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟活動，為企業(yè)提出一些改進(jìn)措施，促進(jìn)企業(yè)整體效益提高，有效的內(nèi)部審計在企業(yè)管理中具有不可替代的重要作用。從以上的定義不難看出兩者的最終目的都是提高企業(yè)盈利能力，促進(jìn)組織目標(biāo)的實現(xiàn)，通過加強內(nèi)部審計工作，可以防范物資管理中存在的風(fēng)險，提升物資管理水平。

三、物資設(shè)備管理中主要風(fēng)險點

1.物資采購管理制度不健全，不相容崗位未分離，存在管理失控風(fēng)險。

2.物資采購計劃編制不合理，與生產(chǎn)任務(wù)不銜接，存在供應(yīng)不及時影響運輸生產(chǎn)或庫存積壓導(dǎo)致閑置浪費等風(fēng)險。

3.物資采購方式選擇不當(dāng)，應(yīng)當(dāng)公開招標(biāo)的未通過公開招標(biāo)方式采購，存在加大采購成本的風(fēng)險。

4.物資使用過程管理控制不嚴(yán)，導(dǎo)致物資管理失管失控，造成虛列成本或損失浪費等問題。

5.廢舊物資收回不及時、處置程序不合規(guī)，存在損失浪費或處置收入不入賬形成“小金庫”等風(fēng)險。

6.對供應(yīng)商管理不規(guī)范，信用評價不到位，存在物資質(zhì)量、合同履約等風(fēng)險。

7.會計核算不規(guī)范，通過多列、少列、虛列物資支出，或是應(yīng)計提不按規(guī)定計提存貨跌價準(zhǔn)備，人為調(diào)節(jié)經(jīng)營結(jié)果。

四、如何做好物資設(shè)備的審計工作

物資采購審計重點是對物資采購內(nèi)控制度的健全性和有效性、采購方案編制的合理性、采購方式選擇的合規(guī)性、計劃中所列物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性進(jìn)行的審計。通過對物資采購管理、使用過程控制、物資儲備管理、廢舊物資管理、供應(yīng)商關(guān)系管理以及會計核算等方面的審計，促進(jìn)企業(yè)建立健全合理有效的物資管理內(nèi)部控制制度，提高資產(chǎn)使用效率，節(jié)約資金運用成本，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。

1.物資采購管理制度的健全性和有效性。有效的內(nèi)控制度是企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的保障，進(jìn)駐單位后要檢查企業(yè)按照規(guī)定的物資采購管理辦法，結(jié)合單位實際制定物資采購實施細(xì)則中物資采購職責(zé)權(quán)限及審查審批程序是否明確，物資計劃、采購、驗收、保管、使用、核算等不相容崗位是否相互分離，并對實施情況進(jìn)行測試，是否能夠按照文件規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

2.審查物資設(shè)備采購依據(jù)。物資取得方式包括招標(biāo)采購、市場選購、電子商務(wù)采購、委托加工、融資租賃和企業(yè)自制等方式。審計人員在檢查物資采購時，應(yīng)當(dāng)綜合考慮以下因素：現(xiàn)有庫存是否充分利用、采購物資的重要程度、供貨商信用評價以及市場價格因素等。對符合“三重一大”決策事項的物資設(shè)備采購項目，審查是否經(jīng)黨委會、黨政聯(lián)席會集體討論通過。查看企業(yè)的黨委會及黨政聯(lián)席會記錄，是否一事一議，檢查參會人員表態(tài)發(fā)言情況，分析該項物資設(shè)備的采購是否通過了集體討論做出決定，保證重要物資設(shè)備采購依據(jù)合規(guī)。

3.物資設(shè)備采購計劃編制的合理性及預(yù)算執(zhí)行情況。（1）檢查物資管理部門上報的物資采購預(yù)算與生產(chǎn)部門下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)等是否銜接，與庫存數(shù)量、儲備定量、物資價格、采供周期、歷史消耗規(guī)律等因素是否匹配，物資消耗定額和最低儲備定量的確定依據(jù)與生產(chǎn)任務(wù)、財務(wù)支出定額、庫存數(shù)量、采供方式等是否相對應(yīng)。有無無預(yù)算、超預(yù)算或超儲備定額、超消耗定額提報物資需求計劃。（2）檢查是否將物資采購預(yù)算按照對應(yīng)的工作量、定額、標(biāo)準(zhǔn)、金額等逐級進(jìn)行分解，并結(jié)合實際生產(chǎn)情況、物資庫存水平、價格變化規(guī)律等，按月確定相關(guān)物資的采購品種、采購數(shù)量，實施物資采購。（3）因生產(chǎn)任務(wù)、設(shè)計變更等原因需要調(diào)整物資采購預(yù)算時，是否按照規(guī)定權(quán)限和程序履行相關(guān)調(diào)整手續(xù)。（4）檢查采購計劃的兌現(xiàn)率，分析物資采購預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的差異及原因，主要包括：工作量、實際消耗、價格采購批量等因素對預(yù)算目標(biāo)的影響；集中或分散采購物資對完成預(yù)算目標(biāo)造成的影響等。

4.加強物資招投標(biāo)的審計。對于招標(biāo)方式采購的物資，一是檢查招標(biāo)文件是否按照上級標(biāo)準(zhǔn)化采購文件和經(jīng)審定的采購方案編制。二是檢查，招標(biāo)文件內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密，是否存在要求或標(biāo)明特定的供應(yīng)商以及含有傾向或排斥潛在投標(biāo)（報價）人的其他內(nèi)容。三是檢查招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序，私自與供貨商串通，泄露招標(biāo)信息等情況。查看物資采購招投標(biāo)資料，對符合招投標(biāo)法規(guī)定的工程建設(shè)項目以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等的采購，是否進(jìn)行了招標(biāo)。公開招標(biāo)的招標(biāo)公告是否在通過國家指定的報刊、信息網(wǎng)絡(luò)或其他媒介發(fā)布。邀請招標(biāo)的是否向三個以上具備承擔(dān)招標(biāo)項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。投標(biāo)人資質(zhì)審查材料是否完善，投標(biāo)文件是否符合規(guī)定。對于不具備公開招標(biāo)條件或不適宜采取公開招標(biāo)采購方式的，是否按照規(guī)定權(quán)限和程序履行相關(guān)公示、審批程序后實施；采取邀請招標(biāo)、談判采購、單一來源采購、詢價采購、網(wǎng)上競價等方式采購的，是否符合相關(guān)條件。筆者在檢查某一企業(yè)時曾發(fā)現(xiàn)對同一項目的數(shù)次招投標(biāo)資料中，經(jīng)常短缺其中一家被邀標(biāo)單位的投標(biāo)文件，且該單位在十余次的招投標(biāo)中從未中標(biāo)，存在違規(guī)陪標(biāo)現(xiàn)象。通過審計監(jiān)督檢查物資設(shè)備的招投標(biāo)是否遵循了公開、公平、公正和誠實信用原則。

5.嚴(yán)格審核物資設(shè)備采購合同。審查單位提供的物資采購合同，合同的標(biāo)的、價款、履行期限、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等主要條款與采購文件和供應(yīng)商響應(yīng)的內(nèi)容是否一致；合同條款是否與招投標(biāo)中規(guī)格型號、數(shù)量、金額一致。是否約定付款期限及條件及具體交貨日期，質(zhì)保金留存比例及支付條件是否合理，對售后保養(yǎng)維護(hù)維修的約定是否最利于企業(yè)，合同糾紛的解決方式等。檢查物資采購合同，采購人有無與供應(yīng)商另行簽訂背離招投標(biāo)文件實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。檢查有無擅自變更、轉(zhuǎn)讓、中止或終止物資采購合同等事項，需要追加與合同標(biāo)的物相同的物資時，是否按規(guī)定簽訂補充合同。發(fā)生應(yīng)急物資采購后，是否及時補辦了相關(guān)手續(xù)，有無以應(yīng)急采購名義規(guī)避正常采購程序。統(tǒng)計分析被審計單位的自采規(guī)模，是否超上級規(guī)定的自采率，自行采購是否經(jīng)過上級物資管理部門審批。抽查自采物資單價，與集中采購?fù)愇镔Y進(jìn)行對比，分析有無較大差異。筆者在審計過程中曾發(fā)現(xiàn)一單位的物資采購合同中未明確約定貨物交付日期，如對方單位怠于履行合同，則存在很大的經(jīng)營風(fēng)險。通過審計合同條款發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，以降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

6.密切關(guān)注物資設(shè)備驗收流程。如何確保物資設(shè)備按時保質(zhì)的交付使用，驗收環(huán)節(jié)極為關(guān)鍵，首先審查物資驗收的交接記錄，與合同約定的交貨時間、數(shù)量是否一致，抽查檢測報告或現(xiàn)場抽檢化驗，檢驗物資質(zhì)量是否達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)，查看登記、交接、驗收人員簽章是否齊全，入庫單或驗工計價中規(guī)格型號、數(shù)量、金額與合同約定是否一致。查看現(xiàn)場，檢查物資設(shè)備的實物形態(tài)、外觀、規(guī)格型號與入庫單或驗工計價登記是否一致，檢查物資驗收環(huán)節(jié)是否規(guī)范。筆者在現(xiàn)場審計過程中曾發(fā)現(xiàn)一單位的物資采購中“現(xiàn)場物資驗收交接單”日期早于“發(fā)貨清單”日期，物資驗收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)。還有一單位年底為了完成更新改造任務(wù)，與某某公司簽訂工業(yè)品買賣合同，購入含稅價397.90 萬元的設(shè)備一套，于年末辦理了竣工驗收報告，但次年檢查時該設(shè)備廠家尚未供貨，貨款雖未支付，但存在編制虛假竣工驗收報告的問題。通過實地檢查物資設(shè)備的驗收環(huán)節(jié)，杜絕虛假驗收，或物資設(shè)備的規(guī)格型號數(shù)量與合同約定不符的問題。

7.仔細(xì)核對物資付款環(huán)節(jié)。資金的流轉(zhuǎn)在企業(yè)的經(jīng)營中是重中之重，把控好資金，嚴(yán)格物資采購的付款工作，是內(nèi)部審計工作需重點關(guān)注事項。首先查看招投標(biāo)約定中履約保證金是否足額收取，其次查看單位是否按照物資采購合同中約定條款，包括付款日期、付款方式、收款方銀行賬號等嚴(yán)格辦理相關(guān)審批手續(xù)支付貨款，有無發(fā)貨單位發(fā)票、發(fā)貨清單等資料，是否留存足額質(zhì)保金。筆者在審計工作中曾發(fā)現(xiàn)有些單位審核不嚴(yán)，在收到對方單位發(fā)票及銷貨清單辦理了物資入庫手續(xù)后，即全額支付了貨款，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，由于沒有預(yù)留質(zhì)保金，給企業(yè)帶來損失。

8.實地監(jiān)盤查看物資使用過程狀態(tài)。⑴檢查被審計單位是否落實限權(quán)限額領(lǐng)料制度、定期清查盤點制度，物資領(lǐng)用手續(xù)是否完備、用料有無計劃、領(lǐng)料有無定額，物資管理部門與使用部門（車間班組）收、發(fā)料是否一致，有無已使用尚未入庫核算或領(lǐng)用后在車間班組形成積壓等情況。⑵檢查重點物資的消耗定額查定工作，是否隨著設(shè)備修程修制的變化和新技術(shù)、新材料、新工藝的應(yīng)用進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整，消耗定額實物數(shù)量與相關(guān)修程修制定額費用是否匹配。⑶檢查車間班組重點物資消耗定額寫實工作，是否對物資消耗進(jìn)行日常使用登記、支出登記、成本核算等方面的管理。⑷各單位雖在期末編制了存貨盤點表，但可能存在一些已無使用價值，長期積壓出現(xiàn)毀損的存貨仍按正常存貨體現(xiàn)在盤點表中，這就需要審計人員現(xiàn)場監(jiān)盤抽查長期無動態(tài)的各種存貨。筆者曾對一單位庫房存放的隧道除塵裝置樣機進(jìn)行檢查，經(jīng)查該單位于2014 年12 月研制完成22KW 小功率的隧道除塵裝置樣機，金額23 萬元，后經(jīng)現(xiàn)場試驗完畢拆解，存放于單位庫房。2015 年以后由于技術(shù)改進(jìn)，開始推廣使用110KW 隧道煤塵清除裝置，原22KW 小功率的隧道除塵裝置樣機已無使用價值，且吸頭、吸管、落料、除塵機械等部件經(jīng)過多次試驗，已損壞嚴(yán)重，但該樣機2018 年仍按原值懸掛在庫存商品科目項下未進(jìn)行清理也未提減值準(zhǔn)備。通過實地監(jiān)盤抽查長期無動態(tài)物資，避免已發(fā)生毀損物資未計提減值準(zhǔn)備，導(dǎo)致當(dāng)期企業(yè)經(jīng)營結(jié)果不實。

9.深入了解物資儲備的合理性和效率性。對一些生產(chǎn)所需大型物資設(shè)備，還要結(jié)合可研報告審查投入使用后產(chǎn)出情況，包括：產(chǎn)品產(chǎn)量、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品使用壽命是否提高，是否切實提高了企業(yè)效益，評價期初的可研報告是否可行。⑴檢查被審計單位重點物資的庫存結(jié)構(gòu)、儲備規(guī)模，結(jié)合單位近三年的生產(chǎn)任務(wù)、實際消耗量，計算被審計單位的存貨周轉(zhuǎn)率，分析存貨儲備的合理性和效率性。⑵通過物資信息系統(tǒng)，統(tǒng)計長期閑置物資信息，重點分析長期無動態(tài)物資積壓的原因，有無已形成超儲積壓仍繼續(xù)新增采購的事項。調(diào)撥運輸設(shè)備時，業(yè)務(wù)、財務(wù)、物資等部門是否同步將庫存配件隨設(shè)備一起調(diào)出。⑶現(xiàn)場抽查盤點長期閑置物資、代儲物資等庫存情況，檢查賬實是否相符，重點關(guān)注有無過期變質(zhì)已形成實質(zhì)性損失浪費的物資。⑷檢查被審計單位物資配送組織和儲備方式，統(tǒng)計現(xiàn)有利用社會資源優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)和直達(dá)配送組織的規(guī)模，分析庫存結(jié)構(gòu)可優(yōu)化的空間。筆者在對某集團(tuán)公司大型養(yǎng)路機械設(shè)備大型養(yǎng)路機械設(shè)備管理效能專項審計時，檢查核對日作業(yè)驗收證及調(diào)度命令與月度租用大機搗固完成統(tǒng)計表數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)陸續(xù)租用12 臺搗固機，線路搗固實際作業(yè)量909.66㎞、689.4㎞，該集團(tuán)公司由于操作人員配備不足，長期備用4 臺線路搗固車、1 臺道岔搗固車，在自有設(shè)備閑置的情況下，租用其他公司的大機設(shè)備，造成未能充分發(fā)揮資產(chǎn)效能的問題。

10.緊密跟蹤廢舊物資處置情況。要關(guān)注被審計企業(yè)是否建立了廢舊物資管理制度，并能執(zhí)行落實到位，抽查各更新改造、大修維修工程產(chǎn)生的廢舊物資管理臺賬與財務(wù)入賬價值、名稱、規(guī)格、數(shù)量是否相符，通過審計規(guī)避私自處置廢舊物資的風(fēng)險。⑴檢查被審計單位是否按照規(guī)定建立健全了報廢物資回收管理制度、報廢物資損毀制度，回收范圍、保管責(zé)任以及有關(guān)報廢范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序是否明確。⑵抽查頻繁換件修部件，分析換件修的必要性，在保障物資質(zhì)量和安全前提下，有無可重復(fù)使用的價值，測算其經(jīng)濟效益情況。統(tǒng)計被審計單位物資修舊利廢程度，對具有修復(fù)價值的廢舊物資是否做到能修盡修。⑶檢查廢舊物資的回收、分類、保管、處置是否符合規(guī)定，需要前置審批的是否按照規(guī)定履行了相關(guān)的審批手續(xù)。報廢物資處置應(yīng)當(dāng)以競價銷售方式為主，如果采用其他處置方式的，是否按規(guī)定權(quán)限和程序履行審批。⑷檢查報廢物資管理臺賬，結(jié)合現(xiàn)場抽查盤點情況，檢查報廢物資賬物是否一致，重點關(guān)注有無賬外料。檢查報廢物資的現(xiàn)場監(jiān)裝、檢斤計量和發(fā)貨數(shù)量等記錄，重點關(guān)注有無廢舊物資處置收入不入賬私設(shè)“小金庫”等違規(guī)違紀(jì)問題。

11.關(guān)注供應(yīng)商管理情況。⑴檢查被審計單位物資供應(yīng)商目錄，重點抽查長期合作的供應(yīng)商或新增加的供應(yīng)商，是否具備相應(yīng)的法定經(jīng)營資格、是否具備產(chǎn)品生產(chǎn)資質(zhì)或代理資格，是否具備良好的企業(yè)財務(wù)狀況、資信能力以及售后服務(wù)能力。被審計單位是否存在仍與不良信用供應(yīng)商簽訂采購合同的事項。⑵檢查被審計單位供應(yīng)商信用評價制度是否健全，并有效執(zhí)行，對產(chǎn)品質(zhì)量不合格、履約不到位、售后服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商在信用評價時是否進(jìn)行了實質(zhì)性的考核。

12.關(guān)注物資設(shè)備會計核算管理情況。⑴檢查物資采購、支出、處置、調(diào)劑、減值等各環(huán)節(jié)會計核算是否真實準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)會計準(zhǔn)則核算要求，有無通過多列、少列、虛列物資支出，或是應(yīng)計提不按規(guī)定計提存貨跌價準(zhǔn)備，人為調(diào)節(jié)經(jīng)營結(jié)果等問題。⑵檢查統(tǒng)計被審計單位六個月以上“未提賬單”（即：單位已確認(rèn)收貨，供應(yīng)商尚未提供發(fā)票）情況，重點分析長期“未提賬單”形成原因，并與供應(yīng)商進(jìn)行核對，有無虛列成本支出或重復(fù)入賬等問題。筆者在對物資使用單位與供應(yīng)段材料往來情況進(jìn)行核對時，發(fā)現(xiàn)長期存在7.86 萬元差異未清理。工務(wù)機械段財務(wù)賬面“應(yīng)付賬款”科目項下懸掛物資供應(yīng)段材料款5,651.30 萬元。根據(jù)雙方的簽認(rèn)記錄顯示，物資供應(yīng)段應(yīng)收工務(wù)機械段材料款5,659.16 萬元，存在差異7.86 萬元。經(jīng)了解，該差異為以前年度工務(wù)機械段拒付料款，但雙方長期未進(jìn)行核實處理，導(dǎo)致材料往來款長期存在差異。

總之，充分發(fā)揮內(nèi)部審計在企業(yè)物資設(shè)備采購、驗收、領(lǐng)用、資金支付、使用、報廢等各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查作用，是提高企業(yè)競爭力，加強企業(yè)管理的必然要求。