董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)各項經營活動的重要資料，優(yōu)化國有企業(yè)檔案鑒定工作，不僅有助于提升企業(yè)檔案資源的質量，還有助于提升企業(yè)檔案管理水平。檔案鑒定工作是由產生檔案的企業(yè)組織，以檔案規(guī)章和本企業(yè)的保管期限為依據，分析檔案價值，將有留存價值的文件重新整理，對無留存價值的文件進行銷毀的管理活動。檔案鑒定的目的是優(yōu)化企業(yè)檔案資源，提升企業(yè)檔案資源質量，讓其助力企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益。檔案鑒定工作的質量是衡量企業(yè)檔案管理水平的一個重要標準。做好檔案鑒定工作有利于提高企業(yè)檔案工作質量，有利于合理配置企業(yè)檔案資源。由于檔案鑒定工作強度大、要求高，成為檔案管理工作中最富挑戰(zhàn)性的工作。近年來，隨著科學技術的快速發(fā)展，企業(yè)中各類檔案數量隨之加大。因此，正確處理好檔案館藏數量與質量的關系，檔案鑒定工作就顯得更為重要。

一、國有企業(yè)檔案鑒定工作概述

檔案鑒定工作是一項貫穿于檔案文件生命周期始終的系統(tǒng)性工程，可分為兩個階段：第一階段是在歸檔前進行的，即由課題或項目負責人在檔案部門的協(xié)助下，對將要歸檔的文件進行鑒定，鑒別文件的價值，確定存舍，并根據文件價值的大小劃分其保管期限和密級；第二階段是在檔案管理過程中進行的，其主要任務是對已到保管期限的檔案重新審查鑒定，銷毀或調整密級，即將失去保存價值的檔案挑選、剔除、銷毀或降密保管。這兩個階段的鑒定工作是互相聯(lián)系、相輔相成的。歸檔前的鑒定是檔案管理工作的基礎，檔案管理過程中的鑒定是前一階段檔案鑒定的繼續(xù)和完善。篩選文件和劃分保管期限是企業(yè)鑒定工作的實質內容。檔案鑒定工作的重點是要做好內容價值鑒定，通過直接鑒定法、形式鑒定法和條目鑒定法，對檔案保管期限，檔案真實性和準確性，以及檔案密級進行鑒定。國有企業(yè)檔案鑒定工作流程圖詳見圖1。

圖1 國有企業(yè)檔案鑒定工作流程圖

二、國有企業(yè)加強檔案鑒定工作的意義

（一）檔案鑒定工作是合理配置企業(yè)檔案資源的基礎

檔案管理工作包括檔案的收集、價值鑒定、整理、立卷、保管、提供利用、銷毀鑒定、統(tǒng)計等多項內容。其中，價值鑒定作為基礎性工作，對提高檔案工作的科學管理水平，有效合理地配置檔案資源，促進檔案管理各項工作有序開展具有十分重要的作用。

（二）檔案鑒定工作是決定檔案取舍的重要手段

檔案鑒定的結果之一就是要剔除那些已過保管期限且無保留價值的檔案。檔案鑒定工作質量的優(yōu)劣，直接關系到檔案的存毀、檔案工作的質量和企業(yè)的效益。檔案管理人員要樹立精品檔案的意識，改變只進不出的現(xiàn)象。在具體的檔案鑒定工作中，需要鑒定人員準確地對檔案的價值進行鑒定，避免偏頗，防止有價值檔案流失，真正發(fā)揮檔案的自身價值。

（三）檔案鑒定工作是優(yōu)化企業(yè)檔案資源的有效途徑

通過對檔案的去粗取精、去偽存真，在剔除、銷毀無保存價值的舊檔案的同時，可盤活館藏檔案資源，使部分企業(yè)檔案由“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，能提升企業(yè)檔案的質量和利用價值，緩解檔案數量多與檔案庫房和檔案設備緊張的矛盾，釋放有限的檔案存儲資源。優(yōu)化后的檔案資源，在方便利用的同時，也最大限度地保證了檔案的安全。

三、國有企業(yè)檔案鑒定工作中存在的問題

（一）檔案管理人員管理意識落后

一是部分檔案管理人員對檔案鑒定工作的目的、內容認識并不到位，普遍認為檔案鑒定是在檔案保管期限過期后，將它理解為檔案管理的最后一個步驟，需要銷毀檔案時才要做的工作，致使檔案價值鑒定工作長期處于滯后的狀態(tài)。不少企業(yè)的檔案庫房出現(xiàn)爆滿，檔案堆積如山無處安放的現(xiàn)象。二是部分檔案管理人員對鑒定工作的重要性和意義認識不到位。不少檔案管理人員的檔案鑒定知識匱乏，認為鑒定工作不是檔案主業(yè)，可有可無，在思想上不重視。

（二）檔案鑒定歸檔前期把關不嚴

歸檔前的鑒定工作非常重要，卻最容易被忽略。作為工作的前端，只有嚴格把關，才能為后續(xù)工作打下良好的基礎。但在實際工作中，部分企業(yè)的檔案部門并沒有真正意識到檔案初始鑒定的重要性，沒有認真對待檔案鑒定工作，有的企業(yè)甚至從未開展過歸檔前的檔案鑒定工作。檔案管理人員在歸檔階段的鑒定并沒有真正負起責任，這樣勢必會給后續(xù)的檔案鑒定工作增加負擔，浪費人力、物力和財力。

（三）照單全收，重藏輕鑒

“豐富”是檔案館藏驕傲的標簽，收藏檔案多多益善。然而，日復一日，保存不免泥沙俱下。由于豐富館藏的這種片面認識，盲目地接收本不應進館的檔案，使得檔案數量龐大，無形中降低了檔案質量。以某航天企業(yè)為例：在2015年~2020年的五年間，科研、基建、設備、會計等各門類檔案文件歸檔共計增加54161份，鑒定檔案文件（含電子文件）數量僅為1890份（見圖2）。這種重藏輕鑒的行為，造成“檔滿為患、玉石俱存”的現(xiàn)象，導致檔案利用效果和檔案管理效率低下。

圖2 某航天企業(yè)檔案鑒定情況統(tǒng)計

（四）檔案鑒定制度不完善

目前，檔案的各種鑒定標準偏重于文書檔案，而針對企業(yè)科技檔案門類的標準制度還相當薄弱。例如，保管期限、密級劃分較粗放，條款也過于簡略；檔案文件只有定密，而沒有規(guī)范化、制度化的降密和解密要求等。另外，上級檔案部門雖制定了相關檔案鑒定制度，但在本單位的實際工作中沒有詳細配套的管理辦法或實施細則，可操作性較差，由此導致鑒定工作問題越積越多，管理混雜，成為國有企業(yè)檔案管理工作中的瓶頸。

四、國有企業(yè)檔案鑒定實踐工作案例分析

某國有航天企業(yè)的科研單位的檔案主要包括文書、科研、基建、設備等門類檔案。以下為其檔案鑒定工作的實踐經驗。

（一）成立檔案鑒定工作組

由單位主管領導、總設計師、專業(yè)技術人員、項目主管人員、檔案管理人員組成檔案鑒定工作組，協(xié)同合作，運用雙重支點方法，對內容和技術進行專業(yè)鑒定，綜合考量。

（二）制定檔案鑒定管理制度

依據國家檔案局頒布的標準，該企業(yè)制定了《重大項目實施細則》《文書檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》《設備檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》等一系列檔案管理制度，進一步明確規(guī)定了檔案歸檔范圍、密級和保管期限。

（三）確定檔案鑒定范圍

該企業(yè)以各門類檔案歸檔范圍、密級和保管期限為依據，開展檔案鑒定工作。根據歸檔范圍，確保檔案“歸有依”；根據保管期限，確保檔案“銷有據”。

（四）明確鑒定工作原則

對于歸檔前的鑒定，是根據各門類檔案的歸檔范圍表，進行篩選，甄別，確定檔案歸檔的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性。對于已過保存期限的檔案進行鑒定，則根據各門類檔案的保管期限進行鑒別。比如，設備儀器檔案保管期限原則上與設備儀器使用壽命相同；基建檔案保管期限原則上與建筑物壽命相同；專利證書保管期限原則上以專利保護期限為鑒定依據。但具體問題還需具體分析。比如，科研檔案，項目立項及審批文件以保留為原則；項目中期檢查報告以保留為原則，項目結題驗收報告、工作報告、專家評審意見等以保留為原則。

（五）形成鑒定結論

召開鑒定工作會。在會議結束后，形成鑒定工作報告及鑒定結論，由鑒定工作組組長及相關人員簽字。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的檔案，應當按規(guī)定予以銷毀處理。

五、國有企業(yè)加強檔案鑒定工作的應對策略

（一）建立檔案鑒定工作管理體制

國內外經驗表明，企業(yè)檔案鑒定批準處置權的集中，有利于保證文件價值評判的全面性、專業(yè)性。專門的鑒定機構和人員的設置，有利于對檔案鑒定工作的宏觀控制。企業(yè)可以嘗試設置檔案鑒定工作委員會，主管檔案鑒定工作。成立相關的檔案鑒定小組，由項目負責人、單位主管領導、專業(yè)技術人員、檔案人員等組成，主要負責檔案鑒定及銷毀的審定工作。實行專人負責制，負責檔案鑒定銷毀工作，負責起草檔案鑒定工作計劃，制定計劃表，確定鑒定工作循環(huán)周期。撰寫、提出檔案鑒定銷毀意見和具體實施方法，并提交檔案鑒定工作委員會領導審批，確保鑒定工作高質、高效、有序開展。

（二）培養(yǎng)高素質的鑒定人才

檔案價值鑒定工作是一項專業(yè)性、技術性很強的業(yè)務工作。檔案人員不但要掌握專業(yè)知識，熟知檔案業(yè)務，還要不斷地學習與檔案有關的知識，豐富鑒定經驗。因此，注重和培養(yǎng)高素質的鑒定人才是企業(yè)檔案管理工作中的重點。檔案鑒定人員要有計劃地進行系統(tǒng)的知識更新學習，可通過自主學習、鑒定培訓、經驗分享、參觀等多渠道不斷擴展自己的知識面，提升自身的綜合素質。熟練掌握檔案鑒定的標準和專業(yè)知識，了解被鑒定檔案產生的背景，使用全面的觀點來鑒別檔案。

（三）采用先進的檔案鑒定方法

傳統(tǒng)的檔案鑒定大多采取內容判定檔案價值的方法。當前，大量電子文件的產生具有不同于傳統(tǒng)檔案的新特點，其鑒定方法也必然要發(fā)生改變。建議采取國際上認可的雙重支點方法——內容鑒定與技術鑒定并用。用內容鑒定解答“哪些文件需要保存”問題，用技術鑒定解答“這些文件應當保存多長時間”問題。內容鑒定是核心，包括歸檔前鑒定和到期鑒定。前者是劃定文件的保管期限，后者是確定是否有繼續(xù)保存的價值。技術鑒定是保障，主要對電子文件信息的真實性，對傳統(tǒng)檔案有效性進行檢測。從檔案歸檔之初，就要對進館檔案進行全方位把控，并將雙重支點法貫穿于檔案的全生命周期。

（四）完善檔案鑒定標準制度

檔案的鑒定需要依據不同的鑒定標準，全方位審視檔案本身的特點。單一的鑒定標準往往無法判斷檔案的真正價值。因此，企業(yè)需根據自身的特點，采用“多元化”的鑒定標準開展檔案鑒定工作。制定鑒定標準，應以反映企業(yè)生產研制活動為出發(fā)點，以分析檔案內容為中心，結合工作性質、活動范圍和所處背景，同時考慮責任者、密級、產生時間、名稱、外形特征等因素。檔案鑒定標準的完善、工作程序的優(yōu)化可以促進鑒定工作的標準化和規(guī)范化。針對企業(yè)科研檔案、質量檔案、基建檔案等重點門類，應制定出便于檔案鑒定工作開展的工作程序、操作實施細則，使其具有可操作性，減少鑒定人員的主觀隨意性，使鑒定工作的各個環(huán)節(jié)都有法可依。

（五）創(chuàng)新鑒定工作技術手段

面對巨大的檔案鑒定數量和現(xiàn)在檔案文件電子化的發(fā)展趨勢，手工鑒定已難堪重負，要突破傳統(tǒng)的檔案鑒定手段，利用電子文件管理系統(tǒng)、檔案數據庫等現(xiàn)代信息技術輔助檔案鑒定已成未來發(fā)展的趨勢。采用先進的互聯(lián)網、大數據技術，將大量的電子文件整合為一個完整的檔案管理平臺，利用電子文件管理系統(tǒng)自動鑒定功能進行檔案鑒定工作，將是未來鑒定工作的研究方向。未來檔案鑒定范圍將不在限于存毀處置，電子文件和檔案信息化的技術鑒定也都將“涌”入。原文數據庫和檔案數字化的應用將為檔案鑒定工作帶來無限發(fā)展空間。

六、結語

檔案鑒定是檔案管理工作十分重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作對于檔案管理效率的提升和檔案資源配置的優(yōu)化，具有重要意義。積極采用信息化、數字化的管理方式和手段，定期對檔案資源進行鑒定優(yōu)化，是今后打造“貨真價實”的精品檔案的重要措施。