文/楊鈞評(píng)·河北精雄益安企業(yè)管理咨詢有限公司

改善提案活動(dòng)（也稱合理化建議），是指采用合理化建議制度，來激發(fā)全體員工創(chuàng)造性思維，征求大家的好主意，以期引導(dǎo)和鼓勵(lì)公司全體同仁積極主動(dòng)地提出并實(shí)施任何有利于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量、提高管理能力的革新建議、改進(jìn)意見和發(fā)明創(chuàng)造等的活動(dòng)。下面簡(jiǎn)單跟讀者分享下在鈑金制作企業(yè)推行提案管理的經(jīng)驗(yàn)。

在鈑金制作企業(yè)內(nèi)推行提案管理的目的是啟發(fā)公司全體同仁的智慧與能力，激發(fā)本公司員工的向心力，并建立品質(zhì)、環(huán)境管理的承諾與績(jī)效溝通的通道，以提高產(chǎn)品品質(zhì)、工作效率及降低成本。該提案管理適用于公司內(nèi)部各層級(jí)人員及公司外部相關(guān)單位與供應(yīng)商等。

鈑金制作企業(yè)內(nèi)主要的提案管理參考內(nèi)容包括：供應(yīng)商管理程序書、質(zhì)量記錄保管程序書和IATF 16949-2016 質(zhì)量管理體系。

鈑金制作企業(yè)的職責(zé)

鈑金制作企業(yè)需要在企業(yè)管理組織當(dāng)中設(shè)置審查委員和改善小組組長(zhǎng)。其中審查委員由制造部主管擔(dān)任，其主要職責(zé)包括：召開及主持改善提案會(huì)議，策劃提案及溝通制度的各項(xiàng)活動(dòng)，負(fù)責(zé)提案及溝通的最終評(píng)分工作，最后則是在各組員的提案及溝通工作中承擔(dān)項(xiàng)目責(zé)任、督促與整合的角色。改善小組組長(zhǎng)由研發(fā)技術(shù)主管擔(dān)任，其主要職責(zé)有收集提案改善報(bào)告并判定是否為受理提案，并依初審單位而將提案改善報(bào)告予以分類；提案的初審、復(fù)審、評(píng)分以及實(shí)施等工作事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)、安排、跟進(jìn)、催促；改善提案管理臺(tái)賬及執(zhí)行追蹤表以及單位提案件數(shù)與單位提案等級(jí)累積排名的月度提案成績(jī)公布；各項(xiàng)提案獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)金的準(zhǔn)備。

配合單位主要是指整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈上下游的企業(yè)，組員由各單位主管擔(dān)任，主要工作包括：參加提案改善及品質(zhì)會(huì)議；擔(dān)任自己?jiǎn)挝煌侍岚父纳频某鯇徏白约簡(jiǎn)挝粸閷?shí)施單位時(shí)的復(fù)審工作；自己?jiǎn)挝惶岚讣皢挝惶岚讣?shù)目標(biāo)與實(shí)績(jī)管理。提案小組成員需要填寫表1 樣式的表單。

表1 改善提案小組成員表

針對(duì)待改善內(nèi)容，改善小組成員根據(jù)鈑金制作件的工藝流程和作業(yè)流程及實(shí)際生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，完成提案手續(xù)：提案人須采用公司提供的提案改善報(bào)告表單進(jìn)行書寫；提案人將書寫好的提案改善報(bào)告提交給單位主管進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后再投入提案箱內(nèi)。改善提案報(bào)告見表2。

表2 改善提案報(bào)告

針對(duì)改善提案的內(nèi)容可以分為受理提案和不受理提案兩種。受理提案的內(nèi)容分為以下幾類：有關(guān)材料、時(shí)間、人力的節(jié)省或廢料、能源、設(shè)備的充分利用等降低成本的提案；有關(guān)工具設(shè)備的設(shè)計(jì)或作業(yè)流程與方法的簡(jiǎn)化改善等提高工作效率的提案；有關(guān)不良品的改善或產(chǎn)品壽命的延長(zhǎng)等提高產(chǎn)品品質(zhì)的提案；有關(guān)工作環(huán)境安全改善或管理效率與員工士氣的提升等提高工作生活品質(zhì)的提案。

不受理提案的內(nèi)容分為：與公司政策規(guī)定（如公司組織、工時(shí)薪資等）互相抵觸的提案；單純希望或無具體建議內(nèi)容以及非建設(shè)性批評(píng)或個(gè)人問題的提案；重復(fù)性已提過的提案；公司已計(jì)劃或公布施行以及個(gè)人在專案活動(dòng)中已被指定為業(yè)務(wù)改善擔(dān)當(dāng)?shù)仁马?xiàng)的提案。

針對(duì)受理提案審查的原則，各日程如遇假日則順延至下一工作日。每月1 日中午改善小組組長(zhǎng)開啟提案箱收取提案改善報(bào)告。針對(duì)收集來的提案，改善小組組長(zhǎng)依受理與不受理的規(guī)定及提案人單位進(jìn)行提案改善報(bào)告的篩選與歸類并將受理提案登記錄入臺(tái)賬。不受理提案經(jīng)審查委員確認(rèn)后，由改善小組組長(zhǎng)交提案人單位主管發(fā)還提案人。

初審工作由提案人的單位主管擔(dān)任，改善小組組長(zhǎng)于每月7 日中午前將提案改善報(bào)告送交初審委員。初審委員須于每月9 日下班前完成初審評(píng)分并將提案改善報(bào)告送回改善小組組長(zhǎng)，初審過程中若提案內(nèi)容有書寫不夠完善者，單位主管予以進(jìn)一步了解并協(xié)助補(bǔ)充相關(guān)材料。

復(fù)審工作由改善小組組長(zhǎng)擔(dān)任，實(shí)施單位的主管于每月10 日中午前將提案改善報(bào)告送交改善小組組長(zhǎng)。復(fù)審單位每月13 日中午前將復(fù)審后提案改善報(bào)告交回改善小組組長(zhǎng)。對(duì)于提案內(nèi)容與實(shí)施等的疑問點(diǎn)，可于每月15日召開的提案改善會(huì)議中提出質(zhì)疑與檢討，而在會(huì)議中須完成復(fù)審評(píng)分并由改善小組組長(zhǎng)收回提案改善報(bào)告。改善提案會(huì)議記錄單見表3。

表3 改善提案會(huì)議記錄單

最終評(píng)分工作由審查委員擔(dān)任，并參考初、復(fù)審評(píng)分于每月17 日中午前完成等級(jí)評(píng)分。改善小組組長(zhǎng)將評(píng)分結(jié)果錄入臺(tái)賬，并做成清單公布，由總經(jīng)理核準(zhǔn)后核發(fā)獎(jiǎng)金。

擔(dān)任初、復(fù)審工作者，先將提案改善報(bào)告內(nèi)容依有形(無形)效果、構(gòu)想程度、可實(shí)施度、適用對(duì)象、綜合評(píng)價(jià)等5項(xiàng)評(píng)分基準(zhǔn)予以評(píng)分，再將得分乘上權(quán)數(shù)后記入各評(píng)分項(xiàng)目的初、復(fù)審欄。依提案人與提案內(nèi)容判定業(yè)務(wù)關(guān)系系數(shù)，再將以上評(píng)分總和乘上關(guān)系系數(shù)即為提案得分，并將提案得分記入初、復(fù)審得分欄，便完成評(píng)分工作。

每月提案獲評(píng)分等級(jí)的提案于次月全員早會(huì)中接受掌聲獎(jiǎng)勵(lì)表揚(yáng)，該月提案等級(jí)/件數(shù)累積前三名，依表4 標(biāo)準(zhǔn)給與獎(jiǎng)勵(lì)。若個(gè)人該年度有四級(jí)（含）以上的提案，則將該員工最終的“員工考核”等級(jí)再調(diào)升一級(jí)。

表4 月提案獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)

改善提案委員會(huì)議由審查委員主持，并于每月15 日定期召開。會(huì)議內(nèi)容包括：提案復(fù)審問題點(diǎn)檢討以及實(shí)施的進(jìn)度與問題點(diǎn)追蹤檢討；各項(xiàng)活動(dòng)（如加強(qiáng)月）的規(guī)劃實(shí)施檢討與程序書修訂。

結(jié) 束 語

改善提案制度一直以來被大多數(shù)的制造業(yè)所采用，目的是進(jìn)行作業(yè)流程改善、降低成本、改善營(yíng)運(yùn)效率、提升品質(zhì)以及提升內(nèi)外部客戶的滿意度?；鶎訂挝坏母纳铺岚冈瓌t上都是針對(duì)成本控制和工藝改善，所以提案者需要對(duì)業(yè)務(wù)和工序的功能具備一定的熟悉度，在細(xì)節(jié)中尋找可以降低成本、減少浪費(fèi)或者提高工時(shí)效率的機(jī)會(huì)，找到之后要進(jìn)行可行性分析。用最簡(jiǎn)單的方法，引發(fā)更多同仁興趣，一起動(dòng)手、動(dòng)腦，小小的改善都有可能創(chuàng)造不同的改變，企業(yè)最終的目的是利用持續(xù)改善、持續(xù)的進(jìn)步以維持公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)（圖1）。以上是筆者簡(jiǎn)單推行提案改善的經(jīng)驗(yàn)，希望對(duì)讀者能起到幫助作用。

圖1 持續(xù)改善、持續(xù)進(jìn)步