常建法 國測 王英瑋

摘要：本文在系統(tǒng)介紹和評價(jià)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步說明了該標(biāo)準(zhǔn)的主要特點(diǎn)、理論價(jià)值和實(shí)踐意義，并對該標(biāo)準(zhǔn)在術(shù)語定義的規(guī)范、行文的用語統(tǒng)一、規(guī)范性引用文件、條款的細(xì)化等方面存在的問題，提出了修改和完善的建議。

關(guān)鍵詞：科技檔案 案卷構(gòu)成 檔案術(shù)語 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

Abstract：On the basis of systematically introduc？ ing and evaluating the main contents of "General re？ quirements for the file formation of scientific and technological archives" （GB/T 11822- 2008）， this pa？ per further explains the main characteristics， theoreti？ cal value and practical significance of this standard. In addition， some suggestions are put forward to im？ prove the standard in terms of the standardization of term definition， the unification of terms， the norma？ tive reference documents and the refinement of terms.

Keywords：Scientific and Technological Archives； File Formation； Archival Term； Archival Work Standard

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（以下簡稱GB/T 11822）是指導(dǎo)和規(guī)范我國科技檔案管理的一項(xiàng)重要國家推薦標(biāo)準(zhǔn)。1989年10月25日，由檔案科學(xué)技術(shù)研究所《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》課題組起草的GB/T 11822，經(jīng)國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)后首次發(fā)布，并于1990年7月1日正式實(shí)施。GB/T 11822的實(shí)施，在我國的科技檔案管理實(shí)踐中起到了積極的標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)和規(guī)范作用。但是，隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技工作的不斷發(fā)展，科技檔案管理出現(xiàn)了許多新變化和新問題，所以國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司對GB/T 11822-89進(jìn)行了第一次修訂。2000年12月11日，修訂后的GB/T 11822-2000經(jīng)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)后發(fā)布，并于2001年5月1日正式實(shí)施。GB/T 11822-2000的實(shí)施，切實(shí)為我國科技檔案管理工作水平的提升，尤其是科技檔案案卷質(zhì)量的提高，發(fā)揮了非常重要的作用。2008年11月13日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了由國家檔案局組第二次修訂的GB/T 11822-2008，并于2009年5月1日起實(shí)施。本文主要介紹GB/T 11822-2008的基本內(nèi)容，并對其主要特點(diǎn)、理論價(jià)值和實(shí)踐意義及相關(guān)問題進(jìn)行說明和探討。

GB/T 11822-2008包括8章、86條，其中一級條款8個(gè)（章條）、二級條款29個(gè)、三級條款49個(gè)，以及1個(gè)規(guī)范性目錄。下面分章介紹GB/T 11822-2008的主要內(nèi)容。

（一）第一章“范圍”

這一章主要明確了GB/T 11822的規(guī)定事項(xiàng)和適用范圍。一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)能否得到有效實(shí)施，首先需要回答的問題就是要明確其規(guī)定了哪些事項(xiàng)，并且要準(zhǔn)確界定該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍。這對于采標(biāo)單位（主體）更好地選擇和理解標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況予以施行是至關(guān)重要的前提條件。GB/T 11822的主要規(guī)定事項(xiàng)包括5個(gè)方面，即：（1）案卷的組卷原則和方法；（2）案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列；（3）案卷的編目；（4）案卷的裝訂；（5）卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。GB/T 11822的適用范圍是：一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。而專業(yè)性較強(qiáng)和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理，則應(yīng)考慮其特殊性，并可參照GB/T 11822執(zhí)行。

（二）第二章“規(guī)范性引用文件”

任何一項(xiàng)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定都應(yīng)遵循“協(xié)調(diào)一致”的體系化標(biāo)準(zhǔn)制定原則，避免與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容規(guī)定上的矛盾、沖突和重疊；同時(shí)為了體現(xiàn)和保證新標(biāo)準(zhǔn)的先進(jìn)性和引領(lǐng)性，新標(biāo)準(zhǔn)的制定者也需要根據(jù)“協(xié)商統(tǒng)一”的原則，鼓勵(lì)相關(guān)方根據(jù)新情況、新要求、新經(jīng)驗(yàn)，更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的具體規(guī)定事項(xiàng)，以達(dá)到對標(biāo)先進(jìn)的統(tǒng)一要求?；诖?，GB/T 11822的第二章明確了條款引用的準(zhǔn)則，即“凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。”被GB/T 11822明確為規(guī)范性引用的文件是《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3）。目前，《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的最新版本是國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)于2009年11月30日發(fā)布的，并于2010年9月1日實(shí)施的GB/T 10609.3-2009。

（三）第三章“術(shù)語和定義”

標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語和術(shù)語定義，是每一項(xiàng)科學(xué)性標(biāo)準(zhǔn)得以有效實(shí)施的必要前提條件之一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中所采用的術(shù)語又稱“專業(yè)術(shù)語”，通常具有科學(xué)性、單義性或?qū)Ｖ感缘忍卣鳌Ｋ^科學(xué)性是指術(shù)語所要表達(dá)的對象或概念必須清楚明了，內(nèi)涵和外延明確，不能含混不清。所謂單義性或?qū)Ｖ感允侵感g(shù)語的所指對象或概念應(yīng)當(dāng)具有針對性、專一性，并體現(xiàn)“一詞一義”的特性，絕對不可“一詞二義”或“一詞多義”。GB/T 11822對該標(biāo)準(zhǔn)涉及的7個(gè)術(shù)語進(jìn)行了較為科學(xué)的定義。其中包括：

1.科學(xué)技術(shù)文件材料

GB/T 11822的定義是：“記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱，以下簡稱科技文件。”這一術(shù)語定義基本上體現(xiàn)了我國自20世紀(jì)六十年代以來的認(rèn)識成果，既考慮了一線科技工作者和檔案人員的用語習(xí)慣，又兼顧了學(xué)界的理論研究共識。如果從嚴(yán)格的學(xué)術(shù)意義上對這個(gè)概念進(jìn)行命名，應(yīng)采用“科學(xué)技術(shù)文件”這一名稱，但是標(biāo)準(zhǔn)制定者考慮到實(shí)際工作中人們長期以來的用語習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)適用的實(shí)際需要，充分照顧到了一線工作者的理解需要，依然采用了“科學(xué)技術(shù)文件材料”這一稱謂來命名“科學(xué)技術(shù)文件”概念。

2.科學(xué)技術(shù)檔案

GB/T 11822的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對國家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件，以下簡稱科技檔案。”這一術(shù)語定義揭示了科技檔案的形成主體、形成領(lǐng)域、價(jià)值屬性和管理屬性等主要特征。唯一略顯不足的是對科技檔案的定義之屬概念的選擇不夠準(zhǔn)確，在一定程度上忽略了“科技文件”和“科技檔案”之間的轉(zhuǎn)化關(guān)系及存在和運(yùn)動(dòng)方式上的區(qū)別。本文將在下文中進(jìn)一步予以討論。

3.案卷

GB/T 11822的定義是：“由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。”該術(shù)語定義明確了“案卷”的主要特征是“由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的”這一種差。檔案的保管單位主要包括卷、件、組件、系列、類、全宗等。GB/T 11822對“案卷”的定義，基本上明確了其同其他檔案保管單位的特征區(qū)別。如果能夠進(jìn)一步指出“案卷”同其他檔案保管單位的區(qū)別特征，如歷史聯(lián)系性、主體關(guān)聯(lián)性、憑證連續(xù)性等，則會(huì)更好地說明這種檔案保管單位的存在價(jià)值和意義。

4.卷內(nèi)文件目錄

GB/T 11822的定義是：“登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前，以下簡稱卷內(nèi)目錄?！边@一術(shù)語定義明確了卷內(nèi)目錄的主要功能（包括登錄功能、固定功能）、排列位置。如果能夠?qū)ⅰ捌渌卣鳌边M(jìn)一步細(xì)化描述，也許更便于實(shí)施者理解。

5.卷內(nèi)備考表

GB/T 11822的定義是：“卷內(nèi)文件狀況的記錄單?！比绻軌蚪Y(jié)合GB/T 11822的6.5的具體規(guī)定事項(xiàng)予以細(xì)化，也許更有利于實(shí)施者學(xué)習(xí)和實(shí)施該標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，描述型的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語的定義的實(shí)際指導(dǎo)效果，往往優(yōu)于抽象型的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語定義。這主要是因?yàn)榍罢吒兄谑┬姓邷?zhǔn)確把握相關(guān)術(shù)語概念的外延。

6.檔號

GB/T 11822的定義是：“以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼?！边@是一種抽象型的術(shù)語定義，只是揭示了“檔號”的形式特征、部分功能特征，從中很難看出檔號的結(jié)構(gòu)特征和統(tǒng)計(jì)功能、檢索功能等特征。該術(shù)語如果能夠根據(jù)GB/T 11822的6.2.9的具體規(guī)定加以細(xì)化，并補(bǔ)充對“檔號”的結(jié)構(gòu)特征、統(tǒng)計(jì)功能特征、檢索功能特征的描述，則更有助于標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。

7.案卷目錄

GB/T 11822的定義是：“登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。”該術(shù)語定義說明了案卷目錄的登錄事項(xiàng)及條目排列要求。如果能夠在定義項(xiàng)中說明“案卷目錄”的檢索功能和統(tǒng)計(jì)功能，則會(huì)使該術(shù)語定義的邏輯表達(dá)更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（四）第四章“案卷組織”

這一章的內(nèi)容主要包括組卷原則、要求、方法，等等。

GB/T 11822規(guī)定，科技文件的組卷原則是“遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用?！边@一原則的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面。首先，科技檔案的組卷要遵循科技文件的形成規(guī)律?？萍嘉募歉鞣N科技生產(chǎn)活動(dòng)的重要組成部分，其形成往往與相關(guān)的科技生產(chǎn)活動(dòng)的業(yè)務(wù)職能、工作任務(wù)、工作項(xiàng)目、具體活動(dòng)存在著密切的關(guān)聯(lián)性，體現(xiàn)出明顯的業(yè)務(wù)連續(xù)性、活動(dòng)連續(xù)性等特征，圍繞著每一項(xiàng)職能、任務(wù)、項(xiàng)目、活動(dòng)所形成的科技文件常常是一個(gè)個(gè)連續(xù)的有機(jī)文件體系，共同記錄和反映了這些職能業(yè)務(wù)活動(dòng)的整個(gè)過程及其結(jié)果。開展科技文件的組卷活動(dòng)時(shí)，相關(guān)單位和人員應(yīng)自覺地遵循科技文件的形成規(guī)律，把握科技文件的主要形成特點(diǎn)，才能使所積累和保存的科技檔案成為相關(guān)科技生產(chǎn)活動(dòng)的連續(xù)憑證和參考依據(jù)。其次，科技文件的組卷應(yīng)保持案卷內(nèi)科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性及系統(tǒng)性。這是對科技檔案的“案卷”質(zhì)量提出的最基本的原則性要求。再次，科技文件的組卷應(yīng)便于檔案的保管和利用。這是對科技文件的組卷工作的目的性要求，同時(shí)，也是檢驗(yàn)科技文件的組卷質(zhì)量的基本原則。

GB/T 11822規(guī)定，科技文件的組卷要求是：案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整，簽章手續(xù)完備；案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。齊全、完整、準(zhǔn)確是對案卷內(nèi)科技文件歸檔數(shù)量、質(zhì)量提出的基本要求。實(shí)踐表明，歸檔的科技文件如果做不到齊全，不能做到“應(yīng)歸盡歸”，則不僅會(huì)造成相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄和憑據(jù)的缺失，也會(huì)嚴(yán)重影響歸檔科技文件的整體質(zhì)量；歸檔的科技文件如果不完整，則不僅會(huì)損害“歸檔率”的提升，也會(huì)使檔案的安全和憑證力、信息（數(shù)據(jù)）的參考價(jià)值受到一定的損害；“簽章手續(xù)不全”，會(huì)使科技檔案的“準(zhǔn)確性”受損，甚至?xí)斐上嚓P(guān)科技檔案文件的證據(jù)力喪失。案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料，如果不能滿足檔案長期保存的要求，則不僅會(huì)使檔案的壽命受到嚴(yán)重影響，而且還會(huì)徒增日后的檔案保存成本，降低科技檔案的整體管理效益。

GB/T 11822的4.3基本上明確了各種不同種類的科技文件的組卷方法。其中包括：（1）針對具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。（2）科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷。（3）成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。（4）通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號和檔號。（5）底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。（6）產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷后面，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注。（7）產(chǎn)品升級換代、建設(shè)項(xiàng)目后評估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。

（五）第五章“案卷和案卷內(nèi)科技文件排列”

這一章主要規(guī)定了6種情形的科技文件排列方法和要求。其中包括一般方法要求和特殊方法要求兩個(gè)方面。一般方法要求是：科技文件宜按系統(tǒng)性、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件排列一般文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。特殊方法要求包括：（1）管理性文件的排列方法與要求。GB/T 11822規(guī)定，理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列；一般影印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。（2）科研類案卷的卷內(nèi)文件排列方法與要求。GB/T 11822規(guī)定，宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。（3）產(chǎn)品類案卷的卷內(nèi)文件排列方法與要求。GB/T 11822規(guī)定，宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。（4）建設(shè)項(xiàng)目類的卷內(nèi)文件排列方法與要求。GB/T 11822規(guī)定，宜案卷按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評估等階段排列。（5）設(shè)備儀器類的卷內(nèi)文件排列方法與要求。GB/T 11822規(guī)定，宜設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。

（六）第六章“案卷編目”

GB/T 11822主要對卷內(nèi)科技文件頁號編寫、案卷封面編制、案卷脊背的編制、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的編制、案卷目錄編制等6個(gè)方面的編目工作，提出了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范要求。

1.卷內(nèi)科技文件頁號編寫方法和要求。案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。這一要求可以理解為以“件”（自然件）為單元，實(shí)行“小流水”編號制。需要注意的是，沒有出現(xiàn)字符或其他任何標(biāo)記的“空白頁”，不需要編寫頁號。如果科技文件形成時(shí)，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。但是，如果卷內(nèi)文件目錄超過一頁的，建議在備考表中加以說明。如“本卷共有卷內(nèi)目錄2頁”等。

2.案卷封面編制方法和要求。具體要求包括：（1）案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。具體封面式樣可參考GB/T 11822的規(guī)范性附錄圖A.1執(zhí)行。（2）案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱，等等。（3）立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。（4）起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間——年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，如2021、2022等）。（5）保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限（如永久、30年、10年）。（6）密級，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。我們建議，如果互有聯(lián)系的一組文件中，有涉及國家安全或企業(yè)核心商業(yè)秘密的文件，最好單獨(dú)組卷、單獨(dú)保管，以便更好地維護(hù)國家秘密和企業(yè)核心商業(yè)秘密的安全。如果保密等級相近，也可以考慮按照本條款的方法和要求進(jìn)行處置。（7）檔號，由全宗號、分類號（項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定?？紤]到有些公司或企業(yè)單位及其他社會(huì)組織不需要向檔案館移交檔案，我們建議可采用本單位的統(tǒng)一簡稱（如漢語拼音字母或英文簡稱）來代替，并統(tǒng)一印制在案卷封面的相應(yīng)位置為好。分類號應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定，如A110、0588等；通常應(yīng)在檔號中標(biāo)列出該案卷所屬的直接上位類的分類代碼。項(xiàng)目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定。目錄號，應(yīng)填寫目錄編號（即該案卷被登錄的案卷目錄的編號。應(yīng)注意的是：一個(gè)全宗中的各個(gè)案卷目錄的編號應(yīng)統(tǒng)一流水編制，不允許重復(fù)。）案卷號，應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號（即案卷在案卷目錄中的順序登記號。應(yīng)注意的是：一本案卷目錄中的案卷號不能重復(fù)；一本案卷目錄中登錄的案卷數(shù)量通常應(yīng)控制在1000以內(nèi)，即最大的案卷號為999，而最小的案卷號為001）。

3.案卷脊背的編制方法和要求。案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見GB/T 11822的附錄圖A.2。案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法與GB/T 11822的6.2條款的規(guī)定相同。案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。

4.卷內(nèi)目錄的編制方法和要求。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見GB/T 11822的附錄圖A.3。序號，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件排列順序。文件編號，應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。責(zé)任者，應(yīng)填寫文件的形成者或第一責(zé)任者。文件題名，應(yīng)填寫科技文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名（我們建議：對于只有文種名稱的文件題目，需要在卷內(nèi)目錄的備注欄中提示該文件的主要內(nèi)容或?qū)⒅匦聰M寫的文件題名加[ ]后，置于原題名之后）。日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間—年、月、日，如20220122。頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。檔號，填寫方法同GB/T 11822的6.2.7。

5.卷內(nèi)備考表的編制方法和要求。卷內(nèi)備考表式樣見GB/T 11822附錄中的圖A.4。卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間?；ヒ娞枺瑧?yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。檔號，填寫方法與GB/T 11822的6.2.7規(guī)定相同。卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

6.案卷目錄編制方法和要求。案卷目錄式樣見GB/ T 11822附錄的圖A.5。序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同GB/T 11822的6.2之規(guī)定?？傢摂?shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

（七）第七章“案卷的裝訂”

GB/T 11822規(guī)定，案卷內(nèi)文件可整卷裝訂和或以件為單位裝訂。以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見GB/T 11822的附錄圖A.7。檔號填寫方法同GB/T 11822的6.2.7，序號填寫方法同GB/ T 11822的6.4.2。案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 10609.3。破損的科技文件應(yīng)修復(fù)。值得注意的是：有的單位對幅面超出卷盒的科技文件采取“切削”的方法，片面地追求“整齊美觀”的做法是十分錯(cuò)誤的。

（八）第八章“卷盒、表格規(guī)格及其制成材料”

GB/T 11822對卷盒式樣、卷盒規(guī)格和制成材料（卷盒的外表面規(guī)格310mm×220mm，脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定；卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙雙裱壓制）、表格規(guī)格和制成材料（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm；表格宜采用70g以上白色書寫紙制作）、表格字跡（應(yīng)清晰端正），等等，提出了相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范要求。

GB/T 11822自1990年7月1日正式實(shí)施以來，已經(jīng)歷時(shí)32年。它對我國科技文件歸檔整理和科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，起到了非常重要的示范、指導(dǎo)和規(guī)范作用。截至目前，GB/T 11822已成為形成科技檔案的各種社會(huì)組織在實(shí)踐中需要遵循的基本思想和行為規(guī)范。在該標(biāo)準(zhǔn)的施行過程中，雖然也遇到了一定的問題，但是國家檔案主管部門的兩次系統(tǒng)的修訂和完善，其指導(dǎo)和規(guī)范科技檔案管理的積極作用得到了有效發(fā)揮，并且極大地提高了我國科技檔案，尤其是紙質(zhì)科技檔案整理的整體質(zhì)量。

我們可以從GB/T 11822的內(nèi)容和實(shí)施實(shí)踐兩個(gè)層面來認(rèn)識該標(biāo)準(zhǔn)的主要特點(diǎn)。

第一，就GB/T 11822的內(nèi)容而言，它客觀地反映了我國科技檔案案卷構(gòu)成的一般實(shí)踐要求，具有“總綱”示范特點(diǎn)。盡管各種不同類型的科技檔案在整理方面的具體要求各不相同，但是GB/T 11822的相關(guān)規(guī)定和要求，卻能體現(xiàn)出這些不同門類科技檔案整理，尤其是在案卷構(gòu)成方面的一般規(guī)范要求。如果各單位能夠在實(shí)際工作中，以此標(biāo)準(zhǔn)為“總綱”，再結(jié)合本單位科技檔案的具體形成特點(diǎn)之實(shí)際情況，往往可以實(shí)現(xiàn)事半功倍的實(shí)施效果。

第二，就GB/T 11822的實(shí)施實(shí)踐而言，它也在日益發(fā)展和變化的科技檔案管理進(jìn)程中，不斷地根據(jù)我國標(biāo)準(zhǔn)化法律法規(guī)的要求，依據(jù)變化的需要、新出現(xiàn)的現(xiàn)象和問題，在持續(xù)總結(jié)實(shí)踐中成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，得到不斷的完善和發(fā)展。尤其是經(jīng)過兩次修訂之后，該標(biāo)準(zhǔn)的編排、結(jié)構(gòu)、具體要求、整體性表達(dá)及用語規(guī)范等方面，都有了持續(xù)性的改進(jìn)和提升。在同《歸檔文件整理規(guī)則》的協(xié)調(diào)一致性方面，也做了適時(shí)的調(diào)整。對一些過時(shí)、過細(xì)的方法和要求，GB/T 11822的制定者們也進(jìn)行了及時(shí)刪減。同時(shí)，GB/T 11822也根據(jù)實(shí)踐工作的需要，對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行了補(bǔ)充和完善。例如，在組卷原則中，強(qiáng)調(diào)了科技檔案成套性、系統(tǒng)性特點(diǎn)；在組卷要求中，刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上除在用詞上進(jìn)行調(diào)整外，還增加了插卷方法；在建設(shè)項(xiàng)目的組卷方法中，增加了一般性文件的排列要求；在科研類中，補(bǔ)充了“成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)”和建設(shè)項(xiàng)目類“后評估”的內(nèi)容；進(jìn)一步明確了“案卷目錄編制”的具體要求，強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以件為單位編寫頁號，已有頁號的可不再編；在案卷封面的編目項(xiàng)目中，刪除了檔案館號；取消了案卷脊背色標(biāo)的規(guī)定；把卷內(nèi)目錄中的“頁號”改為“頁數(shù)”；把裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩種方法；將檔號章的蓋章位置，改為蓋在首頁空白處；提出了超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等方面的新要求，等等。

不存在“瑕疵”的標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)踐和理論兩個(gè)方面來考察，是不存在的。這主要源自于三個(gè)方面的原因，其一是人們的認(rèn)識是在不斷發(fā)展的，其二是實(shí)踐也是在不斷發(fā)展的，其三，科技檔案管理理論和要求也需要不斷創(chuàng)新和改進(jìn)提升。2008版的GB/T 11822的已經(jīng)實(shí)施十余年了，其中必然存在一些需要改進(jìn)和完善之處。

（一）關(guān)于術(shù)語定義的規(guī)范問題

標(biāo)準(zhǔn)文件（強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦標(biāo)準(zhǔn)）中的術(shù)語及其定義，是保證標(biāo)準(zhǔn)文件采標(biāo)單位有效理解和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的思想理論基礎(chǔ)，對標(biāo)準(zhǔn)文件中有關(guān)規(guī)定事項(xiàng)和要求的落實(shí)也具有非常重要的支撐作用。為此，參與標(biāo)準(zhǔn)文件制定的人員對標(biāo)準(zhǔn)中所涉及的術(shù)語選擇和定義都應(yīng)十分重視。就我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定所走過的歷程而言，也充分體現(xiàn)了人們對標(biāo)準(zhǔn)中術(shù)語定義認(rèn)識的不斷深入。一般而言，術(shù)語選擇和定義應(yīng)遵循客觀、科學(xué)、適用（可理解性和可執(zhí)行性）等原則。目前GB/T 11822中所選擇的7個(gè)術(shù)語和術(shù)語定義，就總體而言，基本上體現(xiàn)了術(shù)語選擇和定義的原則，但依然存在需要深入探討的問題。例如，對“科學(xué)技術(shù)檔案”的術(shù)語定義，1989版的GB/T 11822的定義為：“是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。”2000版的GB/T 11822的定義為：“企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料?！?008版的GB/T 11822的定義為：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對國家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件，以下簡稱科技檔案?！蓖ㄟ^比較該術(shù)語的三個(gè)定義，不難看出其思想進(jìn)步的痕跡。我們需要深入探討的問題是如何使該定義的界定更為客觀、科學(xué)、適用？相較2000版的定義，2008版的定義對科技檔案的形成主體特征的揭示和表達(dá)得到了進(jìn)一步規(guī)范，但依然存在值得完善之處。所以建議下一版修訂時(shí)應(yīng)參照新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），將科技檔案的形成主體表達(dá)改為“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人”，以避免邏輯上的“重復(fù)”問題。對于該術(shù)語中的科技檔案形成領(lǐng)域的表達(dá)，2008版將2000版的“生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)”修訂為“各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)”，雖然在表述的簡潔性上有所提升，但卻失去了直觀描述型定義的可理解性，而且并不是“各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)”都會(huì)形成科技檔案。因此，我們建議恢復(fù)上一版的表達(dá)方式，并將2008版中所提及的科技管理、科研、項(xiàng)目建設(shè)、產(chǎn)品生產(chǎn)、設(shè)備儀器制造等項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)，作為該術(shù)語的形成領(lǐng)域特征（種差）予以揭示。關(guān)于該術(shù)語屬概念的選擇，我們建議依據(jù)《檔案法》的第二條第二款加以修訂和完善。

（二）關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)行文的用語統(tǒng)一問題

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)文件的行文用語應(yīng)注重簡明。既然在術(shù)語定義中已經(jīng)明確了“科技文件材料”的規(guī)范簡稱為“科技文件”，并且注明了“以下簡稱科技文件”，但在標(biāo)準(zhǔn)正文中卻沒有體現(xiàn)。所以，GB/T 11822的正文表述的嚴(yán)整性還可進(jìn)一步提高。

（三）關(guān)于規(guī)范性引用文件問題

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化法律法規(guī)所確立的“協(xié)調(diào)、統(tǒng)一”等原則要求，2008版的GB/T 11822中雖然通過完善結(jié)構(gòu)增加了“規(guī)范性引用文件”一章，但其中所列舉的引用文件只有GB/T 10609.3一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，未免過于簡化了。例如，術(shù)語中有對“案卷”“卷內(nèi)備考表”“檔號”的定義，明顯引用了《檔案工作基本術(shù)語》（DA/ T 1-2000）這一標(biāo)準(zhǔn)。

（四）關(guān)于個(gè)別條款的細(xì)化說明問題

為了使一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)更好地被采標(biāo)單位及其工作人員所理解，減少不必要的“誤解”，標(biāo)準(zhǔn)的制定者可以考慮通過“舉例”或“示例”等注釋方式加以說明。這樣做的好處是使標(biāo)準(zhǔn)的可理解性和可操作性變得更好。因此，我們建議對GB/T 11822的第六章的相關(guān)條款，適當(dāng)增加“示例”注釋項(xiàng)。

*本文為國家檔案局科技項(xiàng)目《中央企業(yè)境外投建營一體化項(xiàng)目檔案全過程管理研究》（項(xiàng)目編號：2021-R-03）的階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第四版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2021.

[2]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)（第五版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2021.

[3]中華人民共和國國家檔案局.《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）[EB/OL].（2018-06-20）[2022-02-05].http：//www.gb688.cn/bzgk/gb/newGbInfo？hc？ no=9726848C34E7641BEB2BD7F3B1C65791

[4]中華人民共和國國家檔案局.《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1-2000）[EB/OL].（2018-06-20）[2022-02-05].https：//www.saac.gov. cn/daj/hybz/201806/d1aef1f215a5404eab966451bcdeb95c/files/ fb8604ccdbd74ebab3ad149aa0faf182.pdf

[5]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫局，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）[EB/OL].（2019-11-07）[2022-02-05].https：//dag. nwpu.edu.cn/info/1243/4798.htm.

作者單位：1.北京市規(guī)劃和自然資源委員會(huì)海淀分局2.中國土木工程集團(tuán)有限公司3.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院