姜艷 趙鵬

（山東醫(yī)學高等專科學校 山東省臨沂市 276000）

進入到互聯(lián)網(wǎng)時代后，辦公自動化系統(tǒng)有效彌補了傳統(tǒng)辦公方式的不足，為相關工作的開展和管理決策的制定提供了堅實保障。辦公自動化系統(tǒng)涵蓋了Microsoft Office 辦公軟件，其中就涉及到Excel、Word 兩大軟件，科學掌握和運用軟件高級功能，不僅可以使Office 軟件的價值充分發(fā)揮出來，同時也對提升辦公效率及質量有很大的促進作用。

1 Excel軟件高級功能的應用

在現(xiàn)代辦公過程中經(jīng)常會應用到Excel 軟件，該軟件具有較強的數(shù)據(jù)庫管理功能，通過可靠的決策支持工具、函數(shù)、宏命令等功能為企事業(yè)辦公提供了便利。下面主要對辦公自動化系統(tǒng)中Excel 軟件高級功能的應用進行論述：

1.1 數(shù)據(jù)檢測與導入

在運用Excel 軟件時經(jīng)常需要開展數(shù)據(jù)錄入操作，即將相關數(shù)據(jù)錄入到Excel 工作表內，掌握好數(shù)據(jù)導入操作技巧，有效驗證所導入的數(shù)據(jù)的合法性，可以更好落實辦公任務。

1.1.1 對錄入數(shù)據(jù)有效性進行檢測

Excel 軟件的核心操作就是對數(shù)據(jù)進行添加，在對海量數(shù)據(jù)信息進行錄入的過程中，為了保障數(shù)據(jù)錄入準確性，就需要發(fā)揮輸入數(shù)據(jù)有效性檢測功能的作用，避免在單元格中錯誤將數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入為字符型數(shù)據(jù)等問題的發(fā)生。

1.1.2 基于外部數(shù)據(jù)源對數(shù)據(jù)進行導入

若其它數(shù)據(jù)源包括需要在Excel 軟件中錄入的數(shù)據(jù)信息，應選擇在工作表中手工錄入數(shù)據(jù)，或者直接在Access、Server 以及SQL 外部源中進行導入操作。實現(xiàn)方式為：

（1）在Excel 工作表內，基于外部對數(shù)據(jù)信息進行導入；

（2）分別選擇【數(shù)據(jù)】—【現(xiàn)有鏈接】選項；

（3）系統(tǒng)自動顯示對話框【現(xiàn)有鏈接】，選擇【瀏覽更多】

（4）在【選取數(shù)據(jù)源】對話框內，對表格數(shù)據(jù)信息雙擊左鍵進行導入；

（5）所選工作薄涵蓋多個工作表，對數(shù)據(jù)源表格進行選擇導入并確認；

（6）在【導入數(shù)據(jù)】對話框中對數(shù)據(jù)的放置位置進行選取，結合需求選擇新建/現(xiàn)有工作表，并確認；

（7）在Excel 工作內成功對外部數(shù)據(jù)源進行導入。

1.2 數(shù)據(jù)篩選功能

Excel 軟件具有良好的自動篩選功能，可以便利化的提取數(shù)據(jù)信息，減輕了辦公人員的工作量。篩選功能下的數(shù)據(jù)檢索操作具體操作為：

（1）基于篩選位置對篩選條件進行輸入；

（2）在菜單欄中的【數(shù)據(jù)】選項中，選擇排序和篩選選項，點擊【高級】；

（3）在系統(tǒng)高級篩選對話框內，設置“將篩選結果復制到其他位置”的選項；

（4）在列表區(qū)域之外的文本框，左鍵點擊對區(qū)域范圍進行選擇；

（5）在條件區(qū)域外文本框內中，左鍵點擊對區(qū)域范圍進行選擇；

（6）在復制到區(qū)域外的文本框中放置光標，確認篩選結果。

若需要對“安豪進”學生的信息進行篩選，具體操作詳見圖1。

圖1： Excel 軟件中學生信息篩選界面

1.3 Excel常用函數(shù)的運用

在自動辦公系統(tǒng)中應用Excel 軟件時候，不僅可以開展同Word 相類似的文本編輯操作，還支持應用不同的函數(shù)對工作表單元格數(shù)據(jù)進行操作。

1.3.1 自動求和函數(shù)

在Excel 單元格內可以借助自動求和函數(shù)來開展相關數(shù)學運算，但要求數(shù)據(jù)應符合數(shù)值型的標準，自動求和函數(shù)包括SUM 函數(shù)、AVERAGE 函數(shù)、MAX 函數(shù)和MIN 函數(shù)幾大類。AVERAGE 函數(shù)在表格數(shù)據(jù)計算的應用：

（1）用鼠標選中平均值函數(shù)運算結果的具體位置，選擇插入函數(shù)的指令，并選擇AVERAGE 函數(shù)；

（2）彈出對話框后對數(shù)據(jù)區(qū)域進行選擇，折疊后點擊確認按鈕；

（3）在單元格內手動輸入公式“=average（單元格范圍)”。而SUM 函數(shù)的操作也同AVERAGE 函數(shù)相類似。

1.3.2 文本函數(shù)

Excel 應用到不同的文本函數(shù)，其中應用率較高的主要有LOWER 函數(shù)、UPPER 函數(shù)、TRIM 函數(shù)等。其中以TRIM 函數(shù)為例，針對單元格內容之前和之后空格進行刪除時，保留字符空格時，具體函數(shù)操作步驟為：

（1）在單元格B1 內對TRIM（字符所在單元格，即A1）進行錄入，使B1 在保留A1 內容的同時，將前面空格進行刪除，并選用下拉后就能夠全部刪除A 列單元內之前和之后多余空格；

（2）運用substitute 函數(shù)刪除表格中全部空格時，使Fx=SUBSTITUTE(Sheet1!A1, ″″,″″);

（3）通過= Clean(trim()) 嵌套，使Fx=CLEAN(TRIM(A1))，將單元格文本/數(shù)據(jù)存在的空行或空格刪除；

（4）還可以將超過12 位的數(shù)字輸入到A1 內，通過科學技術方法顯示A1，將公式：=TRIM(A1)輸入到B1 中即可將其作為B1 結果表達出來。

1.3.3 日期函數(shù)

Excel 軟件中經(jīng)常用到的日期函數(shù)主要包括YEAR 函數(shù)、MONTH 函數(shù)、DAY 函數(shù)、NOW 函數(shù)和TODAY 函數(shù)等。以DAY 函數(shù)下天數(shù)信息的提取操作為例進行介紹：

（1）在Excel 表格編輯界面中對單元格進行選擇，將日期輸入到其中；

（2）在結果輸出單元格中，輸入日期，使Fx=DAY(日期所在單元格，按回車鍵呈現(xiàn)最終日期。

（3）將“&”符號同DAY 函數(shù)結合起來，并對=DAY（日期所在單元格）&"D"、=DAY(A4)&"日"進行輸入，就可以將日子+日/DAY 顯示出來。

圖2： TRIM 函數(shù)用法操作示意圖

1.4 顯示值和實際值的處理

利用Excel 表格對數(shù)據(jù)信息進行制作和處理時，非常便利，很多辦公人員僅將軟件作為計算器，并沒有發(fā)揮軟件的價值。但是有時計算數(shù)據(jù)的過程中也會出現(xiàn)計算失誤的問題，不能保證最終計算結果的準確性。雖然整體表格并沒有出現(xiàn)錯誤，但是在對工資表進行進一步的處理，對工資數(shù)值小數(shù)點后兩位數(shù)字時，就會出現(xiàn)一定的問題。

在Excel 表格中利用公式對小數(shù)點后數(shù)字進行保留處理之后，通過總結所有實際工資就可以發(fā)現(xiàn)最后以為數(shù)字明顯增大了，處理后實際發(fā)放工資的小數(shù)點后數(shù)值較大，同之前數(shù)值存在一定的差距，在工人數(shù)量較多的情況下會出現(xiàn)較大的誤差，增大財務管理人員的工作難度。其實Excel 表格中所計算的為實際數(shù)值，同顯示值存在很大的差距。因為在利用公式進行計算的過程中，運用的是表格存儲實際值，并非實際工資，所以還會導致誤差。

在處理Excel 表格中的顯示值和實際值誤差問題時，可以采用下述兩種方式：可以通過四舍五入函數(shù)ROUND( )來運算數(shù)據(jù)信息，將=ROUND( 總計數(shù)據(jù)列2-折扣列2)替換為之前的輸入公式=總計數(shù)據(jù)列2-折扣列2，公式中“2”代表小數(shù)點后保留的兩位有效數(shù)字；或者還可以按照順序選擇工具欄，對選項中點擊重新計算的選項，并注意要選擇“已顯示精度為準”的標準。由此可以在表格計算過程中運用顯示值，從而從根本上消除Excel 表格計算誤差問題。

1.5 Excel批量操作

在開展批量操作時，可以對多個行列的標簽進行選擇，右擊鼠標選擇插入行或列的操作。行和列的插入數(shù)量由用戶需求決定，一次操作可以對多行或多列進行插入；如果需要將大量重復但是并不具有連續(xù)性的數(shù)據(jù)信息進行插入時，需要選擇復制數(shù)據(jù)，并在表格中利用Shift、Ctrl 兩個鍵，共同配合對目標復制區(qū)域進行明確，最后同時按下Ctrl 和v 鍵就可以在Excel 表格的選定單元格對數(shù)據(jù)信息進行錄入；若在操作過程需要對很多Excel 窗口進行打開，就需要選擇Shift鍵，選擇保存選項，即可實現(xiàn)對不同窗口文件的同步存儲；針對不同Excel 工作表開展編輯、設置操作，且操作要求相同時，需要在Ctrl 鍵下對不同工作表標簽進行選取，可以對所有工作表進行編輯處理，高效完成辦公任務，減少了重復操作的問題。

2 Word軟件功能的應用

作為Microsoft Office 辦公軟件的重要工具，Word 的應用率較高。辦公人員最基本的要求就是掌握Word 基本操作，同時面對激烈競爭的就業(yè)壓力，還需要深入學習Word 軟件的高級功能，借此來全面改善辦公質量以及辦公效率。

2.1 打造自己的命令按鈕

首先，在打開Word 軟件后，在工具欄中對宏選項進行選擇，并在彈框中電機錄制新宏，可將新宏的名稱“百度經(jīng)驗”進行錄入，即可設定紙張的類型為“百度經(jīng)驗”。輸入完成后確認即可完成新宏的錄制操作。錄制宏指的是錄制自己的相關操作，并結合實際狀況，在此執(zhí)行所錄制的操作流程，根據(jù)需要完成頁面設置任務，在設置好之后就可以將錄制停止。新宏錄制操作詳見圖3。

圖3： 宏的錄制結果圖

其次，結合新宏的錄制操作，不斷重復上述操作，統(tǒng)一性的錄制頁面設置、紙張設置的操作。還可以通過點擊“開發(fā)工具”選項卡上的“宏”來實現(xiàn)，首先選中【百度百科】單元格，再點擊“宏”按鈕，具體操作結果詳見圖3。

然后，在視圖菜單中，對工具欄中的自定義選項進行選擇。打開自定義窗口后，對命令選項進行點擊，確認宏選項，即可查看出之前完成錄制操作的宏。這樣就調出來“宏”窗口，選中加粗變紅的宏，選擇“執(zhí)行”按鈕，同樣可以調用宏，操作步驟詳見圖4。

圖4： 錄制宏結果查看和處理界面

之后，可以對宏的圖標進行自定義處理，也可以自主繪制圖標，可能會存在圖標繪制不夠美觀的問題，也可以對圖標圖像進行復制及編輯處理。這就需要通過工具欄來對圖標進行明確，點擊圖標后選擇復制選項，彈出下圖中的操作界面。在操作界面中可以右鍵對新宏A3 進行選取，復制粘貼后就能夠設置好新宏的圖標。在鼠標右擊彈出的界面中對默認樣式進行選取，可以僅將圖標代替文字。

然后，通常為了避免出現(xiàn)按鈕圖像抄襲問題的發(fā)生，保證功能相對直觀化，可以右擊鼠標在彈出的界面中對編輯按鈕圖像的選項，進一步處理圖像，確認新的圖像。減少完全重復的問題。

最后，同樣按照上述操作可以對A4、B4 以及B5 新宏的按鈕進行設置。

2.2 頁眉和頁腳隨處放

一般都需要在Word 頁面常規(guī)位置對頁眉、頁腳進行設置，但是還可以靈活調整頁眉以及頁腳的文字位置。通常僅需在頁眉或頁腳的位置對文本框進行插入，并將其板式設定為襯于文字下方，格式為無色的邊框，就能夠隨意拖動頁面中的頁眉和頁腳，不需要按照傳統(tǒng)思想來定義其具體位置。

2.3 打印預覽模式下的文字編輯

打印預覽模式下的Word 文檔，如果還要進行進一步的修改操作和編輯處理，在處理相關數(shù)據(jù)文字信息或圖片的過程中，無需返回到文本編輯狀態(tài)，同樣能夠實時調節(jié)操作。打印預覽模式下的文字編輯步驟介紹如下：

（1）在Word 文本打開后，對菜單中的打印預覽選項進行選擇；

（2）對待編輯調整的區(qū)域進行選定，并在Word 文本下進行放大處理；

（3）對工具欄中的放大鏡選項進行選擇，在光標指針由放大鏡轉變成I 型圖標的情況下，即可開展文檔編輯和修改處理。在關閉打印預覽選項后，可以使Word 重新回到文檔視圖模式。

2.4 損壞文檔的修復操作

在Word 中制作電子表格或輸入文字的過程中，如果出現(xiàn)無法打開文檔的操作，出現(xiàn)文件損壞的狀況時。辦公人員可以針對Word 的文件打開按鈕進行選擇，在彈窗中明確需要處理的文件，并對選項的小三角符號進行選擇，點擊“打開并修復”的按鈕即可。

2.5 讓文字適應表格

在Word 內對表格進行制作時，如果需要對大量文字輸入到表格內，會出現(xiàn)表格列過寬的問題，影響表格美觀性。若要對表格的列寬進行固定，但文字輸入量較大，就需要開展文字適應表格的操作?？梢栽赪ord 表格中的單元格進行右擊選擇，并點擊菜單中的表格屬性選項，選擇彈出窗口的單元格—選項，調整單元格的左右邊距設定成0，并確認適應文字，就可以在保證表格列寬的情況下添加文字。

2.6 快速運算Word表格

運用計算公式同樣可以對Word 表格中的單元格進行處理，可以將表格例表示為A 列、B 列和C 列等，并通過1 行、2 行和3 行等序列來表示行，基于域來開展Word 表格運算。在域運算過程中，需要ctrl 和F9 按鍵同時按下，來對域{}進行插入，通過類似{=sum(a3:d10)}的運算公式來獲得計算結果。同時通過對F9 按鍵進行選擇，對域值開展更新處理，就可以將運算結果顯示出來。若Word 表格內的一些數(shù)值出現(xiàn)變化的話，就需要按下ctrl+A 來選定全文內容，并通過F9 來對全部域的值進行更新。

2.7 Word表格標題行的重復

如果Word 文檔中插入的表格較長，且大于一個頁面時，就容易遇到第二頁表格五標頭的問題，這時會影響對文章內容的理解。所以在重復Word 表格的標頭時，可以按照下述操作步驟來設置多頁的表格標題：

（1）對Word 表格的表頭進行選擇，若表頭為多樣則要選擇多行內容；

（2）點擊鼠標在彈出的表格框中對“標題行重復”選項進行選擇；或者也可以在頁面菜單欄中的【布局】選項進行選擇，點擊【數(shù)據(jù)】選項，對“重復標題行”進行選取即可。在Word 中制作表格時，并對表格標題進行自動添加時，就應在表格內放置多頁表格內自動添加的全部標題，并進行選定單元格-格式-邊框和底紋的操作來刪除大標題邊框，之后對邊框中選擇設置的“自定義”左側圖標選項，于預覽下對含有下邊框的圖標進行確定，選中標題行后同樣電機表格菜單內的“標題行重復”選項。

2.8 Ctrl鍵的應用技巧

在辦公過程中應用Word 軟件時，Ctrl 鍵可以搭配很多鍵盤字母來開展便捷操作，這樣可以有效簡化工作，提高辦公效率。辦公人員要熟練掌握Ctrl 鍵的應用技巧，例如：Ctrl 鍵配合]，可以增大所選擇的文字大小，Ctrl 鍵配合[，能夠縮小所選擇的文字大??；Ctrl 鍵配合鼠標滾球，能夠開展增大、縮小窗口的操作；Ctrl 鍵配合+，能夠對文字的上下標進行有效的切換處理；Ctrl 鍵配合F9，可以對域進行插入等。

綜上所述，在辦公自動化系統(tǒng)中，Microsoft Office 軟件發(fā)揮著重要的作用，各項軟件工具都為工作的順利開展提供了堅實的保障。以本文所研究的Excel、Word 兩大軟件為例，充分掌握其高級功能，可以有效彌補傳統(tǒng)工作處理方式的弊端，能夠減少誤差，保證處理和運算結果的準確性，可以靈活運用工作中的各項任務。