文/王 力

在大數(shù)據(jù)時代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，推行檔案數(shù)據(jù)化管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，也是時代進步的標志。做好檔案管理工作，不僅要做好傳統(tǒng)檔案管理工作，同時也要做好檔案的數(shù)據(jù)化管理工作，使兩者相輔相成，提供多元化的檔案管理服務方式，提升檔案管理水平和服務質(zhì)量，促進檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案數(shù)據(jù)化管理的意義

1.1 提供豐富的檔案信息資源

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在日常工作、生活中的運用日益普及，檔案信息的來源也不再是單純的紙質(zhì)檔案信息資料，還有很多數(shù)據(jù)檔案信息也需要納入檔案管理范圍。如OA無紙化辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的各種電子文件、領(lǐng)導在電子文件上的審閱、批復，各類電子文件檔案等，都屬于檔案的范籌。進行檔案數(shù)據(jù)化管理，就是通過計算機信息技術(shù)和人工智能技術(shù)將檔案信息整合成多元化、數(shù)據(jù)化的綜合信息材料，使檔案信息的內(nèi)容和形式更加豐富、多樣。實現(xiàn)檔案文檔管理和數(shù)據(jù)化管理“一體化”，檔案管理對象和檔案管理模式相匹配，推動檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，進而為檔案信息利用者提供更加方便、快捷的服務。

1.2 滿足檔案管理改革發(fā)展需求

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的習慣、方式逐漸轉(zhuǎn)變到了現(xiàn)在通過手機智能化、網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)獲取，這是時代發(fā)展必然趨勢。檔案管理工作要想順利發(fā)展，發(fā)揮應有的作用，必須順應時代的發(fā)展，推進檔案數(shù)據(jù)化管理。任何一項技術(shù)的改革都必須審時度勢，堅定決心和勇氣，才能不斷推動新技術(shù)、新理念的運用和發(fā)展，檔案管理也不例外。只有堅持新管理理念，不斷地去鉆研新的管理技術(shù)，摸索新的管理模式，檔案管理工作才能不斷走向新的高度，國家檔案事業(yè)的發(fā)展才會有新的希望。

1.3 有效提升檔案服務質(zhì)量

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人民群眾的各項權(quán)益也逐漸得到了保障，面向社會大眾的檔案服務工作的作用日益凸顯，服務需求也日趨多元化。為社會大眾提供精準的定制化檔案服務，不斷提升檔案服務能力，便成為社會大眾對檔案服務提出的新的現(xiàn)實要求。檔案數(shù)據(jù)化管理能借助多媒體、信息化技術(shù)手段，對大量的檔案數(shù)據(jù)信息進行整合、編輯，為檔案利用者提供高效、豐富、便捷的檔案查詢、利用服務。檔案數(shù)據(jù)化管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式只能根據(jù)檔案查詢者的需求在海量的檔案信息中進行單一信息的查詢、檢索，然后自行進行檔案信息的整合分析。檔案數(shù)據(jù)化管理可提供全文、全庫檢索，也支持關(guān)聯(lián)信息的推薦，生成滿足用戶需求的特殊定制化的精準信息數(shù)據(jù)。同時檔案數(shù)據(jù)化管理能實現(xiàn)載體和信息的分離，有效保護許多珍貴的檔案文獻的安全，也能節(jié)省大量的人力、物力和財力，提高檔案服務效率和效能。

2 檔案數(shù)據(jù)化管理存在的主要問題

2.1 檔案數(shù)據(jù)化管理意識薄弱

一些地方、單位檔案數(shù)據(jù)化管理工作起步晚，一些基層事業(yè)單位未意識到檔案數(shù)據(jù)化管理工作的重要性，未將檔案數(shù)據(jù)化管理工作納入日常管理工作內(nèi)容，檔案管理人員在開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作時得不到足夠的人力、物力、財力支持，使檔案管理部門及人員的工作十分被動，看不到職業(yè)未來的發(fā)展前景，不愿意積極主動創(chuàng)新性地開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作，直接影響了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的發(fā)展。因此，首先要從思想上轉(zhuǎn)變認識，才能做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作。

2.2 檔案管理信息化技術(shù)落后

有的單位出于某種工作的需要，在早期開發(fā)推進了檔案數(shù)據(jù)化管理，但忽視了后期計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息技術(shù)維護和升級工作。檔案數(shù)據(jù)化管理工作，更多的是依賴計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人工智能技術(shù)。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展進步，早期的一些信息技術(shù)功能單一、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞多已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展需求，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 檔案數(shù)據(jù)化管理制度不完善

復雜、繁瑣的檔案管理流程應以一定的管理制度作為保障和依據(jù)。隨著檔案數(shù)據(jù)化管理的逐步推進，需要制定、完善與之相匹配的檔案管理制度，使檔案數(shù)據(jù)化管理各個環(huán)節(jié)的工作有章可循，避免因為某個環(huán)節(jié)的疏漏導致檔案信息的丟失、損毀。然而，檔案數(shù)據(jù)化管理在當下發(fā)展還不成熟，很多單位仍處在摸索、起步階段，缺乏相關(guān)制度建設(shè)的經(jīng)驗，檔案數(shù)據(jù)化管理制度建設(shè)存在一定的局限性。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

無論多么先進的管理理念、技術(shù)，都離不開人的執(zhí)行。一項管理制度是否能夠發(fā)揮其該有的作用，一個技術(shù)的進步能否為工作帶來的便利，都需要人的貫徹執(zhí)行才能充分體現(xiàn)。因此，檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的水平高低。然而，在檔案管理工作中，普遍存在檔案管理人員配備不足，多是兼職，其綜合素質(zhì)和能力不高，檔案專業(yè)水平無法滿足檔案管理工作要求等問題。

3 檔案數(shù)據(jù)化管理的實現(xiàn)路徑

3.1 加強電子文件檔案的收集、整理

要提高檔案利用率，提升檔案價值，就要保證檔案信息資料的全面性、真實性和有效性。特別是電子文件、網(wǎng)絡(luò)平臺檔案信息資源數(shù)據(jù)的收集，應盡可能全面、無疏漏。當前，由于數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)爆炸式增長及其類型日益多樣化，通過制定相應的檔案數(shù)據(jù)化管理辦法和規(guī)定，加強對電子檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔管理，明確規(guī)范數(shù)據(jù)信息的收集歸檔范圍，可以實現(xiàn)檔案資源覆蓋范圍更廣泛、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化、內(nèi)容更豐富、形式更多樣，確保檔案數(shù)據(jù)信息的齊全完整。應劃分檔案歸檔整理職責，將具體工作落實到相應的責任人，避免工作職責不清晰出現(xiàn)責任推諉，從而影響檔案數(shù)據(jù)化管理工作的順利開展。

3.2 落實檔案數(shù)據(jù)的安全保存

檔案數(shù)據(jù)化管理依賴的是計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，因此網(wǎng)絡(luò)信息安全就成了檔案數(shù)據(jù)化管理必須重視的一個問題。信息技術(shù)不斷發(fā)展，如安全應對措施滯后，就存在檔案數(shù)據(jù)泄露的安全風險。如果計算機網(wǎng)絡(luò)信息安全得不到保障，那么檔案數(shù)據(jù)化管理工作也將前功盡棄。加強檔案數(shù)據(jù)化管理安全防范，應確保信息設(shè)備和信息技術(shù)安全。應投入必要的設(shè)備和人力，配備檔案數(shù)據(jù)化管理工作所需要的軟、硬件設(shè)備，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)保障。在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)初次完成投入使用后，應建立相應的檔案數(shù)據(jù)化管理制度，24小時不間斷地關(guān)注信息化軟件的安全問題，定期對軟件系統(tǒng)進行升級，提升檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的防護力，確保一旦出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)漏洞或病毒攻擊，能第一時間進行相應的防御性工作，避免檔案數(shù)據(jù)信息泄露等安全事件發(fā)生。后期在使用中，及時對檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)進行升級，使檔案數(shù)據(jù)化管理體系更加完善、安全。

3.3 提升檔案數(shù)據(jù)化服務水平

應在做好檔案數(shù)據(jù)信息“收、管、存”的基礎(chǔ)上，重點做好檔案數(shù)據(jù)信息“用”的文章。一些單位開展檔案數(shù)據(jù)化管理只注重“存”，而忽視“用”，只有“用”好檔案數(shù)據(jù)信息，檔案數(shù)據(jù)化管理工作才有實際意義。應根據(jù)檔案信息利用者的需求和權(quán)限，提供相應的檔案服務，做到“應知可知”“應知盡知”，在一定的權(quán)限范圍內(nèi)為查詢者提供全面的數(shù)據(jù)信息，以幫助信息利用者進行智能信息整合和綜合分析。同時檔案數(shù)據(jù)化管理是借助計算機和多媒體為媒介，能為查詢者提供更為豐富、形象、生動、翔實的數(shù)據(jù)，提升利用成效。檔案數(shù)據(jù)化管理者應充分利用好數(shù)據(jù)信息優(yōu)勢，在保障檔案信息數(shù)據(jù)安全的前提下，建立開放的信息數(shù)據(jù)共享平臺，為檔案信息數(shù)據(jù)的開放利用提供更多便利。

3.4 優(yōu)化檔案管理人員配備

關(guān)注人才的成長和發(fā)展，為單位未來發(fā)展提供源源不斷的人才儲備，是一個單位發(fā)展的必要保障。檔案數(shù)據(jù)化管理，同樣需要人才隊伍建設(shè)的保障。檔案管理人員除了要不斷加強檔案專業(yè)技能知識的培訓和更新，還要掌握一定的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和信息化建設(shè)需要的基礎(chǔ)知識儲備。當然，有條件的單位可以引進高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才，建立一支復合型專業(yè)技術(shù)人才隊伍，配備相應的專業(yè)技術(shù)人才進行檔案信息化建設(shè)工作。應經(jīng)常開展相關(guān)專業(yè)技能培訓、學術(shù)交流活動，積極了解掌握當下最新的檔案數(shù)據(jù)化管理業(yè)務態(tài)勢、專業(yè)知識和技術(shù)，啟發(fā)和提升創(chuàng)新能力，形成良性的競爭互動，促進檔案數(shù)據(jù)化管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

4 推進檔案數(shù)據(jù)化管理的創(chuàng)新措施

4.1 創(chuàng)新檔案管理理念

在信息化時代，應不斷創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)化管理理念，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的發(fā)展奠定新的理念基礎(chǔ)。在日常檔案管理工作中應認真貫徹黨的新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局，深入推進檔案治理體系和檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，引導檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化及標準化方向發(fā)展。管理人員應以科學思想作指導，高度重視檔案數(shù)據(jù)化管理，充分認識檔案數(shù)據(jù)化管理對推進檔案管理工作現(xiàn)代化的意義。通過實踐創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等方式，全面提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作的質(zhì)量和效益。同時，管理人員應大膽創(chuàng)新，提高檔案管理工作的實效性和價值性，提供更好的檔案服務。

4.2 完善網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，優(yōu)化資源共享平臺

檔案數(shù)據(jù)化管理的最終目的，是搭建檔案信息資源共享平臺，為單位和公眾提供便捷的檔案信息服務。而檔案數(shù)據(jù)化管理離不開計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的保駕護航，只有完善的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，才能保障檔案信息管理系統(tǒng)及共享平臺的順利運行。因此，檔案管理部門及人員既要時刻關(guān)注檔案數(shù)據(jù)化管理的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)問題，又要與時俱進，積極學習、更新理論知識和技術(shù)，提升檔案數(shù)據(jù)化管理的能力。檔案數(shù)據(jù)化管理是為了提升檔案管理效率和服務能力。在提供日常檔案服務的過程中，檔案管理人員應經(jīng)常關(guān)注檔案利用者的需求，不斷優(yōu)化檔案資源信息共享平臺模塊，改進檔案業(yè)務管理流程、內(nèi)容等，為檔案信息利用者提供實時的智能綜合整合的檔案信息，使檔案信息數(shù)據(jù)更加全面、專業(yè)、豐富，更有針對性。

4.3 實現(xiàn)多樣化的檔案信息資源利用方式

高效科學利用檔案資源能夠為單位的可持續(xù)發(fā)展提供科學的理論支撐和依據(jù)。由于傳統(tǒng)的檔案利用方式單一，只能利用現(xiàn)有的單一的紙質(zhì)信息資源，不但效率低，而且獲得的信息資源有限，無法適應當今社會信息數(shù)據(jù)化需求。開展檔案數(shù)據(jù)化管理，使檔案信息資源變得豐富，形式多樣，不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息。因此，開展檔案數(shù)據(jù)化管理應充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對各種形式的檔案信息資源進行整合，為檔案利用者提供更加豐富、立體的檔案信息服務。應科學優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，有效滿足檔案利用需求，提升檔案服務水平。不斷優(yōu)化、改進檔案信息共享平臺機制，對檔案信息進行全面分析，準確提取檢索關(guān)鍵詞，對使用者的檔案使用記錄進行深入分析，為其提供更有針對性的檔案信息搜索結(jié)果，提升檔案檢索效率。充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)化管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，推動檔案信息資源共享。檔案利用者可根據(jù)自身權(quán)限和需求，實現(xiàn)對檔案信息的遠程查詢和調(diào)用，有效提升檔案資源利用效率。

綜上所述，開展檔案數(shù)據(jù)化管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求，可以滿足高要求高標準檔案服務的現(xiàn)實需求。大數(shù)據(jù)時代，應提高對檔案數(shù)據(jù)化管理工作重要性的認識，建立健全本部門、本單位的檔案數(shù)據(jù)化管理制度體系，加強對檔案數(shù)據(jù)化管理安全隱患的防范，加強對有關(guān)設(shè)備安全和信息技術(shù)安全的維護和管理，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供物質(zhì)、技術(shù)和安全保障。我們應通過多方努力，做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。