文/龍 艷

內(nèi)江市良種場建立于1952年，原屬內(nèi)江市農(nóng)業(yè)局管轄的副縣級事業(yè)單位，主要從事農(nóng)業(yè)良種的繁殖推廣。2015年職能改革后，內(nèi)江市良種場下放至市中區(qū)人民政府管理。近年來，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，國有農(nóng)場會計檔案管理的載體形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生變化。新修訂的《檔案法》 《會計檔案管理辦法》給予會計檔案管理以新的變化和要求，主要是完善會計檔案范圍及銷毀流程、管理要求，增加了電子檔案管理要求，相應地調(diào)整了國有農(nóng)場會計檔案移交時限及保管期限等。隨著國有農(nóng)場和網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，內(nèi)江市良種場檔案管理有了較大的發(fā)展，但會計檔案管理還存在一些不足。主要表現(xiàn)在國有農(nóng)場會計檔案管理人員思想重視程度不高、會計檔案管理機制不夠健全、基礎(chǔ)工作不夠扎實、信息化水平較低，需要采取有效措施，盡快加以解決。

1 國有農(nóng)場會計檔案管理存在的主要問題

1.1 思想重視不夠，管理不夠到位

國有農(nóng)場會計檔案真實、全面地反映了農(nóng)場的日常會計核算活動，也是農(nóng)場管理水平的重要體現(xiàn)，反映了單位財務管理的質(zhì)量和效果。但由于受資金、人員編制等因素的影響，國有農(nóng)場作為全額撥款事業(yè)單位，經(jīng)費主要來源于政府財政撥款，會計檔案管理專業(yè)人員不足。一些人員思想上重資金輕管理的現(xiàn)象依然不同程度存在，人力、物力、財力多投入日常生產(chǎn)經(jīng)營和管理中，對會計檔案管理重視不夠，會計檔案管理與財務工作未能有效銜接和統(tǒng)一，影響了會計檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.2 管理機制薄弱，制度不健全

從現(xiàn)有的財經(jīng)管理制度以及檔案管理機制來看，基本沒有關(guān)于國有農(nóng)場會計檔案管理的專門性制度和規(guī)范。相應的管理機制還主要立足于財務制度方面，國有農(nóng)場的成本控制、資金管理、經(jīng)費預決算等機制運行較為重視，也較為健全，但關(guān)于國有農(nóng)場會計檔案的立卷、歸檔、利用、借閱、查詢等，其管理制度尚不健全。近年來，隨著財經(jīng)規(guī)定越來越嚴，對會計檔案管理的要求越來越高，但相應的歸檔制度、立卷標準、查閱利用規(guī)定等具體執(zhí)行層面的機制還存在操作性不強、執(zhí)行不嚴等問題，直接影響了國有農(nóng)場會計檔案管理工作的正常開展。近年來，隨著國有農(nóng)場經(jīng)營方式、單位職能和管理模式的變化發(fā)展，會計檔案管理出現(xiàn)了新情況、新問題，如電子憑證的歸檔等。體制機制的不健全，也增加了財務及會計檔案管理的風險。

1.3 工作不夠規(guī)范，基礎(chǔ)不扎實

由于歷史原因、體制的變革，國有農(nóng)場會計檔案管理崗位人員配置較薄弱。如內(nèi)江市良種場從事會計檔案管理人員年齡偏大、專業(yè)知識薄弱，擁有會計核算及檔案管理兩個方面知識的復合型人才缺乏。會計檔案管理所需的軟件、硬件設(shè)施投入也滿足不了會計檔案管理的現(xiàn)實需要，會計核算資料無序、隨意堆放的現(xiàn)象依然不同程度存在。總賬、明細賬、會計報表等填寫不規(guī)范，案卷封面內(nèi)容填寫不規(guī)范，裝訂不整齊。此外，會計資料移交不及時，影響了會計檔案管理工作的正常開展。會計檔案管理經(jīng)費投入有限，基礎(chǔ)薄弱。

1.4 管理手段落后，信息化偏低

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)展，會計電算化、管理信息化正在深入發(fā)展。但從國有農(nóng)場會計檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍出現(xiàn)會計檔案電子化、數(shù)字化進展緩慢，整體信息化管理水平不高等問題，主要還是依賴于傳統(tǒng)人工手段管理會計檔案，無論是檔案信息錄入，還是檔案信息存儲和管理，紙質(zhì)檔案較多，人力成本高，利用效率低，且安全性較差，在后期的頻繁查詢利用過程中，極易造成紙質(zhì)會計檔案損毀。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會計檔案依然是較大的短板和弱項，會計檔案管理與財務工作之間的信息資源共享不暢，無紙化查閱的現(xiàn)實需要得不到有效滿足。

1.5 利用程度不高，作用不明顯

國有農(nóng)場普遍存在重會計檔案保管而忽視利用的問題，會計檔案長時間“沉睡”于檔案室中，使得國有農(nóng)場會計檔案在促進農(nóng)場經(jīng)營管理過程中的作用和效果沒有得到充分的彰顯。會計檔案中涵蓋了大量經(jīng)濟管理活動，重要的財經(jīng)信息，是財務管理的重要參考。農(nóng)場要發(fā)展、壯大，就需要以史為鑒，面向未來，更好地利用好會計檔案，在財務檔案中挖掘過往成功的管理經(jīng)驗。有時過于強調(diào)會計檔案管理的安全性、保密性，加之投入不足，信息化管理水平不高，使得會計檔案的總體利用水平不高，利用效率低，影響了會計檔案作用的發(fā)揮。

1.6 專業(yè)人員不足，素質(zhì)不夠高

財務檔案管理需要具備一定的財務專業(yè)知識，也要掌握深厚的檔案理論知識，無論是國有農(nóng)場會計檔案的立卷工作，還是歸檔和保管工作，乃至查閱、銷毀等都有著嚴格的規(guī)范標準和要求，需要遵守相應的規(guī)章和制度。但國有農(nóng)場會計檔案管理人員人員變動大，缺少專業(yè)的檔案管理知識，后期的業(yè)務培訓較少，業(yè)務知識儲備和實際操作能力都不能適應會計檔案管理工作的需要。由于國有農(nóng)場改制，一些較早時期的會計檔案丟失或信息不全，為日后會計檔案管理利用造成了隱患。此外，由于缺少高素質(zhì)、復合型會計檔案管理人才隊伍，會計檔案管理的規(guī)范性有待加強，檔案管理的質(zhì)量和效率有待提升。

2 完善國有農(nóng)場會計檔案管理的主要措施

財務檔案管理與科技檔案、文書檔案、人事檔案一樣，必須嚴格遵守檔案管理的規(guī)定和要求，適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，結(jié)合會計檔案管理的特點和規(guī)律，利用科學的、現(xiàn)代化管理手段。應根據(jù)《檔案法》 《保密法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)章制度和要求，進一步完善國有農(nóng)場會計檔案管理體制機制，管好用好會計檔案，切實發(fā)揮會計檔案在國有農(nóng)場生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的功能和作用。

2.1 提高思想認識，增強財務檔案管理意識

財務檔案管理對于國有農(nóng)場生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要性毋庸置疑。因此，從領(lǐng)導到普通檔案管理人員，都應提高思想認識，切實增強會計檔案管理意識。應認真學習《檔案法》 《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，以及財務方面的專業(yè)知識，充分認識會計檔案管理在國有農(nóng)場生產(chǎn)經(jīng)營管理中的重要性。會計檔案管理人員應自覺執(zhí)行會計檔案管理各項規(guī)章制度，將會計檔案管理的各項規(guī)定落實到具體行動上。應經(jīng)常性開展會計檔案管理工作的宣傳，將會計檔案管理工作納入工作重要議事日程，做到同部署、同落實、同檢查、同考核，給予會計檔案管理工作必要的人財物支持。

2.2 完善管理制度，健全會計檔案管理機制

沒有規(guī)矩不成方圓，制度是保障會計檔案規(guī)范管理的重要基礎(chǔ)，以及衡量管理行為是否符合要求的“尺子”。隨著《檔案法》 《會計檔案管理辦法》等陸續(xù)修訂，國有農(nóng)場應結(jié)合自身會計檔案管理的現(xiàn)實特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定符合本單位實際的會計檔案管理各項規(guī)章制度。如《電子會計檔案歸檔細則》 《電子會計文件歸檔與電子檔案管理細則》 《紙質(zhì)會計檔案數(shù)字化細則》 《會計檔案蟲霉防治細則》等。應確保制定的規(guī)章制度具有可操作性，并在日常的貫徹落實過程中，不斷地總結(jié)，查找制度的不足，根據(jù)國有農(nóng)場會計檔案管理的發(fā)展、變化，及時修訂、完善會計檔案管理制度，保證會計檔案管理制度與會計檔案管理要求一致。應將會計檔案規(guī)范管理納入國有農(nóng)場內(nèi)部質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)抓落實，增強制度的可執(zhí)行力。

2.3 推動規(guī)范管理，提升會計檔案管理水平

嚴密的制度是基礎(chǔ)，規(guī)范地落實和執(zhí)行是關(guān)鍵。制度規(guī)范人，人人遵守制度。首先，應緊密結(jié)合國有農(nóng)場會計檔案規(guī)范管理的特點和實際，嚴格按照會計檔案立卷、歸檔制度落實會計檔案的收集、整理、保管和查閱。檔案管理人員應帶頭落實各項規(guī)章制度，按照《會計檔案管理人員工作職責》要求，做好會計檔案管理和利用。入庫查詢和借閱，需要檔案借閱人員、檔案管理人員共同遵守《會計檔案室日常管理制度》。此外，檔案管理人員應嚴格按照“八防”的標準和要求，抓好檔案室建設(shè)和日常管理，確保會計檔案管理安全。其次，重點把好會計檔案出入庫規(guī)范管理。會計檔案出庫的，應嚴格落實相關(guān)的調(diào)閱手續(xù)，做好會計檔案的出入庫移交、登記工作。保管到期的，要對其進行鑒定，符合銷毀條件的，應嚴格按照銷毀程序，經(jīng)分管負責人簽批，履行登記、簽字手續(xù)，有序規(guī)范銷毀。在財務檔案調(diào)閱完畢后，應對其進行清點、核對、檢查，防止檔案發(fā)生遺失或損毀。如發(fā)現(xiàn)會計檔案遺失或損毀的，應及時采取措施挽回損失，并追究有關(guān)人員責任。

2.4 加大科技投入，夯實會計檔案管理基礎(chǔ)

無論是新修訂的《檔案法》，還是《會計檔案管理辦法》，都將電子檔案納入了重要管理范疇。其中《會計檔案管理辦法》還增設(shè)了電子會計檔案范圍、保管、移交、銷毀等方面的專門規(guī)定。因此，國有農(nóng)場應重視電子會計檔案的資金投入和利用。一方面，加強硬件建設(shè)和投入，加大計算機、大容量存儲設(shè)備、除濕器、防盜系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等硬件設(shè)施的采購配備力度，滿足電子會計檔案管理工作的實際需要。另一方面，積極引入會計檔案管理專門軟件，管好用好電子會計檔案。具體來說，一是建立符合國有農(nóng)場會計檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，提升會計檔案數(shù)據(jù)的利用效率，實現(xiàn)會計檔案在財務部門、檔案管理部門和其他部門之間的數(shù)據(jù)信息傳輸、查詢和共享。二是完善會計檔案信息管理輔助系統(tǒng)。注重對會計檔案信息的分析和處理，借助人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)，做好會計核算數(shù)據(jù)分析，提高會計檔案利用潛能。三是搭建完善的會計檔案管理應用系統(tǒng)平臺。將會計檔案收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)進行信息化處理，設(shè)置規(guī)范電子會計檔案管理制度和流程，強化系統(tǒng)平臺訪問權(quán)限管理，強化會計檔案信息網(wǎng)絡安全。

2.5 注重檔案利用，發(fā)揮會計檔案作用

檔案的價值在于利用。國有農(nóng)場會計檔案是其會計核算過程中形成的重要歷史資料，原始憑證、賬簿、財務報表等能夠較為全面、完整地展示各個時期國有農(nóng)場會計核算狀況。應加大會計檔案利用的力度，發(fā)揮會計檔案的現(xiàn)實應用價值。一方面，可利用年度會計數(shù)據(jù)，做好定期財務分析，總結(jié)財務管理方面的先進經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策提供重要依據(jù)。另一方面，注重利用信息技術(shù)手段，加大對會計檔案信息的挖掘、利用，例如，開展檔案編研等，為農(nóng)場的業(yè)務活動提供重要財經(jīng)信息。此外，在財務檔案利用過程中，應注意保密管理，防止發(fā)生失泄密事件，確保會計檔案安全。

2.6 加強業(yè)務培訓，提升會計檔案管理能力

國有農(nóng)場會計檔案管理最終需要高素質(zhì)的檔案管理人員去落實和執(zhí)行。檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)直接影響著管理的質(zhì)量和效率。一方面，應要求會計檔案管理人員掌握一定的財經(jīng)知識以及網(wǎng)絡信息技術(shù)。另一方面，還需要掌握檔案專業(yè)理論知識，尤其是會計檔案領(lǐng)域的最新業(yè)務標準和規(guī)范。為此，一要做好專業(yè)人才的引進。根據(jù)國有農(nóng)場會計檔案管理的現(xiàn)實需要，針對自身人員編制情況，適當向檔案崗位傾斜，加大檔案人才的引進力度，尤其是要引進具有檔案專業(yè)知識，掌握一定信息技術(shù)和財務知識的復合型人才。二要做好現(xiàn)有人才培訓。定期或不定期地開展業(yè)務知識培訓，加大財務知識、檔案知識、信息技術(shù)等培訓力度。通過請進來、走出去的方式，邀請會計檔案管理專家、學者授課，也可以組織業(yè)務骨干赴先進地區(qū)取經(jīng)，開闊眼界，增長才干。