張亞琪

人工智能技術(shù)現(xiàn)在被廣泛使用。記錄管理是對(duì)一個(gè)單位甚至一個(gè)地區(qū)的數(shù)據(jù)進(jìn)行必要管理和保存的重要形式和內(nèi)容。檔案的儲(chǔ)存和檢索可以根據(jù)不同檔案管理部門的要求而有所不同。無論是人事檔案的管理，還是城市和地區(qū)發(fā)展建設(shè)的檔案管理，都需要對(duì)文件和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)歸檔。因此，各單位應(yīng)在現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，繼續(xù)提高檔案管理效率，同時(shí)有效利用信息化條件，實(shí)現(xiàn)快速歸檔、建檔和查閱。為了滿足檔案管理實(shí)用高效的需求，改善單位結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)，適應(yīng)城市發(fā)展步伐的加快，可以在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)一步引入人工智能，使人工智能在檔案管理方面發(fā)揮更好的促進(jìn)作用。

人工智能應(yīng)用于檔案管理的必然性

模式變革

今天，人工智能正逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域。人工智能已經(jīng)在圖像識(shí)別、語音識(shí)別和文本處理等許多領(lǐng)域證明了其好處。改變信息服務(wù)模式是實(shí)現(xiàn)人工智能在檔案館應(yīng)用全面創(chuàng)新的關(guān)鍵。這個(gè)模型是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)和技術(shù)有直接影響。檔案員需要將真正的服務(wù)與檔案的需求聯(lián)系起來，而治理的創(chuàng)新應(yīng)著重于創(chuàng)新一種模式，以幫助提高治理的效率。管理模式將確保新系統(tǒng)、技術(shù)和概念的采用。隨著人工智能的出現(xiàn)，檔案信息服務(wù)不再局限于檔案員，而是能被更多人所使用，檔案管理部門需人工智能來簡化信息服務(wù)。

管理困境

隨著數(shù)字文件成為一種趨勢(shì)，電子文件的數(shù)量正在增加。由不同類型的檔案材料組成的資源總數(shù)正在迅速增長，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案資源的存儲(chǔ)規(guī)模已經(jīng)從原來的GB級(jí)別轉(zhuǎn)變?yōu)門B、PB級(jí)別。面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)量，檔案服務(wù)部門必須解決一些關(guān)鍵問題：如何有效地檢索他們所需要的內(nèi)容，并有效地管理檔案資源。人工智能技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù) "收集、管理和使用 "方式的現(xiàn)代化，使數(shù)字記錄的智能管理成為可能，并利用文本識(shí)別、圖像識(shí)別和自然語言處理等新技術(shù)對(duì)轉(zhuǎn)錄和內(nèi)容識(shí)別進(jìn)行整合。

檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值

控制管理出錯(cuò)

在檔案管理中合理的使用人工智能技術(shù)，可以大大減少檔案管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。在檔案管理工作的具體背景下，它可以使相關(guān)工作人員有效地控制檔案管理和借閱錯(cuò)誤，為任何選定的解決方法逐步擴(kuò)大搜索路徑，并智能地優(yōu)化它們以減少搜索時(shí)間。同時(shí)，一些工作人員可能不知道在關(guān)鍵詞搜索過程中需要哪些檔案文件，這時(shí)可以使用高級(jí)搜索技術(shù)，有效地?cái)U(kuò)展和重新定位額外的關(guān)鍵詞和檔案信息，使用戶在這個(gè)階段可以深入了解與關(guān)鍵詞密切相關(guān)的檔案文件內(nèi)容，而不必依靠手工作業(yè)來找到可以通過的檔案文本。

提升管理效率

在技術(shù)檔案、檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案等的信息生產(chǎn)過程中，數(shù)字化是一個(gè)非常重要的因素。數(shù)字化是信息化建設(shè)中一個(gè)非常重要的內(nèi)容，它需要高效的數(shù)字壓縮和數(shù)據(jù)庫的建立，使各種電子檔案系統(tǒng)和媒體文件能夠有效地結(jié)合起來，形成一個(gè)真正的檔案信息庫，并利用高速掃描有效地存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。然而，施工過程本身受到人為因素、技術(shù)工具和數(shù)字對(duì)象的影響，這反過來又會(huì)降低效率。通過人工智能技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)語音和圖像識(shí)別的提高，計(jì)算機(jī)可以發(fā)揮自我學(xué)習(xí)的作用，完成對(duì)圖像、語音、視頻等相關(guān)數(shù)據(jù)的科學(xué)識(shí)別和匹配，有效提高管理效率，促進(jìn)數(shù)字化文件管理。

強(qiáng)化信息共享

在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，社會(huì)互動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)化和檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的最新要求，并使用戶能夠更有效地搜索相關(guān)信息和文件。一般來說，不同的人有不同的搜索和分類檔案的習(xí)慣，用戶對(duì)檔案的分類沒有一個(gè)明確的概念。智能搜索技術(shù)可以考慮到檔案的相關(guān)性，并結(jié)合和索引關(guān)鍵詞，以提供更準(zhǔn)確的結(jié)果，排序更精確，更快速。此外，智能機(jī)器人的語言可以被調(diào)整以提供更準(zhǔn)確的結(jié)果。隨著智能機(jī)器人語言處理系統(tǒng)的發(fā)展，用戶可以直接用自然語言提出問題，而高級(jí)推理可以用來從數(shù)據(jù)庫中獲得答案。利用人工智能搜索信息，智能解鎖也能實(shí)現(xiàn)機(jī)器學(xué)習(xí)，通常由一個(gè)執(zhí)行系統(tǒng)、一個(gè)學(xué)習(xí)系統(tǒng)和一個(gè)環(huán)境組成。計(jì)算機(jī)可以直接從環(huán)境中檢索相關(guān)信息，并將其傳遞給學(xué)習(xí)系統(tǒng)。學(xué)習(xí)系統(tǒng)利用相關(guān)信息對(duì)執(zhí)行系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?，然后搜索現(xiàn)有的知識(shí)庫，并在搜索完成后向?qū)W習(xí)系統(tǒng)提供反饋。最后，學(xué)習(xí)系統(tǒng)學(xué)習(xí)用戶的要求，確定用戶對(duì)信息的格式和類型的偏好，并將存儲(chǔ)的信息傳送給用戶，實(shí)現(xiàn)歸檔信息的交換。

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

加強(qiáng)集成數(shù)據(jù)管理，提升檔案資源收集能力

檔案框架應(yīng)考慮將數(shù)據(jù)管理概念與檔案網(wǎng)站的運(yùn)作相結(jié)合，即如何使檔案機(jī)構(gòu)的資源在內(nèi)容和形式上適應(yīng)用戶的需要。換句話說，它建立在網(wǎng)站的智能之上，根據(jù)要使用的格式和內(nèi)容要求、用戶和訪問權(quán)限的定義等，對(duì)哪些文件可以通過檔案網(wǎng)站在線訪問以及如何在線使用這些文件制定詳細(xì)的規(guī)則。應(yīng)做出適當(dāng)?shù)囊?guī)定。根據(jù)大小和功能的不同，文件可以在視覺上顯示和使用。這種做法應(yīng)在歸檔網(wǎng)站的歸檔產(chǎn)品中注明。最后，人工智能可以用來收集不同用戶行為的真實(shí)數(shù)據(jù)，并提供文件的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)信息，從而為用戶提供一個(gè)透明的信息來源。增強(qiáng)文本挖掘能力。檔案研究需要對(duì)大量的材料進(jìn)行分類，在處理大量的歷史材料時(shí)，可能會(huì)耗費(fèi)時(shí)間和精力。智能代理是人工智能在數(shù)據(jù)挖掘方面的一個(gè)延伸。谷歌和百度都被稱為智能代理。谷歌和百度利用智能代理在互聯(lián)網(wǎng)的廣闊世界中聚合幾乎所有的人類知識(shí)。智能搜索使查找和使用記錄更加容易，并提高了效率。

網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)

借閱、檢索和歸還文件往往非常復(fù)雜，這些工作傳統(tǒng)上都是在紙上進(jìn)行，逐層審批，但也需要更嚴(yán)格的審批程序，特別是對(duì)某些摘錄和機(jī)密文件?，F(xiàn)代人工智能技術(shù)可以成功地用于創(chuàng)建與聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的溝通平臺(tái)，以簡化審批程序。通過辦公自動(dòng)化軟件和計(jì)算機(jī)的科學(xué)應(yīng)用，電子平臺(tái)可以直接用于審批任務(wù)。同時(shí)，可以在公司內(nèi)部發(fā)布的記錄可以通過一個(gè)共同的平臺(tái)直接顯示在公司的本地網(wǎng)絡(luò)上，內(nèi)部員工可以用自己的ID和賬戶直接訪問。并對(duì)其提出有效的要求。例如，在培訓(xùn)新人時(shí)，高等院校的發(fā)展歷史及其文化應(yīng)該非常清楚；此時(shí)，員工可以直接連接到他們的電腦，在本地網(wǎng)絡(luò)上搜索相關(guān)文件。通常這些檔案中沒有保密內(nèi)容，可以完全開放，員工在借閱和查閱檔案材料時(shí)不需要尋求批準(zhǔn)，這可以大大減少行政人員的工作量。這反過來又能導(dǎo)致行政簡化和權(quán)力下放，優(yōu)化工作流程。

分類和檢索人事檔案信息更加高效

人工智能技術(shù)在個(gè)人檔案管理中的應(yīng)用，是基于使用計(jì)算機(jī)將個(gè)人檔案中的數(shù)據(jù)和信息結(jié)合起來，通過將各種類型的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的分類，將其以文本或其他格式儲(chǔ)存于檔案系統(tǒng)中。用戶需要查找信息時(shí)，可借助人工智能技術(shù)對(duì)人事檔案資料中的相關(guān)或相似信息進(jìn)行全面詳細(xì)地搜索，同時(shí)可將這些信息進(jìn)行科學(xué)分類。

在對(duì)文本信息檢索和分類的過程中，人工智能技術(shù)的智能化得到了充分體現(xiàn)，除了能夠自動(dòng)分類和組織電腦中相關(guān)或相似信息，還可以根據(jù)管理員的命令，科學(xué)地對(duì)數(shù)據(jù)庫中的人事檔案記錄進(jìn)行分類。該技術(shù)的使用能夠極大地提高使用者對(duì)信息檢索和分類的效率，減輕他們的工作壓力并節(jié)省工作時(shí)間。

相較于傳統(tǒng)的人工式管理，人工智能技術(shù)應(yīng)用于信息數(shù)據(jù)的分類檢索等工作中能夠極大的提升審查的準(zhǔn)確性和有效性，在很短的時(shí)間內(nèi)將大量不需要的信息數(shù)據(jù)消除。人工智能技術(shù)應(yīng)用于部門人力資源信息管理時(shí)，具有很強(qiáng)的識(shí)別能力（包括語音識(shí)別、圖像識(shí)別、視頻識(shí)別等）。

人工智能助力檔案庫房智能化

AI為智能檔案存儲(chǔ)管理提供技術(shù)支持。根據(jù)檔案建筑的設(shè)計(jì)規(guī)則，檔案必須防止潮濕、水、太陽和紫外線輻射、灰塵、污染、有害生物、盜竊和火災(zāi)。利用新技術(shù)，開發(fā)中央控制系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、煙霧探測(cè)系統(tǒng)、漏水自動(dòng)探測(cè)和報(bào)警系統(tǒng)、檔案氣體專用火災(zāi)探測(cè)系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)，對(duì)檔案館藏品實(shí)施新形式的 "八大防范措施"。創(chuàng)建一個(gè)智能檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程操作和管理。檔案員難免會(huì)遇到這樣的情況：一個(gè)包或文件放在錯(cuò)誤的架子上，導(dǎo)致花費(fèi)大量的人力和物力去尋找它。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下，這個(gè)問題可以通過以下方式解決，即通過射頻識(shí)別（RFID）實(shí)現(xiàn)對(duì)記錄的智能識(shí)別、跟蹤和放置、跟蹤和管理，每件、每包記錄都會(huì)有一個(gè)獨(dú)特的標(biāo)識(shí)，通過掃描二維碼、條形碼可以獲取相應(yīng)的信息。

結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)不能與現(xiàn)代人工智能技術(shù)分開。人工智能以其自身優(yōu)越的便利性、交互性等突出特點(diǎn)，已經(jīng)并將繼續(xù)成為檔案管理業(yè)務(wù)的重要力量，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理任務(wù)，為單位的持續(xù)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。因此，不斷實(shí)現(xiàn)檔案的智能化檢索和自動(dòng)化管理，是今后檔案管理業(yè)務(wù)中應(yīng)長期優(yōu)化和發(fā)展的又一重要方向。

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)農(nóng)牧水利局）

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