林小瑩

摘 要：檔案管理在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中占有舉足輕重的地位，其管理水平的高低將直接關(guān)系到醫(yī)院的健康發(fā)展。在一些人的傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院只是一個(gè)治病救人、救死扶傷的組織，其它的管理工作并不是特別重要，因?yàn)橛^念上的落伍和根深蒂固的傳統(tǒng)思想影響，造成了對(duì)檔案管理的不重視，這直接影響了醫(yī)院的檔案工作與實(shí)際需要之間的協(xié)調(diào)。在社會(huì)高速發(fā)展的新時(shí)期，醫(yī)院的科研和教學(xué)工作都離不開(kāi)檔案材料的支持?；诖?，本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期下醫(yī)院檔案管理工作的深入剖析，探索新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)效性，從而提高醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化程度。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;醫(yī)院;檔案管理;規(guī)范化

檔案管理在醫(yī)院的管理中占有舉足輕重的地位，有效、規(guī)范、有序地進(jìn)行檔案管理，對(duì)醫(yī)療科研、醫(yī)療、教學(xué)等方面的工作都具有積極意義?，F(xiàn)代醫(yī)療器械的引入，極大地提高了醫(yī)院整體的醫(yī)療水平。然而，在醫(yī)院的檔案管理工作中，卻沒(méi)有給予足夠的重視，這就造成了醫(yī)院檔案管理工作落后于醫(yī)院發(fā)展的速度與進(jìn)程。相信“木桶理論”是大家都耳熟能詳?shù)?，但由于檔案管理的缺陷，導(dǎo)致醫(yī)院各方面水平發(fā)展緩慢。在新的時(shí)代背景下，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，加強(qiáng)檔案的科學(xué)化、自動(dòng)化、規(guī)范化的管理。

1.醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作的積極意義

醫(yī)院的檔案主要是記載醫(yī)院日常工作、治療過(guò)程、醫(yī)療科研成果等方面的信息，為醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)學(xué)研究和臨床治療提供了依據(jù)，為醫(yī)院的發(fā)展和提高提供了有力的支持。

（1）有利于醫(yī)院整體建設(shè)發(fā)展

醫(yī)院是一種以救治病人、救死扶傷為中心的綜合性單位。同時(shí)，醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，必須不斷加強(qiáng)醫(yī)院的硬件設(shè)施、加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)、軟能力、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)等。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為今后的發(fā)展規(guī)劃工作提供了科學(xué)、高效的參考。在醫(yī)院的檔案管理中，對(duì)檔案的規(guī)范化管理，能夠使各類資源得到有序的搜集、整理，并使其得到合理的保存，從而使檔案的管理水平得到進(jìn)一步的提升，從而使醫(yī)院的檔案工作得到更大的發(fā)展。

（2）有利于醫(yī)院開(kāi)展臨床治療

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)是一種綜合性的數(shù)據(jù)。它涉及到的問(wèn)題很多，包括各種臨床處理方法、療效等，為今后同類疾病的診治提供了有益的借鑒。對(duì)這一領(lǐng)域的醫(yī)療檔案進(jìn)行科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，能有效地提高醫(yī)院的整體治療水平。

（3）有利于保護(hù)檔案信息內(nèi)容安全

在檔案管理中，由于許多缺少規(guī)范的行為而導(dǎo)致檔案丟失，比如在存檔時(shí)沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行歸檔，因此很容易導(dǎo)致在使用過(guò)程中無(wú)法順利查找[1]。尤其是在信息化進(jìn)程中，檔案信息的管理已是大勢(shì)所趨，然而，在信息化進(jìn)程中，存在著嚴(yán)重的安全隱患，因此，要加強(qiáng)對(duì)各類安全問(wèn)題的預(yù)防，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的規(guī)范，以保障檔案信息的安全，防止某些不法行為的使用，從而保障檔案資料的完整性。

（4）有利于醫(yī)院開(kāi)展科研教學(xué)

醫(yī)院以醫(yī)療為中心，承擔(dān)著可持續(xù)發(fā)展的科研與教學(xué)工作。醫(yī)務(wù)工作者要想成為一名優(yōu)秀的醫(yī)師，首先要在臨床上進(jìn)行大量的實(shí)踐和學(xué)習(xí)。醫(yī)院擁有大量的客觀事實(shí)檔案，既能促進(jìn)科研與教學(xué)工作的發(fā)展，又能提高醫(yī)生的醫(yī)療質(zhì)量。

2.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（1）檔案管理觀念亟待轉(zhuǎn)變，責(zé)任意識(shí)有待增強(qiáng)

目前，醫(yī)院越來(lái)越重視醫(yī)療器械和技術(shù)的革新，并期望通過(guò)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)來(lái)提高醫(yī)療質(zhì)量。由于傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的關(guān)注不夠，導(dǎo)致了檔案資料的全面搜集和整理，難以保證其完整性和精確度。檔案管理理念和責(zé)任意識(shí)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，必須引起人們的重視。

（2）檔案管理制度隨意性大，影響檔案工作推進(jìn)

根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)情況，建立了相應(yīng)的檔案管理體系。從職業(yè)層面上講，這些文件管理體系雖然有一定的規(guī)律性，但是缺少完整性和全面性，職責(zé)劃分非常模糊，表現(xiàn)出很大的隨意性[2]。比如，有的醫(yī)院對(duì)檔案工作人員的職責(zé)有了明確的規(guī)定，但是，由于評(píng)價(jià)體系不夠健全，沒(méi)有建立起一套科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，如果檔案資料管理不到位，就很難做到負(fù)責(zé)到人。

（3）傳統(tǒng)檔案管理分散性強(qiáng)，不能適應(yīng)新時(shí)期要求

當(dāng)前，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，導(dǎo)致了醫(yī)學(xué)檔案工作的分散化，難以與新時(shí)期的醫(yī)院檔案工作相適應(yīng)。由于在傳統(tǒng)的檔案管理中，各種類型的文件都是以分散的方式進(jìn)行的，沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范和規(guī)范，導(dǎo)致了大量的資源浪費(fèi)，難以形成規(guī)范的管理。

（4）檔案管理人員素質(zhì)不高，制約檔案管理水平提升

在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，醫(yī)務(wù)工作者的發(fā)展是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，它需要更高的質(zhì)量和能力。與之相比，我國(guó)檔案管理人才培養(yǎng)還沒(méi)有引起足夠的重視。這就造成了檔案管理人員的職業(yè)技能訓(xùn)練不足、職業(yè)技能不高等問(wèn)題?？傊?，在衛(wèi)生工作中，檔案工作人員的整體素質(zhì)存在著較大的差距。此外，由于檔案管理工作中存在著人員構(gòu)成不合理，對(duì)檔案管理方面的知識(shí)和方法不夠熟悉，很難提高檔案管理工作的整體水平。

3.新時(shí)期提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的策略

（1）增強(qiáng)檔案管理觀念，提升認(rèn)識(shí)

提高對(duì)檔案工作的重視，促使其了解其對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義。要把檔案工作和醫(yī)療衛(wèi)生工作放在同等的位置，利用各種途徑，大力宣傳檔案工作的行業(yè)價(jià)值，從根本上提高醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)檔案工作的重視。檔案管理部門應(yīng)提高管理效能，充分利用檔案資源為醫(yī)院發(fā)展提供支撐，轉(zhuǎn)變管理層對(duì)檔案工作的不屑一顧。要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的價(jià)值宣傳，讓各單位的工作人員對(duì)檔案工作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，并給予他們最大的支持和合作。

（2） 構(gòu)建完善的檔案管理制度，強(qiáng)化管理規(guī)范性

檔案對(duì)自身的完整性、真實(shí)性要求都很高，因此，對(duì)檔案進(jìn)行管理也是一件非常認(rèn)真的工作。因此，必須要建立健全的檔案管理體系，使檔案工作真正走上正軌。從而降低了醫(yī)院檔案管理的隨意性，使其更好地進(jìn)行檔案管理。在醫(yī)院的檔案管理中，最大的限制在于其管理方式的滯后。因此，必須在系統(tǒng)和制度上進(jìn)行改革，引進(jìn)先進(jìn)、科學(xué)化的管理方式，并根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際情況，建立符合新醫(yī)改要求的檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性。各部門的檔案管理員要及時(shí)對(duì)日常的資料進(jìn)行整理，科學(xué)地設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立全面的檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的管理人員組建檔案監(jiān)督小組，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，要打破傳統(tǒng)的分散式檔案管理模式的桎梏，對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的收集、歸檔，加速實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案檔案，特別是設(shè)備檔案、病案等，要設(shè)立專門的檔案管理所，并由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，并定期向醫(yī)院檔案管理科遞交檔案。

（3）加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，有效提升醫(yī)院綜合服務(wù)水平。

新時(shí)期對(duì)衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的要求越來(lái)越高，管理的現(xiàn)代化也越來(lái)越突出。要想使檔案工作更加規(guī)范，必須重視檔案管理設(shè)施的更新和技術(shù)的完善，要有先進(jìn)的電腦管理軟件，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，主動(dòng)進(jìn)行更新和升級(jí)，使之能更好地服務(wù)于科研工作，這對(duì)促進(jìn)檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要[3]。隨著信息化進(jìn)程的加快，檔案資源的信息化建設(shè)已成為必然。為了滿足新形勢(shì)下的信息化需求，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展，把無(wú)紙化的管理思想融入到檔案的整體和安全性，避免丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn);利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極構(gòu)建科學(xué)與完善的檔案管理系統(tǒng)，為醫(yī)療及科研提供更加全面的資源，強(qiáng)化檔案信息的高度共享，全面提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與科研水平，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

（4）提升管理人員素養(yǎng)，為檔案管理提供智力支持

新的時(shí)期給醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)，高校檔案工作人員必須提高自己的素質(zhì)和能力。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其管理水平和專業(yè)素養(yǎng)得到全方位的提高。同時(shí)，要積極構(gòu)建科學(xué)全面的考核體系，定期開(kāi)展考核，并采取有針對(duì)性的獎(jiǎng)勵(lì)措施，全面提高工作人員的積極性、積極性和責(zé)任感，使他們能夠更好地投身到檔案工作中去。

（5）加強(qiáng)多種類型檔案的管理，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性

第一，加強(qiáng)對(duì)檔案文件的管理，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化、專業(yè)化的管理。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的需要，建立了一個(gè)檔案管理組織，確保了辦公場(chǎng)所、人員、設(shè)備的專業(yè)化和完整性。建立檔案管理所，其基本目標(biāo)是加強(qiáng)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理，并使之達(dá)到集中管理的目的。檔案管理部門可以為各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位提供更為完整的信息，提高管理人員的決策能力，提高醫(yī)院行政工作的效能。建立了檔案管理所，使醫(yī)院的檔案管理更加科學(xué)、專業(yè)，能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案歸檔和整理工作提出一些有價(jià)值的意見(jiàn)，使之能夠更加全面、高效地為醫(yī)院的工作提供更加全面、準(zhǔn)確的信息支撐。

第二，要提高醫(yī)院科學(xué)研究的質(zhì)量，必須提高科學(xué)研究的質(zhì)量。醫(yī)院的科學(xué)研究，對(duì)提高醫(yī)療技術(shù)和提高醫(yī)學(xué)水平起到了很大的促進(jìn)作用。因此，必須加強(qiáng)對(duì)科技文獻(xiàn)檔案的管理。首先，要確?？茖W(xué)文獻(xiàn)檔案的分類和整理工作的精細(xì)，加強(qiáng)文獻(xiàn)檔案的登記和編目工作。要做好相關(guān)的統(tǒng)計(jì)和處理，對(duì)絕密文件要分別進(jìn)行注冊(cè)和管理。其次，要注意科學(xué)文獻(xiàn)的合理利用。對(duì)科學(xué)文獻(xiàn)檔案的發(fā)展具有重要的意義和重要的意義?？蒲袡n案的存檔需要更好地為醫(yī)院、科研和社會(huì)服務(wù)，為醫(yī)學(xué)發(fā)展提供技術(shù)支撐。

第三，推進(jìn)醫(yī)院病案檔案資源的合理配置，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定運(yùn)作提供全面的數(shù)字化支撐。對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)療活動(dòng)是其最重要的行為。病人的病情和治療都要有完整的記錄，并且作為證據(jù)[4]。要搞好醫(yī)療記錄檔案的管理。首先，有必要分開(kāi)管理。病案檔案數(shù)量龐大，要建立專門化的病案資料，要符合檔案的規(guī)范和規(guī)范，做好防護(hù)，防止移作他用，確保特殊用途。其次，要完善醫(yī)療記錄的查詢與使用。病案信息的隱私性是其特點(diǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的進(jìn)出和記錄。最后，要使病案的歸檔和歸檔標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)病案的編號(hào)管理，建立一個(gè)全面、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（6）做好檔案電子化的安全存儲(chǔ)，為管理提供技術(shù)支撐

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，醫(yī)院的工作也越來(lái)越多。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使醫(yī)院的診療工作更加高效，為實(shí)現(xiàn)電子病歷管理在醫(yī)院的應(yīng)用提供了技術(shù)支持與協(xié)助。

在實(shí)行電子病歷檔案管理的過(guò)程中，必須注意：一是要做到及時(shí)、精確地保存。醫(yī)師的診斷和治療是一個(gè)動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的過(guò)程，我們要對(duì)整個(gè)治療過(guò)程進(jìn)行及時(shí)的電子記錄和保存。二是要做好電子文檔的備份和保存工作。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們的工作提供了便利，但也存在著一些危險(xiǎn)。利用電子設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，存在著數(shù)據(jù)丟失、損壞等問(wèn)題，而電子設(shè)備極易被入侵破壞，導(dǎo)致文件丟失，需要對(duì)其進(jìn)行備份和保存[5]。三是加強(qiáng)對(duì)電子文件的保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)極大地方便了人們的日常生活，提高了醫(yī)療服務(wù)的效率，但也存在著一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，特別是我們的病歷檔案，關(guān)系到患者的個(gè)人信息，一旦保存不好，很可能會(huì)導(dǎo)致個(gè)人信息的泄漏。

（7）做好紙質(zhì)檔案資料保存工作，加強(qiáng)規(guī)范化管理

紙質(zhì)文件檔案是實(shí)物材料，在信息化的時(shí)代，如何進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，也顯得尤為重要。特別是對(duì)醫(yī)學(xué)原始診斷記錄的應(yīng)用，對(duì)臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)和科研工作的指導(dǎo)意義重大。由于紙質(zhì)文件是原始材料，它的生成具有獨(dú)特、不可替代的特點(diǎn)，因此，它的出現(xiàn)對(duì)醫(yī)院開(kāi)展相關(guān)工作有很大的實(shí)際意義。從這一視角出發(fā)，醫(yī)院檔案管理部門要做好紙質(zhì)文件的保存，首先要對(duì)其進(jìn)行分類和分類。醫(yī)院里有很多智能化的科室，每個(gè)科室的工作性質(zhì)都不一樣。作為檔案管理單位，要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的歸類和歸類，并根據(jù)不同的職能，將其歸類。二是加強(qiáng)紙質(zhì)文件的管理。由于紙質(zhì)文件的保存有別于其它實(shí)體，所以要建立專門的部門和專門的人員，并設(shè)置專門的存放地點(diǎn)，保證文件的安全。三是要做好文件材料的保密工作。檔案信息的管理是以安全為中心的，檔案信息是醫(yī)院的工作和工作，而人事、醫(yī)學(xué)檔案則是個(gè)人的隱私，所以必須要有相應(yīng)的制度來(lái)保證這些信息的安全。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期，對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行改革，提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平是當(dāng)務(wù)之急。要根據(jù)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實(shí)，面對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)和存在的問(wèn)題，積極尋求發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作與新時(shí)期要求相適應(yīng)，提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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