王婉霞　孫琿

[摘 要]近年來，隨著自媒體和信息技術的高速發(fā)展，高等院校機構(gòu)的辦公工具和辦公模式受到新技術的強烈沖擊。高等院校在新時代應該順應時代發(fā)展，及時對行政工作人員的工作方式和管理模式進行改進。當前，在全國高校積極推進“雙一流”建設的背景下，高?？蒲泄ぷ髻|(zhì)量的重要性進一步凸顯。而明確科研秘書的管理層級定位，并進一步提升其管理水平是提高高?？蒲泄ぷ髻|(zhì)量的基礎和前提。為此，高等院校應及時對科研秘書等行政崗位人員進行適應新時代的新技術、新工具和新方法的學習培訓，使科研秘書盡快掌握新技術的使用，并熟練應用到工作中，這對提高高?？蒲泄芾硭綐O為重要。同時，科研秘書工作者也需要在更高的層面上提升自身的管理創(chuàng)新能力，將自身塑造成為具備高水平、高素質(zhì)的科研管理人才，進而為高校推進“雙一流”建設提供動力和保障。

[關鍵詞]“雙一流”;科研秘書;管理水平;管理層級

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2022）04-0230-03

教育部、財政部和國家發(fā)展改革委在2018年聯(lián)合印發(fā)《關于高等學校加快“雙一流”建設的指導意見》的通知，通知中明確提出要突出一流科研對一流大學建設的支撐作用。這就要求充分發(fā)揮高?；A研究的主力軍作用，實施高等學?；A研究“珠峰計劃”。另外，牽頭國家科技創(chuàng)新基地、國家重大科技基礎設施、哲學社會科學平臺等的建設，促進基礎研究和應用研究融通創(chuàng)新、全面發(fā)展、重點突破;加強協(xié)同創(chuàng)新，發(fā)揮高校、科研院所、企業(yè)等主體在人才、資本、市場、管理等方面的優(yōu)勢，加大技術創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化和技術轉(zhuǎn)移的力度，在科研方面需要投入更多的人員配備。隨著“放管服”政策的實施，學院科研秘書將在各學院及學校科研輔助方面起到重要的作用。

為了進一步提升高?？蒲忻貢芾韺蛹壎ㄎ慌c管理水平，高校二級學院需要緊密結(jié)合“雙一流”建設背景，通過科學的途徑進行實踐分析，進一步明確科研秘書的職責與定位，總結(jié)其職業(yè)發(fā)展存在的問題并提出相應的發(fā)展對策。科研秘書可通過行之有效的學習，提高對“雙一流”建設的認識，進而加強實踐研究水平，提高服務能力和水平。

一、高?？蒲忻貢穆氊熍c定位

（一）科研秘書的職責

科研秘書是指負責高校科研管理工作的相關人員，受學校科研處和學院的雙重領導，其具體職責一般包括：及時向?qū)W院和相關教師匯報相關的科研信息，幫助學院領導和教師掌握最新的科研動態(tài);協(xié)助相關科研分管領導組織教師申報科研項目，引導教師填寫各類科研材料，做好科研項目的立項、開題、中期檢查和結(jié)題等有關工作，并做好學院科研材料的管理、服務和落實執(zhí)行情況，對科研結(jié)果進行分析和統(tǒng)計，對電子檔案進行錄入和維護，建立完善的教師科研檔案，制作相應的電子檔案和紙質(zhì)檔案，保證檔案的規(guī)范，為教師參與職稱評定、年終考核、申報重點崗位、參與獎項評比等提供相應的科研數(shù)據(jù)，做好科研學術活動的計劃制訂、檔案的整理和歸檔等工作，在教師參與相關的國內(nèi)外學術會議時做好相應的登記工作，做好科研活動的日常維護工作;針對科研管理過程中存在的問題展開分析和記錄，并及時向科研分管領導進行匯報，進而協(xié)助領導提出行之有效的改善方案，使之更好地提升學院科研氛圍和改善學院科研環(huán)境，加速學院整體科研水平的提升。

（二）科研秘書的定位

隨著信息技術的快速發(fā)展，國家對高?？蒲泄ぷ鞯闹匾暢潭戎饾u提升。高?？蒲泄芾碇饾u由二級學院展開，學院在科研管理過程中面臨一系列的壓力，對于科研秘書工作的重視程度也逐漸提升?？蒲忻貢鴳鞔_自身的工作定位，意識到自身的助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用以及服務作用，同時，為了更好地建設“雙一流”高校，科研秘書應進一步提高對自身工作定位的分析能力。

科研秘書是聯(lián)系學院和學校科研工作與外界科研部門聯(lián)系、溝通的橋梁。學院科研秘書的工作主要是輔助和服務，并負責將學校科研處以及所在地市科技局的相關科研信息和通知及時傳達給學院教師及相關科研人員，并協(xié)助做好材料的審查與遞交。另外，科研秘書是學院科研分管領導的有力助手，應熟悉學院每一位教師的基本信息、所屬學科、研究方向、所承擔項目情況、發(fā)表論文及專利情況、所屬科研團隊以及正在申報的各種項目及獎項情況等，只有這樣，才能有效協(xié)助學院科研分管領導進行科研管理工作。學院科研秘書身為科研管理者，要積極幫助學院科研人員申請一系列橫向和縱向課題，并做好項目的監(jiān)管工作和申報材料的收集分析工作等，同時定期對學院的科研數(shù)據(jù)進行匯總、分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)學院科研人員的困難和需求，并協(xié)助其解決。學院科研秘書還需要針對二級學院科研工作的日常事務展開管理，包括相關科研任務的落實、檔案的清理和歸檔、學術交流活動的策劃管理等。

二、科研秘書職業(yè)發(fā)展存在的問題

（一）工作量大而復雜，管理難以精細化

隨著高校對科研工作重視程度的逐漸提升，科研秘書的工作量不斷增加，工作內(nèi)容逐漸復雜，其中包括了科研成果的收集、整理、錄入、歸檔，科研項目的申報、中期檢查、變更、結(jié)題工作，學術交流活動的審批、聯(lián)絡、接待、材料歸檔，以及對所涉及的相關經(jīng)費進行審核、報銷等工作。這使科研秘書不僅工作壓力較大，而且需要做好許多本職外的工作。

目前科研項目分類十分廣泛，主要分為國家科研項目、省級科研項目、廳級科研項目、學院科研項目以及企事業(yè)委托科研項目等，科研項目的類型不同，其科研內(nèi)容和管理內(nèi)容也存在一定的差別?？蒲许椖扛鶕?jù)經(jīng)費的來源可分為縱向科研項目和橫向科研項目。經(jīng)費來源不同，經(jīng)費的使用以及報銷也會不同，申報變更等方面也存在一定的差異，這就導致科研秘書工作的復雜程度逐漸加深，工作壓力日益。

（二）科研秘書崗位職員專業(yè)性不強

科研秘書崗位屬于行政管理崗，招聘時對人員的專業(yè)要求不高，一般只要求屬于所入職學院的相關專業(yè)，甚至不限專業(yè)。另外，由于科研秘書日常要完成一定數(shù)量的文字整理工作，很多理工學院也選擇招聘文科專業(yè)的人員來承擔科研秘書的工作，這部分科研秘書在實際工作中對所在學院的專業(yè)知之甚少，與專業(yè)教師的科研溝通存在一定的難度。此外，目前很多理工學院存在綜合學科或是交叉學科，科研秘書很難了解所在學院的所有專業(yè)及方向。因此，在專業(yè)性上受到很大限制，在輔助學院教師進行科研項目申報及組織學術報告等方面顯得尤為吃力，在學院各專業(yè)科研前沿形勢的預測方面也是困難重重，且使學院各項基本科研工作的開展存在不小的難度。

（三）主動性不夠，創(chuàng)新思路缺乏

科研秘書的日常工作內(nèi)容較多，事小且雜，每天逐一解答學院教師的各種科研問題，工作壓力較大。除了常規(guī)的科研工作，科研秘書還經(jīng)常遇到很多臨時性的管理工作任務，這部分工作繁雜且沒有規(guī)律，但往往又需要及時處理，占用了大量的工作時間，使得科研秘書很難有充足的時間針對自身的科研工作展開反思和總結(jié)。有些學院的科研秘書并不是全職，而是由辦公室管理人員或是專業(yè)教師兼職，他們除了科研工作還有其他工作，也沒有足夠的時間針對學院的科研工作展開創(chuàng)新思考，導致學院科研工作成效無法獲得實質(zhì)性的提升。

（四）考核激勵政策不足

科研秘書的待遇政策與專任教師相比差別較大，除基本工資以外，崗位工資參差不齊甚至沒有，績效工資偏低，不像專任教師有科研、教學及績效獎勵。針對科研秘書的考核一般只分為合格和不合格，只要不出現(xiàn)較大的工作失誤，年終考核基本都是合格。對科研秘書的工作能力和工作成績考核沒有較大的分層差異性，缺乏有效的考核激勵政策，這就使科研秘書在工作中缺乏積極上進的動力，不利于其創(chuàng)新高效地完成科研輔助和服務工作。

三、提高科研秘書的管理水平與工作效率的途徑

（一）構(gòu)建系統(tǒng)的培訓和指導體系

就目前而言，大多數(shù)的高?？蒲忻貢际谴T士研究生，隊伍的整體素質(zhì)獲得了一定的提升。但是由于科研管理工作有一定的專業(yè)性，有些科研秘書即使具備碩士研究生學歷，可本身所學專業(yè)與工作所在學院的專業(yè)不一致，也并不一定能完全勝任科研秘書這一工作。近年來，科研秘書崗位對專業(yè)性和管理能力都有較高的要求，因此，需要對入職后的科研秘書展開系統(tǒng)的學習和培訓?，F(xiàn)代的科學管理可以總結(jié)為：管理=協(xié)作化+專業(yè)化?？蒲忻貢鴯徫蛔鳛楣芾硇缘膷徫?，需要協(xié)同的工作方式。工作中科研信息的獲取和傳遞都離不開與科研機構(gòu)人員、學院教師的溝通與合作。科研秘書的大部分工作是具有服務性的輔助工作，需要幫助學院教師盡快了解最新科研政策及督促、提醒各項科研項目的進展，其服務質(zhì)量直接影響著高校院系科研業(yè)績的提升。因此，高校首先需要針對科研管理人員開展職業(yè)素質(zhì)培訓，通過幫助科研管理人員提升自身的職業(yè)素質(zhì)來提升科研人員的工作能力。除此之外，還需要針對科研秘書開展專業(yè)知識技能培訓。目前部分科研秘書對工作范圍內(nèi)的專業(yè)不通或者通而不專，這使其在對科研信息的理解、重要性分析等方面存在很大弊端。其次要通過幫助科研秘書加強自身對于專業(yè)技能的理解，明確崗位責任以及相關的工作注意事項，掌握相關的科研管理工作制度，進而更好地明確自身的職責。根據(jù)國家的相關政策和制度，明確學院科研人員的研究方向，提升其業(yè)務能力和管理水平。給二級學院科研秘書開設科研平臺賬號，加大其管理權限，這樣更有利于對學院科研情況的整理、分析和匯總。最后，學校要組織科研秘書進行不定期的進修和考察交流，通過有針對性地組織科研秘書進入其他優(yōu)秀的高校學習，掌握先進的管理思想和管理理念，學習先進的管理技能，提升利用大數(shù)據(jù)及分析大數(shù)據(jù)的能力，學會利用人工智能及學院科研大數(shù)據(jù)走向，總結(jié)以往科研工作的優(yōu)勢和劣勢，這對學院專業(yè)教師的招聘和已聘教師的發(fā)展方向有良好的導向作用。除此之外，高校為了有效地開展“雙一流”建設，還可以與其他高校開展交流活動，了解其他高校優(yōu)秀科研管理工作的方式方法，借鑒對方的經(jīng)驗，共同探討研究科研管理過程中存在的問題，從而不斷提升科研秘書的管理水平及能力。

（二）加強科研管理人員之間的溝通與交流

科研管理人員的溝通與交流對科研工作有積極的促進作用。目前科研管理人員的溝通模式主要為學?？蒲泄芾砣藛T向二級學院科研秘書傳達科研信息，再由學院科研秘書傳達給本學院的教師。二級學院科研秘書很少有機會與外界科研機構(gòu)交流，對當前科研形勢和未來發(fā)展趨勢很難有較好的預見性。高校應該加強科研管理人員之間的溝通交流，組織他們到校外科研機構(gòu)參觀學習，與外?？蒲刑幓蛐Ｍ饪蒲袡C構(gòu)交流溝通，了解科研形勢及交流科研管理經(jīng)驗。學?？蒲忻貢鴳獮槎墝W院科研秘書解讀適合學校發(fā)展規(guī)劃的科研政策，并多聽取二級學院科研秘書的需求、意見及建議。此外，二級學院科研秘書應多與學院教師溝通交流，了解學院教師的科研需求，幫助掌握科研發(fā)展動態(tài)。

（三）創(chuàng)新管理體制和機制

“雙一流”建設背景下，高校的管理機制需要不斷進行創(chuàng)新，要構(gòu)建規(guī)范的工作制度、工作程序和管理制度，遵循科研管理的規(guī)律進行相應的創(chuàng)新、聚集相應的要素，進而更好地開展科研管理工作，提升工作效率。就目前而言，部分高校還未建立完善的科研秘書管理制度，無法提升科研管理的效率。從實際分析，高校還沒有針對科研秘書建立合理、規(guī)范的管理機制，管理缺乏一定的持續(xù)性和統(tǒng)一性，發(fā)展理念不夠新穎。因此，高校應當完善科研秘書管理體系，在構(gòu)建統(tǒng)一的管理制度的同時給予各個院校一定的自主性，從而更好地將分散的管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)樵盒f(xié)調(diào)的“二位合一”的管理體系。學校人事部門應聘用全職科研秘書，取消兼職，創(chuàng)新管理體制和機制，建立科研秘書隊伍培訓、培養(yǎng)、晉升制度，建立良性循環(huán)的激勵機制，由學?？蒲刑幒蛯W院專業(yè)教師分別對科研秘書進行測評，對工作業(yè)績突出、有創(chuàng)新的科研秘書給予適當?shù)莫剟?，并在職稱評定方面給予適當傾斜，對工作中出現(xiàn)失誤的科研秘書要追責、問責，只有這樣才能既調(diào)動科研秘書的工作積極性，又對之進行有效管理。高校還要積極主動地進行創(chuàng)新性的科研模式探索，其中搭建“互聯(lián)網(wǎng)+科研服務”即為典型。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺將整個科研管理的全部流程進行整合，使其不受時間、空間的限制，達到最佳的使用效果。在有效的創(chuàng)新管理體制和機制過程中，要重視引入“雙一流”建設理念，以提高科研秘書的管理層級定位與管理水平。

四、結(jié)束語

“雙一流”建設背景下，高校加快了改革步伐，各學院也加大了各學科的科研力度，并圍繞國家重大研發(fā)課題和各地地方需求積極開展創(chuàng)新研究、進行校企合作，加大技術創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化和技術轉(zhuǎn)移力度。在此背景下，高校院系中科研秘書的工作將起著重要的作用。高校在研究高校科研秘書管理層級定位與管理工作過程中，要重視結(jié)合高校發(fā)展實際，科學地制訂更加完善的管理制度及專業(yè)提升方案，逐步提升院校科研秘書的管理能力及專業(yè)水平，從而有力地做好科研輔助工作，進一步迎合“雙一流”建設任務，以更好地提高科研秘書管理層級定位與管理效率。

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[責任編輯：劉鳳華]