黃小玫

科技檔案管理內(nèi)容包括在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)活動(dòng)中形成的各種文件資料，其資料形式目前逐漸多樣化發(fā)展，其中文件資料不僅包含文字材料、影片、錄像及音頻等多種形式，還包括圖紙及圖表等科技文件材料。而且隨著時(shí)代信息化發(fā)展，信息化數(shù)據(jù)在科技文件資料中所占比例也隨之增加。在此背景下，科技檔案管理面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，時(shí)代發(fā)展要求提高檔案管理工作效率，對(duì)日漸豐富的文件資料在管理方法上進(jìn)行相關(guān)性優(yōu)化。這期間，歷史遺留問(wèn)題將成為科技檔案管理優(yōu)化的重大阻礙，因此，需加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的關(guān)注，以最大限度發(fā)揮科技檔案管理對(duì)社會(huì)科技發(fā)展的價(jià)值。

科技檔案管理概述及其對(duì)科技管理的重要性

科技檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，主要包括以下三類：

（1）自然科學(xué)研究活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料；

（2）生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料；

（3）基本建設(shè)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。

根據(jù)科技檔案的管理內(nèi)容，可對(duì)其對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要性進(jìn)行逐一闡述，例如與自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)及基本建設(shè)等有關(guān)的活動(dòng)都會(huì)受到科技檔案管理水平的限制，如相關(guān)檔案管理不善會(huì)導(dǎo)致相關(guān)證據(jù)鏈條缺失，相應(yīng)地，充分發(fā)揮科技檔案管理價(jià)值則能為上述活動(dòng)的順利進(jìn)行提供有效支撐。這涉及決策者、執(zhí)行者及社會(huì)群眾三方利益。其中決策者可以通過(guò)查閱檔案資料做出符合科技發(fā)展需求的關(guān)鍵決定?；诖耍瑳Q策的執(zhí)行者可以提高研究效率及工作效率。而自然科學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)及基本建設(shè)最終的服務(wù)對(duì)象是社會(huì)群眾，在上述基礎(chǔ)上，各方面科技的快速發(fā)展可有效提升群眾的生活質(zhì)量。因此，科技檔案管理水平對(duì)科技發(fā)展及社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

科技檔案管理中存在的相關(guān)問(wèn)題

憑證文件與技術(shù)文件歸檔管理不完善

傳統(tǒng)科技檔案管理中存在重憑證文件收集、輕技術(shù)文件歸檔的問(wèn)題。這一問(wèn)題形成的原因在于相關(guān)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在一定的局限性，未對(duì)科技檔案應(yīng)用價(jià)值形成正確的認(rèn)識(shí)。同時(shí)受其他類型檔案管理理念的影響，在進(jìn)行科技檔案管理時(shí)更為注重檔案的憑證作用，而忽視了科技檔案的技術(shù)參考利用價(jià)值，繼而限制了科技檔案管理應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮。與此同時(shí)，在檔案資料收集及歸檔管理方面也存在相關(guān)問(wèn)題，在歸檔流程管理中存在監(jiān)管力度不夠的現(xiàn)象，導(dǎo)致出現(xiàn)原文檔丟失的情況。

檔案分類精細(xì)化管理不足

社會(huì)科技的發(fā)展在一定程度上增加了科技檔案管理的工作內(nèi)容，在檔案文件分類上缺乏精細(xì)化管理導(dǎo)致檔案查閱及檢索速度較慢。這一問(wèn)題產(chǎn)生的原因之一是檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不完善、不明確。檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)并不能明確定義該檔案文件的歸屬類型。由于對(duì)這類文件缺乏重視，在管理時(shí)會(huì)出現(xiàn)隨意歸類的情況。隨著這類文件增多，如果它們得不到有效管理，就會(huì)破壞原有的檔案分類。如需對(duì)該文件進(jìn)行調(diào)取，一方面需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，影響工作效率，另一方面還會(huì)擾亂檔案管理秩序。

資料收集與整理缺乏創(chuàng)新與規(guī)范化管理

首先要明確的是，創(chuàng)新與規(guī)范化管理并不矛盾。規(guī)范化管理的缺失會(huì)導(dǎo)致管理工作缺乏秩序，缺乏創(chuàng)新則會(huì)導(dǎo)致工作缺乏活力。隨著時(shí)代發(fā)展，科技檔案管理內(nèi)容愈加繁雜，需要加強(qiáng)對(duì)資料收集與整理的規(guī)范化管理，以確保相關(guān)工作有序進(jìn)行。同時(shí)，在信息化時(shí)代背景下，科技檔案管理工作需要有所創(chuàng)新，才能滿足科技發(fā)展對(duì)科技檔案的要求，而在創(chuàng)新過(guò)程中也需要確立一個(gè)明確的、規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)下，科技檔案管理面臨的困境之一是難以平衡創(chuàng)新發(fā)展與規(guī)范化管理之間的關(guān)系，使得管理工作處于相對(duì)無(wú)序的狀態(tài)。例如，在科研項(xiàng)目組資料收集上，如果不明確各工作人員的職責(zé)，不注重相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定的建立與實(shí)施，而只是通過(guò)放寬制度對(duì)人員的約束激發(fā)人員創(chuàng)新思維，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)人員工作態(tài)度消極導(dǎo)致資料收集不齊全的問(wèn)題；如果明確各工作人員職責(zé)，嚴(yán)守制度，讓員工各司其職，又會(huì)造成靈活度降低的問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)凝聚力或許會(huì)受到影響。

對(duì)科技檔案的價(jià)值認(rèn)知不夠全面

就現(xiàn)狀而言，科技檔案管理目前以保管為主，其利用率相對(duì)較低。這是由于長(zhǎng)期以來(lái)相關(guān)人員對(duì)檔案形成了固有形象，導(dǎo)致科技檔案價(jià)值并未得到應(yīng)有的肯定。長(zhǎng)期以來(lái)，科技檔案管理部門都被當(dāng)作類似存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)的存在，缺乏對(duì)科技檔案的開發(fā)與利用，在編纂檔案時(shí)出發(fā)點(diǎn)存在偏差，導(dǎo)致無(wú)效資料占比較高，繼而降低了檔案資料本身的價(jià)值。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，相關(guān)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性增強(qiáng)，并未意識(shí)到科技檔案的應(yīng)用價(jià)值。

時(shí)代發(fā)展對(duì)科技檔案管理提出的要求

高效性

時(shí)代與科技共同發(fā)展，科技檔案資料內(nèi)容也愈發(fā)豐富，而隨著教育水平的提升與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)對(duì)自然科技、生產(chǎn)技術(shù)及基本建設(shè)也愈發(fā)重視，“科技是第一生產(chǎn)力”的發(fā)展理念日漸深入人心。與此相應(yīng)，我國(guó)在這一方面的投入也有所增加。面對(duì)與日俱增的工作量，相關(guān)人員必須提高科技檔案管理工作效率。

信息化

信息化是當(dāng)下時(shí)代最明顯的特征，信息化科技在社會(huì)各領(lǐng)域中具有重要應(yīng)用?？萍紮n案管理作為社會(huì)發(fā)展的一部分，需齊頭并進(jìn)。需要明確的是，科技檔案管理并非獨(dú)立存在，其工作的開展需要相關(guān)部門及工作人員的配合，同時(shí)，相關(guān)部門管理水平的提升也會(huì)對(duì)檔案科技管理提出新的要求。其間，必須將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等充分應(yīng)用到科技檔案信息資源的形成、整理、保存及管理當(dāng)中，同時(shí)，也要充分重視信息化技術(shù)在資源開發(fā)利用中的應(yīng)用，以使科技檔案管理價(jià)值得到應(yīng)有的認(rèn)可。

科技檔案管理水平的影響因素

人力資源

人力資源是科技檔案管理水平提升的關(guān)鍵因素。一方面，人力資源是管理制度的執(zhí)行者，也是管理制度的制定者，其綜合素質(zhì)水平自然會(huì)影響相關(guān)管理制度的實(shí)施與完善。另一方面，人力資源調(diào)配是構(gòu)建良好工作氛圍的關(guān)鍵，如果對(duì)人力資源管理不當(dāng)，就會(huì)限制人才價(jià)值的發(fā)揮，繼而導(dǎo)致科技檔案管理水平與社會(huì)脫節(jié)?？萍紮n案管理專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，因此人員調(diào)配需考慮其專業(yè)素質(zhì)是否能滿足管理需求，此外還需考慮其道德素質(zhì)，因?yàn)榧婢邔I(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)的人才的缺失也是制約科技檔案管理水平提升的重要原因。從現(xiàn)狀來(lái)看，科技檔案管理在人力資源管理方面還存在較大不足，人力資源緊缺問(wèn)題較為突出，專業(yè)性人才較為缺乏，并且在人才培養(yǎng)方面重視程度不足。當(dāng)下，科技日新月異，檔案管理軟件也隨之發(fā)展，這便對(duì)人才培養(yǎng)提出了新的要求。只有重視人才培養(yǎng)，才能確保更好地開展科技檔案管理工作。A1001067-8B10-4B31-A128-573DAC0016FB

管理制度

管理制度是確?？萍紮n案管理工作有序進(jìn)行的關(guān)鍵，也是提升科技檔案管理水平的關(guān)鍵。完善的管理制度是避免檔案缺失、優(yōu)化歸檔流程、創(chuàng)新資料收集方法的重要支撐。只有不斷優(yōu)化管理制度，才能讓相關(guān)流程的開展有據(jù)可依。在檔案分類管理中，如果不加強(qiáng)對(duì)分界模糊檔案資料的管理，就可能導(dǎo)致這類檔案文件丟失。例如，在水利科技檔案管理中，各項(xiàng)圖紙編制、更改規(guī)定都需明確化才能確保整編規(guī)范。同時(shí)，檔案管理還涉及保密制度，所以應(yīng)對(duì)相關(guān)機(jī)密檔案的調(diào)取權(quán)加以規(guī)范。

管理理念

管理理念在某種程度上決定了科技檔案管理的應(yīng)用方向。管理理念代表著管理人員對(duì)科技檔案的價(jià)值認(rèn)知，上文中提到的重憑證收集與資料保管、輕技術(shù)文件歸檔與利用，便是因?yàn)橄嚓P(guān)管理人員對(duì)科技檔案的價(jià)值認(rèn)知不到位，才將科技檔案管理方向引向保管方向。

投資力度

任何一項(xiàng)工作的開展都離不開資金的支持?？萍紮n案管理工作質(zhì)量的提升離不開對(duì)相關(guān)人員的培養(yǎng)、設(shè)施完善以及引進(jìn)技術(shù)，這其中的每項(xiàng)環(huán)節(jié)都需要一定的資金。由此，對(duì)科技檔案管理的投資從某一角度而言決定了科技檔案管理的發(fā)展高度。其一，投資力度會(huì)對(duì)管理人員的自我價(jià)值認(rèn)知產(chǎn)生影響，繼而影響管理人員對(duì)自身工作重要性的認(rèn)知。其二，投資力度會(huì)影響相關(guān)部門對(duì)科技檔案管理的價(jià)值認(rèn)知。不可否認(rèn)，一項(xiàng)工作的經(jīng)濟(jì)價(jià)值是該工作價(jià)值評(píng)估的關(guān)鍵所在。

科技檔案管理對(duì)策

加強(qiáng)信息化管理，引入二維碼技術(shù)

二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的應(yīng)用研究尚處于起步階段。一方面，相關(guān)配套技術(shù)還有待完善；另一方面，二維碼技術(shù)在科技檔案中的應(yīng)用范圍還有待深入分析。期間，二維碼技術(shù)在科技檔案管理中最為直觀的應(yīng)用便是對(duì)檔案的存儲(chǔ)與讀取。目前，二維碼技術(shù)主要應(yīng)用于電子檔案管理。在此過(guò)程中，首先要考慮存取格式，由于二維碼在生成后便無(wú)法進(jìn)行修改，其間可將檔案存取格式轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)期存取格式，以避免非長(zhǎng)期存儲(chǔ)格式造成的信息流失。其次，要考慮檔案信息的安全性及信息共享可行性。由于我國(guó)目前的檔案管理系統(tǒng)相對(duì)而言較為復(fù)雜，再加上科技檔案本身的特殊性，在二維碼技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中需要制定一套規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)體系并完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)，以此來(lái)加強(qiáng)信息化管理。

加強(qiáng)現(xiàn)代化人才培養(yǎng)

隨著信息科技的發(fā)展，現(xiàn)代化人才是各項(xiàng)部門的緊缺資源?？萍紮n案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展同樣需要相關(guān)人才的支持。關(guān)于現(xiàn)代化人才培養(yǎng)，其一要進(jìn)行內(nèi)部培養(yǎng)，首先對(duì)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，定期開展信息化科技檔案管理知識(shí)講座，并進(jìn)行定期考核。其次，要引進(jìn)新力量，為團(tuán)隊(duì)注入新氣息，以提高工作積極性，期間要注重對(duì)新生力量各方面素質(zhì)的考核，在進(jìn)行規(guī)范化管理的同時(shí)，注重團(tuán)隊(duì)交流，以不斷優(yōu)化工作方法。最后，要注重對(duì)科技檔案管理的社會(huì)宣傳，吸引社會(huì)中優(yōu)秀的現(xiàn)代化人才，以全面優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。其二，要優(yōu)化人力資源管理制度，注重對(duì)人才潛在價(jià)值的開發(fā)與利用，期間可加強(qiáng)各單位之間的溝通，以培養(yǎng)人員創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)還要注重培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，使其充分認(rèn)識(shí)到自身的價(jià)值，并為科研生產(chǎn)提供更好的服務(wù)。

加強(qiáng)材料歸檔管理

歸檔是科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的過(guò)程，包括文件材料審查、文件材料檢定、文件材料整理、文件材料加工。期間要確保文件能及時(shí)歸檔，并致力于提升檔案內(nèi)在質(zhì)量。這就需要檔案人員對(duì)工程進(jìn)度有一定的了解，對(duì)文件材料的形成日期及文件名稱等相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理。同時(shí)，要制定好文件規(guī)定要求，并在歸檔時(shí)認(rèn)真檢查相關(guān)數(shù)據(jù)及常出問(wèn)題的地方，如批準(zhǔn)人簽字等細(xì)節(jié)問(wèn)題，確?？萍紮n案內(nèi)所記錄的科技活動(dòng)的真實(shí)性與完整性。同時(shí)，在對(duì)材料進(jìn)行歸檔時(shí)，要注意記錄的規(guī)范性，避免出現(xiàn)歸檔文件數(shù)據(jù)前后不一的情況出現(xiàn)。

加強(qiáng)科技檔案保密及集成管理

檔案人員需充分認(rèn)識(shí)到科技檔案保密對(duì)國(guó)家安全的重要性，不斷強(qiáng)化自身保密意識(shí)，培養(yǎng)自身全局意識(shí)，加強(qiáng)層層監(jiān)督，確保檔案原文件的安全。在檔案保管、借閱、歸還及利用過(guò)程中需做到有條不紊，并做好相關(guān)權(quán)限管理，避免重要文件泄露。同時(shí)，在進(jìn)行編纂時(shí)還要注意對(duì)材料的集成管理，做到邊形成邊歸檔，并樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意識(shí)，在二次整理綜合時(shí)使得檔案資源信息從零散數(shù)據(jù)成為完整的具有邏輯的檔案資料。

創(chuàng)新檔案資料收集方法，充分發(fā)揮科技檔案價(jià)值

在收集檔案資料時(shí)，要化被動(dòng)為主動(dòng)，養(yǎng)成隨時(shí)收集的習(xí)慣；在工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)收集資料以完善材料信息；要加強(qiáng)對(duì)歸檔復(fù)印件的管理，可暫時(shí)收集可供利用的復(fù)印件進(jìn)行歸檔，待收集到原件后再進(jìn)行替換，以確保檔案資料的完整性及可利用價(jià)值。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案編研工作，以滿足各類人員對(duì)檔案編研成果的應(yīng)用需求。

科技檔案管理對(duì)科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步等都具有重要意義。因此，需充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理中存在的文件歸檔管理制度不完善、資料收集與整理缺乏創(chuàng)新與規(guī)范化等系列問(wèn)題，同時(shí)針對(duì)時(shí)代對(duì)科技檔案管理提出的要求，以及人員、資金支持、管理制度與理念對(duì)科技檔案管理的制約采取相應(yīng)措施。在人員上需注重專業(yè)性及道德素質(zhì)培養(yǎng)，在制度上要結(jié)合國(guó)家相關(guān)要求及科技檔案應(yīng)用方向加強(qiáng)信息化技術(shù)融入，并做好相關(guān)保密措施。在資料收集與歸檔上，要具備全局意識(shí)，注重材料集成管理，明確歸檔流程，以全面提升科技檔案管理水平。

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