文/中化化肥有限公司 杜轉(zhuǎn)珍

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，許多企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)行了一系列的重組合并工作。檔案管理工作作為企業(yè)運(yùn)營的重要組成部分，需要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新需求，跟隨企業(yè)發(fā)展步伐，確保適應(yīng)新的工作需要?；诖?，企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)展需要，加強(qiáng)對檔案管理工作全新模式的探索和創(chuàng)新，滿足企業(yè)并購重組時(shí)期的發(fā)展需要。

一、企業(yè)并購重組時(shí)期檔案管理的目的及意義

企業(yè)進(jìn)行并購重組的目的是為了建立符合現(xiàn)代化市場需求和企業(yè)國際化發(fā)展的運(yùn)營制度，運(yùn)營制度的改革是其中的關(guān)鍵內(nèi)容。企業(yè)在并購重組時(shí)，最為直觀的表現(xiàn)在于企業(yè)機(jī)構(gòu)和資產(chǎn)的劃分，而運(yùn)營制度的改革問題為企業(yè)的軟重組。當(dāng)企業(yè)的機(jī)構(gòu)和資產(chǎn)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)劃分后，才真正開始進(jìn)行并購重組工作。企業(yè)想要順利進(jìn)行并購重組，并在重組中取得最大的成效，需要制定具有高標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展戰(zhàn)略，完善管理和組織制度，確保合理運(yùn)用優(yōu)秀人才，以此強(qiáng)化企業(yè)的創(chuàng)新開發(fā)能力。對于企業(yè)來說，完整健全的檔案尤為重要，不僅真實(shí)記載了企業(yè)的歷史進(jìn)程，也是企業(yè)科學(xué)而持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)。由此可見，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)并購重組時(shí)期的重要環(huán)節(jié)，時(shí)刻記錄著企業(yè)并購重組前后的經(jīng)營管理模式和生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)等內(nèi)容，有著重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。

如上，企業(yè)在進(jìn)行并購重組時(shí)期如果面臨檔案管理問題，會(huì)對企業(yè)的并購重組工作帶來一定的阻礙和不利影響。因此，檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價(jià)值需要被充分重視，并采用科學(xué)有效的管理措施對檔案進(jìn)行規(guī)范管理，避免原始檔案的流失損毀。

二、并購重組時(shí)期檔案面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理工作失控。企業(yè)在進(jìn)行并購重組前，將要重組的企業(yè)發(fā)展的路徑如果各不相同，那么具體的整合工作只要開始起步，整合的過程注定是艱巨而復(fù)雜的，而檔案在其中所起的作用是無可替代的，從股權(quán)到產(chǎn)權(quán)，從財(cái)務(wù)到人事，沒有檔案的強(qiáng)大支持注定寸步難行。但是企業(yè)并購重組中，對于被并購方企業(yè)，特別是進(jìn)行并購程序階段，內(nèi)部員工在心態(tài)上會(huì)有大的波動(dòng)和影響，極易造成管理方面的混亂，很有必要采取預(yù)防措施對檔案進(jìn)行有效控制。如果重組時(shí)期存在員工狀態(tài)不穩(wěn)定的狀況，一些日常性工作因疏于管理而不能按常規(guī)方式處理，極易導(dǎo)致重要的、具有歸檔價(jià)值的文件資料形成后無法實(shí)施收集歸檔閉環(huán)，造成大量具有存檔價(jià)值的重要資料沒有被合理存放而丟失或遺棄，也有可能被涂改調(diào)換等，直接導(dǎo)致重要工作資料無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案資料的完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。對于企業(yè)來說，檔案資料的丟失是重大損失，一定程度上阻礙了企業(yè)的日常運(yùn)作和長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）并購前期檔案調(diào)取困難。在企業(yè)并購重組過程中，為使公司商業(yè)秘密不外泄，雙方會(huì)訂立必要的一定時(shí)期的保密協(xié)議。項(xiàng)目參與人員需要在做好保密工作的前提下，盡快完成相關(guān)檔案的調(diào)取工作。由于企業(yè)的地域性、行業(yè)性、企業(yè)規(guī)模等存在的差異等因素，檔案管理規(guī)模及水平也存在很大差異，部分單位歷史檔案保存較完整，但有部分歷史檔案因時(shí)間久遠(yuǎn)、人員變動(dòng)、下屬單位無條線直接對接人員等原因?qū)е聶n案查找困難，為了推進(jìn)企業(yè)整合的進(jìn)度，必須及時(shí)查找相關(guān)聯(lián)的其他形式的證明性檔案作為補(bǔ)充材料。重組工作可能會(huì)涉及投資部、法律部、財(cái)務(wù)部、人力部等部門，查檔范圍有可能涉及幾百家下屬分支機(jī)構(gòu)及各參控股公司?？紤]重組前期保密管理要求及知悉人員范圍的局限性，如想及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)檔案有一定的困難。涉及直線調(diào)取公司歷史檔案，包括公司基礎(chǔ)資料、股權(quán)資料及公司財(cái)務(wù)資料等，在檔案時(shí)間跨度久遠(yuǎn)，范圍涉及廣，難度增加的現(xiàn)實(shí)條件下，需要大量的重組所必查的各類檔案資料，包括但不限于以下檔案：自公司設(shè)立以來的全部工商登記注冊（包括變更）檔案、公司稅務(wù)登記材料、公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、公司歷史沿革過程發(fā)生的重大變化檔案、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告、公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則及董監(jiān)事人員任免檔案、重組所涉及的所有全部合同及協(xié)議檔案、相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表（含審計(jì)報(bào)告及財(cái)務(wù)報(bào)告）、重大訴訟或仲裁等。在整體的調(diào)檔過程中，如有檔案部門參與并積極配合，能為企業(yè)重組的順利開展發(fā)揮很大作用。

（三）難以短時(shí)間實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。按照檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，需要進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。但是企業(yè)并購重組后一些因素可能導(dǎo)致檔案在短時(shí)間無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。一是企業(yè)并購重組前，各企業(yè)的管理模式、人員水平、組織架構(gòu)等方面存在一定差異性；二是企業(yè)在并購重組后，企業(yè)員工進(jìn)行了重新劃分，原本的組織架構(gòu)被重新規(guī)劃，原檔案管理人員由于企業(yè)的重組發(fā)生了崗位變動(dòng)，導(dǎo)致原企業(yè)經(jīng)過多年實(shí)踐探索研究出的檔案網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)隨之解體，管理方面存在分散性；三是企業(yè)并購重組通常將兩個(gè)或多個(gè)具有相近類型和規(guī)模的企業(yè)進(jìn)行組建，由于每個(gè)企業(yè)檔案建立的時(shí)間或管理方式存在差異，在企業(yè)并購重組后，不同企業(yè)的檔案在排序、類目、檔號等方面完全不同，管理手段方面也存在較大差異，以上都會(huì)直接或間接影響企業(yè)并購后檔案的統(tǒng)一管理。不僅如此，重組后的企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，由于各企業(yè)在檔案管理制度方面沒有及時(shí)統(tǒng)一，阻礙了企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

三、企業(yè)并購重組時(shí)期檔案工作的對策

（一）強(qiáng)化檔案工作意識。在企業(yè)日常管理活動(dòng)中，應(yīng)將檔案管理作為開展一切工作的前提條件。對于企業(yè)來說，檔案的收集是最為基礎(chǔ)也是最為重要的工作內(nèi)容，依賴于各部門之間的積極配合和員工的支持。因此，可以通過定期開展相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)全員檔案管理意識，最大化發(fā)揮全員力量，形成檔案部門和業(yè)務(wù)部門良好互動(dòng)的氛圍，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的全周期管理。如果企業(yè)面臨并購重組，對檔案的價(jià)值要給予足夠重視，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍和重視檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)非常關(guān)鍵，要選派經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員加入檔案組，提振檔案人員的工作信心，以此更好地平穩(wěn)過渡并購時(shí)期可能遇到的失控階段。在實(shí)施并購重組后，要及時(shí)深入調(diào)研對方單位，以協(xié)作組形式增進(jìn)溝通交流，以找出適合檔案統(tǒng)一管理的制度性建設(shè)意見，以定向指導(dǎo)幫扶方式，整體提升并購后企業(yè)檔案管理水平。

（二）提前介入并購項(xiàng)目?？紤]到并購企業(yè)檔案工作的特殊性，以及并購工作涉及企業(yè)諸多方面，不確定因素較多的特點(diǎn)，要爭取各方面的支持，確保檔案工作各環(huán)節(jié)不脫節(jié)。檔案主管部門要主動(dòng)向并購項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)和說明并購期檔案工作的重要性，積極取得主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，爭取安排檔案人員參與并購項(xiàng)目工作。在盡職調(diào)查、方案制定等環(huán)節(jié)要積極參與，以便跟蹤并購工作進(jìn)程，方便及時(shí)調(diào)閱，提供并購所需的相關(guān)資料及收集并購期間形成的相關(guān)檔案資料，保證并購檔案的完整性，直到與主體企業(yè)檔案工作接軌后轉(zhuǎn)入正常管理。在全程參與的過程中，也實(shí)現(xiàn)了主動(dòng)服務(wù)的重要作用。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。企業(yè)需要根據(jù)并購重組的新形勢，針對檔案管理工作制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)，保障檔案管理工作在新目標(biāo)的指引下有序進(jìn)行。首先，加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)。制度的確定是程序化進(jìn)程的前提，通過科學(xué)、規(guī)范的管理環(huán)節(jié)來運(yùn)行，是企業(yè)并購重組后能夠?qū)n案進(jìn)行合理管理的關(guān)鍵點(diǎn)。檔案制度要完善各單位領(lǐng)導(dǎo)及員工責(zé)任制，將檔案管理工作落實(shí)到部門或個(gè)人，在各部門績效考核中加入檔案評分占比。員工崗位變動(dòng)要有檔案部門簽字確認(rèn)，防止檔案出現(xiàn)遺失、損壞等情況，找不到對應(yīng)的負(fù)責(zé)人。通過統(tǒng)一制度強(qiáng)化員工檔案管理意識，并設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，讓員工認(rèn)識到檔案資料的重要性。其次，為了方便制度更好地實(shí)施，可以嘗試重點(diǎn)單位先實(shí)施，并以協(xié)作組的方式討論提出建設(shè)性意見來優(yōu)化和完善制度，輔助檔案制度更好落地及帶動(dòng)各企業(yè)檔案管理水平整體提升。

四、結(jié)論

綜上所述，將檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地管理，是企業(yè)經(jīng)營管理的重點(diǎn)內(nèi)容之一?；跈n案全生命周期管理的優(yōu)勢，從文件到檔案的各環(huán)節(jié)控制，保障企業(yè)檔案的完整性、規(guī)范性和齊全性。特別是涉及重要并購項(xiàng)目，檔案人員提前介入、事中控制措施，完整收集并購過程中所有檔案材料符合企業(yè)并購重組時(shí)期的發(fā)展需要。鑒于并購期間可能涉及的問題，應(yīng)重視加強(qiáng)全員檔案管理意識，明確檔案管理目標(biāo)，及時(shí)統(tǒng)一檔案管理制度，強(qiáng)化檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)，發(fā)揮檔案管理主動(dòng)服務(wù)效能等，從各方面整體提升企業(yè)檔案管理工作水平。