文/海南師范大學(xué) 江瑛

新時(shí)期，檔案管理部門的檔案管理載體已經(jīng)從紙質(zhì)化載體逐漸向電子化載體過(guò)渡，對(duì)檔案管理部門提出了更高的保密要求。檔案管理部門要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)檔案泄密對(duì)檔案管理的危害性。當(dāng)前檔案管理部門在檔案管理保密工作開展過(guò)程中存在一些亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開展和檔案信息資源的有效保護(hù)。為了更好地開展檔案管理部門的保密工作，切實(shí)保障檔案信息安全，有必要對(duì)新時(shí)代檔案保密工作相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探究。

一、檔案管理中保密工作的內(nèi)容

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)保密工作的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，檔案管理過(guò)程中的保密工作主要包括如下方面：

（一）檔案庫(kù)房保密工作。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，都需要一定的檔案庫(kù)房保存相應(yīng)的載體和介質(zhì)。檔案庫(kù)房管理是檔案管理的重要內(nèi)容之一，在檔案庫(kù)房保密工作管理過(guò)程中，應(yīng)該按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度和庫(kù)房管理流程，既要注重庫(kù)房的安全性，也要注重庫(kù)房的保密性，唯有如此，才能夠?yàn)闄n案信息提供安全有保障的物理存儲(chǔ)環(huán)境。

（二）日常檔案保密工作。日常檔案管理工作涉及很多帶有密級(jí)的檔案，這些密級(jí)檔案對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，通過(guò)日常檔案保密工作的開展，有利于檔案信息資源安全，有助于促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）做好檔案保管期限和保密期限安全工作。從檔案管理的角度看，部分檔案具有保管期限和保密期限，有些檔案在達(dá)到一定期限之后可以公開，甚至部分檔案應(yīng)該按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。從保管期限的角度看，保管期限既要看到檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，也要根據(jù)檔案自身的保存價(jià)值作為判斷依據(jù)，進(jìn)而明確檔案的保管期限。從檔案保密期限的角度看，應(yīng)根據(jù)檔案公布是否會(huì)對(duì)國(guó)家和社會(huì)利益造成危害作為保密期限，如果檔案公開不會(huì)影響國(guó)家安全，則應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行解密。

二、檔案管理中保密工作的重要性

檔案管理中保密工作的開展，是為了有效防止檔案信息泄密以免對(duì)國(guó)家安全以及社會(huì)和人民利益造成不良后果，通過(guò)開展保密工作，不僅有助于提升檔案管理工作效率，也有助于提升檔案資源利用效率。

（一）保密工作的開展有助于提升檔案管理效率。檔案保密工作本身是檔案管理工作的重要組成部分，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，相應(yīng)的檔案管理人員也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理思路，將電子檔案保密工作作為當(dāng)前工作的重點(diǎn)。通過(guò)現(xiàn)代化的保密手段和保密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅有助于節(jié)省成本，還有助于提升檔案管理效率，能夠快速對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索和分析。

（二）保密工作的開展有助于提升檔案信息安全。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)性工作，很多檔案信息帶有一定的密級(jí)，一旦這些帶有保密性質(zhì)的檔案信息資源泄密，會(huì)嚴(yán)重危害國(guó)家和人民的利益，甚至?xí)?duì)社會(huì)產(chǎn)生不穩(wěn)定因素。開展保密工作能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并借助現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行彌補(bǔ)，有效地降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)概率。

（三）保密工作的開展有助于提升檔案信息資源利用效率。隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，能夠利用更為現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)信息資源進(jìn)行收集，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的分類存儲(chǔ)。檔案工作人員在授權(quán)的情況下，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源進(jìn)行利用和共享，既有助于提升檔案安全屬性，也能夠更好地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用。

三、檔案管理中保密工作開展現(xiàn)狀

當(dāng)前，雖然檔案管理部門對(duì)保密工作有足夠的重視，但由于理念落后，制度機(jī)制不完善，軟件設(shè)施建設(shè)滯后等相關(guān)影響因素，在一定程度上影響了保密工作的開展，難以滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，這在一定程度上影響了檔案信息安全。

（一）個(gè)別檔案管理部門并沒有給予檔案保密工作足夠的重視。很多檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)還停留在傳統(tǒng)的檔案管理思路之上，對(duì)檔案保密重要性缺少充分的認(rèn)識(shí)，也沒有結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案安全保密教育，更沒有對(duì)檔案安全工作開展所需要的軟件設(shè)施給予足夠的投入。由于主觀意識(shí)落后，即使開展了保密工作，也難以對(duì)檔案管理工作中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)的處置。加之部分檔案管理人員保密意識(shí)不夠，在檔案管理工作過(guò)程中對(duì)于密級(jí)檔案重視程度不足，沒有嚴(yán)格履行相應(yīng)制度機(jī)制，很容易給檔案管理部門埋下安全隱患。

（二）檔案保密劃分不夠準(zhǔn)確。根據(jù)我國(guó)《保密法》的相關(guān)規(guī)定，產(chǎn)生國(guó)家秘密事項(xiàng)的相關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)國(guó)家秘密及其密級(jí)范圍定密。雖然《保密法》從宏觀層面上賦予了產(chǎn)生國(guó)家秘密事項(xiàng)的相關(guān)單位定密自主權(quán)。但由于缺少相應(yīng)的配套制度，很多密級(jí)確定還需要縣一級(jí)機(jī)要保密部門指導(dǎo)，縣一級(jí)機(jī)要保密管理部門由于對(duì)各單位定密范圍定密內(nèi)容了解得不夠準(zhǔn)確，因此在檔案資料密級(jí)確定上很容易出現(xiàn)定密不準(zhǔn)確的問(wèn)題，甚至將一些本應(yīng)定密的文件當(dāng)作普通文件處理，在一定程度上影響了檔案保密工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）檔案信息化建設(shè)增加了泄密風(fēng)險(xiǎn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理部門檔案信息化建設(shè)提供了新的技術(shù)支撐，但同時(shí)也增加了檔案非傳統(tǒng)的安全危險(xiǎn)。特別是大量新型檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的出現(xiàn)，增加了涉密檔案被惡意泄露、惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)。加之部分人員利用黑客和木馬病毒等技術(shù)攻擊檔案管理部門檔案信息系統(tǒng)，也在客觀上增加了檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。因此如何應(yīng)對(duì)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)已是檔案管理部門思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

四、檔案管理中保密工作實(shí)施的優(yōu)化策略

為完善檔案保密工作，既要提升檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)的保密意識(shí)，也要建立檔案保密管理長(zhǎng)效機(jī)制。結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際，需要把更為現(xiàn)代化的技術(shù)手段運(yùn)用到檔案保密工作之中，進(jìn)一步提升檔案保密工作的能力和水平。

（一）完善檔案管理制度。首先，要結(jié)合檔案管理實(shí)際需要制定更為嚴(yán)格的保密管理制度。檔案管理部門要對(duì)現(xiàn)有的保密制度進(jìn)行梳理和分析，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)檔案保密制度進(jìn)行修改和完善。盡量做到言簡(jiǎn)意賅、內(nèi)容充實(shí)、覆蓋全面，進(jìn)而為檔案保密工作落實(shí)提供更有針對(duì)性的指導(dǎo)，同時(shí)也能夠提升保密工作的管理效率。要結(jié)合保密工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理崗位的具體職責(zé)進(jìn)行明確劃分，設(shè)置科學(xué)合理的檔案使用權(quán)限。要求檔案管理人員在崗位上要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守保密管理原則和相關(guān)制度機(jī)制。一旦發(fā)生檔案泄密事件，要按照相關(guān)制度要求追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。進(jìn)一步提升檔案管理人員的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。其次，要積極推進(jìn)檔案保密工作一體化管理，要將加強(qiáng)檔案管理一體化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理部門的工作重點(diǎn)，要通過(guò)制度對(duì)檔案保密工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，加強(qiáng)與其他部門的交流和互動(dòng)，及時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集和整理，確保檔案信息資源的完整性和系統(tǒng)性。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案利用的監(jiān)督。檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案保密工作足夠的重視，要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源只有得到充分利用才能夠發(fā)揮其特殊的功能和作用，不能一味地強(qiáng)調(diào)檔案保密工作或?qū)⒈Ｃ茏鳛閾跫疲绊憴n案信息資源合理的開發(fā)和利用。要出臺(tái)切實(shí)可行的政策，加大對(duì)檔案利用的監(jiān)督，進(jìn)一步延展檔案保密工作的覆蓋范圍，通過(guò)檔案利用監(jiān)督確保檔案信息資源安全。一方面，要構(gòu)建更有針對(duì)性的檔案利用監(jiān)督體系，要求檔案工作人員在檔案資源利用開發(fā)過(guò)程中嚴(yán)格按照保密工作的相關(guān)要求開展工作，并結(jié)合工作實(shí)際對(duì)檔案利用中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行查找，爭(zhēng)取將安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)消滅在萌芽狀態(tài)；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員既是檔案安全工作的執(zhí)行者，也是檔案信息資源利用開發(fā)的落實(shí)者，只有檔案管理人員具有較高的保密意識(shí)和綜合素質(zhì)，才能夠完成好檔案信息資源的開發(fā)利用和安全保密工作。

（三）完善檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門更加注重檔案信息化建設(shè)，相應(yīng)的檔案管理利用了更為多樣化的技術(shù)手段。因此，如何保障檔案信息安全成為保密工作開展的重點(diǎn)。從技術(shù)層面看，應(yīng)構(gòu)建更為完善的防火墻系統(tǒng)，抵御外部的黑客和病毒侵入。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)掃描計(jì)算機(jī)是否存在病毒，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。為了有效防止密集檔案數(shù)據(jù)泄密，除了要嚴(yán)格落實(shí)保密制度外，還應(yīng)對(duì)用戶設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，提升密級(jí)檔案安全等級(jí)，并定期對(duì)用戶權(quán)限和密碼進(jìn)行更換，以確保檔案信息安全。要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)的維護(hù)和管理，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全隱患要第一時(shí)間處理，為檔案保密工作的開展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從宏觀層面協(xié)調(diào)檔案保密工作開展與資源利用之間的關(guān)系，在保障檔案信息資源安全的基礎(chǔ)之上，結(jié)合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效利用。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的保密意識(shí)，在檔案信息資源開發(fā)過(guò)程中要做好自我監(jiān)督，真正地將保密工作落到實(shí)處。