文/佛山市公盈投資控股有限公司 何鈺樺

進入21世紀，網(wǎng)絡(luò)得到迅猛發(fā)展，逐步滲透到人類生活的方方面面。在管理辦公室檔案時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中，是凸顯單位緊跟時代發(fā)展腳步的標志，可為檔案管理者與應(yīng)用者帶來諸多便利。鑒于此，各單位均應(yīng)深刻認知這一點，關(guān)注電子檔案，認真對待辦公室檔案管理時出現(xiàn)的各種問題。通過有效管理方法，保障單位檔案管理工作跟上時代的發(fā)展步伐，真正發(fā)揮檔案使用價值，為內(nèi)部各項工作的落實提供可靠支持。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策做輔助。加強單位辦公室檔案管理工作，可在一定程度上輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高領(lǐng)導(dǎo)決策規(guī)范化水準，充當(dāng)“參謀助手”的作用。在單位制定與修改有關(guān)制度、規(guī)章時，能夠提供可靠參考依據(jù)，增強單位工作效率。同時，也能針對單位發(fā)展時產(chǎn)生的各種信息進行精準記錄。由于單位在歷史進程中，某一階段內(nèi)發(fā)生的問題或事件，對單位未來運營均具有重大的參考價值。所以，辦公室檔案會詳細記錄這一部分內(nèi)容，有朝一日需要應(yīng)用檔案時，便可發(fā)揮重要作用。

（二）辦公室檔案工作是單位持續(xù)發(fā)展的保證。國企單位多年發(fā)展過程中，積累了大量檔案及資料，這些資料是單位資產(chǎn)憑證、活動記錄，更是單位發(fā)展時的智慧結(jié)晶。通過檔案，可進一步把握單位發(fā)展規(guī)律，增強日常決策的主動性、預(yù)見性，國有企業(yè)檔案資源不只在企業(yè)改革時發(fā)揮巨大價值，同時在解決產(chǎn)權(quán)糾紛以及維護職工利益諸多方面都發(fā)揮著其他資料不能替代的作用。所以，加強辦公室檔案管理工作，高效保護檔案以及有效利用檔案，是國有企業(yè)穩(wěn)定運作以及規(guī)范管理的必要條件，可為國有企業(yè)未來發(fā)展做好后盾保障。

（三）做好辦公室檔案管理工作是提高企業(yè)實力的根本要求。國有企業(yè)在進行市場競爭時，需要依靠強有力的綜合實力。綜合實力普遍由“軟實力”以及“硬實力”共同構(gòu)成，硬實力主要包含設(shè)備、資金、規(guī)模，這些優(yōu)勢很容易被競爭對手模仿或復(fù)制。要想在激烈的競爭環(huán)境下謀生與長遠發(fā)展，要以軟實力為主。辦公室檔案有效記錄了企業(yè)的每一項決策，全面真實地彰顯著企業(yè)成長歷史，流露著企業(yè)單位發(fā)展時的智慧成果，反映出濃厚的企業(yè)文化，屬于企業(yè)軟實力的根本載體。實質(zhì)上，國有企業(yè)檔案不只能展示企業(yè)軟實力。站在更高的角度來看，這些檔案是無法替代的素材，具有史料價值以及經(jīng)濟價值，是國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)身份證明，也是突出效益和效率的媒介，可促進企業(yè)長期發(fā)展，屬于珍貴的財富。

二、辦公室檔案管理工作應(yīng)堅持的原則

（一）權(quán)威性原則。國有企業(yè)辦公室具有一定領(lǐng)導(dǎo)屬性，在推動單位內(nèi)部工作時，應(yīng)表現(xiàn)出權(quán)威性。辦公室檔案管理工作應(yīng)制定嚴謹?shù)牧鞒膛c原則，明確管理職責(zé)，并且要貼近國有企業(yè)具體情況。辦公室所保存的檔案資料，包含會議記錄、活動資料、決策記錄、工作影像以及照片等。不管是站在工作作風(fēng)角度來看，或者是收集歸納檔案資料這一角度來看，辦公室檔案都具有權(quán)威性，具有其他素材無法比擬的優(yōu)勢。

（二）示范性原則。國有企業(yè)辦公室檔案管理工作應(yīng)明確責(zé)任，將每一項責(zé)任都落實在具體人身上，并且在執(zhí)行檔案管理工作的過程中，要敢于突破及創(chuàng)新，為各部門管理檔案發(fā)揮示范性作用。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作逐步朝著數(shù)字化方向前進，形成了數(shù)字檔案。因此，傳統(tǒng)檔案管理方法應(yīng)適當(dāng)與時俱進，追隨新時代發(fā)展潮流。在歸檔管理紙質(zhì)檔案之外，要創(chuàng)建電子檔案，通過數(shù)字化管理方法管理共享電子檔案。但需要注意，要保障圖像、照片以及各種文件等資料都能被妥善儲存、備份，并且按照年份以及類別劃分種類，分別放在專用的檔案儲存柜之中，保障辦公室檔案資料品質(zhì)，為各部門樹立榜樣。

（三）服務(wù)性原則。辦公室檔案可為其他部門提供優(yōu)良服務(wù)，檔案管理并非只是保存檔案、數(shù)據(jù)、資料，而是要為查閱檔案、借閱檔案以及應(yīng)用檔案的人提供全面性的服務(wù)。在提供服務(wù)之際，要注重遵守規(guī)范，嚴格遵循辦公室檔案管理機制及相關(guān)規(guī)章制度。在允許借閱的范圍內(nèi)，提供高質(zhì)量的檔案借閱服務(wù)工作，充分發(fā)揮所在辦公室檔案的使用價值。

三、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對辦公室檔案管理工作的重視。國有企業(yè)辦公室，是單位管理工作中的必要部門，發(fā)揮著服務(wù)、協(xié)調(diào)以及助手等各種各樣的作用。在辦公室運行時，會接觸大量工作，各項工作并非按照固有順序進行排列的，難免會顯得雜亂無章。同時，在單位辦公室工作中，要針對各項文件進行處理，安排會議，接待賓客等，并且要統(tǒng)計每一部門的相關(guān)事項。辦公室工作量較為繁瑣，產(chǎn)生并接觸大量檔案，如果不能及時處理，便會影響后期檔案應(yīng)用質(zhì)量。正因辦公室日常工作繁雜，所以檔案管理工作方面的投入力度并不大。在個別單位管理者眼中，辦公室檔案管理工作雖然必不可少，但屬于常規(guī)化工作，不會為單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會直接提高單位的社會形象。長期受這種固有思想制約，國有企業(yè)針對辦公室檔案管理工作，常常抱有“不出錯”就行的態(tài)度。在分配人員、資金過程中，經(jīng)常將辦公室檔案管理放在末尾處，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作缺少經(jīng)費，工作人員待遇水準偏低，致使檔案管理工作質(zhì)量差強人意。

（二）辦公室檔案管理人員素養(yǎng)稍低。與其他部門工作相比，辦公室檔案管理工作任務(wù)多，而且特別枯燥，很多年輕人都不愿意進入這一崗位。因此，國有企業(yè)常常將辦公室檔案管理工作交給年齡稍大或者欠缺經(jīng)驗的員工負責(zé)，這一類人缺少超強的專業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)代信息科技的掌握度、應(yīng)用度不高。實質(zhì)上，負責(zé)辦公室檔案管理工作的人員，不僅要具備扎實的專業(yè)知識基礎(chǔ)，還要靈活操作計算機軟件，這樣才能保障辦公室檔案管理工作高效進行。但是，目前很多辦公室檔案管理人員在崗時間偏長，工齡較長，學(xué)歷不高，工作方法比較刻板，缺少創(chuàng)新活力，無法高質(zhì)量完成本職工作。

（三）辦公室檔案管理信息化水平不高。如今，眾多國有企業(yè)所產(chǎn)生及應(yīng)用的檔案，依舊以紙質(zhì)檔案為主，信息化管理水準待提升。在分類及保管紙質(zhì)檔案時，需要消耗相關(guān)人員的太多精力，而且極有可能因人為操作失誤影響檔案管理、應(yīng)用質(zhì)量。同時，如果欠缺經(jīng)費以及領(lǐng)導(dǎo)重視度不足，檔案管理人員所提出的電子檔案信息化發(fā)展建議則不會被領(lǐng)導(dǎo)考慮，致使檔案管理工作長期依賴人工操作，難以迅速提高整體管理成效。

（四）辦公室檔案管理制度欠缺合理性。若想全面優(yōu)化國有企業(yè)辦公室檔案管理工作，首要任務(wù)就是制定健全的管理機制，否則一切都將變?yōu)椤凹埳险劚?。然而，目前僅有少量單位有健全的檔案管理制度，大多數(shù)單位未創(chuàng)建完善的檔案管理機制，致使辦公室檔案管理工作缺少規(guī)范性。舉例來說，個別單位針對各部門應(yīng)用的資料進行整理歸檔，但在歸檔時如何裝訂以及應(yīng)用哪一種紙張、在提交電子檔案過程中需要應(yīng)用哪一種文本格式、檔案資料歸檔與整理期限有多久，未進行統(tǒng)一規(guī)定，致使辦公室檔案長期陷入于無序且混亂的狀態(tài)。

四、改進辦公室檔案管理工作的建議

（一）改變管理思想，增強辦公室檔案管理工作的重視度。有了什么樣的思想，就會產(chǎn)生什么樣的態(tài)度，而在端正態(tài)度后，又會直接影響行動結(jié)果。國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)改變落后管理觀念，積極創(chuàng)新管理思路，高度重視辦公室檔案管理工作，深刻意識到推動規(guī)范化辦公室檔案管理工作的重要意義。辦公室檔案總結(jié)與記錄了單位發(fā)展過程中的各種經(jīng)驗，同時也在沉淀單位歷史以及宣揚單位發(fā)展成果，這是推動單位良性發(fā)展的有利條件。所以，要注重依托先進的檔案管理理念，將辦公室檔案管理工作納入單位整體發(fā)展方案中，在人員、資金等方面作出政策傾斜，構(gòu)建促進檔案工作迅速落實以及有效發(fā)展的管理新格局。

（二）加強團隊建設(shè)，改進檔案管理人員素養(yǎng)。重視辦公室檔案管理團隊建設(shè)，加強相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)水平，提高其職業(yè)道德修養(yǎng)，這是規(guī)范管理辦公室檔案以及有效利用辦公室檔案的必然要求。正視目前辦公室檔案管理人員水平偏低的問題，不斷改進人才培養(yǎng)制度。首先，要加強知識培訓(xùn)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，以便能擴寬這些人員的檔案管理知識面。其次，要加強檔案管理人員創(chuàng)新意識培養(yǎng)工作，促使其主動學(xué)習(xí)檔案管理技能，累積檔案管理經(jīng)驗，以保證后期在管理辦公室檔案時，能高效落實崗位工作。要針對檔案管理人才團隊結(jié)構(gòu)加以調(diào)整，吸引更多年輕人員投身于檔案管理崗位，為這些人員提供優(yōu)良的工作環(huán)境，并適當(dāng)提高工資福利待遇。除此之外，需注重鼓勵相關(guān)檔案管理人員自學(xué)，通過購買有關(guān)書籍或者通過互聯(lián)網(wǎng)渠道等方式，掌握熟練操作計算機及檔案管理系統(tǒng)性知識，或者參加相關(guān)講座。通過多元方法，全方位提高檔案管理人員素養(yǎng)，為辦公室檔案管理工作有序、有效落實提供堅強的人才后盾。

（三）革新工作制度，創(chuàng)新辦公室檔案管理機制。前面提到過，個別國有企業(yè)在制定辦公室檔案管理制度時，相對隨意，甚至還有一些事項至今未明確，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作狀態(tài)混亂。所以，有必要創(chuàng)新辦公室檔案管理機制，明確每位管理人員的職責(zé)，并且精準界定各類檔案管理要求、標準。在形成檔案后，無論是保管檔案，抑或應(yīng)用檔案，都要參照具體制度，將檔案管理責(zé)任分配到個人，通過健全制度規(guī)定哪些資料可以形成檔案，哪些資料要歸檔處理，以及哪些檔案資料需要保密處理，如果出現(xiàn)檔案泄密、丟失等問題，則應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（四）加強信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。一方面，國有企業(yè)辦公室檔案管理人員要改變自己的觀念，跟上時代發(fā)展的趨勢，意識到傳統(tǒng)辦公室檔案管理僅應(yīng)用文字工具、圖像工具操作檔案管理任務(wù)，無法滿足當(dāng)今時代對辦公室檔案管理工作提出的要求。信息化時代，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作顯得異常繁瑣、低效，而且在檔案資料完整度與便利度等方面，都不符合現(xiàn)代化辦公室檔案管理要求。所以，在辦公室檔案管理工作中，要盡快把實體檔案變?yōu)樾畔⒒瘷n案，發(fā)揮多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，促進傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作發(fā)生改變。這就意味著，要強化現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)工作，引入高品質(zhì)的電子計算機，以便儲存海量檔案信息。另一方面，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，打造完整信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建完整的檔案信息管理系統(tǒng)，令檔案整理工作更便捷。此外，通過使用現(xiàn)代化辦公室檔案管理技術(shù)，還能無障礙傳遞檔案信息，實現(xiàn)高度共享信息檔案的效果，把傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作變?yōu)樾畔⒒k公室檔案管理工作，非常契合未來辦公室檔案管理工作發(fā)展趨勢，應(yīng)引起企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作人員的重視，并多加嘗試。

（五）做好安全防護，完善辦公室檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代化辦公室檔案管理工作，應(yīng)得到完善的辦公室管理系統(tǒng)的輔助。伴隨時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題引起社會各界人士的重視。比如，相關(guān)設(shè)備病毒入侵，就會導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而其中的信息也會失竊，再加上有黑客的入侵，會對辦公室檔案管理系統(tǒng)造成嚴重的危害，發(fā)生難以挽回的負面影響。所以，加強辦公室信息化檔案管理安全保護工作尤為重要。一方面，在辦公室檔案管理時，應(yīng)創(chuàng)建完善的管理系統(tǒng)，應(yīng)用內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，并且要裝上防護軟件、殺毒軟件。與此同時，為了保障辦公室信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性，要在計算機網(wǎng)絡(luò)內(nèi)添加殺毒軟件，定期針對數(shù)據(jù)庫中的信息進行備份及維護，并增強用戶訪問安全驗證，全面加強信息化辦公室檔案管理安全指數(shù)。

（六）完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障辦公室檔案安全。為了保障辦公室檔案管理工作取得理想成果，應(yīng)保障辦公室檔案的安全性，這就意味著應(yīng)配備專業(yè)的硬件及軟件。應(yīng)在辦公室內(nèi)配備專業(yè)的防盜儲存柜、監(jiān)控系統(tǒng)以及空調(diào)，并且要保障有滅火毯以及防毒面罩等消防器材，這樣才能保障檔案安全。所采取的監(jiān)控設(shè)備，應(yīng)具有超強的保護功能，結(jié)合現(xiàn)實需求定期升級。另外，還要準備充足的打印機、掃描儀、計算機并進行設(shè)備維護。在選擇儲存設(shè)備時，要確保檔案信息儲存實際要求得以滿足。如果檔案信息非常重要，儲存設(shè)備則應(yīng)具有穩(wěn)定性、專業(yè)性等特點，并且要同時將其轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)材料，這樣才能防止系統(tǒng)癱瘓、崩潰時損傷檔案，留有紙質(zhì)材料原件，以備不時之需。

五、結(jié)語

綜上所述，怎樣提升辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量，已成為國有企業(yè)關(guān)注的焦點課題。分析發(fā)現(xiàn)，單位要想保障辦公室檔案管理工作達到預(yù)期目標，就應(yīng)注重培養(yǎng)專業(yè)管理人才，強化辦公室檔案管理規(guī)范意識，配備現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)設(shè)備，保障單位辦公室檔案管理工作效率的提升。