文/北京航天控制儀器研究所 高俊榮

隨著信息技術(shù)在企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、制造等活動中的廣泛應(yīng)用，CAD圖紙、三維模型、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等電子文件急劇增長。企業(yè)辦公自動化、生產(chǎn)智能化不斷提高，使得檔案信息快速地向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)移。這些既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，需要加快建設(shè)和發(fā)展檔案信息管理技術(shù)，否則檔案工作與企業(yè)發(fā)展脫節(jié)，勢必影響和制約檔案工作的開展。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是以企業(yè)各部門檔案管理需求為牽引，以數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)為基礎(chǔ)，通過軟件集成和工作流程再造，建立起覆蓋各部門的統(tǒng)一數(shù)字檔案信息管理平臺，提供基于網(wǎng)絡(luò)的檔案事務(wù)管理、文件管理、信息服務(wù)。是與企業(yè)信息技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，替代檔案業(yè)務(wù)中一般性、重復(fù)性的操作和質(zhì)量不易管控的環(huán)節(jié)，將檔案工作從應(yīng)急式管理模式向預(yù)先風(fēng)險(xiǎn)管控模式轉(zhuǎn)變。

二、加快檔案信息化建設(shè)策略

（一）以嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任與要求為切入點(diǎn)，帶動關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息化。以嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任與管理要求為切入點(diǎn)，以有效控制、優(yōu)化流程、降低成本、提高辦公效率為原則，加強(qiáng)檔案工作計(jì)劃管理，強(qiáng)化計(jì)劃跟蹤、過程控制。根據(jù)檔案工作組織管理模式、業(yè)務(wù)流程、人員安排，在局域網(wǎng)內(nèi)搭建相同的應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境，開展檔案工作宏觀計(jì)劃和項(xiàng)目作業(yè)計(jì)劃管理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案工作計(jì)劃發(fā)布、進(jìn)度反饋、任務(wù)分配等功能，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)信息化管理。

（二）以企業(yè)產(chǎn)品工程信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，推動電子文件管理與應(yīng)用。以企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)與生產(chǎn)制造信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，在產(chǎn)品研發(fā)與生產(chǎn)制造兩級開展產(chǎn)品電子文件管理與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品生命周期中文件的質(zhì)量與可靠性管理水平的整體提升，將產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)過程的管理工作從傳統(tǒng)紙質(zhì)化手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮恿鞒袒芾砟Ｊ剑瑢Ξa(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行有效和全面的電子化管理，實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)過程產(chǎn)生的電子文件全周期管理。

三、迭代發(fā)展的檔案信息化建設(shè)

（一）系統(tǒng)架構(gòu)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)架構(gòu)上由橫向、縱向兩個方面組成。橫向以部門為主，覆蓋企業(yè)各門類檔案文件管理；縱向以產(chǎn)品為主，從設(shè)計(jì)到工藝，從產(chǎn)品研發(fā)到生產(chǎn)的文件管理。在應(yīng)用架構(gòu)上，包括三個應(yīng)用層次，分別為產(chǎn)品設(shè)計(jì)層、生產(chǎn)層、管理層。系統(tǒng)建設(shè)以增強(qiáng)管控力度、強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析與預(yù)警、為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支撐的工作思路，將檔案工作中的各項(xiàng)要求及關(guān)鍵控制點(diǎn)全部植入系統(tǒng)管理，逐步形成了綜合檔案管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、現(xiàn)行工作管理三條主線的檔案信息平臺。

（二）系統(tǒng)建設(shè)。1.建立綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息管理。把企業(yè)各類檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，改變以往以檔案實(shí)物為主的工作狀態(tài)。推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。1991年開發(fā)使用“綜合檔案管理系統(tǒng)”，用于已歸檔的文書、經(jīng)營、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、設(shè)備儀器、基建等各門類檔案文件的管理。在平臺建設(shè)使用初期，只完成了庫藏檔案的條目式管理。1997年和2015年檔案管理系統(tǒng)換代和升級，不斷將新的工作內(nèi)容與管控手段內(nèi)置于各功能模塊中。系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施了預(yù)立卷管理、檔案管理、借閱管理等功能模塊。建立以各部門為主體的檔案預(yù)立卷管理，各部門兼職檔案員利用部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)自動導(dǎo)出導(dǎo)入的方式將文件信息錄入檔案預(yù)立卷模塊，檔案員通過系統(tǒng)實(shí)時監(jiān)督、指導(dǎo)文件的分類和完整性，待確認(rèn)完整后，檔案員負(fù)責(zé)將文件信息轉(zhuǎn)入檔案管理模塊。對于已存在的電子原文通過工具批量掛接于系統(tǒng)中，對于只存在紙質(zhì)實(shí)體的文件通過數(shù)據(jù)化加工，人工干預(yù)實(shí)現(xiàn)電子化。綜合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了各門類檔案電子化管理和利用。2.利用產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件全周期管理。產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)過程管理直接影響產(chǎn)品的設(shè)計(jì)質(zhì)量，對其進(jìn)行有效管理已成為企業(yè)的一項(xiàng)關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)工作。以企業(yè)產(chǎn)品工程信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品現(xiàn)行技術(shù)文件電子化管理，帶動現(xiàn)行文件基礎(chǔ)資源庫建設(shè)。2007年用于科研生產(chǎn)圖文檔管理的“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”正式運(yùn)行使用，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件從生成、審批、流轉(zhuǎn)的電子文件管理和使用。2016年系統(tǒng)更新?lián)Q代，在原有功能模塊的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展、擴(kuò)大系統(tǒng)功能和應(yīng)用范圍，加強(qiáng)了文件配套、更改、分發(fā)等檔案管理控制重點(diǎn)的功能模塊設(shè)計(jì)。制定縝密的安全管理體系，保證跨組織協(xié)同的域間信任，使不同的職能管理部門、不同角色、不同人員分別擁有不同的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)操作、訪問權(quán)限。系統(tǒng)中設(shè)置的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹實(shí)現(xiàn)完整的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，圖文檔按照結(jié)構(gòu)樹實(shí)現(xiàn)歸類建冊。加強(qiáng)了圖文檔資料的前端和后端管理，前端增加了圖紙使用單位的設(shè)置，后端可以按照前端設(shè)置好的圖紙的使用單位，自動啟動資料輸出流程，單位內(nèi)部用戶根據(jù)需要可以閱覽或自行打印輸出文件，單位外部的用戶由檔案員負(fù)責(zé)打印分發(fā)。文件變更實(shí)行換版管理，保證數(shù)據(jù)更改的統(tǒng)一性和正確性，解決了產(chǎn)品邊研制、邊定型、邊批產(chǎn)技術(shù)狀態(tài)更改多帶來的質(zhì)量管控難度大的問題。3.開發(fā)現(xiàn)行工作管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)自動化管理。檔案工作是企業(yè)科研生產(chǎn)鏈條中必不可少的組成部分，起到服務(wù)保障作用，工作質(zhì)量如何，直接影響企業(yè)各項(xiàng)工作能否順利進(jìn)行。2014年檔案部門為加強(qiáng)企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理各項(xiàng)任務(wù)對檔案工作的需求，確保檔案任務(wù)及時辦理，以及實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)臺賬的電子化管理，開發(fā)了“現(xiàn)行工作管理系統(tǒng)”。以檔案部門業(yè)務(wù)流程管理為基礎(chǔ)，用于對已歸檔技術(shù)文件的提曬、分發(fā)、更改、銷毀等事務(wù)工作辦理執(zhí)行情況的管理。系統(tǒng)設(shè)置了任務(wù)管理、曬印管理、分發(fā)管理、銷毀管理等功能模塊。各模塊都是基于工作流程自動化管理，涉及多部門協(xié)同辦公，任務(wù)協(xié)同工作流可定義、可監(jiān)控、可跟蹤。各部門用戶根據(jù)工作需要發(fā)起檔案需求，檔案員按照領(lǐng)導(dǎo)審批要求辦理各項(xiàng)任務(wù)，用戶可以實(shí)時跟蹤每項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行情況，遇到問題及時溝通，保障任務(wù)處理的及時性。系統(tǒng)自動生成了各項(xiàng)工作的電子臺賬，方便查詢統(tǒng)計(jì)以往工作數(shù)據(jù)，掌握工作狀態(tài)。現(xiàn)行工作管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)可視化管理。

四、應(yīng)用效果

通過開發(fā)、迭代升級檔案信息系統(tǒng)，從設(shè)計(jì)源頭到生產(chǎn)現(xiàn)場，檔案信息化建設(shè)逐步覆蓋了檔案業(yè)務(wù)的各個方面，能有力支撐企業(yè)檔案工作管理體系的深化，取得了顯著成效。

（一）涵蓋檔案管理關(guān)鍵領(lǐng)域和過程。檔案管理包括文件管理和事務(wù)管理。檔案信息化覆蓋現(xiàn)行和檔案工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對企業(yè)內(nèi)質(zhì)量體系覆蓋全部過程進(jìn)行文件控制，且文件在需要的場合和時機(jī)均可獲得并適用，即可滿足各部門對文件移動過程、使用過程等方面的需求，也滿足檔案部門及時反映文件使用的要求，從根本上解決了檔案事務(wù)管理與文件管理相脫節(jié)的狀況。

（二）實(shí)現(xiàn)完整的產(chǎn)品文件數(shù)據(jù)管理。實(shí)現(xiàn)以科研生產(chǎn)圖文檔應(yīng)用為基礎(chǔ)的技術(shù)文件電子化管理，從文檔創(chuàng)建、審簽、更改、分發(fā)、利用到歸檔的全生命周期管理，過程可控，數(shù)據(jù)可查。系統(tǒng)可以進(jìn)行多版本數(shù)據(jù)管理，解決了現(xiàn)行文件由于批次多、狀態(tài)多、更改頻繁等管理煩冗復(fù)雜、耗時耗力、極易出錯等工作難題，一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也變得井然有序，建立、健全、完善了產(chǎn)品技術(shù)文件管理的體系、方法、工具與手段。

（三）實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目多部門協(xié)同管理模式。系統(tǒng)支持多項(xiàng)目多部門協(xié)同管理模式，充分協(xié)調(diào)和分配現(xiàn)有資源，獲取最佳項(xiàng)目實(shí)施方案，實(shí)現(xiàn)了以信息系統(tǒng)為驅(qū)動、以統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)流為載體，在不同部門、崗位和人員間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，完成文件申請、審批、歸檔以及信息發(fā)布的業(yè)務(wù)協(xié)同工作。既保證上下級工作的配合與協(xié)調(diào)，又解決任務(wù)之間的沖突與矛盾。促進(jìn)了檔案室與各部門、各員工之間的協(xié)調(diào)工作能力。

（四）基于流程驅(qū)控實(shí)現(xiàn)職能有形化。檔案業(yè)務(wù)處理全過程，都納入流程化管理，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)處理、業(yè)務(wù)監(jiān)控和文件監(jiān)控一體化。所有項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)據(jù)可借助工作流程實(shí)現(xiàn)在各級部門之間的縱向?qū)徟c部門內(nèi)部的橫向?qū)徟沟媒M織內(nèi)各級業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)一軟件平臺上的 “職能有形化”，增加了各部門在計(jì)劃執(zhí)行中的參與感和責(zé)任感，確保了任務(wù)執(zhí)行過程中問題的提前發(fā)現(xiàn)和及時解決，降低了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

（五）構(gòu)建多維度檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、流程數(shù)據(jù)、可總結(jié)和歸納的歷史記錄等都有機(jī)保存在系統(tǒng)中，隨時可調(diào)用、可查找、可交互、可統(tǒng)計(jì)、可導(dǎo)出，保障了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的成果管理及分析，可以從項(xiàng)目、部門、個人等多維度、多角度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)從全局到局部、從多項(xiàng)組合到單項(xiàng)數(shù)據(jù)監(jiān)控，滿足各類人員不同的數(shù)據(jù)需求。

五、認(rèn)識與建議

檔案信息化建設(shè)是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的方向，也是檔案創(chuàng)新發(fā)展的重要手段，要與企業(yè)信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，與發(fā)展戰(zhàn)略相一致。檔案信息化的健康和可持續(xù)發(fā)展，需要做好幾項(xiàng)工作：一是建設(shè)體系，完善職能。檔案信息化體系建設(shè)不單是檔案部門的事，也是企業(yè)共同的事，管理者應(yīng)給予足夠的重視，在檔案管理硬件和軟件等各方面積極創(chuàng)造條件，否則就會出現(xiàn)短板問題，影響檔案信息化進(jìn)程。二是以點(diǎn)帶面，逐步完成。檔案信息化工作是一個過程，沒有終點(diǎn)，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求和資源能力統(tǒng)籌規(guī)劃，以重點(diǎn)或難點(diǎn)工作帶動檔案全面發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用穩(wěn)步扎實(shí)地融入各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)之中。三是學(xué)習(xí)改善，不斷創(chuàng)新。持續(xù)深入開展檔案信息化能力建設(shè)，通過不斷迭代更新、系統(tǒng)集成，使檔案工作與企業(yè)各層面形成良性的互動，開創(chuàng)檔案工作新局面，從而提高檔案工作的影響力和服務(wù)企業(yè)中心工作的能力。