游志杰

摘 ?要：如今，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，尤其是在檔案管理領(lǐng)域。通過借助信息技術(shù)將檔案中各種各樣的數(shù)據(jù)信息進行加工處理，從而保證這些數(shù)據(jù)信息能夠有效地存儲在數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，從而形成一套比較完善的信息管理體系。運用信息技術(shù)能夠增強檔案管理的工作效果，但是大部分的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)還存在一些問題?；诖?，本文分析了檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息系統(tǒng)建設(shè);注意問題

傳統(tǒng)檔案管理手段已然無法滿足數(shù)量增多、種類復(fù)雜的檔案信息管理要求，需要基于信息技術(shù)構(gòu)建其檔案管理信息系統(tǒng)，增強檔案信息的綜合利用率。由于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用時間較短，構(gòu)建企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)依然存在較多問題，需要相關(guān)工作人員基于此些問題不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)功能，加強信息系統(tǒng)建設(shè)及運營期間的管控力度。

1、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)流程

檔案管理信息化系統(tǒng)主要就是在傳統(tǒng)檔案管理工作基礎(chǔ)上配合使用信息化技術(shù)，提高檔案信息采集、存儲與管理效率。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照一定的技術(shù)規(guī)定，有序開展檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源資料建設(shè)、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、檔案管理人員建設(shè)工作。

檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作需要結(jié)合檔案實際管理要求，選擇適宜的大信息管理硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，進一步完善信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息的全面收集、存儲及管理目標(biāo)。

現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展水平不斷加快，檔案管理難度切實提升，需要構(gòu)建起功能更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，增強檔案信息管理公開共享效果，切實保障工程建設(shè)整體水平。

2、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)不足之處

2.1檔案管理力度有待提升

在現(xiàn)階段檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中存在檔案管理力度有待提升問題。部分企業(yè)沒有對檔案管理工作給予高度重視，制定出的檔案管理極致依舊以傳統(tǒng)檔案管理手段為基礎(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理水平與預(yù)期目標(biāo)存在較大差距，檔案信息的實際利用率不足。

2.2專業(yè)人才缺失

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與運行效果可直接受到工作人員專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)因素影響。由于部分檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)功能及運行需求方面存在誤區(qū)，致使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與運行水平始終處于有待提升階段。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用過程中的用戶參與度較低，難以切實保障檔案管理效果。

還有部分檔案管理人員沒有熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，如圖像掃描技術(shù)、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、多媒體技術(shù)等，嚴(yán)重影響到檔案信息加工及處理效率。

2.3基礎(chǔ)設(shè)施功能不完善

雖然各領(lǐng)域已經(jīng)認(rèn)知到檔案管理信息建設(shè)工作的重要性，并就檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)投入了一定的人力及物力資源。但由于檔案管理工作體系較為復(fù)雜，在信息化系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)依然存在一定問題。檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)需要配合使用大容量服務(wù)器，開發(fā)并研制針對性檔案管理手段，做好檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護與管理工作，實際運行期間所需成本較多，部分中小型企業(yè)依然沒有完全普及檔案管理信息系統(tǒng)。

3、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)注意事項

3.1做好檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)管控工作

為確保檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作能夠始終趨向于規(guī)范有序化開展，還需要進一步完善檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃體系。結(jié)合國內(nèi)外檔案管理信息化目標(biāo)及任務(wù)，優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)管控要求?；趪H化標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，切實優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)管控目標(biāo)及任務(wù)。

3.2加大檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)投入力

在原有基礎(chǔ)上加大檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的投入力度，進一步解決存在于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與優(yōu)化工作中的各類問題。細化檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)流程，重點關(guān)注檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)的運維工作，制定出專項可行的檔案管理信息化系統(tǒng)運維管控機制，避免因系統(tǒng)故障問題導(dǎo)致重要檔案信息丟失，引發(fā)不必要的損失。

3.3構(gòu)建起功能完善的檔案管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

為從根本上提升檔案管理信息化系統(tǒng)的運行水平，還需要建立起功能完善的檔案管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。進一步加強檔案信息監(jiān)控與入網(wǎng)工作，將各地檔案數(shù)據(jù)庫納入到集中信息港中，以充分發(fā)揮出檔案信息資源應(yīng)用優(yōu)勢。在數(shù)據(jù)庫建立期間，還需要結(jié)合行業(yè)具體情況以及國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，基于現(xiàn)有電子文檔平臺，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，

建立起科學(xué)的信息化檔案館，確保信息化檔案信息資源能夠更好實現(xiàn)公開共享目標(biāo)，將信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作納入到行業(yè)規(guī)劃中，切實提升檔案數(shù)字資源利用水平。

一個合格的檔案管理信息化系統(tǒng)還需要借助前端控制設(shè)備對檔案進行一體化管理，在同一系統(tǒng)內(nèi)做好檔案文件傳輸以及管理工作，確保信息管理系統(tǒng)能夠高質(zhì)高效完成電子檔案文件的歸檔及管理工作。基于各領(lǐng)域建設(shè)要求，對檔案管理信息庫進行擴展，確保建立起的檔案信息庫能夠更好適應(yīng)企業(yè)檔案管理目標(biāo)及任務(wù)，使信息化管理技術(shù)能夠在提升檔案管理水平中發(fā)揮出重要作用。

3.4提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及任務(wù)，制定出檔案管理人員綜合素質(zhì)管控體系。著重提高檔案管理人員的信息素質(zhì)，使檔案管理人員能夠更加靈活的運用計算機技術(shù)，增強計算機綜合管控效果。制定出檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)機制，定期在人員群體中開展技能培訓(xùn)工作。

總結(jié)

總而言之，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)已然成為檔案行業(yè)重要發(fā)展趨勢，要從根本上提升檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)及運行水平，還需要結(jié)合不同檔案管理工作要求，對信息系統(tǒng)功能進行進一步優(yōu)化。構(gòu)建起一支高素質(zhì)檔案管理技術(shù)團隊，確保信息技術(shù)能夠在提升檔案管理水平中發(fā)揮出重要作用。

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