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        探析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理方式

        2022-05-31 14:27:14王茹
        蘭臺內(nèi)外 2022年13期
        關鍵詞:數(shù)字檔案互聯(lián)網(wǎng)檔案管理

        摘 要:新時代背景下,互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新應用在不斷升級,通過創(chuàng)新融合方式,使檔案融合效果不斷提升,促進行業(yè)的進一步發(fā)展。本文就“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理方式進行探究,簡單闡述檔案管理的意義和創(chuàng)新管理方式的必要性,分析互聯(lián)網(wǎng)下檔案管理的特點,結(jié)合現(xiàn)階段影響檔案管理的因素進行管理分析,嘗試給出相應的優(yōu)化管理對策,旨在促進現(xiàn)代化檔案管理方式的不斷優(yōu)化和發(fā)展。

        關鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理;數(shù)字檔案

        在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下,為使檔案管理方式更加先進,在實際的發(fā)展過程中,應加強創(chuàng)新能力,使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)進行有效融合,利用數(shù)字化和大數(shù)據(jù)等先進技術,對檔案管理方式進行改進,從而提升整體的檔案管理效率。在檔案管理過程中,應加深對管理方式的統(tǒng)籌規(guī)劃,明確檔案管理過程中存在的不足之處,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)相關技術對檔案管理進行有效完善,從而促進檔案管理效率的不斷提升。

        一、檔案管理的意義

        檔案管理工作主要指的是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的過程,整體工作較為復雜,對信息的真實性和管理層次性要求較高。檔案管理方法一般均需要具有較為完整的管理層次,根據(jù)管理系統(tǒng)對檔案進行識別和管理,進而便于檔案內(nèi)容在不同環(huán)節(jié)和項目中發(fā)揮良好的作用。對于管委會來說,由于其不僅對本地勞動人事等相關工作負責,同時要對本地企業(yè)和社會組織等進行合理監(jiān)管,以生產(chǎn)經(jīng)營為中心,組織相關活動。

        因此,其在日常的管理過程中,需要對大量的資料進行收集和建檔,通過對檔案的管理,使其能夠更好地應用在活動組織上,幫助管委會順利落實相關的任務和政策。由此可見,檔案管理具有重要意義,在恰當?shù)墓芾磉^程中,使區(qū)域內(nèi)的信息更加完善有序,同時能夠?qū)n案進行合理利用,有利于提高對該區(qū)域的有效管理,促進企業(yè)的發(fā)展和提升。

        二、創(chuàng)新檔案管理的必要性

        檔案對社會實踐活動控制管理有著非常重要的作用,檔案的對象是人,在實際應用過程中,需要保持檔案的真實性和多樣性,通過恰當?shù)墓芾矸绞?,能夠使檔案的使用效率得到進一步提升。在互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案管理工作受到更多的關注和要求,通過對互聯(lián)網(wǎng)技術的實際應用,有效提高對檔案管理工作的推進和提升。提高互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相關工作的聯(lián)系,使其更加密切,進而滿足部門對檔案管理中高效性、服務性和安全性的需求。

        隨著社會的不斷發(fā)展,檔案信息量不斷增多,并且呈現(xiàn)復雜化,同時在舉辦活動或者檔案應用過程中,對檔案管理的靈活性和服務效果要求更高,因此為滿足對檔案管理的要求,提高檔案管理的實際效果,創(chuàng)新對檔案的管理方式具有必然性?,F(xiàn)代化背景下,通過“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的理念,指導管理方式進行升級和創(chuàng)新,構(gòu)建新型的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)對檔案的快速分類和管理,長時間對檔案數(shù)據(jù)信息進行保存,以及快捷提取檔案信息和便捷性檔案使用方式,使檔案管理能夠很好為應用部門提供積極幫助。

        三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理特點

        1.共享化

        互聯(lián)網(wǎng)時代,網(wǎng)絡信息技術發(fā)展的速度相對較快,并且已經(jīng)得到較為全面的應用,通過網(wǎng)絡能夠?qū)崿F(xiàn)對不同資源的獲取和傳輸,提高信息的共享效果。在檔案管理過程中,深入融合相關的信息技術,構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng),從而提高對檔案的管理效率,優(yōu)化檔案的使用質(zhì)量。在數(shù)據(jù)共享的作用下,對檔案資源進行合理應用,突出網(wǎng)絡化信息檔案的實際應用效果。

        2.自動化

        通過構(gòu)建新時代檔案管理系統(tǒng),在進行檔案管理的過程中,能夠通過控制系統(tǒng)來實現(xiàn)對檔案信息的識別、自動管理和歸檔,提高對檔案信息的收集效果,加快檔案管理過程,使檔案管理效率得到提升,同時簡化人工工作難度,便于提高檔案數(shù)字化管理效果。

        3.智能化

        智能化是在自動化基礎上提升得到的,在互聯(lián)網(wǎng)時代,通過構(gòu)建智能化系統(tǒng),對檔案的管理和使用進行深度開發(fā)。一方面,通過人工智能對相關檔案內(nèi)容進行識別分類和處理,降低工作人員的實際工作量;另一方面,通過互聯(lián)網(wǎng)技術來幫助提高檔案的實際使用效果。例如,通過智能識別和大數(shù)據(jù)技術對檔案進行模糊字搜索,提高對檔案的實際應用效率。

        4.服務化

        社會化特點指的是對社會的服務效果,通過構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理工作,不斷提升檔案管理質(zhì)量,為使用者提供更加便捷的檔案使用方法。通過創(chuàng)新檔案管理方式,提高檔案系統(tǒng)的功能性,簡化使用方式,從而提高服務效果。

        四、現(xiàn)階段檔案管理的影響因素

        1.檔案管理方式落后

        目前,在管委會中仍存在檔案管理落后現(xiàn)象,大部分檔案仍使用紙質(zhì)材料進行保存。在保存過程中,需要按照一定的存放方式構(gòu)建檔案文檔,并進行合理存放。但由于其日常的工作較為復雜,需要對管理區(qū)域內(nèi)部的各項事務進行檔案構(gòu)建,在實際的建設管理過程中,檔案數(shù)量較多,為檔案的保存、管理和后續(xù)使用帶來了一定的問題和麻煩。例如,在舉辦活動的過程中,需要人工對相關檔案進行尋找,并根據(jù)需要進行逐份打印裝訂,再將檔案信息發(fā)送到不同的負責部門中,使用過程較為麻煩。部分檔案受到分類和存放不合理等因素影響,在人工尋找的過程中,可能需要花費大量時間和精力,嚴重影響整體的檔案使用效果。

        2.檔案管理缺乏安全性

        檔案管理安全性不僅關系到隱私問題,需要進行嚴格保密,更關系到系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。在檔案管理系統(tǒng)中融合網(wǎng)絡信息技術后,檔案管理效率得到提升的同時,還面臨著較大的檔案管理安全隱患。由于檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡相連,在進行網(wǎng)絡信息交互的過程中,可能受到外界網(wǎng)絡中病毒和木馬侵襲,破壞系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息,導致無法正常使用。此外,在進行檔案管理的過程中,工作人員對于檔案管理過程重視度不足,導致實際的工作過程中可能存在信息認為泄露的情況,影響整體檔案管理安全效果。比如,在進行安全管理過程中,使用專門的檔案管理U盤插入公共電腦中,在使用過程中受到病毒感染,對U盤內(nèi)部文件進行竊取和破壞,隨后在U盤正常應用過程中,對專門的檔案管理網(wǎng)絡產(chǎn)生破壞,最終影響整體檔案系統(tǒng)的安全性。

        3.檔案管理過程服務效果差

        在進行檔案管理過程中,為提高其使用效果,應結(jié)合具體系統(tǒng)運行情況制定相應的服務。但在實際的應用過程中,受到傳統(tǒng)思維的影響,認為檔案管理僅僅是對檔案的整理和保存,缺乏后續(xù)使用和服務意識,導致檔案管理的服務效果較差。在互聯(lián)網(wǎng)背景下,檔案的使用頻率在不斷提升,檔案管理工作內(nèi)容也在隨著時代的變化而調(diào)整,目前檔案管理工作中,提供檔案服務也逐漸成為主要的管理工作之一。只有通過恰當合理的應用,才能使檔案的利用率充分發(fā)揮出來,因此在進行檔案管理過程中,應加強對檔案管理的服務效果,提高檔案的利用率。

        4.檔案儲存狀態(tài)不穩(wěn)定

        在對檔案中的信息數(shù)據(jù)進行儲存的過程中,常見的儲存方式包括光盤、硬盤、磁盤等。在實際的檔案管理過程中,光盤和硬盤容易發(fā)生磨損或受潮,安全性較低,導致檔案數(shù)據(jù)容易發(fā)生丟失。磁帶庫和磁盤陣列等容量較大,但成本較高,并且后期維護較為復雜,為檔案的儲存帶來較大難題。

        五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)化檔案管理方式

        1.建設互聯(lián)網(wǎng)電子檔案平臺

        為使檔案管理方式得到升級優(yōu)化,應構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”平臺,通過網(wǎng)絡電子檔案平臺的建設,提高檔案的管理效果。

        一方面,加強對系統(tǒng)平臺硬件配置效果。管委會應加強對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺建設的投入,對硬件和軟件進行全面升級和更新,從而提高使用效果。管理人員應結(jié)合實際的檔案管理需求,制定相應的平臺構(gòu)建方案,根據(jù)方案進行硬件和軟件的采購與升級。在采購過程中,應選擇質(zhì)量較為良好,且型號應用普及率較高的設備,以便在設備,能夠順利進行維修和設備更換。同時,應加強對設備安放條件進行管理。為保障設備正常應用,應對環(huán)境的溫度、濕度進行控制,保持溫度在14~24℃范圍內(nèi),相對濕度在40%~60%范圍內(nèi),同時提高對衛(wèi)生的管理力度,避免灰塵對設備的運行情況造成影響。

        另一方面,構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺。針對檔案管理要求,選擇相應的軟件,提高軟件功能與檔案管理之間的適配性,進一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在平臺建設時,利用軟件構(gòu)建相應的局域網(wǎng),并設置相應的數(shù)據(jù)庫,對檔案進行儲存。在系統(tǒng)中設置相應的安全保障機制,提高對數(shù)字化檔案的安全管理效果。例如,設置訪問權限等,提高對檔案的管理效果。為保障檔案管理網(wǎng)絡平臺的使用效果,在構(gòu)建時提高系統(tǒng)的自動化水平,可通過智能識別對檔案進行合理分類儲存,降低工作效率。同時,相關維修人員應定期對網(wǎng)絡進行管理,通過維修和系統(tǒng)更新,提高系統(tǒng)運行的質(zhì)量和效率。

        2.強化互聯(lián)網(wǎng)檔案管理安全

        安全性是檔案管理的基本需求,在管理過程中,通過保障檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全,確保檔案內(nèi)部信息的保密效果,避免信息泄露造成的不良影響?;ヂ?lián)網(wǎng)背景下,檔案管理網(wǎng)絡化將會使檔案面臨較大的安全問題,為保障檔案管理與應用過程中的安全性,應對其進行合理監(jiān)管,提高檔案管理和應用的安全性。

        首先,應提高網(wǎng)絡安全保障技術水平,完善強力防護系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的運行過程中,設置網(wǎng)絡登錄和訪問權限,在設置登錄限制時,不僅要求身份驗證,同時需要位置驗證,避免在外部設施上登錄檔案系統(tǒng),以免受到影響,發(fā)生信息安全事故。在權限設置時,使用加密技術對使用者身份信息進行加密,在驗證時,通過指紋識別、面部識別或者密碼、驗證碼等方式進行識別,進入到相應權限范圍內(nèi)。

        其次,定期對檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)及平臺進行風險排查和管理。通過定期排查,發(fā)現(xiàn)其中是否存在故障和隱患。根據(jù)硬件和軟件的檢查標準,對設備進行安全檢查,并對其中的風險情況進行合理評估,以便后續(xù)維修處理。在檢查時,一方面檢查環(huán)境情況、設備中電路連接穩(wěn)定效果以及是否存在客觀環(huán)境中的不良影響因素,一旦發(fā)現(xiàn)應及時進行整改處理,為設備提供良好的環(huán)境;另一方面,對磁盤、U盤以及數(shù)據(jù)庫等進行檢查,了解其是否按照標準要求進行穩(wěn)定的儲存和整理,確保整體安全性。同時,對網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺的功能進行檢查,確保軟件功能正常應用,從而保障檔案管理的運行效率。

        最后,強化防火墻設計和權限控制。為避免外界病毒入侵,在實際的網(wǎng)絡信息平臺運行過程中,加強局域網(wǎng)防火墻建設效果,通過提高防火墻的建設效果,降低被病毒入侵和破壞的可能性。在實際的使用過程中,提高訪問權限設置效果,避免非法讀取檔案信息,保障網(wǎng)絡平臺的安全性。

        3.提高檔案管理服務水平

        首先,互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案應用已經(jīng)成為推動檔案發(fā)展的主要動力之一,為滿足檔案使用者的實際需求,應提高檔案管理服務水平。在構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”基礎上檔案管理時,一方面應提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),通過提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及對檔案的管理控制,提高工作人員的實際管理效率,強化工作服務質(zhì)量。例如,在檔案管理過程中,針對檔案類型進行分類,將檔案管理工作進行任務分配,各職工負責相應的崗位任務,在管理時為檔案使用者提供相應的檔案管理服務,滿足其對檔案的需求。網(wǎng)絡化的檔案管理工作使人們獲取信息資料的方式越來越簡單,在此情況下,通過提高檔案管理服務效果,有利于促進檔案管理工作的開展。

        其次,在進行管理過程中,應樹立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理思維,樹立正確的檔案管理理念,保障信息的安全性。在檔案管理人員利用檔案管理平臺的過程中,應提高安全意識,按照標準化操作流程對檔案進行管理,保障信息安全性。同時,在為用戶提供檔案管理服務的過程中,能夠順利將相關檔案按條件分類儲存或調(diào)出,提高檔案的實際管理效率。

        4.創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)檔案管理儲存路徑

        隨著檔案信息數(shù)據(jù)的不斷增加,為實現(xiàn)對檔案的合理儲存,應創(chuàng)新提出新的檔案管理方式,提高檔案儲存效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,應加強對云儲存的認識與了解,通過云技術的應用提高檔案儲存過程中的管理效率。

        在對檔案數(shù)據(jù)進行儲存的過程中,一方面應利用云技術構(gòu)建云儲存空間,并對云空間進行安全管理,提高云儲存的安全性。云空間容量大,并且具有較強的穩(wěn)定性,適合應用在檔案儲存管理工作中。相關人員應構(gòu)建平臺與云儲存空間的連接通道,并將相關檔案信息上傳到儲存空間中,對儲存方式進行自定義,按照恰當?shù)姆绞竭M行合理儲存;另一方面建設相應的數(shù)據(jù)讀取路徑。在將檔案信息上傳到云空間后,為提高檔案的使用效果,需要提高信息讀取效率,通過云平臺開通數(shù)字化讀取路徑,降低對數(shù)據(jù)安全的影響,同時在其中融入大數(shù)據(jù)技術,提高模糊搜索效率,使整體方案應用效率得到提升。

        六、結(jié)論

        綜上所述,在信息技術不斷提升的過程中,通過構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式,對檔案進行管理和控制,有利于提升檔案的實際使用效率,優(yōu)化整體管理工作質(zhì)量。相關管理人員應加強引進和應用先進的信息技術、大數(shù)據(jù)技術以及云技術等,為檔案管理系統(tǒng)進行合理優(yōu)化和提升,從而為人們提供更加良好的服務。

        參考文獻:

        [1]劉常華.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理存在的問題及對策分析[J].信息周刊,2019

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        [3]聶丹萍.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的現(xiàn)狀與應對措施[J].辦公室業(yè)務,2020

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        [5]林濟年.在互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J],2021

        (作者單位:遼寧省鞍山市鐵東區(qū)千山中路一號玉佛山管委會)

        作者簡介:王茹(1971—),女,漢族,遼寧鞍山人,本科,館員,研究方向:檔案管理。

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