蘇衛(wèi)花

摘 要：現(xiàn)階段，有效落實檔案管理工作在我國社會發(fā)展方面具有重要意義。隨著信息技術(shù)的普及與創(chuàng)新，企事業(yè)單位應該不斷完善檔案管理監(jiān)督與指導工作，促進檔案管理工作積極創(chuàng)新，使自身發(fā)展和社會進步的需求得到更好滿足，主動革新現(xiàn)階段不科學、不合理的檔案管理方式，積極結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，為使用者匯總、歸納檔案信息提供幫助，促進檔案管理形式更加有效、科學，為企事業(yè)單位更加平穩(wěn)高效的運行檔案管理工作提供保障。本文簡單介紹企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導的主要內(nèi)容及重要意義，然后結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督與指導工作存在的問題提出有針對性的改進策略。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理業(yè)務(wù);監(jiān)督;指導

近年來，在我國經(jīng)濟快速發(fā)展的同時，各企事業(yè)單位的檔案數(shù)量也在不斷增多，在一定程度上改變了工作形態(tài)，有效監(jiān)督與指導企事業(yè)單位檔案管理工作變得非常重要。但是，部分企事業(yè)單位由于管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)、人員配備不足、對檔案管理工作缺乏正確認識等原因，對有效開展檔案管理監(jiān)督與指導工作形成阻礙。想要使檔案管理工作的價值得到充分發(fā)揮，必須保證相關(guān)監(jiān)督與指導工作有效落實。

一、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導的主要內(nèi)容及重要意義

1.主要內(nèi)容

檔案管理工作監(jiān)督與指導的行政職能主要包括兩個方面，分別為指導檔案管理工作和檢查監(jiān)督檔案管理工作。這兩項工作之間存在密切的聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)彼此之間的共同進步。企事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督與指導包含許多方面的內(nèi)容，如監(jiān)督相關(guān)企事業(yè)單位是否有效落實檔案法律法規(guī)?？茖W有效開展檔案管理監(jiān)督與指導工作，能夠有效提升檔案管理理論、干部培養(yǎng)等工作的質(zhì)量。在落實各項工作過程中，需要工作人員嚴格按照相關(guān)工作流程和標準開展工作。

2.重要意義

一是有效落實監(jiān)督工作，能夠?qū)n案管理工作中存在的不合理、不科學的問題進行深入挖掘，從而保證相關(guān)問題得到及時發(fā)現(xiàn)、及時解決，幫助工作人員更加有效解決工作中的問題。平穩(wěn)有效地運行各項工作，能夠保證工作人員及時發(fā)現(xiàn)各種問題，從而更加有效地整理和利用檔案信息。

二是在開展企事業(yè)單位檔案管理工作過程中，結(jié)合有效的監(jiān)督與指導工作，能夠為檔案管理工作質(zhì)量的提升起促進作用，同時也能夠為落實相關(guān)檔案法律法規(guī)提供幫助。

三是企事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，通過有效開展監(jiān)督與指導工作，能夠幫助工作人員更加清楚了解自身實際工作情況，促使工作人員對檔案管理工作內(nèi)容與責任形成更加正確的認識，能夠充分調(diào)動工作人員的主觀能動性，有效避免檔案管理工作混亂的情況發(fā)生，保證所有檔案信息歸檔及時，促進檔案信息利用率不斷提升。

總之，保證相關(guān)的監(jiān)督與指導工作在企事業(yè)單位檔案管理工作中得到有效落實，能夠在我國發(fā)展檔案事業(yè)過程中發(fā)揮重要作用。因此，相關(guān)人員應該充分重視與關(guān)注檔案管理及相關(guān)的監(jiān)督與指導工作，推動我國各項事業(yè)快速發(fā)展。

1.企事業(yè)單位檔案管理工作監(jiān)督與指導人員不足

企事業(yè)單位在開展檔案管理監(jiān)督與指導工作過程中，部分工作人員對檔案管理工作的認知存在偏差，認為其只是簡單的儲存檔案信息，覺得這項工作非常簡單，沒有挑戰(zhàn)，所以只是根據(jù)上級的安排按部就班地開展相關(guān)工作，對檔案管理工作的重要性缺乏認識。在這樣的工作理念下，信息化管理方式的落實難度極大，對檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升形成嚴重阻礙。

另外，現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域的保障體系并不完善，通常都是利用第三方支付平臺實現(xiàn)商品經(jīng)濟流通，雖然能夠保證第三方的控制和檢查作用有效發(fā)揮，使商家的僥幸心理得到遏制，但在一定程度上也會導致企事業(yè)單位檔案管理工作監(jiān)督與指導人員不足。在開展檔案管理工作時，必然會有問題存在于工作過程中，這是由于企事業(yè)單位很少在檔案管理創(chuàng)新方面投入足夠的費用，很難對高水平的檔案管理工作形成深刻體會。

2.對檔案管理監(jiān)督指導工作的業(yè)務(wù)范圍認知不足

近年來，很多企事業(yè)單位越來越重視檔案管理工作，同時對相關(guān)的監(jiān)督與指導工作也越來越重視。但是，在實際工作開展過程中，很多企事業(yè)單位將檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督與指導重點放在整理和收集文件資料方面，而對檔案信息化建設(shè)、檔案儲存安全以及檔案管理體系的建設(shè)投入不足，通常只將一些宏觀的管理要求作為核心開展專項指導工作，無法對檔案管理工作的具體落實進行有效指導，無法取得明顯的工作成效。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏

通過對企事業(yè)單位實際情況的了解，發(fā)現(xiàn)部分企事業(yè)單位只派一名工作人員負責單位的檔案管理工作，且缺乏相關(guān)的檔案管理素養(yǎng)，工作人員與同行業(yè)人員缺乏交流溝通，無法有效開展行業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督和指導工作。此外，國家相關(guān)制度不夠明確，導致很多企事業(yè)單位無法對檔案管理工作形成正確認識，無法充分重視檔案管理工作，導致檔案管理人員配備不足，相關(guān)的檔案監(jiān)督與指導更是不復存在，致使檔案資源在一定程度上流失。

4.缺乏多樣化的檔案管理監(jiān)督指導形式

現(xiàn)階段，大多企事業(yè)單位都是利用集中考核或檢查的方式來落實檔案管理監(jiān)督指導工作，這種工作方式需要復雜的準備工作以及較長的周期，極可能會對開展其他業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。為此，部分企事業(yè)單位為了使工作人員的工作壓力減輕，只進行單項工作檢查，并且檢查活動的間隔時間較長，無法有效監(jiān)督與指導檔案管理工作。同時，在開展檔案管理監(jiān)督與指導工作過程中，所使用的指導內(nèi)容相對滯后，無法使企事業(yè)單位的發(fā)展需求得到滿足。另外，部分企事業(yè)單位為了取得更好的成績，往往會臨時集中現(xiàn)有資源突擊整改檢查可能涉及的內(nèi)容，在檢查后不會對整改效果進行鞏固，導致檔案管理工作中反復發(fā)生相似的問題，致使監(jiān)督指導工作效果并不理想。

5.對監(jiān)督整改缺乏約束力

很多企事業(yè)單位都會通過檢查來了解和提升檔案管理工作的效果，但是在開展檔案檢查過程中，部分單位存在檢查工作片面、不重視后期整改的問題。同時，企事業(yè)單位大多以“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”為工作原則，會由各級檔案部門負責落實整改工作，容易導致整改不規(guī)范的情況出現(xiàn)。同時，企事業(yè)單位監(jiān)督整改情況的力度不足，大多通過整改報告對整改質(zhì)量和進度進行了解，并不能實現(xiàn)對整改情況的全面掌握。

三、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導的改進策略

1.擴充企事業(yè)單位檔案管理人員引進渠道

工作人員不斷努力是企業(yè)發(fā)展的不竭動力，所以想要更好地開展檔案管理業(yè)務(wù)及其監(jiān)督指導工作，企事業(yè)單位必須對培養(yǎng)和引進相關(guān)人才的工作重視，通過增加檔案管理人員編制、增加檔案管理人員收入等有效措施，吸引更多專業(yè)人才投入檔案管理工作，保證工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得到根本上提高，不斷壯大檔案管理隊伍。同時，企業(yè)應該對培訓管理人員的工作足夠重視，通過有效措施對檔案管理人員的管理思想和管理技能進行提升，并且不斷將先進的管理方式融入管理過程。企事業(yè)單位的檔案管理工作具有整體和系統(tǒng)的特性，只有提高系統(tǒng)里的每項工作，才能使整體得到有效提升。企事業(yè)單位應該對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件質(zhì)量進行嚴格把控，并按照一定的要求對紙質(zhì)檔案進行精確分類，促進紙質(zhì)文件優(yōu)化，保證紙質(zhì)文件記錄的數(shù)據(jù)和內(nèi)容準確真實，使檔案本身的作用能夠充分發(fā)揮。

2.正確認識檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督指導工作的職責

企事業(yè)單位檔案管理部門應該對檔案管理監(jiān)督指導工作的機構(gòu)進行明確，與自身檔案管理現(xiàn)狀和規(guī)模相結(jié)合，明確工作人員的崗位要求和工作職責，如果單位各方面條件允許可以設(shè)專崗，將檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督指導工作交給專業(yè)的檔案管理人員;如果單位人員緊缺，只能由檔案管理人員負責監(jiān)督指導工作，在完成工作機構(gòu)設(shè)立后，可以在企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員中指派監(jiān)督指導機構(gòu)人員。同時，企事業(yè)單位應該與企業(yè)實際情況相結(jié)合，從業(yè)務(wù)建設(shè)、管理制度、設(shè)施設(shè)備、組織機構(gòu)以及安全保障等方面明確監(jiān)督指導工作職責，使工作人員工作目標更加明確、工作行為更加規(guī)范。另外，企事業(yè)單位應該對檔案管理監(jiān)督指導工作制度進行完善，使相關(guān)的工作方法和工作內(nèi)容更加完善。企事業(yè)單位應該對各下屬單位存在的實際問題進行充分考慮，努力實現(xiàn)工作組合的最優(yōu)化，利用對標的方式對單位的硬件配置和組織管理進行強化。

3.重視檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

各企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)是檔案監(jiān)督指導工作的重點對象，所以企事業(yè)單位想要有效開展檔案管理監(jiān)督與指導工作，并減輕現(xiàn)階段監(jiān)督指導工作壓力，必須對自身檔案管理工作水平進行有效提升。在這個過程中，檔案管理工作質(zhì)量很大程度上是由工作人員的專業(yè)素養(yǎng)決定的，所以企事業(yè)單位應該結(jié)合有效的管理措施，提升相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，企事業(yè)單位應該定期對檔案管理人員進行技術(shù)水平培訓，提升檔案管理人員的招聘門檻。同時，應該對先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用，通過直播、網(wǎng)課等方式提升檔案管理人員的認知水平和操作水平。其次，可以完成檔案管理學習網(wǎng)站的建立，使檔案管理人員能夠充分利用閑暇時間提升自身水平，再與合理的考核制度相結(jié)合，使檔案管理人員擁有更高的學習主動性。最后，應該對網(wǎng)絡(luò)平臺的社交性進行充分利用，企事業(yè)單位可以與其他單位建立合作，完成檔案管理工作交流途徑的建立，如建立微信公眾號、QQ群等，不但能夠為檔案管理人員之間的交流溝通提供便利，還能夠更好地集思廣益，使檔案管理工作中的難題得到及時解決。另外，企事業(yè)單位可以不定時進行內(nèi)部檢查，了解自身存在的問題，明確今后工作的重點。

4.完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建

完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，能夠為順利開展檔案管理監(jiān)督指導工作提供保證。通過分析檔案管理監(jiān)督與指導的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，企事業(yè)單位雖然不斷加強年度檢查、執(zhí)法檢查的力度，對下屬單位的檔案管理工作起到了一定的監(jiān)督與指導作用，但是由于各地區(qū)的市場發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展情況存在差異，導致下屬單位檔案管理工作存在不同的發(fā)展水平，因此檔案管理監(jiān)督與指導工作所發(fā)揮的效果并不理想?；诖?，企事業(yè)單位應該完成全覆蓋式工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，在實際開展構(gòu)建工作時應該從以下幾方面入手：首先，各檔案管理人員應該不斷完善與強化自身的主觀意識，與相關(guān)的檔案管理法規(guī)相結(jié)合，調(diào)整和剔除自身存在的錯誤工作理念和工作思想，從而使檔案管理工作的要求得到更好滿足。其次，從企事業(yè)內(nèi)部的檔案部門，到各下屬單位的檔案管理部門，要構(gòu)建全覆蓋式、自上而下的工作網(wǎng)絡(luò)，并且在不同部門和工作環(huán)節(jié)中完成工作網(wǎng)絡(luò)的滲透。最后，應該認真梳理現(xiàn)有的檔案工作監(jiān)管與指導體系，更加有效落實相關(guān)的制度，實現(xiàn)監(jiān)管與指導工作一級抓一級，防止在開展工作的過程中有死角出現(xiàn)，使我國企事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)更加堅實，推動我國檔案事業(yè)發(fā)展。另外，應該完成檔案數(shù)據(jù)管理平臺的構(gòu)建。在對企事業(yè)單位檔案管理工作進行監(jiān)督與指導時，可以利用檔案數(shù)據(jù)管理平臺，進一步提升檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。檔案工作涉及的內(nèi)容非常繁雜，并且與人們的工作和生活息息相關(guān)。通過分析現(xiàn)階段的檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作存在一定的隱蔽性和滯后性。在企事業(yè)單位中，檔案管理工作擁有越長的運作時間就越難有效保障檔案管理工作的質(zhì)量。在出現(xiàn)這一情況時，容易有檔案歸檔工作不及時、管理不規(guī)范、檔案資料缺失等不良情況出現(xiàn)?；诖?，為了避免這一情況，企事業(yè)單位檔案管理工作應該將工作重心放在檔案數(shù)據(jù)管理平臺的構(gòu)建上。第一，在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理平臺過程中，應該保證相關(guān)部門和人員充分重視和關(guān)注構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理平臺工作，在平臺建設(shè)過程中積極鼓勵工作人員參與，同時積極應用先進的科學技術(shù)及信息技術(shù)。第二，可以借鑒國內(nèi)以及其他國家的檔案數(shù)據(jù)管理平臺構(gòu)建經(jīng)驗，并且與企事業(yè)單位實際情況相結(jié)合，保證檔案數(shù)據(jù)管理平臺擁有較高的科學性和可操作性。在檔案管理監(jiān)督與指導工作中應用檔案數(shù)據(jù)管理平臺，能夠使檔案調(diào)整與管理的統(tǒng)一化得以實現(xiàn)。

5.在監(jiān)督指導工作的全過程融入檔案檢查

在開展檔案管理監(jiān)督指導工作過程中，檔案檢查是重要手段，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升起到重要的推動作用。檔案檢查能夠使監(jiān)督指導工作中的問題得以及時發(fā)現(xiàn)，使檔案管理監(jiān)督與指導工作的方向更加明確。企事業(yè)單位應該根據(jù)《檔案檢查工作辦法》完成本單位檔案檢查制度的建立，其中包括檢查的對象、檢查規(guī)范、等級評估標準、獎懲、風險評估以及工作流程等。同時，應該明確開展檢查工作的規(guī)模、頻率以及時間。在檢查工作的開展過程中，還應該對企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案專家資源和檔案協(xié)作組織的優(yōu)勢進行充分利用。在檔案檢查工作完成后，應該在公司網(wǎng)站公布檢查結(jié)果，促進各部門積極調(diào)整檔案管理工作。另外，在各部門對自身檔案管理工作不足之處進行整改時，應該建立有效的監(jiān)督機制，指派專業(yè)的監(jiān)督指導人員對整改內(nèi)容進行監(jiān)督與指導，將整改的責任落實到個人，提升整改工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展過程中，企事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)揮的作用越來越重要，而檔案管理監(jiān)督與指導工作能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量，需要企事業(yè)單位加以重視。雖然現(xiàn)階段仍然有很多問題存在于企事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督與指導工作中，但是只要企事業(yè)單位不斷對相關(guān)制度進行完善，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，一定會促進檔案管理監(jiān)督指導水平不斷提升。

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（作者單位：平度市檔案館）