肖哲

摘 要：當(dāng)前，服務(wù)外包是我國房產(chǎn)檔案整理的主要方式。由于房產(chǎn)檔案數(shù)量龐大且涉及房屋權(quán)利人的個人隱私，我們應(yīng)該對房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包過程中存在的風(fēng)險引起足夠重視。本文立足實際，對房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包中信息不對稱、招標(biāo)價格不合理、房產(chǎn)信息泄露、質(zhì)量監(jiān)管不嚴(yán)、人員舞弊等風(fēng)險點進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了招投標(biāo)管理、完善合同條款、強(qiáng)化環(huán)境控制、加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督、加強(qiáng)廉政教育等應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;整理服務(wù)外包;風(fēng)險分析;對策研究

房產(chǎn)檔案是一種重要的民生檔案，和人們的住房需求密切相關(guān)，因此每年房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)都會接收大量的房產(chǎn)檔案。房產(chǎn)檔案必須經(jīng)過系統(tǒng)整理才能實現(xiàn)規(guī)范化管理和便捷利用，而僅僅依靠房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)有限的人員、軟硬件技術(shù)設(shè)備很難高效完成房產(chǎn)檔案整理工作，必須實施整理外包，充分借助外包公司的專業(yè)優(yōu)勢，才能以高效率保質(zhì)保量地完成此項工作。與此同時，在房產(chǎn)檔案整理外包服務(wù)中存在的風(fēng)險也是不容忽視的，必須引起房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)足夠的重視，并尋求有效的方法和措施去應(yīng)對和化解這些風(fēng)險，確保整理外包服務(wù)達(dá)到房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)的預(yù)期效果，同時，推動檔案外包服務(wù)可持續(xù)發(fā)展，最終促使房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)和外包公司實現(xiàn)雙贏。

一、房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包的原因分析

1.房產(chǎn)檔案數(shù)量龐大，房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)整理人員缺口嚴(yán)重

隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的發(fā)展，人們的購房需求激增，每個城市每年都會形成大量的房產(chǎn)檔案，以筆者所在的鄭州市為例，每年新增各類房產(chǎn)檔案近40萬卷。因受人員編制的限制，房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)中僅有少量人員從事檔案整理工作。繁重的房產(chǎn)檔案整理工作量與整理人員緊缺的矛盾日益凸顯，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)難以按時完成增量房產(chǎn)檔案的系統(tǒng)整理工作。

2.缺乏激勵機(jī)制，難以充分調(diào)動整理人員的工作積極性

房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)一般為財政全供事業(yè)單位，帶有編制整理人員的工資結(jié)構(gòu)基本固定，與房產(chǎn)檔案整理的工作量沒有任何關(guān)聯(lián)。即便是采用政府購買勞務(wù)模式整理房產(chǎn)檔案，這些勞務(wù)人員的工資也是基本固定，與工作量的多少沒有太大關(guān)聯(lián)。由于整理人員的薪酬沒有與工作量直接掛鉤，導(dǎo)致干多干少一個樣，難以調(diào)動他們的工作積極性，嚴(yán)重影響房產(chǎn)檔案整理的工作效率。

3.檔案整理工作效率低下，整理質(zhì)量有待提高

房產(chǎn)檔案整理工作量大而人員缺口嚴(yán)重，加之缺乏有效的激勵機(jī)制，導(dǎo)致整理效率低下，大部分增量房產(chǎn)檔案因不能及時整理而積壓，在影響房產(chǎn)檔案利用的同時也增加了檔案的安全隱患。此外，對于房產(chǎn)檔案整理過程中出現(xiàn)的一些差錯或者不符合整理質(zhì)量要求的情況，因沒有制定相應(yīng)的懲罰機(jī)制或者不能嚴(yán)格執(zhí)行懲罰機(jī)制，導(dǎo)致檔案驗收流于形式，影響檔案整理質(zhì)量。

4.整理人員流動性強(qiáng)，難以保持整理工作的連續(xù)性

檔案整理是一項重復(fù)性的手工操作，長時間從事該項工作難免會產(chǎn)生枯燥和抵觸情緒，導(dǎo)致檔案整理人員流動性強(qiáng)。房產(chǎn)檔案整理不同于文書檔案整理，一名熟練的房產(chǎn)檔案整理人員不但要具備相應(yīng)的房產(chǎn)業(yè)務(wù)知識，還需要長時間的實踐積累，而放棄該項工作僅需要一瞬間，人員的經(jīng)常流動對整理工作的連續(xù)性造成了一定的障礙。

二、房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包的風(fēng)險分析

1.信息不對稱，承包方選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致遭受損失

房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)通常以公開招標(biāo)的方式選擇外包公司，而市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下存在著大量且分布于不同區(qū)域的檔案服務(wù)外包公司，這些外包公司在資質(zhì)信用、軟硬件設(shè)施、從業(yè)人員數(shù)量、專業(yè)技術(shù)水平以及服務(wù)質(zhì)量等方面存在著較大差異。房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)在與外包公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系之前并無任何關(guān)聯(lián)，但外包公司則不同，他們因拓展業(yè)務(wù)會經(jīng)常與檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)系，所以比較熟悉檔案機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)情況，而且他們非常清楚自身的技術(shù)實力、人員素質(zhì)以及軟硬件資源配置情況，這就導(dǎo)致雙方的信息不對稱。

在招投標(biāo)過程中，外包公司為了中標(biāo)可能提供不真實的信息增強(qiáng)自己的實力，而房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)由于信息受限，不可能對參與投標(biāo)的外包公司逐一進(jìn)行全面了解。在評標(biāo)過程中，評審專家在短時間內(nèi)僅僅通過投標(biāo)單位提供的投標(biāo)文件，很難對外包公司的專業(yè)技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量等關(guān)鍵內(nèi)容做出精準(zhǔn)判斷。如果由服務(wù)質(zhì)量一般甚至不達(dá)標(biāo)的企業(yè)中標(biāo)，必然影響房產(chǎn)檔案整理的質(zhì)量，不但導(dǎo)致政府財政資金的浪費，而且對房產(chǎn)檔案的安全也造成了一定隱患。

2.整理外包價格不合理，影響檔案整理的質(zhì)量或者大幅增加成本支出

房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)有大量需要整理的房產(chǎn)檔案，在外包整理前應(yīng)根據(jù)待整理房產(chǎn)檔案的數(shù)量測算具體的金額，從而為確定招標(biāo)價格提供重要依據(jù)。如果招標(biāo)定價過低，中標(biāo)單位低價中標(biāo)，會導(dǎo)致中標(biāo)單位在盡可能壓縮成本的情況下整理檔案，這勢必會影響檔案整理的質(zhì)量。而如果招標(biāo)定價過高，則會增加房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)的采購成本，造成政府財政資金的浪費。

3.泄露房產(chǎn)檔案信息，引發(fā)不必要的法律糾紛

房產(chǎn)檔案中會記錄房屋權(quán)利人及其配偶的姓名、身份證號、住址、電話號碼等個人信息，以及房屋成交價格、抵押內(nèi)容、離婚析產(chǎn)協(xié)議、訴訟法律文書等內(nèi)容，這些內(nèi)容屬于房屋權(quán)利人的隱私信息。房產(chǎn)檔案整理外包過程中，外包公司工作人員必定會接觸到這些隱私信息，如果他們檔案意識不強(qiáng)、保密觀念不足，可能會泄露相關(guān)信息，更甚者會有目的地將信息泄露或者出賣給第三方，對房屋權(quán)利人的合法權(quán)益造成侵犯和危害。同時，作為發(fā)包方的房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)也可能因此陷入不必要的法律糾紛，并承擔(dān)相應(yīng)的連帶責(zé)任。

4.整理外包監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，可能導(dǎo)致難以發(fā)揮外包服務(wù)的優(yōu)勢

外包公司是以追求利潤最大化為目的的商業(yè)化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，為了確保獲取最大的利潤，他們盡可能壓縮成本，導(dǎo)致中標(biāo)后實際開展的房產(chǎn)檔案整理工作與投標(biāo)文件所承諾的相關(guān)內(nèi)容不符。外包公司一方面會選擇低成本的紙張、硒鼓、裝訂線、檔案卷皮和檔案盒等整理耗材。另一方面實際整理的工作人員與事先承諾安排的工作人員不相符，而會選擇一些非專業(yè)的工作人員，甚至招募一些臨時和兼職人員，從而達(dá)到降低人工成本的效果。如果房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)不能對整理外包實施全流程的嚴(yán)格監(jiān)控，則勢必會在外包過程中出現(xiàn)偷工減料、編目不科學(xué)、整理不規(guī)范等質(zhì)量問題，不但難以發(fā)揮外包服務(wù)的優(yōu)勢，還可能需要重新整理造成不必要的重復(fù)勞動。

5.整理服務(wù)外包過程中可能存在串通投標(biāo)、賄賂等舞弊行為，從而導(dǎo)致相關(guān)人員承擔(dān)法律責(zé)任

房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包招標(biāo)金額大且項目具有連續(xù)性，這必然會引起外包公司的額外關(guān)注。為了能夠成功中標(biāo)，外包公司會積極和房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)系，以便及時獲取有價值的招標(biāo)信息，同時也可能給予相關(guān)工作人員利益誘惑，進(jìn)行串通投標(biāo)或者暗箱操作，從而達(dá)到中標(biāo)的目的。如果房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)工作人員意志不堅定、原則性不強(qiáng)，則可能會受到黨紀(jì)處分，甚至是遭到法律懲處。

三、房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包的風(fēng)險對策

1.加強(qiáng)對外包公司的對比和了解，減少或避免房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)因信息不對稱而陷入被動

房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)在確定房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包以后，一方面要通過多種方式和渠道掌握檔案整理服務(wù)外包市場信息，包括外包公司的資質(zhì)、信用、規(guī)模以及曾經(jīng)中標(biāo)項目的數(shù)量、價格等具體信息，為確定招標(biāo)文件中的各項參數(shù)提供參考依據(jù)。房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)可以通過查閱政府采購網(wǎng)站、檔案報紙期刊以及外包企業(yè)網(wǎng)站搜集并了解外包公司的有關(guān)信息。筆者在浙江政府采購網(wǎng)上以“檔案整理”為關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，共檢索到50061條浙江省歷年檔案整理項目的招投標(biāo)信息，通過提取招標(biāo)項目中檔案整理的數(shù)量、金額以及外包公司中標(biāo)情況等關(guān)鍵信息，有助于房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)從宏觀上判斷外包公司的綜合實力。另一方面可以向已實施檔案整理，尤其是房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢或者實地考察，了解外包公司的服務(wù)質(zhì)量以及整理服務(wù)外包過程中存在的問題，對外包公司能否具備投標(biāo)資格做出準(zhǔn)確判斷，同時針對存在的問題提出解決辦法，確保房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包順利進(jìn)行。

2.合理確定招投標(biāo)的方式，確保優(yōu)質(zhì)的外包公司能夠參與到房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包招投標(biāo)和實施過程中

選擇合理的招投標(biāo)方式是確保優(yōu)質(zhì)外包公司能否參與檔案整理服務(wù)外包投標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)在確定招投標(biāo)方式時要從兩個因素出發(fā)，一是要體現(xiàn)出不同投標(biāo)主體間的公平競爭，二是要確保優(yōu)質(zhì)外包公司能夠參與到項目招標(biāo)之中。為此，可以采用邀請招標(biāo)或者競爭性談判的方式開展檔案整理服務(wù)外包，這兩種方式不但能夠有效避免外包公司因信息不對稱而喪失投標(biāo)的機(jī)會，還有利于房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)發(fā)揮主動權(quán)，選擇那些信用好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、服務(wù)水平高的外包公司參與項目的招投標(biāo)，從源頭上保證投標(biāo)方的質(zhì)量。

此外，在編制招標(biāo)文件時要合理設(shè)置各項評分標(biāo)準(zhǔn)和方法，增加外包公司資信、業(yè)績情況以及檔案整理技術(shù)要求等內(nèi)容的權(quán)重，采用綜合評標(biāo)法而非最低價評標(biāo)法評判投標(biāo)方的分值，實現(xiàn)優(yōu)中選優(yōu)，確保優(yōu)質(zhì)的外包公司公平中標(biāo)。

3.完善合同內(nèi)容，通過規(guī)范合同條款規(guī)避檔案整理服務(wù)外包中的相關(guān)風(fēng)險和責(zé)任

一份完善的合同是保障外包雙方權(quán)利和義務(wù)的重要文件，是降低檔案服務(wù)外包安全風(fēng)險的利器，如果合同中沒有列明針對檔案外包服務(wù)風(fēng)險的約定，很容易出現(xiàn)責(zé)任不清的問題，并給檔案信息的泄露帶來可乘之機(jī)。除了寫明合同法要求的必備要件外，合同中還要載明以下主要內(nèi)容：（1）明確檔案整理環(huán)節(jié)和驗收環(huán)節(jié)的具體工作內(nèi)容以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以此作為質(zhì)檢人員查驗整理質(zhì)量的重要依據(jù)，確保整理后的房產(chǎn)檔案符合規(guī)范化要求。（2）制定嚴(yán)格的保密條款，有效減少或杜絕外包過程中房產(chǎn)信息泄密事件的發(fā)生。（3）提交整理人員的名單，需要更換整理人員時要及時通知房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)做好備案，以此確保整理人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性，避免外包公司招聘臨時或者兼職人員從事房產(chǎn)檔案整理而引發(fā)的各種風(fēng)險。（4）明確違約條款及罰則，促使合同雙方尤其是外包公司積極履行合同義務(wù)，大大減少外包服務(wù)的隨意性，提高外包服務(wù)的水平和質(zhì)量。

4.強(qiáng)化環(huán)境控制，保障房產(chǎn)檔案整理所需的安全環(huán)境

保障房產(chǎn)檔案整理外包所需的安全環(huán)境是防范風(fēng)險的有效措施之一，要從強(qiáng)化環(huán)境控制著手。首先，房產(chǎn)檔案整理場所必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，能夠?qū)崿F(xiàn)全方位監(jiān)控而不留死角，以便房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)工作人員隨時檢查檔案整理工作情況。其次，房產(chǎn)檔案整理場所不能安裝無線網(wǎng)絡(luò)，避免整理人員利用無線網(wǎng)絡(luò)從事與工作無關(guān)的活動。再次，整理人員不能將與工作無關(guān)的私人物品帶進(jìn)整理現(xiàn)場，要保持環(huán)境干凈整潔，房產(chǎn)檔案擺放有序并區(qū)分待整理和已整理房產(chǎn)檔案，以免造成房產(chǎn)檔案的混亂。最后，為所有的整理人員制作工號牌，憑借工號牌或者設(shè)置門禁等方式進(jìn)出，防止無關(guān)人員進(jìn)入房產(chǎn)檔案整理現(xiàn)場。

5.切實加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督，確保房產(chǎn)檔案整理外包服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期目的

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案整理質(zhì)量監(jiān)督是確保房產(chǎn)檔案符合規(guī)范化要求、防范外包風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要從人員管理、日常檢查和驗收等方面強(qiáng)化房產(chǎn)檔案整理質(zhì)量監(jiān)督，促使外包公司不斷提高工作效率，在規(guī)定的時間內(nèi)保質(zhì)保量完成整理工作。首先，加強(qiáng)對整理人員的管理。一是要定期對整理人員開展安全教育，讓他們明白房產(chǎn)檔案實體的重要性以及泄露房產(chǎn)信息的嚴(yán)重后果，提升保護(hù)檔案實體安全以及防止房產(chǎn)檔案信息泄密的自覺性;二是要做好整理人員的備案和更換記錄，以便出現(xiàn)問題時能夠找到根源和具體責(zé)任人。其次，建立并嚴(yán)格落實定期檢查制度，對外包公司使用的各種整理材料是否符合規(guī)范要求、檔案整理是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容進(jìn)行檢查，并就檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時告知外包公司，督促其盡快整改，保障房產(chǎn)檔案整理的質(zhì)量。最后，做好房產(chǎn)檔案整理的驗收工作。房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)要安排內(nèi)部專職人員按照預(yù)先設(shè)定的房產(chǎn)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真查驗每卷檔案，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，對于整理不達(dá)標(biāo)的檔案及時退回重新整理，同時記錄退回檔案的數(shù)量，當(dāng)檔案整理不合格率達(dá)到一定比例時要給予相應(yīng)的懲罰。如果房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員有限，難以應(yīng)對大量房產(chǎn)檔案整理后的質(zhì)量查驗工作，可以通過招標(biāo)由獨立的第三方檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)該項工作。

6.加強(qiáng)廉政教育，強(qiáng)化廉潔自律意識，杜絕房產(chǎn)檔案整理外包過程中違法違紀(jì)事件的發(fā)生

如前所述，房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包招標(biāo)金額大，存在一定的廉政風(fēng)險點，稍有不慎，房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)工作人員就會違反廉潔紀(jì)律，甚至觸犯刑法。因此，房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)廉政教育，用違法亂紀(jì)的反面教材警示內(nèi)部工作人員，增強(qiáng)風(fēng)險意識和廉政意識，促使他們在項目招投標(biāo)、人員管理、檔案質(zhì)量檢查等存在風(fēng)險的工作環(huán)節(jié)保持清醒頭腦，切實履行職責(zé)，杜絕違法違紀(jì)事件的發(fā)生，保障房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包全過程公開、公正、公平。

四、結(jié)語

在房產(chǎn)檔案數(shù)量多而房產(chǎn)檔案部門工作人員嚴(yán)重緊缺的現(xiàn)實情況下，房產(chǎn)檔案部門實施檔案整理服務(wù)外包可以大幅節(jié)約成本、提高檔案整理效率。雖然在房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包過程中存在著一定的安全風(fēng)險，但房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)具體情況采取有效的解決措施來規(guī)避和控制這些風(fēng)險。與此同時，《個人信息保護(hù)法》已經(jīng)實施，國家在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強(qiáng)調(diào)要建立檔案服務(wù)外包安全工作監(jiān)管機(jī)制，并明確提出要全面實施《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范（第4部分：檔案整理服務(wù)）》，這些法規(guī)及政策的實施為規(guī)避并解決房產(chǎn)檔案整理服務(wù)外包風(fēng)險提供了重要保障。因此，在嚴(yán)格依據(jù)檔案服務(wù)外包政策法規(guī)前提下，房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)只要措施得力、方法得當(dāng)，就能主動規(guī)避并應(yīng)對檔案整理服務(wù)外包過程中產(chǎn)生的各種風(fēng)險，充分發(fā)揮檔案整理服務(wù)外包的優(yōu)勢，實現(xiàn)預(yù)期目的，助推檔案整理服務(wù)外包行業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：鄭州市房產(chǎn)檔案館）