馬凱

摘 要：探討機(jī)關(guān)行政檔案管理工作面臨的困境，提升機(jī)關(guān)檔案管理的安全性。采用文獻(xiàn)研究、對(duì)比分析的方法，對(duì)機(jī)關(guān)行政檔案管理進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)行政檔案管理中所面臨的問(wèn)題，并提出可行的對(duì)策。基于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的意義，針對(duì)性提出在大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)行政檔案管理的新策略，有效分析出現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的趨勢(shì)，促進(jìn)現(xiàn)在機(jī)關(guān)行政檔案管理的安全和完善。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;機(jī)關(guān)行政;檔案管理

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，從個(gè)人電腦到互聯(lián)網(wǎng)，從物聯(lián)網(wǎng)到云計(jì)算以及各種移動(dòng)設(shè)備，社交網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展，將人們帶入了一個(gè)新時(shí)代。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和市場(chǎng)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的行政檔案管理很難充分滿足機(jī)關(guān)的需要，因此有必要在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下分析和研究機(jī)關(guān)行政檔案信息管理，以促進(jìn)和改善機(jī)關(guān)的檔案信息管理。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理意義

當(dāng)前，社會(huì)進(jìn)入了數(shù)據(jù)信息快速增長(zhǎng)的新時(shí)代。大數(shù)據(jù)技術(shù)已成為全球信息技術(shù)行業(yè)的重點(diǎn)，存檔信息的數(shù)量和類型與過(guò)去有根本不同，對(duì)檔案管理產(chǎn)生了重大影響，并且文件的檢索、使用和操作難以滿足用戶的需求。因此，隨著檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門需要考慮如何捕捉大數(shù)據(jù)給檔案帶來(lái)的變化和挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新思維，利用整個(gè)社會(huì)的資源和優(yōu)勢(shì)，建立大型檔案館，實(shí)施新型服務(wù)。檔案管理人員要發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并運(yùn)用海量的數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理，以更好地服務(wù)于國(guó)家，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

第一，有利于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高以及科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和改進(jìn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)得到了普遍應(yīng)用，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)講，主要是以紙質(zhì)的記錄保存方式為主，因此，在整理和歸納檔案資料過(guò)程中包含的內(nèi)容非常多、工作量大、面臨著較高的難度，檔案資料保存占據(jù)著諸多的儲(chǔ)存空間，本身普遍受到外界因素的影響而受到損壞，相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理期間，務(wù)必加深工作內(nèi)容和大數(shù)據(jù)之間的結(jié)合程度，緊跟新時(shí)代發(fā)展腳步，以此提升工作效率，減少工作難度。而且為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定開(kāi)展的目的，還需要全面探究新時(shí)代背景，緊跟時(shí)代潮流，利用時(shí)代的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展各項(xiàng)工作。

第二，可以為管理人員工作提供便利。大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不再是一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，科學(xué)合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)和信息化決定了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展，這就需要應(yīng)用技術(shù)方式完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，在改進(jìn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上減少成本輸出，為管理人員的工作提供便利。

二、當(dāng)前檔案信息化管理工作面臨的問(wèn)題

1.檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較弱

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其工作內(nèi)容較為枯燥，對(duì)技術(shù)方面的要求相對(duì)較弱，因此一般從事檔案管理工作的人員年齡都相對(duì)較大，其業(yè)務(wù)能力和學(xué)習(xí)能力比年輕人不足，在一定程度上直接或間接影響了檔案管理工作的全面發(fā)展。

但是，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入下，對(duì)檔案管理人員的工作能力與技術(shù)都提出了更高的要求，不僅需要其充分掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要不斷提升計(jì)算機(jī)信息化管理應(yīng)用技術(shù)能力。如果工作人員無(wú)法順應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代的思想潮流和工作理念的轉(zhuǎn)變，就會(huì)影響檔案管理工作的開(kāi)展。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要求檔案管理工作必須要優(yōu)化其人員配置，引進(jìn)復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。檔案管理多是反復(fù)檢查、整理和校對(duì)，這就要求檔案管理人員具有較高的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員需要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，加強(qiáng)自身文化素養(yǎng)，工作不拖延，必須秉持敬業(yè)精神，同時(shí)檔案管理人員的工作態(tài)度及責(zé)任感與行政檔案管理的質(zhì)量存在密切聯(lián)系。

當(dāng)前，我國(guó)的大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員不具備從事檔案管理工作所需要的專業(yè)知識(shí)，甚至存在一些兼職檔案管理人員，導(dǎo)致在實(shí)際的行政檔案管理過(guò)程中缺少專業(yè)知識(shí)方面的指導(dǎo)，缺少檔案管理的專業(yè)技能。

2.潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較大

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，采取的是紙質(zhì)文件的保存模式，因此在這一過(guò)程中經(jīng)常會(huì)由于某些不可抗力或操作不當(dāng)而導(dǎo)致檔案的損毀或遺失，造成了機(jī)關(guān)行政檔案信息的不安全性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的全面信息化管理模式的發(fā)展，對(duì)于其安全性雖然有所提升，但由于其信息技術(shù)的開(kāi)放性，大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性，使得檔案信息易損壞或泄漏，因此，要提升相關(guān)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。隨著新時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際，不斷優(yōu)化和調(diào)整其檔案管理制度，確保檔案信息化管理制度的科學(xué)化、合理化，對(duì)其潛在風(fēng)險(xiǎn)積極作出應(yīng)對(duì)。

3.檔案管理技術(shù)應(yīng)用不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代需要涉及大量的數(shù)據(jù)信息，而在機(jī)關(guān)行政檔案管理的工作中，其大部分管理人員并沒(méi)有形成大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，因此導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的日常工作中并沒(méi)有發(fā)揮出自身的有效性和先進(jìn)性，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)行政檔案管理工作的開(kāi)展。雖然由于時(shí)代發(fā)展的需要，部分機(jī)關(guān)行政單位已逐步嘗試采用大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，但由于其技術(shù)應(yīng)用水平較低，數(shù)據(jù)應(yīng)用模式不夠統(tǒng)一，其使用方法和軟件無(wú)法與單位的實(shí)際情況和工作內(nèi)容相適應(yīng)，這都在一定程度上影響著機(jī)關(guān)行政檔案管理的有效性，從而降低了工作效率。

4.行政檔案管理制度缺失

在行政檔案的形成過(guò)程中，各單位具有鮮明的行業(yè)特征。許多單位在行政檔案管理過(guò)程中只注重其管理形式，忽視了對(duì)檔案工作本身價(jià)值的深入認(rèn)識(shí)。檔案工作的相關(guān)管理規(guī)章制度不完善或過(guò)時(shí)，許多單位沒(méi)有認(rèn)真制定符合本單位檔案工作實(shí)際需要的檔案管理制度。即使有相關(guān)的工作系統(tǒng)，也是簡(jiǎn)單、信息量有限的。

檔案管理體系缺乏完善的、科學(xué)合理的制度和管理策略，很難適應(yīng)發(fā)展速度和工作要求，工作效果不能充分體現(xiàn)。缺乏管理制度也導(dǎo)致檔案管理人員缺乏約束力，導(dǎo)致檔案收集不完整、分類不標(biāo)準(zhǔn)化和行政檔案管理不科學(xué)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)行政檔案管理工作的策略

1.優(yōu)化檔案管理人員配置

優(yōu)化機(jī)關(guān)行政檔案管理人員配置，引進(jìn)復(fù)合型應(yīng)用人才，是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代做好機(jī)關(guān)行政檔案管理工作的核心要素，只有提高其檔案管理的能力和技術(shù)，才能有效保障實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，從而提高其檔案管理的工作效率，促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)行政檔案管理工作的開(kāi)展。比如，適當(dāng)提高檔案工作人員的福利待遇，吸引年輕人的加入，對(duì)機(jī)關(guān)行政檔案管理人員進(jìn)行資源的優(yōu)化配置，邀請(qǐng)相關(guān)的專業(yè)人才對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息管理應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和操作水平。同時(shí)，政府對(duì)檔案信息管理部門也要給予一定的資金和政策方面的支持，積極鼓勵(lì)相關(guān)部門舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，利用專家講座、技術(shù)指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)視頻教學(xué)等多種手段，不斷提高和優(yōu)化機(jī)關(guān)行政檔案管理人員的專業(yè)技能、操作技術(shù)以及服務(wù)意識(shí)，全面提升其綜合素質(zhì)，也可以提升招聘門檻，聘用復(fù)合型應(yīng)用技術(shù)人才，有效推進(jìn)檔案信息技術(shù)管理工作的前進(jìn)與發(fā)展。

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)的檔案工作始終是在幕后進(jìn)行，一般情況下不會(huì)引起人們的關(guān)注。在傳統(tǒng)認(rèn)知當(dāng)中，一般認(rèn)為檔案管理人員就是“倉(cāng)庫(kù)管理員”，只要這些“倉(cāng)庫(kù)管理員”能夠確保檔案不丟失，不會(huì)遠(yuǎn)離工作崗位就可以了。對(duì)于這些問(wèn)題，要主動(dòng)工作，統(tǒng)籌布局，建立規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理思想體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由邊緣支撐不斷向核心輔助方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在檔案管理和大多數(shù)公共管理中，人的因素起著決定性的作用，檔案管理的實(shí)施主要靠人來(lái)完成。檔案管理的首要任務(wù)是加強(qiáng)檔案管理人員的思想建設(shè)，集中精力提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量，加強(qiáng)專業(yè)技能的教育和培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)一支政治過(guò)硬、業(yè)務(wù)過(guò)硬、作風(fēng)過(guò)硬的高素質(zhì)、紀(jì)律嚴(yán)明的檔案管理隊(duì)伍。

2.提升檔案信息管理技術(shù)

在提升機(jī)關(guān)行政檔案管理人員的技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的同時(shí)，針對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，還需要制定出相應(yīng)的制度來(lái)制約相關(guān)人員的行為，以便提升機(jī)關(guān)行政檔案管理的安全系數(shù)，保障檔案管理工作的有序開(kāi)展。由于在大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用中，機(jī)關(guān)行政檔案管理人員不但要提升其專業(yè)技能和操作技術(shù)水平，同時(shí)還要提高檔案信息管理的安全意識(shí)。在工作中，要嚴(yán)格要求和規(guī)范自己的操作行為，保障檔案信息的安全性和保密性，以免因自身的失誤給單位造成損失。

首先，要想降低機(jī)關(guān)行政檔案管理安全的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)全面加強(qiáng)檔案管理人員的安全信息意識(shí)和技術(shù)，提高相關(guān)工作人員對(duì)其重視度。

例如，機(jī)關(guān)行政檔案管理人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作資料進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的使用，以免其檔案管理系統(tǒng)被破壞。

其次，檔案管理部門在對(duì)軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)和應(yīng)用時(shí)，要嚴(yán)格遵守國(guó)家安全系數(shù)指標(biāo)，重點(diǎn)審核其軟件的安全系數(shù)，從根源上加強(qiáng)保護(hù)檔案信息管理方面的安全。

3.全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理智能化

首先，全面實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)行政檔案管理智能化，需要提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和操作水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式檔案管理理念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，全面樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高現(xiàn)有的機(jī)關(guān)行政檔案數(shù)據(jù)的利用率和質(zhì)量，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)的價(jià)值。

例如，內(nèi)部創(chuàng)建和完善大數(shù)據(jù)信息流通平臺(tái)，同時(shí)要做好安全保障工作，對(duì)數(shù)據(jù)化模式進(jìn)行統(tǒng)一，即統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)的編輯、管理、接收和儲(chǔ)存等處理過(guò)程，對(duì)機(jī)關(guān)行政檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)化的培訓(xùn)，使大數(shù)據(jù)平臺(tái)的價(jià)值得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮。

其次，為了全面提升檔案信息智能化的管理，檔案管理部門對(duì)現(xiàn)有的管理服務(wù)模式要進(jìn)行不斷總結(jié)、改革和創(chuàng)新，使其朝著大數(shù)據(jù)信息化的方向發(fā)展。最后，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，簡(jiǎn)化與優(yōu)化工作步驟的同時(shí)，要結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》，對(duì)專業(yè)類電子檔案制定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而進(jìn)行有效的管理分類。

同時(shí)，合理授權(quán)，確保查詢和利用的安全。利用使用系統(tǒng)操作日志，能夠通過(guò)系統(tǒng)跟蹤以及數(shù)據(jù)訪問(wèn)，有效修改備份和相關(guān)的記錄，同時(shí)監(jiān)督管理部門能夠?qū)崟r(shí)檢查是否存在異常情況，進(jìn)而能夠做到文件查詢的實(shí)時(shí)監(jiān)督行為，確保安全，最大限度地規(guī)范和合法利用檔案。

4.開(kāi)拓工作思路

行政檔案管理的工作思路需要改變，只有改變工作觀念，才能改變工作狀態(tài)，拓寬工作思路，創(chuàng)新工作方法。在行政檔案管理中，管理者應(yīng)更加注重行政檔案的多渠道、多角度管理，促進(jìn)行政檔案的自上而下管理。行政檔案管理人員也應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)并積極探索工作方法和技能，不斷提高管理和服務(wù)意識(shí)，結(jié)合實(shí)際工作，建立和完善行政檔案管理制度，促進(jìn)行政檔案管理科學(xué)發(fā)展。建立和完善行政檔案管理體系可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行思考：

（1）從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，結(jié)合檔案管理和相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際情況，建立科學(xué)合理的行政檔案管理制度。

（2）管理體系力求簡(jiǎn)單實(shí)用，操作性強(qiáng)，實(shí)踐性強(qiáng)，不擺空架子。

（3）檔案管理制度必須具有強(qiáng)大的約束力。該管理體系不僅適用于行政檔案管理人員，還對(duì)本單位全體干部職工具有同等的規(guī)范作用，從而提高本單位行政檔案管理的整體意識(shí)。

（4）完善執(zhí)行管理和獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)懲明確，建設(shè)強(qiáng)有力的行政檔案管理體系。

5.落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理體系，降低檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)概率

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，雖然檔案管理工作效率有了明顯的提升，可是從實(shí)際情況來(lái)看，檔案資料的安全性還面臨著相應(yīng)的隱患，無(wú)論是儲(chǔ)存安全還是信息化安全都要求相關(guān)部門加大重視程度，借助信息化技術(shù)避免檔案受到外界損壞，同時(shí)也防止受到信息化的威脅。機(jī)關(guān)事業(yè)單位務(wù)必制定健全的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，避免存在著威脅，有效地開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估作業(yè)，降低檔案資料儲(chǔ)存期間的風(fēng)險(xiǎn)性，從而保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息安全。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)發(fā)展形勢(shì)

1.機(jī)關(guān)內(nèi)部非常注重檔案管理工作

基于數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料利用效率有了明顯提升，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大了檔案資料管理工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案整理各個(gè)階段也有了一定的關(guān)注度，使后期材料歸納工作越來(lái)越便捷，從實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理并不只是檔案室的工作內(nèi)容，同時(shí)也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)部門所要開(kāi)展的一項(xiàng)工作，當(dāng)相關(guān)部門做好收集整理工作再由檔案是統(tǒng)一整理的話，有利于檔案資料管理工作得到更好地開(kāi)展。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也隨之進(jìn)步，和外界交流也越來(lái)越多，資料日益復(fù)雜，應(yīng)用大數(shù)據(jù)在工作開(kāi)展過(guò)程中需要調(diào)取材料時(shí)，不需要再像以往一樣一本一本的尋找檔案，只需要利用搜索引擎就可以獲取想要的內(nèi)容。針對(duì)有關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，務(wù)必加大大數(shù)據(jù)在檔案館工作中作用的重視程度，將其落實(shí)于各個(gè)階段中，采取數(shù)字化的方式處理各方面，從而達(dá)到檔案管理工作高效率開(kāi)展的目的。

五、總結(jié)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)機(jī)關(guān)行政檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期且繁重的工作，但同時(shí)也可以有效提高工作效率，因此，機(jī)關(guān)單位必須要為此制定合理的規(guī)劃，吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，建立和完善信息化管理平臺(tái)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展。行政檔案的信息化管理看似微不足道，實(shí)則是機(jī)關(guān)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。

因此，機(jī)關(guān)必須利用先進(jìn)的信息技術(shù)健全機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)管理的獨(dú)立性和制度的完善，從而推動(dòng)機(jī)關(guān)向積極的方向發(fā)展。

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（作者單位：山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院）