[ 作者簡(jiǎn)介 ]

姜萍，女，山東海陽(yáng)人，煙臺(tái)肺科醫(yī)院，館員，工會(huì)主席，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

人事檔案在公立醫(yī)院的人力資源管理工作中具有重要作用。公立醫(yī)院在進(jìn)行人力資源管理工作時(shí)，以科學(xué)的角度合理有效地開(kāi)發(fā)和利用人事檔案信息，可以促使公立醫(yī)院在現(xiàn)行的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下不斷調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，可以根據(jù)人事檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)管理和決策，從而激發(fā)醫(yī)院的內(nèi)在活力和競(jìng)爭(zhēng)力，保持公立醫(yī)院的良性發(fā)展。

[ 關(guān)鍵詞 ]

公立醫(yī)院;人事檔案;人力資源管理;作用

中圖分類(lèi)號(hào)：G27? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.10.015

在公立醫(yī)院的人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案的形成多采用手寫(xiě)記錄方式，以紙質(zhì)檔案為主，這種類(lèi)型的檔案具有一定的管理難度，主要體現(xiàn)在檔案的保存方面。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要對(duì)其采取一定的保護(hù)措施，如防蟲(chóng)、防火和防潮等。期間稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案丟失或損壞，進(jìn)一步增加人力資源管理的難度，導(dǎo)致其工作效率的下降，從而給醫(yī)院造成較大的損失。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在管理性能方面的不足，已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人力資源管理工作的要求，亟待優(yōu)化。目前，我國(guó)無(wú)論是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平還是科技水平，均處于世界領(lǐng)先地位，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展且普及度很高。[1]人力資源管理中，對(duì)于電子人事檔案的應(yīng)用愈加廣泛，因其優(yōu)勢(shì)和發(fā)揮的作用被廣泛認(rèn)可而備受青睞。在實(shí)際應(yīng)用中，相關(guān)信息的記錄主要采用電子版形式，具有一定的便利性，不僅促進(jìn)了檔案管理工作的穩(wěn)定性，還提高了其安全性，對(duì)人力資源管理工作效率的提高有著重要作用;而且電子檔案還可以作為公立醫(yī)院人才優(yōu)選的主要依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定的發(fā)展。

1? ? 人事檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新的必要性

現(xiàn)階段，公立醫(yī)院應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，這對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下穩(wěn)步開(kāi)展公立醫(yī)院的人力資源管理工作具有重要影響。在目前重要的社會(huì)轉(zhuǎn)型期，人才的作用日漸體現(xiàn)，人事檔案管理工作承擔(dān)著十分艱巨的任務(wù)，需要通過(guò)更為完善的體制機(jī)制推動(dòng)相關(guān)工作的開(kāi)展，以發(fā)揮出人事檔案資源的最大效用。首先，相關(guān)體制機(jī)制的建立可以體現(xiàn)出激勵(lì)性，尤其是在公立醫(yī)院的績(jī)效考核和成果表現(xiàn)等多個(gè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)階段。其次，體制機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展還能強(qiáng)化個(gè)人對(duì)人事檔案的監(jiān)督，對(duì)于充分體現(xiàn)人事檔案的基本利用價(jià)值具有積極影響。最后，在實(shí)踐中創(chuàng)新公立醫(yī)院人事檔案管理體制機(jī)制，可以更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的基本發(fā)展需要，同時(shí)保證檔案規(guī)范化管理成果更加顯著。綜上所述，公立醫(yī)院需要認(rèn)可人事檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新的意義，理清當(dāng)前公立醫(yī)院人事檔案創(chuàng)新改革的思路，采取一切行動(dòng)推進(jìn)相關(guān)工作。[2]

2? ? 加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1? 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

任何一所公立醫(yī)院都需要重視檔案管理工作，管理者首先要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，從而帶動(dòng)其他管理人員的積極性。人事檔案管理工作表面看是相對(duì)輕松的工作，實(shí)際上比較考驗(yàn)管理者的耐心和責(zé)任心，否則工作人員很容易消極怠工。因此，作為公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，需要運(yùn)用機(jī)制、方法等措施激發(fā)檔案管理人員的積極性。第一，定時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)文案整理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)和人力資源知識(shí)，提高自身素質(zhì)，將自己打造成一種復(fù)合型人才。第二，鍛煉查找檔案的能力，當(dāng)需要相關(guān)信息時(shí)能在第一時(shí)間找到合適的資料。第三，注重定期考核。定期檢驗(yàn)本單位的檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)，確保符合新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的要求。

2.2? 創(chuàng)新管理體制

全面推進(jìn)干部人事檔案管理科學(xué)化。首先，始終堅(jiān)持黨管干部原則。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)定黨管干部原則，作為事業(yè)單位的公立醫(yī)院下屬的人事檔案管理部門(mén)，更應(yīng)該主動(dòng)接受單位黨委（黨組）對(duì)干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下?tīng)I(yíng)造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。其次，始終堅(jiān)持以人為本原則[3]。公立醫(yī)院干部大部分是事業(yè)編制，事業(yè)單位干部人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國(guó)家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長(zhǎng)期以來(lái)不為外界所熟悉。為此，可借鑒國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，大力推進(jìn)干部人事檔案透明度改革，牢固樹(shù)立“以人為本、立黨為民”的理念，在保護(hù)個(gè)人隱私基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發(fā)揮其在薪酬調(diào)整、轉(zhuǎn)正定級(jí)、干部入職中的重要作用，保障職工權(quán)益。第三，始終堅(jiān)持“一盤(pán)棋”管理原則。公立醫(yī)院內(nèi)設(shè)科室多、職能多、人員多，傳統(tǒng)的薪酬管理模式難以調(diào)動(dòng)員工的積極性。因此，可在公立醫(yī)院內(nèi)部實(shí)行檔案管理“一盤(pán)棋”，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門(mén)統(tǒng)一管理，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，根據(jù)黨管干部的原則，根據(jù)其事業(yè)編制、派遣聘用制、臨時(shí)聘用等不同身份，采取對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一管理、分類(lèi)施策模式，建立更為精細(xì)、科學(xué)的人事檔案管理模式。

2.3? 健全人事檔案管理制度

傳統(tǒng)管理模式對(duì)人事檔案管理有一定的阻礙，需要通過(guò)制度建設(shè)引領(lǐng)來(lái)推動(dòng)人事檔案管理的改革。首先，根據(jù)對(duì)目前應(yīng)用的人事檔案管理制度的了解實(shí)施改革和完善，完成對(duì)管理制度中存在的不合理問(wèn)題的改進(jìn)，讓目前使用的人事檔案管理制度能夠滿(mǎn)足現(xiàn)如今社會(huì)情況的各項(xiàng)需求，并且要對(duì)各項(xiàng)制度實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)進(jìn)行更新，從而發(fā)現(xiàn)檔案中的不足之處，并完成對(duì)不足之處的查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的完善，提高檔案的實(shí)時(shí)性特征。其次，要對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。為了解決目前常見(jiàn)的一些管理問(wèn)題，公立醫(yī)院要實(shí)施社會(huì)化的人事檔案管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，讓人事檔案管理的各項(xiàng)特征能夠得到充分體現(xiàn)，例如現(xiàn)代化、透明化和社會(huì)化等，確保人力資源管理工作能夠順利進(jìn)行，進(jìn)一步提高工作人員的積極性，幫助公立醫(yī)院創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益。

2.4 對(duì)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行全面提升

目前，人力資源管理工作在社會(huì)高速發(fā)展的過(guò)程中發(fā)生了較大的變化，想要使其符合新形勢(shì)下公立醫(yī)院的發(fā)展要求，就必須對(duì)管理工作加以完善，尤其是相關(guān)資料的整理和歸納，要保證其完整性[4]。同時(shí)，在人事檔案管理的過(guò)程中要做好人才信息的完善統(tǒng)計(jì)，并做好相關(guān)記錄，加以分析后為其安排合理的工作崗位。從事人力資源管理工作的相關(guān)人員是保證該項(xiàng)工作質(zhì)量提高的重要基礎(chǔ)，因此，公立醫(yī)院及其主管部門(mén)應(yīng)該重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。公立醫(yī)院及其主管部門(mén)應(yīng)該定期組織人力資源管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員及相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，使其綜合素質(zhì)得到顯著提高，從而實(shí)現(xiàn)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，保證新形勢(shì)下電子人事檔案在人力資源管理工作中更加完善。另外，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還要注重工作人員對(duì)電子檔案管理工作流程進(jìn)行充分的掌握，并熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在檔案的登記、修改以及信息傳輸中發(fā)揮作用，使該項(xiàng)工作的開(kāi)展更加順利，提高各項(xiàng)操作環(huán)節(jié)的效率。工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)及安全操作規(guī)則，是保證上述工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，所以，工作人員必須通過(guò)培訓(xùn)全面了解相關(guān)知識(shí)，并能夠在日常工作中合理應(yīng)用，從而保證人力資源管理工作中電子人事檔案管理能夠及時(shí)完善，保證其穩(wěn)定性。想要提高人力資源管理的有效性，促進(jìn)電子檔案資料的利用率，就必須重視人力資源管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，并采用合理的管理方法。所以，除了定期組織檔案管理相關(guān)培訓(xùn)外，工作人員還可自由選擇時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，并自主決定培訓(xùn)的內(nèi)容，從而對(duì)檔案管理人員工作的欠缺之處，加以補(bǔ)充和完善。為了進(jìn)一步吸納人才，可以在招聘的過(guò)程中選擇復(fù)合型人才，將其安排在人力資源人事檔案管理崗位，完善人力資源檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。與此同時(shí)，鼓勵(lì)從事人力資源人事檔案管理的工作人員與其他崗位人員互相交流，學(xué)會(huì)取長(zhǎng)補(bǔ)短，使其不斷提高對(duì)自己的要求，以符合人力資源管理崗位的要求，促進(jìn)電子人事檔案的完善性，使其電子化效果更加突出。

3? ? 優(yōu)化人事檔案管理頂層設(shè)計(jì)

在公立醫(yī)院的人事檔案管理工作中，應(yīng)該重點(diǎn)考慮人事檔案管理的規(guī)范性，使相關(guān)條理清晰、可行。首先，緊隨時(shí)代步伐，明確信息化管理理念在公立醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，真正運(yùn)用信息化管理方式讓頂層設(shè)計(jì)趨向現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化。人事檔案工作人員應(yīng)該在日常管理中轉(zhuǎn)變思想，根據(jù)現(xiàn)代化人事檔案管理需要扭轉(zhuǎn)格局，促使新時(shí)期公立醫(yī)院人事檔案管理工作更上一層樓。其次，在管理階段還需優(yōu)化服務(wù)，不斷強(qiáng)化人事檔案相關(guān)管理者的責(zé)任意識(shí)，以此提升檔案管理水平。人事檔案工作人員日常的實(shí)際工作必須在遵循規(guī)章制度的前提下加以執(zhí)行，以提升效率，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)無(wú)誤的目標(biāo)。相關(guān)工作部署階段，需對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理?xiàng)l例、制度等進(jìn)行細(xì)致劃分，確保權(quán)責(zé)清晰，確保人事檔案管理工作高效運(yùn)作。綜上所述，只有將頂層設(shè)計(jì)進(jìn)一步完善，才能為后續(xù)工作的開(kāi)展提供支持，讓人事檔案管理工作擁有可靠保障，為公立醫(yī)院的運(yùn)行發(fā)展提供高效服務(wù)[5]。

3.1? 構(gòu)建現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，加大數(shù)字化投入

公立醫(yī)院應(yīng)建立現(xiàn)代管理制度，確保數(shù)字人事檔案工作能夠更好地開(kāi)展，有效地調(diào)整各種資源[6]。公立醫(yī)院可以借助信息化建設(shè)的各種配套設(shè)施做好安全防護(hù)工作，不僅要做好檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)入口的管理，還要定期檢查存在的安全隱患，同時(shí)注重內(nèi)部系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，對(duì)重要人事檔案進(jìn)行加密，讓檔案的儲(chǔ)存及應(yīng)用更加安全[7]。此外，檔案數(shù)字化管理需要投入大量的人力和物力，因此，公立醫(yī)院需要投入足夠的資金，引進(jìn)科學(xué)的現(xiàn)代化管理模式，提升現(xiàn)代化管理水平，切實(shí)提高檔案管理的效率。

3.2? 完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息化的發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院應(yīng)抓住這一契機(jī)，迎難而上，充分建立起人事檔案信息化管理系統(tǒng)[8]。具體來(lái)說(shuō)，首先，建立一個(gè)公立醫(yī)院內(nèi)部的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于存儲(chǔ)、分析、整合職工的檔案信息。其次，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息進(jìn)行數(shù)字化的篩選、甄別和有效處理，從而提高人事檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，有效地提升檔案管理的效率。最后，在公立醫(yī)院內(nèi)建立專(zhuān)屬內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代醫(yī)院內(nèi)部的共享。

綜上所述，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技水平高速發(fā)展的背景下，公立醫(yī)院的人力資源管理工作逐漸向信息化的方向發(fā)展，并取得了一些成就，這大大提高了公立醫(yī)院人力資源管理工作的質(zhì)量。公立醫(yī)院檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的重要組成部分，尤其是人事檔案的管理更是重中之重，需要加強(qiáng)重視。依據(jù)新形勢(shì)下公立醫(yī)院發(fā)展的具體要求，對(duì)人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新，積極融入電子人事檔案的應(yīng)用;依據(jù)公立醫(yī)院的發(fā)展需求及人才要求，通過(guò)電子人事檔案的檢索和分析，為公立醫(yī)院發(fā)展選擇合適的人才，并通過(guò)各種合理方式提高電子人事檔案的作用，從而使人力資源管理工作符合新形勢(shì)的要求，為公立醫(yī)院的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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