黃子珈　楊宏　陶功浩

【摘? 要】財務(wù)共享中心已在大型企業(yè)集團中得到較為廣泛的應用，而中型化工企業(yè)在銷售市場擴大、分支機構(gòu)增加的情況下，建立財務(wù)共享中心并實現(xiàn)一體化的會計信息管理平臺的需求也在增加。同時，社會的多元需求也導致制造業(yè)個性化、定制化發(fā)展，因此，制造業(yè)企業(yè)需要建立嵌入BOM產(chǎn)品信息ERP信息系統(tǒng)，同時整合財務(wù)共享服務(wù)以提高管理效率。論文以漆之彩化工企業(yè)作為實踐案例探索中型化工制造企業(yè)如何建立融合ERP與財務(wù)共享服務(wù)的企業(yè)信息化管理體系，以期能夠為相關(guān)企業(yè)提高財務(wù)信息化的建設(shè)水平、促進業(yè)財融合提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享服務(wù);會計信息化;BOM;成本核算與管理;流程再造

【中圖分類號】F426;F406.7?【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）05-0157-04

1 財務(wù)共享服務(wù)在中型企業(yè)集團應用的必然性

早在2005年中興通訊公司開始采用財務(wù)共享服務(wù)至目前中國已有超過1 000家企業(yè)使用財務(wù)共享服務(wù)對企業(yè)集團進行管理。這是中國經(jīng)濟在世界各國經(jīng)濟增長中名列前茅的重要影響因素。2020年以來疫情不時發(fā)生，各地此起彼伏，對我國經(jīng)濟造成較大沖擊，但是這種影響終究是短期外在的。經(jīng)濟穩(wěn)中求進，產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，企業(yè)謀求高質(zhì)量發(fā)展的大勢并沒有改變。根據(jù)工業(yè)和信息化部等四部委定義[1]，營業(yè)收入規(guī)模在2 000萬以上，且從業(yè)人數(shù)在300人以上的工業(yè)企業(yè)屬于中型企業(yè)。中型企業(yè)通常經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展歷程，在地方和行業(yè)扎根多年，擁有穩(wěn)定的客戶和工作團隊，戰(zhàn)略規(guī)模上的不斷擴張及分支機構(gòu)的增加也給其自身發(fā)展帶來了不少問題。在這種情況下，企業(yè)對采購、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等業(yè)務(wù)進行一體化集團化的管理是必然的路徑，這包括采購、生產(chǎn)集中化和智能化，銷售的分散化與財務(wù)共享，以此有效降低管理成本、提升管理效率、擴展銷售渠道、擴大銷售規(guī)模。

2 財務(wù)共享服務(wù)的含義及特點

財務(wù)共享服務(wù)（FSS）是指企業(yè)集團在組織內(nèi)部進行的一項財務(wù)管理變革，旨在將分散在集團內(nèi)分子公司財務(wù)處理職能集中到財務(wù)共享中心，使各分子公司共享財務(wù)服務(wù)，以促進企業(yè)集團降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、加強管控。因為財務(wù)工作業(yè)務(wù)量大、分散化、重復性高、業(yè)務(wù)標準化程度高，財務(wù)共享服務(wù)可以有效地減少重復性工作，從而提高工作效率。財務(wù)共享服務(wù)同時也是對企業(yè)集團內(nèi)部組織的一種變革，涉及企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和業(yè)務(wù)流程再造，適合于跨國、跨地區(qū)的企業(yè)集團。財務(wù)共享服務(wù)不同于財務(wù)集中，強調(diào)財務(wù)人員物理地集中在獨立財務(wù)共享中心完成企業(yè)集團的會計核算工作，這樣的變革促使組織機構(gòu)、人員配置、處理流程、信息系統(tǒng)都會發(fā)生變化。財務(wù)共享服務(wù)按實現(xiàn)的信息技術(shù)路徑可以分為傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)和新型財務(wù)共享服務(wù)，均屬企業(yè)會計信息和職能的集中，而二者最大的區(qū)別在于是否在實體的財務(wù)共享服務(wù)中心。傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心需要選址在人力、租金成本低的地方，依靠掃描和影像系統(tǒng)解決會計憑證異地傳遞的問題，是早期建立財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)模式。財務(wù)共享服務(wù)的范圍主要包括：應收業(yè)務(wù)、應付業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、費用業(yè)務(wù)、總賬業(yè)務(wù)、財務(wù)報告六大模塊[2]。

3 財務(wù)共享服務(wù)與ERP、BOM

財務(wù)共享服務(wù)的實施與企業(yè)資源計劃ERP管理信息系統(tǒng)的實施密不可分。ERP包括了生產(chǎn)資料計劃、制造、財務(wù)、銷售、采購、質(zhì)量管理、實驗室管理、業(yè)務(wù)流程管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、存貨管理、分銷與運輸管理、人力資源管理和定期報告等子系統(tǒng)。通過打通不同的部門信息，提升業(yè)務(wù)端到財務(wù)端的自動化處理程度，形成業(yè)務(wù)驅(qū)動的財務(wù)自動化處理。而BOM物料清單（Bill of Material）是定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的技術(shù)文件，用于表示產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)信息，描述產(chǎn)品和零部件以及零部件間的結(jié)構(gòu)關(guān)系和數(shù)量關(guān)系[3]，是制造業(yè)企業(yè)的DNA，又稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹[4]。BOM對于大型制造、個性化產(chǎn)品品種多、產(chǎn)品鏈長的制造企業(yè)來說，是存儲和制定產(chǎn)品材料和制造標準、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息的重要系統(tǒng)，對接供產(chǎn)銷，也是成本核算的依據(jù)。BOM物料管理通常是獨立的并且是嵌入ERP中進行使用的系統(tǒng)，并且因為BOM信息錯誤而ERP運行失敗的損失是巨大的。近十年的研究中，BOM能支持整個產(chǎn)品的早期規(guī)劃與設(shè)計、工程試制、生產(chǎn)制造、售后服務(wù)的全生命周期的BOM管理體系[5]，也就是說，進行生產(chǎn)集中化的品種繁多和工藝、零件復雜的產(chǎn)品生產(chǎn)、跨地區(qū)銷售的企業(yè)，適用嵌入BOM系統(tǒng)的ERP與財務(wù)共享服務(wù)職能相結(jié)合的信息系統(tǒng)。

4 財務(wù)共享服務(wù)的大規(guī)模個性化生產(chǎn)應用實例

早在2008年起創(chuàng)辦第一家涂料服務(wù)直營公司起，到2014年正式成立佛山市漆之彩化工有限公司（下面簡稱漆之彩）之前，公司主營汽車油漆貿(mào)易及零售、汽車噴漆保養(yǎng)等油漆化工產(chǎn)業(yè)下游服務(wù)。在代理銷售產(chǎn)品中獲取了油漆生產(chǎn)加工技術(shù)，銷售渠道擴充，2016年集團整合資源打通產(chǎn)業(yè)鏈逐漸向一體化發(fā)展，成立了生產(chǎn)油漆的子公司，產(chǎn)品包括36種色母以及為客戶定制的以30多種不同工藝制作的上萬種色漆，色漆類別也從汽車專用到廣告外墻、家居家裝等專用漆。發(fā)展至目前已經(jīng)建成全國一站式涂料生產(chǎn)服務(wù)平臺，已有遍布全國20個省市的共32個服務(wù)點，12個全資子公司，涵蓋了從油漆化工生產(chǎn)到銷售和下游客戶噴漆服務(wù)的較長產(chǎn)業(yè)鏈。2018年起多次獲得廣東省標識行業(yè)“杰出貢獻獎”“中國標識產(chǎn)業(yè)優(yōu)秀供應商”等，也成為貴州、浙江等省份標識行業(yè)會員單位，產(chǎn)品社會認可度高，具有一定的市場份額。根據(jù)管理需要，為了提高管理效率和水平，漆之彩在佛山總部設(shè)立了財務(wù)共享服務(wù)中心，逐步地集中管理集團會計核算、財務(wù)運營、工商稅務(wù)業(yè)務(wù)、投融資等業(yè)務(wù)。企業(yè)還采用了BOM系統(tǒng)對色母、定制漆從訂單到生產(chǎn)過程進行管理，BOM協(xié)同產(chǎn)品早期研發(fā)、成本、采購等部門工作，并將BOM接入企業(yè)金蝶ERP系統(tǒng)。

將財務(wù)共享服務(wù)中心選址在佛山不僅因為公司早期貿(mào)易集中在此，更加在于考慮交通便利、地處廣東珠三角區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展較快、人力成本較一二線城市低。財務(wù)共享服務(wù)中心主要集中核算，制定統(tǒng)一的財務(wù)制度，在此基礎(chǔ)上對各服務(wù)點進行管理。公司應用財務(wù)共享服務(wù)能致力于解決以下問題。

4.1 簡化各服務(wù)點會計核算，做到精于業(yè)務(wù)

漆之彩發(fā)展早期便采用財務(wù)集中方式對集團服務(wù)點進行管理，即在佛山總部對各服務(wù)點實行資金的集中管理，統(tǒng)一財務(wù)管理制度、會計核算政策。集團總部采用財務(wù)人員委派制度，對財務(wù)人員進行定期集中培訓，以貫徹集團公司的整體戰(zhàn)略方針。但是對于部分服務(wù)點，存在會計人員需要兼任出納人員等崗位不能相互分離的問題，其中存在的控制風險是管理層難以監(jiān)管的。因此，財務(wù)集中逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)共享的關(guān)鍵點，就是將服務(wù)點的會計核算工作集中到總部，服務(wù)點則不再設(shè)立會計崗位。

以銷售流程為例，在財務(wù)集中階段，由各服務(wù)點對接客戶訂單、批準賒銷信用，并向總部申請發(fā)運憑證和發(fā)貨后，向總部提出開票申請?？偛扛鶕?jù)材料工藝總價為客戶開具銷售發(fā)票和記錄銷售，若有銷售退回及銷售折讓則由服務(wù)點向總部申請辦理。同時，銷售與收款業(yè)務(wù)往往業(yè)務(wù)數(shù)量大、重復度高，以及企業(yè)對客戶分類管理和應用賬款管理的內(nèi)部控制要求，決定了銷售和收款業(yè)務(wù)在集團范圍內(nèi)采用財務(wù)共享服務(wù)模式，能使集團節(jié)約人力、物力成本，提高管理效率，降低風險。

具體做法是，服務(wù)點或者分子公司前期在當?shù)亻_展銷售業(yè)務(wù)，包括客戶的評估、銷售業(yè)務(wù)的洽談和合同的簽訂。合同簽訂是起點，也是數(shù)據(jù)建立的基礎(chǔ)。合同簽訂后分子公司業(yè)務(wù)人員在報賬系統(tǒng)中先后提交開票申請與收入確認單，填寫相關(guān)內(nèi)容經(jīng)由總部業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批確認。收入會計對開票金額確認審核，審核通過的單據(jù)通過系統(tǒng)連接生成和制定記賬憑證。在這個過程中，分子公司財務(wù)人員只需保留出納和業(yè)務(wù)人員，會計核算工作經(jīng)由分子公司業(yè)務(wù)員將原始憑證掃描并傳遞到財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)即可完成。

4.2 生產(chǎn)成本系統(tǒng)化記錄，連接賬務(wù)系統(tǒng)

漆之彩的基礎(chǔ)產(chǎn)品主要為36種色母油漆，這些色母由集團生產(chǎn)子公司負責生產(chǎn)，生產(chǎn)流程工藝包括：配料、溶解、分散、研磨、檢驗及包裝。如表1所示，色母的生產(chǎn)過程采用人工和機器相結(jié)合的半自動化工藝流程。其中研磨工藝全自動化、包裝半自動化，其余均需要人工。每種色母材料及用量、工藝都在BOM系統(tǒng)里設(shè)計并記錄。當然，應用BOM前首先要將原材料、產(chǎn)成色母編碼定義，同時將生產(chǎn)清單保存到系統(tǒng)。生產(chǎn)成本的核算采用傳統(tǒng)的產(chǎn)品核算法分批法進行核算，生產(chǎn)過程中以BOM物料清單所制定成本進行目標成本管理。

4.3 個性化定制產(chǎn)品更要依靠智能化的生產(chǎn)與核算

油漆產(chǎn)業(yè)鏈的下游對應的是客戶的多元需求帶來的多工藝產(chǎn)品。漆之彩化工產(chǎn)品應用于不同場景，如家裝用漆、汽車個性化配色漆、大型工廠生產(chǎn)線噴漆、地鐵燈廂廣告等專用漆，這些少量專用漆是由色母通過智能化的配色機調(diào)試得到。不同的專用漆除了顏色定制，還需要結(jié)合特定工藝，不同工藝品種不同，噴漆工序也不盡相同。例如，木紋工藝，需要清潔、噴涂環(huán)氧底漆、噴2K半啞米黃底色、滾涂木紋紋路漆、噴涂啞光保護漆5個工序，但仿電拉絲工藝只需要2個工序。對于不同客戶的漆色漆面工藝要求的不同，漆之彩采用BOM實現(xiàn)計算機輔助企業(yè)進行大規(guī)模定制產(chǎn)品管理，是制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)品信息的核心。例如，對于定制底漆，如圖1所示，BOM能準確地記載每種已經(jīng)開發(fā)的色漆的制造原料與比例，當客戶提出需求時，可以通過比對BOM系統(tǒng)的標準色卡，選出合適的色漆，若不適合，也可以增加和開發(fā)新的色漆產(chǎn)品重新記錄到BOM系統(tǒng)中。

這樣通過色系比對與BOM系統(tǒng)數(shù)據(jù)，可以調(diào)用出產(chǎn)品的用量，從而用配色機少量配置或者工廠按照比例大量地調(diào)制。這樣生產(chǎn)定制色漆可以減少調(diào)制損耗和操作誤差，同時可以比對實際成本與BOM系統(tǒng)中此類色漆的標準成本的差額，進行成本管理。還有一種情況是客戶混合多品牌油漆往往不利于出現(xiàn)問題時的責任劃分。因此，涂料生產(chǎn)商會全面地生產(chǎn)油漆產(chǎn)品與各種輔助材料，產(chǎn)品覆蓋面廣。因此，油漆生產(chǎn)是一種體系式的產(chǎn)品生產(chǎn)，使用BOM系統(tǒng)記錄大量產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，也能通過配色機結(jié)合BOM輔助終產(chǎn)品的溯源。

5 應用改進空間

5.1 財務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)化工程需要持續(xù)升級

智能化軟件的發(fā)展、競爭帶來的成本的降低將會致使更多的中型企業(yè)使用財務(wù)共享信息系統(tǒng)。企業(yè)需在業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃及現(xiàn)有IT架構(gòu)的前提下，有選擇性地自行開發(fā)或者購買智能化財務(wù)軟件，從而實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)中心的功能。需要注意的是，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)變化持續(xù)進行系統(tǒng)性升級才能實行有效的財務(wù)共享服務(wù)[6]。財務(wù)共享服務(wù)關(guān)注企業(yè)內(nèi)部流程標準化、財務(wù)的專業(yè)化分工，財務(wù)共享的實現(xiàn)離不開ERP企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的流通。如圖2所示將二者深度融合，這樣ERP將采購子系統(tǒng)、生產(chǎn)子系統(tǒng)、BOM產(chǎn)品清單系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)能充分聯(lián)結(jié)并信息共享，實現(xiàn)高效的管理[7]，以此財務(wù)系統(tǒng)能獲得準確信息進行及時的賬務(wù)處理，才能為內(nèi)部控制與審計、全面預算、財務(wù)管理提供財務(wù)報表和內(nèi)部財務(wù)信息[8]，還能對外拓展鏈接銀行企業(yè)資金賬戶、納稅處理等外部信息接口。此項系統(tǒng)化工程升級需要分步進行，如先統(tǒng)一財務(wù)管理制度、明確財務(wù)共享中心職責、統(tǒng)一并固化業(yè)務(wù)流程，將制度嵌入業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程，才能保證集團公司的業(yè)務(wù)按照制度和流程推進[9]。

圖2? 財務(wù)共享服務(wù)信息化工程升級圖

為順利實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)，中心還須對分部入賬管理等業(yè)務(wù)進行流程再造。各分子公司掃描員采用OCR電子影像技術(shù)掃描原始單據(jù)，并將紙質(zhì)資料定期郵寄到財務(wù)共享服務(wù)中心，中心歸檔員再將轉(zhuǎn)化后的電子信息與紙質(zhì)資料稽核并歸檔。打通各子系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)，能加快信息傳遞效率，高效提供決策支持和財務(wù)管理[10]。對于銷售業(yè)務(wù)，要完善相應的資料上傳、移動審核技術(shù)與管理制度，簽訂銷售合同時將客戶的營業(yè)執(zhí)照、身份證資料上傳至財務(wù)共享服務(wù)中心，這樣可以使總部加強銷售業(yè)務(wù)監(jiān)管的同時，加強應收款項的監(jiān)督和管理，加強審核賒銷資質(zhì)并根據(jù)它進行相應的信用管理，減少壞賬風險，即使出現(xiàn)違約也可以快速找到債務(wù)人，從而保障企業(yè)的資金安全性與流動性。

5.2 生產(chǎn)方式的升級將影響成本核算內(nèi)容與方式

由于油漆是易燃易爆危險品，且不宜儲存，因此也應該考慮訂單生產(chǎn)和銷售運送的效率。漆之彩目前采用傳統(tǒng)批量法對生產(chǎn)成本進行核算，這也是由生產(chǎn)方式、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)所決定的。但是公司正在投建億元級涂料自動化制造工廠，這使得色母的生產(chǎn)從人工為主與簡單機器相結(jié)合的生產(chǎn)方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒套詣踊a(chǎn)。成本核算的方式應轉(zhuǎn)變?yōu)樽鳂I(yè)成本法，區(qū)分作業(yè)，如表1所示區(qū)分核算每個作業(yè)工序?qū)臋C器折舊與人力成本作為此項工作的作業(yè)成本，并依據(jù)作業(yè)動因?qū)Ψ峙a(chǎn)品的成本進行分配與匯總。與此同時，自動化生產(chǎn)過程中雖然普遍減少了人力的使用，但涉及更為重要的質(zhì)檢成本和機器維護成本。機器生產(chǎn)可以不停歇，但是質(zhì)量需要人工實時檢測。公司應加強質(zhì)檢人員的質(zhì)檢能力和問題產(chǎn)品處理能力、機器操作和維護能力。另外，可設(shè)置質(zhì)量成本單獨核算，使智能自動化制造更有保障。

需要考慮質(zhì)量成本核算的情況還有如對于客戶需求的個性化油漆制作過程中，規(guī)模化生產(chǎn)前期需要先調(diào)制少量樣本比對試色。調(diào)色的人工材料等成本屬于質(zhì)量成本的重要組成部分。試色能有效減少操作次數(shù)和實驗數(shù)量，從而減少大量油漆的調(diào)色出錯的現(xiàn)象。因為沒有調(diào)試準確而導致的色差使客戶拒收會帶來巨大的損失，這會導致退貨而產(chǎn)生成本損失。過去因調(diào)色不當造成內(nèi)部質(zhì)檢不過關(guān)和外部拒收的呆滯存貨很高，如何處理這部分的損失是企業(yè)面臨的問題。若能通過調(diào)色機自動讀取BOM表系統(tǒng)原調(diào)色原料數(shù)據(jù)，則可以在此基礎(chǔ)上通過再次調(diào)試重新得到新色漆;若不能讀取數(shù)據(jù)，只能通過人工操作重新調(diào)試或者報廢或折價處理。

以上這些核算方式、核算概念內(nèi)容的改變，均會使BOM基礎(chǔ)產(chǎn)品數(shù)據(jù)產(chǎn)生重大變化，因此生產(chǎn)方式改變后應該重新核定產(chǎn)品制造標準構(gòu)成，調(diào)整BOM基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。而貫穿產(chǎn)品全價值鏈的BOM是ERP管理體系的重要組成部分，制造業(yè)在供應、生產(chǎn)、銷售、存貨、售后中均涉及BOM數(shù)據(jù)管理。因此，BOM的變更和調(diào)整應有相應的授權(quán)，并且保證在只輸入一次變更的情況下，BOM能帶著變動后的數(shù)據(jù)自動接入ERP系統(tǒng)，而不需要在其他環(huán)節(jié)再次輸入變更，以減少反復在子系統(tǒng)手工處理的接入錯誤與低效管理。

6 結(jié)論

綜上，隨著企業(yè)發(fā)展、市場份額增長、規(guī)模擴大，以及社會技術(shù)的發(fā)展，中型企業(yè)智能化制造、信息化集中決策與管理的升級要求日益增強。企業(yè)集團需要將分散的業(yè)務(wù)集中核算加強管理，財務(wù)共享服務(wù)是必經(jīng)之路。建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，就要重新梳理業(yè)務(wù)財務(wù)流程并建立信息系統(tǒng)，通過信息平臺連接各地業(yè)務(wù)活動，減少各地財務(wù)人員的使用和成本，加強對業(yè)務(wù)的控制和監(jiān)督。一體式的綜合信息系統(tǒng)ERP能將財務(wù)系統(tǒng)、供產(chǎn)銷及成本核算系統(tǒng)、BOM標準化生產(chǎn)信息管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等進行有效聯(lián)結(jié)、信息共享與流通，構(gòu)成了財務(wù)共享服務(wù)所依賴的信息資源庫。只有不斷完善系統(tǒng)，做到系統(tǒng)與業(yè)務(wù)充分契合，設(shè)置相應的授權(quán)審批和管理制度，才能通過財務(wù)共享服務(wù)促進企業(yè)提高效率，降低成本，以優(yōu)質(zhì)的管理為企業(yè)基業(yè)長青、高質(zhì)量發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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