蘇煥寧　翁灝純

摘? 要：文件歸檔作為業(yè)務工作的最后一環(huán)，是數字政府建設的“最后一公里”。論文首先分析了數字政府的治理需求及其對文件歸檔的影響;其次指出了治理需求下政務電子文件歸檔在概念、主體、歸檔文件效用發(fā)揮中的問題，包括概念缺乏治理要素、歸檔主體治理能力不足、歸檔文件難以反哺數字政府治理;最后對應提出了優(yōu)化方案，包括合理拓展與匡正政務電子文件歸檔概念，以多元主體的協(xié)同共治提升歸檔治理水平，對傳統(tǒng)歸檔進行拆分與重組以發(fā)揮歸檔文件的治理效用。

關鍵詞：數字政府;電子文件;歸檔;電子檔案;治理

Abstract： As the last link of business work， documents filing is the 'last mile' of digital government construction. Firstly， this paper analyzes the governance needs of digital government and its impacts on documents filing. Secondly， the problems in the concept， subjects and effectiveness of documents filing under the governance needs are proposed， including are the lack of governance elements in the concept， the insufficient governance ability of management subjects， and the difficulties in feeding back to digital government governance for filed documents. Finally， the corresponding approaches are proposed， including expanding and correcting the concept of government electronic documents filing rationally， improving the filing governance capability with the co-governance of multiple subjects， and breaking down and reorganizing traditional filing contents to support governance.

Keywords：? Digital government; Electronic documents; Filing; Electronic records; Governance

政務檔案是我國檔案資源的重要組成部分，做好政務電子文件歸檔工作旨在從入口保障數字時代政務檔案資源的齊全完整。近年來，在推進國家治理體系和治理能力現代化的目標下，政府改革已不滿足于自我效率的提升，正向協(xié)同高效、便民利民的數字政府邁進。數字政府建設的過程蘊含著管理型政府向服務型政府的轉型，其中，“治理”是貫穿始終的特征詞。政務電子文件客觀真實地記錄了數字政府的發(fā)展歷程，文件歸檔作為有效保存這些記錄的前提與基礎，有義務關注并結合前端變化，促進后端檔案工作在數字政府背景下的優(yōu)化提升。同時，檔案部門作為政府治理主體的一員，也肩負著自我革新的使命，需要結合數字政府的治理需求，識別并突破政務電子文件歸檔的現有局限，為數字政府發(fā)展貢獻檔案力量。

1 文獻綜述

目前政務電子文件歸檔的研究內容廣泛，按文件類型區(qū)分如下。（1）一般政務電子文件歸檔。陳永生等研究了電子政務系統(tǒng)中文件歸檔的內涵、方式及選擇[1];劉越男指出了大數據政策背景下政務文件歸檔面臨的概念、范圍、體制、方式等挑戰(zhàn)[2];王赟軒研究了政府部門電子政務文件的歸檔范圍及電子檔案保管期限[3];宋華等研究了政務云環(huán)境下電子文件歸檔的安全保障策略。[4]（2）政務社交媒體文件歸檔，以肖秋會等對政務微博的歸檔范圍及流程的研究為代表。[5]（3）政務服務電子文件歸檔。陳永生等基于互聯(lián)網政務服務平臺中的文件歸檔反思了檔案學基本理論[6];還有對行業(yè)標準《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》的解讀研究。[7]結合數字政府背景的電子文件歸檔研究中，浙江省政務服務事項及政務大數據的歸檔與管理受到普遍關注[8];吉祥介紹了蘇州工業(yè)園區(qū)“一網通辦”單套歸檔實踐。[9]在實踐探索的基礎上，詹逸珂等提出了數字政府建設背景下檔案部門實踐“前端控制”原則的應然路徑[10];宋鐸設計了數字政府中政務服務信息實時歸檔模型。[11]

已有研究關注了信息化發(fā)展給政務電子文件歸檔帶來的新問題與新挑戰(zhàn)，但相對忽略了數字政府建設從管理走向治理的變革路徑給政務文件歸檔帶來的影響。有關數字政府背景下的電子文件歸檔研究偏向宏觀層面，提出將歸檔作為檔案信息化建設的一部分納入數字政府建設整體規(guī)劃，或介紹相關實踐案例，或關注管理主體職責，尚缺乏將數字政府的治理需求與電子文件歸檔這一具體環(huán)節(jié)密切結合的微觀視角。在現有研究基礎上，論文聚焦文件歸檔環(huán)節(jié)，從理論視角分析數字政府的治理需求以及對文件歸檔的影響，并研究解決政務電子文件歸檔所面臨的問題。

2 數字政府的治理需求及其對文件歸檔的影響

數字政府建設深度融入了治理理念，實現了政府治理從形式到內容的變革重組。數字政府對治理目標的不斷追尋，改變了業(yè)務運轉模式與文件形成方式，從深層次影響著政務電子文件歸檔。

首先，平臺化與資源集中。在平臺化成為整個數字化領域發(fā)展趨勢的情況下，數字政府的業(yè)務架構從分散化模式向平臺化模式轉變，以復用、共享和服務來降低數字政府的開發(fā)與運行成本，提高服務和監(jiān)管效率。[12]與之相對應，通過平臺集中檔案資源是平臺化業(yè)務環(huán)境中政務電子文件歸檔的要點。根據資源整合的不同程度，我國基于數字政府平臺的政務服務主要可分為兩種模式：一種是只通過平臺進行材料受理的“窗口”模式，另一種是全流程通過平臺辦理的一體化模式。不同建設模式背后對應著不同的檔案來源：窗口式平臺只作為材料的出入口，機構的業(yè)務系統(tǒng)是記錄形成的核心源;一站式平臺為機構提供了統(tǒng)一的操作環(huán)境，記錄直接形成于平臺。面對不同的記錄來源，目前政務服務事項電子文件歸檔普遍采用“平臺-機構”的對接方式，即通過平臺與機構檔案管理系統(tǒng)的對接來收集歸檔材料。這種方式引入思索對接歸檔的必要性與實用性：窗口式平臺開展對接歸檔的意義為何？一站式平臺“轉接”機構檔案管理系統(tǒng)集中資源是否必要？回答上述問題需要充分結合數字政府的治理需求以及平臺建設特征進行分析。

其次，整體性與協(xié)同共治。平臺化手段促生數字政府的整體性特征，“強調部門間和機構間的合作、一致性和信任機制，它們之間是一種平等的、相互信任的誠信關系和合作伙伴關系”。[13]與整體型政府相伴的是科層制的逐步瓦解，“信息快速流動的扁平化和交互化打破了工業(yè)社會對治理主體、治理客體的二元分割，使得治理格局呈現出多中心特征”。[14]這一趨勢將引導政務電子文件歸檔的重新定位：單一入口的檔案管理系統(tǒng)需要面臨多元化的記錄來源問題，扁平交互的業(yè)務環(huán)境也要求歸檔收集的多維立體;同時檔案部門是政府整體之中的一員，政務電子文件亦是政府信息資源整體中的部分，多主體參與歸檔工作以及讓政務文件歸檔融入并服務于整體政府，都離不開整體型政府思維的運用。

最后，服務性與互通共享。數字政府的治理目標是更好地為社會提供公共服務，這一目標的實現需要觀念的轉變和數據的支撐，政府主體“后臺化”的特征也從不同方面給文件歸檔帶來影響。針對記錄主體，強調服務意味著政府“主人翁”意識的弱化，同時政務服務事項成為顯現的關聯(lián)，對應檔案管理工作，則代表著機構來源的弱化以及事項聯(lián)系的增強;針對歸檔對象，數據跑路是服務型政府的保障，這不僅要求資源管理的細粒度，還強調不同機構間、政府與公民間數據資源的互通共享，相應地，政務電子文件歸檔無法忽視數據資源，其中的責任權屬與共享參與也應當厘清。此外，數字政府平臺的搭建“減少提供公共服務的中間環(huán)節(jié)，增強了政府提供公共服務的時效性”，[15]這一服務愿景也給政務電子文件歸檔的環(huán)節(jié)設置以及服務價值提出更高要求。

3 治理需求下政務電子文件歸檔的問題分析

3.1 概念問題?！罢针娮游募w檔”本是一個熟知的概念，但在數字政府的治理需求下審視這一概念的傳統(tǒng)理解，便會發(fā)現其中的局限性。

3.1.1 文件歸檔。業(yè)務部門將辦理完畢且具有保存價值的文件及其管理權限移交至檔案管理部門的歸檔概念全面地含括了文件歸檔的要點。其中“辦理完畢”“資源轉移”“檔案部門”等已成為開展文件歸檔的慣性思維，在業(yè)務結束后啟動歸檔工作，并且強調向機構檔案部門集中歸檔文件。但辦畢歸檔及檔案部門資源掌控的要求與數字政府的時效性及多主體協(xié)同治理有所沖突，致使政務電子文件歸檔“環(huán)節(jié)”式的存在感突出，無法真正融入數字政府的治理體系。事實上，文件歸檔的本質是將文件納入檔案管理范疇的過程，至于如何開展這項工作的附屬概念，如對于“文件”“納入”以及“檔案管理”的修飾不僅不應圈定，還需要隨數字政府的發(fā)展需求而轉變。對于歸檔概念在數字政府治理需求下的局限性問題，需要在準確把握本質內涵的基礎上靈活界定文件歸檔的需求性概念外延。

3.1.2 政務電子文件。作為歸檔對象，政務電子文件是另一個核心概念，然而，目前有關政務電子文件的概念仍十分模糊。較為明確的觀點稱政務電子文件“指機關事業(yè)單位在使用辦公系統(tǒng)處理公務的過程中，基于計算機等電子設備形成、辦理流轉、存儲管理的各種形式的信息記錄”。[16]很顯然，這一概念仍停留在辦公自動化與電子政務階段而未能包含政務服務模塊。除此之外，與政務電子文件相關的概念，如政府部門電子政務文件[17]、政務服務事項電子文件、政務文件[18]、政務/政府信息資源[19]等概念頻繁出現，但上述概念或缺乏清晰界定，或局限于電子政務或政務服務某一方面，另有共同的不足在于未能揭示數字政府環(huán)境下“事項聯(lián)系”的治理特征。在概念具象化中，面對治理環(huán)境中數據態(tài)記錄的形成，電子文件與數據的關系梳理對于歸檔概念明晰具有必要性。

3.2 歸檔主體治理能力不足?！熬椭卫碇黧w而言，數字政府的治理形態(tài)表征為多元治理主體的協(xié)同共治。”[20]在此背景下，政務電子文件形成的多主體參與以及來源于不同主體信息資源的分散性，客觀要求以多主體共同參與文件歸檔的方式提高歸檔能力，從而確保政務檔案資源的齊全完整與安全可控。但傳統(tǒng)歸檔鎖定業(yè)務部門與檔案部門二元主體，并強調通過歸檔來保障檔案部門絕對控制檔案資源，致使多元治理需求下的政務電子文件既歸不全也歸不好。

一方面，歸檔所強調的檔案部門單一主體對資源的集中統(tǒng)一管理難以為繼。首先，只有經過歸檔環(huán)節(jié)的檔案資源才能被納入檔案管理的范疇，檔案部門無法跨越歸檔界限管理文件，但面對五花八門的業(yè)務系統(tǒng)與電子文件，“以一對多”的檔案管理系統(tǒng)的對接壓力較大，導致能歸入檔案管理系統(tǒng)并由檔案部門進行集中統(tǒng)一管理的資源有限。其次，在數字政府強調和遵循“數據驅動范式”的當下，業(yè)務流程的優(yōu)化與再造，業(yè)務活動的變更與新增，業(yè)務、系統(tǒng)與數據之間的多元對應關系等[21]也加深了政務電子文件形成與分布的復雜性。在這種情況下，以檔案部門集中統(tǒng)一管理為目標的歸檔的難度與日俱增，歸檔管理的功能須考慮通過不同主體以分散的方式實現。另外，在數字政府建設中，面對諸如大數據管理局、大數據中心、政務服務數據管理局等數據管理機構的設立，倘若檔案部門仍強調歸檔后才開始管理資源，既會喪失數據管理的主動權，也不利于維護應歸檔政務資源的齊全完整與長期可用。

另一方面，在多元共治的業(yè)務環(huán)境下，由于文件形成者不僅是單一的業(yè)務部門，傳統(tǒng)歸檔中“業(yè)務部門-檔案部門”的二元主體視角有所局限。在政務服務一體化平臺、政務微博、政務微信、公務郵箱等第三方平臺形成的數據、社交媒體文件、電子郵件等統(tǒng)一存儲于平臺，形成過程涉及多主體。針對這些資源，當前的歸檔模式仍多由各業(yè)務部門負責將自身形成的部分歸至單位檔案管理系統(tǒng)。但更多原始數據生成并存儲于第三方平臺，其歸屬與管理的權限握于第三方，若想確保歸檔資源的齊全完整，則須將平臺納入歸檔的能動主體范疇。從歸集的終端來看，各數據管理機構在數據的歸集共享中積極作為，這對歸檔集中的必要性形成直接挑戰(zhàn)，因而厘清業(yè)務部門、檔案部門與數據管理部門在歸檔中的任務與職責，做好差異化的歸檔管理十分必要。

3.3 歸檔文件治理效用發(fā)揮有限。數字政府環(huán)境下的業(yè)務辦理、政府決策等都需要真實可靠的數據來支撐，但隨著政務數據資源的不斷產生與積累，一致性偏低、時效性較差、關聯(lián)性不足等導致的數據可用性不足問題逐漸暴露，亟須加強數據質量管理以保證數據的時效性、完整性和真實性。盡管新興的數據管理機構同樣承擔著數據集中管理的職責，但文件歸檔所強調的固化保存和關聯(lián)整理兩大要點可分別從維護文件的原始狀態(tài)與原始關聯(lián)兩方面確保包含數據在內的各類政務電子文件的真實性與完整性，也為數據資源的長期保存奠定專業(yè)基礎。經過歸檔操作以及歸檔后一系列專業(yè)化管理的檔案能夠在不容篡改的基礎上維持對事件描述的連貫性和完整性，從而賦予檔案區(qū)別于一般數據資源的憑證價值與參考價值。由此可知，歸檔有助于在數字政府治理中發(fā)揮檔案資源的價值，檔案部門與數據管理機構以不同的職責共同助力數字政府的建設與發(fā)展。

然而，當前的文件歸檔在銜接與區(qū)分文件管理和檔案管理的過程中，形成了一道天然“鴻溝”：一方面，只有經過歸檔的文件才能被施以檔案化的管理，也才能“成為”檔案發(fā)揮價值;但另一方面，歸檔又只能始于業(yè)務結束之后，這意味著檔案價值的獲得也在業(yè)務活動結束之后而非過程之中。相比于數字政府治理在業(yè)務活動過程中對檔案資源原始憑證價值的需要，始于業(yè)務活動結束后的傳統(tǒng)歸檔具有明顯的滯后性，致使歸檔文件難以及時有效地反哺治理。

與此同時，始于業(yè)務結束后的文件歸檔與檔案管理也意味著檔案資源利用的滯后。理想狀態(tài)下，檔案應當作為一種信息要素融入數字政府的信息資源池，與基礎數據、電子證照等資源一起作為資源整體支撐政務活動的開展，但普遍認知是，由于檔案具有一定的封閉性，文件經過歸檔成為檔案后就很難再被便利獲取了，更不用說共享調用。事實上，在業(yè)務開展過程中，業(yè)務文件經過固化關聯(lián)等檔案化管理后便能視作檔案資源，并且由于未歸入檔案部門，因而與其他信息資源的審批調用無異，可直接在業(yè)務辦理中發(fā)揮其應有價值。但現有的文件歸檔一方面遵循業(yè)務辦理結束后的啟動機制，另一方面又強調檔案部門對資源檔案化管理的控制權。由于檔案部門無法在業(yè)務工作中施加檔案管理，同時歸檔后的檔案利用審批具有時滯，使歸檔文件無法基于單次借閱審批實現無限復用，更無法及時參與政府信息資源的互認共享，呈現出極大的內向性與滯后性，有悖于政府治理活動對消除信息不對稱，推進系統(tǒng)互聯(lián)、業(yè)務協(xié)同的要求。對此，在業(yè)務活動中對文件施以檔案化管理無疑是解決政務檔案資源治理效用發(fā)揮有限的可行途徑，但在管理主體方面，還需打破傳統(tǒng)歸檔對檔案部門管理權限保障的固化認知。

4 政務電子文件歸檔的優(yōu)化

4.1 合理拓展與匡正有關概念。針對文件歸檔及政務電子文件概念的局限性，此文雖未能直接給出新的定義，但結合治理需求，提出數字政府環(huán)境下合理界定政務電子文件歸檔概念的要點，以輔助概念的準確把握與靈活理解。從本質來看，“政務電子文件”“納入”“檔案管理”是政務電子文件歸檔的要點。

4.1.1 政務電子文件。首先，由于歸檔對象關涉歸檔范圍，現有政務電子文件概念的片面性有礙文件歸檔范圍的劃定與拓展。從業(yè)務劃分來看，政務電子文件的來源不僅指政府公務處理或政務服務的其中一種，而應涵蓋數字政府中的一切活動;從具體對象看，政務電子文件也不應狹隘地理解為文本形式的非結構化信息，盡管網站網頁、社交媒體、電子郵件、政務數據等信息特征各異，需要區(qū)分并采用不同的歸檔管理方式，但都歸納概括為“政務電子文件”，有助于相關理論研究與實踐工作的焦點統(tǒng)一，也有利于政務檔案資源的統(tǒng)籌管理;更重要的，在扁平化與服務型政府治理視角下的政務電子文件絕不僅要包含機構主體元素，還應當適度體現“政務事項”這一客體元素，以更好地貼合數字政府從管理走向治理的建設成效。

其次，對于政務電子文件“辦理完畢”的修飾有待重新審視。在信息交互、多主體協(xié)同的業(yè)務環(huán)境下，對于“辦畢”的認識已變得模糊。一方面，如政務信息的發(fā)布伴隨著互動評論與轉發(fā)，雖然互動的熱度具有時效性，但從理論上講已不存在辦畢或結束的標志。另一方面，如政務服務中的聯(lián)合審批事項，在最后結果出具之前已經歷經多個分支審批并有流程“辦理完畢”，需要思考確認不同的節(jié)點。相比之下，貫穿于政務活動中的過程性歸檔既避免了治理環(huán)境下對業(yè)務辦畢的爭議，又能將歸檔真正融入前端并確保歸檔的及時有效，但歸檔的具體實施方式有待進一步研究。

4.1.2 歸檔概念的靈活解讀。在將政務電子文件“納入檔案管理范疇”的過程中，當前歸檔概念在方式上要求資源轉移并集中，管理主體上強調檔案部門的控制權。但在整合共享與協(xié)同發(fā)展的數字政府環(huán)境下，上述突出檔案部門的意識割裂了部分與整體的關系，有礙檔案部門融入數字政府的整體發(fā)展。

對此，應更加靈活地理解“納入檔案管理范疇”。首先，“納入”的判定應以是否按照檔案管理要求為本，而非是否集中于檔案管理系統(tǒng)。在此并非說明檔案資源的集中管理不必要，而是提出面對復雜多元的業(yè)務環(huán)境既不能也不需要等電子文件進入檔案管理系統(tǒng)后才按檔案要求對歸檔文件進行管理。依照檔案管理要求進行管理的政務電子文件，雖未歸入檔案管理系統(tǒng)，但既具有檔案的憑證參考價值又能發(fā)揮政務資源及時共享利用的作用，能更高效地服務于數字政府的各項治理活動。其次，與存儲位置相關，管理主體也需要以更為開闊的眼光來看待，“檔案管理的范疇”不應以檔案部門或檔案系統(tǒng)為界限。

4.2 提升歸檔主體的治理水平。多主體協(xié)同共治是提升歸檔治理水平的重要方式。雖然業(yè)務部門和檔案部門在長期的歸檔實踐中已經建立了相對穩(wěn)固的合作關系，但還不足以應對數字政府給政務電子文件歸檔帶來的新問題，需進一步尋求突破與優(yōu)化。文件工作與檔案工作界限分明的必然性決定了檔案部門無法強力介入前端對業(yè)務文件施以檔案化管理，但面對歸檔的滯后問題，又不能任由應歸檔政務資源暴露于失真、失效、失控的風險之中。折中而行，可將檔案化管理的部分職責讓渡予業(yè)務部門，并尊重與發(fā)揮其他相關歸檔主體在政務電子文件歸檔中的重要作用。

多元主體協(xié)同共治必然伴隨著多元需求，明確參與各方的利益訴求、共同目標與責任分配是促成多主體良性互動與聯(lián)合行動的基礎與前提。具體而言，檔案部門應當按照確保政務電子文件真實完整、安全可用的檔案管理要求，參與業(yè)務記錄的來源分析和相關管理規(guī)則的制定，就固化、關聯(lián)等歸檔事宜作出原則性、標準化的指導，使業(yè)務流程更好地兼容檔案管理要求。各業(yè)務部門應當意識到檔案化管理對于支撐業(yè)務流程持續(xù)高效運轉的重要性，并自覺將檔案管理要求融入政務電子文件管理的全過程，規(guī)范業(yè)務記錄及其元數據的形成與維護，在來源于不同主體的記錄之間建立起圍繞同一事項的原始關聯(lián)，為政務電子文件的流動與共享，以及后續(xù)歸檔對接工作的順利開展做好充分的質量準備。信息部門應當綜合運用各種技術手段在業(yè)務系統(tǒng)中內嵌各種檔案管理規(guī)則，通過技術賦能提升檔案化管理的自動化、智能化水平，增強固化保存、關聯(lián)整理、歸檔對接的可操作性和可信任度。各數據管理機構深度參與政府數據的存儲管理與共享利用，必須關注其與檔案部門在管理目標上的異同并注重在管理手段與管理方式上的相互借鑒，從而為數字政府探索更綜合、更高效的數據治理模式。

對互聯(lián)網中的政務電子文件而言，其歸檔權責劃分更加復雜。如網站網頁、政務社交媒體等，由于面向社會公眾公開，歸檔主體存在選擇的可能性，目前主要存在檔案館直接捕獲歸檔、文件形成單位捕獲歸檔，以及圖書館與社交媒體平臺合作歸檔等方式，方式的多元化實則包含著機構檔案管理階段存在之必要性的隱藏命題，亟待從制度上予以規(guī)范確認，防止遺漏也避免重復。還需關注的是，社交媒體文件歸檔關涉第三方平臺、賬號主體與公眾權益，又要求歸檔工作必須在多元利益主體的權責博弈中找尋平衡。

更進一步地，從政府履職的角度來看，伴隨業(yè)務辦理同步形成、流轉并存儲于政務平臺的電子文件之間存在基于事項的原始關聯(lián)，但由于歸檔局限于二元主體，目前即使全形成于統(tǒng)一申辦受理平臺中的文件也采用對接回機關檔案管理系統(tǒng)的歸檔方式，而非直接以平臺為單位進行歸檔。對于維護辦事機構的全宗而言，這種方式有其合理性，但一體化平臺未嘗不可視為一個“機構”，構建“辦理事項”的客體全宗。據此，突破既有主體局限，以平臺為“主體”直接將文件統(tǒng)一對接歸檔至平臺“檔案室”，或可成為真正維護歸檔文件事項關聯(lián)完整性的有效方式。

4.3 充分發(fā)揮歸檔文件的治理效用。針對在數字政府環(huán)境下，歸檔文件治理效用難以發(fā)揮的問題，關鍵是將檔案管理的要求前移，以檔案管理的特殊優(yōu)勢更好地服務于政府治理，其解決方案是對歸檔進行拆分與重組：在業(yè)務環(huán)境中由形成者對政務電子文件進行檔案化管理，業(yè)務結束后再將已經過規(guī)范化檔案管理的電子文件轉交至檔案管理系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理。

對傳統(tǒng)文件歸檔和檔案管理而言，文件得以向檔案轉化，檔案價值得以獲得與存續(xù)的關鍵在于固化保存、關聯(lián)整理等一系列專業(yè)化檔案管理要求在文檔銜接和檔案管理期間的落實。向前延伸至文件管理階段，“只要按照歸檔要求對文件進行固化保存與關聯(lián)整理，便可視為完成了檔案化管理……便能夠在業(yè)務系統(tǒng)中形成事實意義上的檔案”。[22]在此基礎上，業(yè)已實現檔案化管理的政務電子文件便具備了檔案的憑證參考價值，并且由于這些文件仍處于現行階段且不曾脫離業(yè)務環(huán)境，仍然可以作為一種相對靈活的政務資源提供跨地區(qū)、跨層級、跨部門的共享利用。有鑒于此，政務電子文件檔案化管理所承載與體現的檔案價值與治理效用便隨之得到更充分、更自由發(fā)揮。

但需要明確的是，對政務電子文件施以檔案化管理并使其在業(yè)務環(huán)境中發(fā)揮基于檔案價值的治理效用并不意味著歸檔工作可以就此中止。歸檔工作的重要價值除了保障歸檔文件質量以外，還在于從源頭上為檔案的集中統(tǒng)一管理奠定資源的數量基礎。同時，盡管檔案化管理賦予了業(yè)務文件某些檔案屬性特征，但真正能夠且需要作為檔案予以長期保存的文件仍然需要經過基于價值判斷的選留過程，才能集中資源與精力對具有歷史文化價值的部分進行更妥善安置與專業(yè)管理。此外，相比于業(yè)務系統(tǒng)支撐業(yè)務辦理的核心目標，檔案部門更有義務與能力考慮并兼顧檔案長久保存、長期可用的需求。因此，在業(yè)務環(huán)境中對政務電子文件施以檔案化管理之后，仍有必要通過歸檔對接實現檔案部門對檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

由此來看，以治理效用發(fā)揮為目標的檔案化管理實質上可以認為是對傳統(tǒng)歸檔的優(yōu)化轉型，它仍包括傳統(tǒng)歸檔的全部內容，也強調文件實體與管理權限的雙重轉移，只是在時間上將檔案管理要求前移至文件管理階段，并依據業(yè)務實際適時完成后續(xù)的歸檔對接任務，以此來保障檔案部門對檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

*本文系國家社科基金青年項目“電子文件歸檔的中國特色研究”（21CTQ042）的成果。

參考文獻：

[1]陳永生，侯衡，蘇煥寧，等.電子政務系統(tǒng)中的檔案管理：文件歸檔[J].檔案學研究，2015（03）：10-20.

[2][18][21]劉越男.大數據背景下政務文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)[J].檔案學研究，2018（02）：107-114.

[3][17]王赟軒.政務部門電子政務文件歸檔范圍與保管期限研究[D].武漢：華中師范大學，2019.

[4]宋華，駱建珍，姜悅霞.政務云環(huán)境下電子文件歸檔安全保

[4]宋華，駱建珍，姜悅霞.政務云環(huán)境下電子文件歸檔安全保障策略研究[J].浙江檔案，2018（04）：23-25.

[5]肖秋會，詹欣然.我國政務微博信息的歸檔范圍和歸檔流程研究[J].檔案管理，2018（01）：52-54.

[6]陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，等.基于互聯(lián)網政務服務平臺的文件歸檔與管理：事由觀[J].檔案學研究，2018（01）：4-13.

[7]姜超.《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》解讀[J].中國檔案，2020（11）：32-33.

[8]梁紹紅，夏振華.政務大數據歸檔與管理研究[J].中國檔案，2022（01）：64-66.

[9]吉祥.政務服務平臺電子文件單套歸檔實踐與啟示：以蘇州工業(yè)園區(qū)“一網通辦”為例[J].檔案與建設，2022，（03）：62-64，81.

[10]詹逸珂，陳析宇.合理實踐“前端控制”：數字政府建設背景下檔案管理職能的延伸[J].浙江檔案，2021（08）：17-19.

[11]宋鐸.數字政府中政務服務信息實時歸檔模型研究[D].大連：遼寧師范大學，2021.

[12]黃璜.數字政府：政策?特征與概念[J].治理研究，2020，36（03）：6-15，2.

[13]曾凡軍，韋彬.整體性治理：服務型政府的治理邏輯[J].廣東行政學院學報，2010，22（01）：22-25.

[14][20]鮑靜，范梓騰，賈開.數字政府治理形態(tài)研究：概念變細與層次框架[J].電子政務，2020（11）：2-13.

[15]王山.大數據時代中國政府治理能力建設與公共治理創(chuàng)新[J].求是，2017（01）：51-57.

[16]林琳.政務電子文件歸檔管理問題與對策研究[J].山西檔案，2020（03）：159-164.

[19]薛四新，黃麗華，楊來青，等.大數據環(huán)境下政務信息資源歸檔研究的框架體系[J].檔案學研究，2018（04）：92-96.

[22]陳永生，王沐暉，楊茜茜，等.基于互聯(lián)網政務服務平臺的文件歸檔與管理：治理觀[J].檔案學研究，2019（06）：4-11.