□北京首都國際機場股份有限公司 董瓊 王萍/文

民航企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)歷了“會計電算化”“財務(wù)管理信息化”“財務(wù)管理信息化＋財務(wù)報銷系統(tǒng)化”三個階段的發(fā)展，每個階段的迭代升級都對提高財務(wù)工作效率、推動企業(yè)規(guī)范化管理起到了積極作用，特別是第三個階段財務(wù)報銷系統(tǒng)化不僅提升了工作效率、還實現(xiàn)了預(yù)算管控，提升了財務(wù)管控力度。

隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略落地，數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化進(jìn)程加快，給民航企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)智能化建設(shè)帶來了新的機遇，也提出了新的要求。本文旨在通過北京首都國際機場股份有限公司（以下簡稱“首都機場”）財務(wù)報銷系統(tǒng)智能化建設(shè)，探討建立業(yè)財融合的智能化財務(wù)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)全面預(yù)算管控，合同履約管理，一體化會計處理，靈活數(shù)據(jù)存儲，即時統(tǒng)計分析等功能。以期在財務(wù)深入業(yè)務(wù)的同時、提高財務(wù)人員工作效率，服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)決策。

首都機場財務(wù)報銷管理現(xiàn)狀及問題

作為首都機場集團公司的龍頭企業(yè)，首都機場早在2014年10月在首都機場集團公司內(nèi)率先上線了財務(wù)報銷系統(tǒng)，通過實現(xiàn)系統(tǒng)報銷審批，提高了工作效率；進(jìn)行系統(tǒng)自動校核，提高了工作的準(zhǔn)確性；推動預(yù)算管控前置，提高了財務(wù)管控力度。

隨著首都機場業(yè)務(wù)量逐年遞增，與支出相關(guān)的財務(wù)報銷審核壓力也隨之上升，報銷系統(tǒng)分析功能的欠缺也逐步顯現(xiàn)出來，隨著時間推移，財務(wù)系統(tǒng)呈現(xiàn)出老態(tài)龍鐘、力不從心的狀態(tài)，出現(xiàn)的問題主要集中在以下幾個方面：

一是單據(jù)審核量大，重復(fù)性強，造成財務(wù)人員重復(fù)性工作，年平均處理單據(jù)數(shù)量約為13000張、控制總預(yù)算達(dá)36000條，涵蓋費用報銷、外幣報銷、合同管理等業(yè)務(wù)。

二是業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，人為判斷多，造成報銷業(yè)務(wù)種類繁多，情況復(fù)雜，報銷要件及審核要點分散，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

三是系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性弱，自動化程度低，與ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)）、預(yù)算及分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性不強，造成大量跨系統(tǒng)核對工作，降低了工作效率。

四是系統(tǒng)兼容性差，智能性不足，系統(tǒng)只能兼容IE瀏覽器，填單時人為判斷多，審核點沒有進(jìn)行前置控制，造成頻繁退單，影響報銷進(jìn)度。

五是系統(tǒng)功能欠缺，缺乏數(shù)據(jù)存儲和統(tǒng)計分析功能，造成財務(wù)無法高效的提取有效信息，無法對公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有效支撐。

首都機場業(yè)財融合發(fā)展實踐

（一）全面調(diào)研，解決業(yè)務(wù)痛點

系統(tǒng)建設(shè)前期，首都機場財務(wù)部經(jīng)過了4個月的產(chǎn)品市場調(diào)研、內(nèi)部需求征集，并系統(tǒng)學(xué)習(xí)了公司各類制度，在充分了解各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，深挖管理流程和運行效率上的痛點并加以解決。

1.業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。對報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行全面分類梳理，明確各類業(yè)務(wù)的審核點、控制點以及報銷審核要件；對合同付款條款進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，將合同驗收等關(guān)鍵節(jié)點嵌入財務(wù)付款審核流程中，并制定了合同系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)進(jìn)行集成的方案，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。

2.報銷場景固定化。對各類報銷業(yè)務(wù)審核附件實行清單化管理，并對上傳附件進(jìn)行場景化設(shè)置，通過設(shè)置報銷必上傳附件和可上傳附件，在報銷單填報環(huán)節(jié)規(guī)范報銷審核要件，減少財務(wù)審核過程的退單，提升報銷審批效率。通過整合，最終確定合同類報銷審批場景20個，非合同類報銷審批場景39個，使附件上傳模塊化、模板化，確保報銷場景固定化，保障了報銷附件的合規(guī)性、有效性、完整性。

3.單據(jù)填制系統(tǒng)化。財務(wù)智能化是推進(jìn)業(yè)財融合的基礎(chǔ)，財務(wù)變革也激勵業(yè)務(wù)變革，有利于促進(jìn)業(yè)務(wù)審批規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并且系統(tǒng)化。由于業(yè)務(wù)變革涉及多部門、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，有較大協(xié)調(diào)難度，因此，強調(diào)做到“試點一個、成熟一個、上線一個”。此次報銷系統(tǒng)設(shè)計了一系列可以標(biāo)準(zhǔn)化、使用頻率較高的業(yè)務(wù)事項審批流程，實現(xiàn)在報銷系統(tǒng)審批并關(guān)聯(lián)到報銷單，減少了紙質(zhì)單據(jù)的傳遞審批，既規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，又提高了會簽審批效率。實現(xiàn)事項單填制系統(tǒng)化，制定了合同相關(guān)事項單5個：服務(wù)項目驗收單、一般產(chǎn)品驗收記錄、一般產(chǎn)品采購明細(xì)表、報銷會簽單、支付情況說明表；非合同類事項單6個：國內(nèi)差旅費審批表、國內(nèi)出差補貼申請表、國際差旅費審批表、國際伙食公雜簽批表、交通費審批匯總表、一般產(chǎn)品驗收記錄（非合同）；其他類事項單2個：勞務(wù)報酬稅金計算表、集團委托實施項目付款審批單；個人事務(wù)類事項單1個權(quán)限申請變更表（如圖1所示）。

圖1：各類事項單

4.數(shù)據(jù)壁壘被融化。為保障系統(tǒng)的有效互聯(lián)，充分消除業(yè)財融合壁壘，報銷系統(tǒng)進(jìn)行了充分的接口設(shè)計，與預(yù)算管理系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)（企業(yè)管理解決方案）、資金管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)門戶、人力資源系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，與采購平臺、實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)均預(yù)留了標(biāo)準(zhǔn)接口，打通了全部相關(guān)系統(tǒng)之間的壁壘。

5.財務(wù)管理精細(xì)化。財務(wù)人員在進(jìn)行單據(jù)審核時往往需要手工核驗發(fā)票，對應(yīng)合同系統(tǒng)檢查報銷事項，在ERP系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理和審核，反復(fù)在多個系統(tǒng)操作、重復(fù)審批。智慧報銷系統(tǒng)解決了跨系統(tǒng)操作，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，不僅提升了財務(wù)審批效率，同時進(jìn)一步提升了財務(wù)管理精細(xì)化水平。

（二）融會貫通，實現(xiàn)精進(jìn)管控

通過審核標(biāo)準(zhǔn)的梳理，提升了業(yè)務(wù)覆蓋面與趨同度，進(jìn)而實現(xiàn)業(yè)務(wù)場景有系統(tǒng)可管、有數(shù)據(jù)可查；同時利用系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)，使財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通，形成集群管理，進(jìn)而實現(xiàn)跨系統(tǒng)管控。

在梳理痛點的基礎(chǔ)上，財務(wù)部在設(shè)計藍(lán)圖框架時考慮了以前年度審計指出的風(fēng)險點，歸納總結(jié)了各類單據(jù)審核的要件和控制點，并將各控制點融入至各個業(yè)務(wù)場景。

通過數(shù)據(jù)協(xié)同管理理念的應(yīng)用，打破了原有的業(yè)、財信息化脫節(jié)現(xiàn)狀，將財務(wù)智能化工作與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，提升財務(wù)服務(wù)職能，全面實現(xiàn)了業(yè)財有機融合；同時實現(xiàn)系統(tǒng)智能化，提高工作效率，提高用戶的使用體驗。

智慧報銷系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)業(yè)財共生，融會貫通，以預(yù)算為起點，以履約觸發(fā)報銷，支付信息自動回寫到合同庫的閉環(huán)管理；進(jìn)一步加強了業(yè)務(wù)管控，提高了報銷效率和資金利用率；解決了報銷流程長、審核節(jié)點多、業(yè)務(wù)與財務(wù)脫節(jié)等財務(wù)管控痛點。通過此次業(yè)務(wù)梳理、流程標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)了報銷自動審核、自動控制和憑證自動生成，查詢功能也讓業(yè)務(wù)人員對自己經(jīng)辦合同的履約、支付進(jìn)度做到一目了然。增強了財務(wù)服務(wù)的溫度，提升了企業(yè)經(jīng)營管理水平。

推進(jìn)首都機場業(yè)財融合的思考

（一）業(yè)財共生，實現(xiàn)多維賦能

智慧報銷系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)充分發(fā)揮財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，以業(yè)務(wù)端管控為財務(wù)控制的出發(fā)點和依據(jù)，圍繞實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程管控、系統(tǒng)運行高效、人員操作智能、數(shù)據(jù)服務(wù)決策四個目標(biāo)所開展。

1.強化合約管理，以履約發(fā)起報銷。智慧報銷系統(tǒng)智能化核心理念是基于合同控制付款，因此應(yīng)在報銷系統(tǒng)建立合同庫，保障合同執(zhí)行和財務(wù)付款的融合融通，報銷系統(tǒng)的合同基礎(chǔ)信息及履約計劃通過合同系統(tǒng)自動獲取，執(zhí)行情況通過EPR系統(tǒng)自動獲取，與報銷系統(tǒng)的付款情況集成，自動生成合同臺賬。既方便業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員進(jìn)行合同情況靈活查詢，又強化了合約管理。

這也要求企業(yè)在合同簽訂時，將付款條件及付款要件嵌入合同文本，由合同系統(tǒng)獲取的履約計劃依據(jù)報銷場景實際情況進(jìn)行模板配置，通過規(guī)則內(nèi)置，保障合同發(fā)起報銷的合規(guī)性與智能判斷，充分減少業(yè)務(wù)人員單據(jù)填寫負(fù)擔(dān)。依據(jù)履約計劃發(fā)起驗收及報銷，未到計劃報銷時間不能發(fā)起報銷，有效地強化了合同執(zhí)行。

2.增強系統(tǒng)集成，讓憑證自動生成。報銷系統(tǒng)與上、下游業(yè)務(wù)系統(tǒng)充分集成，增強業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，消除信息孤島，通過系統(tǒng)以事項審批單、必傳附件和可選附件的方式與合同進(jìn)行強關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)智能審核。報銷系統(tǒng)可以在預(yù)算控制、資金計劃控制、合同履約控制進(jìn)行強關(guān)聯(lián)和強校驗，在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確安全的前提下，增強系統(tǒng)智能化控制機制，減少人為判斷風(fēng)險。

通過系統(tǒng)集成，自動產(chǎn)生財務(wù)會計憑證，經(jīng)財務(wù)審核即可完成財務(wù)制證，極大地節(jié)約財務(wù)人員的工作成本，提高工作效率。

3.加強分析管理，用數(shù)據(jù)支持決策。財務(wù)管理是經(jīng)營管理的重要組成部分，一切生產(chǎn)經(jīng)營活動都離不開財務(wù)數(shù)據(jù)的反映和調(diào)控。財務(wù)智能化工作始終密切圍繞管控、高效、智能、服務(wù)決策開展。實現(xiàn)將財務(wù)職能從傳統(tǒng)的記賬工作轉(zhuǎn)型為企業(yè)戰(zhàn)略決策，為管理控制提供支持。

智慧報銷系統(tǒng)的建設(shè)，要實現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財務(wù)再到業(yè)務(wù)的閉環(huán)管理（如圖2所示），實現(xiàn)大數(shù)據(jù)采集存儲及智能分析功能，如報銷情況分析、合同執(zhí)行分析、供應(yīng)商付款分析、資金使用分析等?？梢詾楣竟芾韺?、基層業(yè)務(wù)部門提供大量的資料、數(shù)據(jù)，并按照時間順序，客觀、全面地對會計信息進(jìn)行定量分析，進(jìn)而綜合反映公司具體經(jīng)營情況，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供多方面數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)各項活動的開展提供會計信息。利用這些分析功能，可以分析公司近年支出的重點范圍，為下一年度預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持，為公司戰(zhàn)略提供服務(wù)支持?？梢赃M(jìn)一步分析公司的投入產(chǎn)出比，并根據(jù)資金使用計劃為公司投融資決策提供數(shù)據(jù)支持。

圖2：業(yè)財一體化示意

4.自動獲取發(fā)票，對票據(jù)智能管理。報銷系統(tǒng)應(yīng)與稅務(wù)局發(fā)票系統(tǒng)進(jìn)行直連，自動獲取稅務(wù)局增值稅專用發(fā)票及電子票信息，并引入公司發(fā)票池，使公司所有增值稅發(fā)票與電子票在此過程中一次性完成發(fā)票的認(rèn)領(lǐng)、驗偽查重，報銷時業(yè)務(wù)人員在報銷系統(tǒng)中找到需要報銷的發(fā)票并關(guān)聯(lián)報銷單，無需上傳發(fā)票，實現(xiàn)智能票據(jù)管理。

5.優(yōu)化報銷填單，使填單效率提高。強化財務(wù)智慧報銷系統(tǒng)與合同系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度，合同付款可實現(xiàn)由履約計劃發(fā)起驗收、報銷，報銷單中信息通過履約計劃自動獲取，大大減少了二次輸入信息量；非合同類報銷填單也可通過復(fù)制已有報銷單進(jìn)行填報，以減少手工填寫，縮短填單時間，避免人為填寫錯誤，提高填單效率。

6.手機移動報銷，可隨時填單審批。實現(xiàn)移動端報銷、審批是智慧報銷系統(tǒng)建設(shè)追求的目標(biāo)，通過手機拍照、在手機上傳附件并在移動端審批，可極大地方便各級管理人員擺脫場所限制和空間束縛，特別適合當(dāng)前疫情影響下的靈活辦公方式，實現(xiàn)路徑可通過搭載企業(yè)微信移動端的掌上報銷模塊審批報銷系統(tǒng)中的各類單據(jù)；實現(xiàn)移動端發(fā)票影像采集、儲存，減少了移動端拍照轉(zhuǎn)換到電腦端的過程。填單人在任何地方都可以查詢單據(jù)的審核節(jié)點，可以實時查看數(shù)據(jù)信息。

（二）案無留牘，項目精準(zhǔn)管理

報銷系統(tǒng)的機控替代人控、全面互聯(lián)應(yīng)用、管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)嵌等管理理念均是為財務(wù)智慧化賦能的有益探索與成功實踐。在整個過程中，技術(shù)保障方面的關(guān)鍵點如下：

1.目標(biāo)先行。在智慧報銷系統(tǒng)建設(shè)實施過程中，項目組始終貫徹目標(biāo)先行的理念，深入了解需求，確定項目的總體提升目標(biāo)，夯實財務(wù)信息化基礎(chǔ)。首先是遷移原有功能、接口、數(shù)據(jù)，保障現(xiàn)有內(nèi)容完整移植；其次是從發(fā)展愿景與實際需求出發(fā)，補齊空缺，夯實財務(wù)信息化基礎(chǔ)，逐步實現(xiàn)支撐管理運營與決策分析的擴展應(yīng)用；再次是加強系統(tǒng)集成能力，打通線間壁壘，實現(xiàn)網(wǎng)報系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)集成，形成財務(wù)管控信息化“網(wǎng)”。

2.規(guī)范數(shù)據(jù)?！皺C器判斷代替人為判斷，數(shù)據(jù)跑代替員工跑”是這次財務(wù)智能化提升最簡潔的總結(jié)，系統(tǒng)預(yù)制了各項規(guī)則，規(guī)避了填單錯誤，提高了業(yè)務(wù)人員的工作效率，減少了財務(wù)人員的無效審核。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸集、報銷數(shù)據(jù)選擇寫入、補充關(guān)鍵信息、審核標(biāo)準(zhǔn)智能判斷提升了效率、降低了風(fēng)險，實現(xiàn)了軟件升級的根本目標(biāo)（如圖3所示）。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，智慧報銷系統(tǒng)上線以來，單張單據(jù)填寫時間節(jié)約35%，審核時間節(jié)約18%；單一業(yè)務(wù)自動生成憑證率為96%，對公支付總用時大大縮短。

圖3：報銷數(shù)據(jù)生產(chǎn)流程

（三）立足當(dāng)前，管理精進(jìn)不休

智慧報銷系統(tǒng)建設(shè)實現(xiàn)了公司的業(yè)財融合，提高了財務(wù)部門業(yè)務(wù)服務(wù)能力、標(biāo)準(zhǔn)化管理能力、資金利用能力、決策支持能力，歸納出一條可充分借鑒推廣的管理會計創(chuàng)新之路。通過此次業(yè)務(wù)梳理、流程標(biāo)準(zhǔn)化、財務(wù)業(yè)務(wù)融通融合，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)財務(wù)全生命周期閉環(huán)管理?；厥醉椖康耐瓿?，對于整個項目管理有以下三點思考：

1.低成本也能實現(xiàn)大智慧。項目在選擇系統(tǒng)升級解決方案時，其中一個最主要的因素是低成本。2020年伊始，突如其來的新冠疫情席卷全球，全球生產(chǎn)經(jīng)營受到很大的影響。為了全面落實民航局、集團公司“過緊日子”要求，首都機場降本增效，降低各類項目預(yù)算。盡管本方案成本低，其功能實現(xiàn)卻處處體現(xiàn)“大智慧”，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、合同管理臺賬化、報銷場景化、業(yè)財一體化、核算與報銷集成智能化的“五化”目標(biāo)。

2.系統(tǒng)建設(shè)必須互通互聯(lián)?！盎ヂ?lián)互通”能夠充分提升業(yè)財融合能力，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，有利于落實信息建設(shè)一體化，避免“信息孤島”。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，實現(xiàn)了基礎(chǔ)工作智能化，為靈活統(tǒng)計分析提供有效支持。

3.項目管理必須動態(tài)管控。通過報銷系統(tǒng)升級改造項目，正確運用PDCA循環(huán)工作模式開展項目管理，可以達(dá)到事半功倍的效果。同時，針對不同階段采用了動態(tài)項目風(fēng)險管控措施，保障了項目的穩(wěn)步推進(jìn)。在上線過程中，持續(xù)聽取用戶建議并改進(jìn)和優(yōu)化場景和事項單，以實踐促提升，以用戶促發(fā)展，以保障促改進(jìn)，根據(jù)業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化實時跟進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)了業(yè)務(wù)財務(wù)的雙向提升。

總之，智能化升級過程是落實財務(wù)服務(wù)職能和財務(wù)管理職能的重要手段之一，通過智能化賦能使業(yè)務(wù)和財務(wù)更加有機結(jié)合，創(chuàng)造更大價值，促進(jìn)業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。