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        淺析新時期醫(yī)院人事檔案管理的策略

        2022-05-23 15:05:03瞿琳琳
        科技視界 2022年11期
        關鍵詞:管理工作檔案管理人才

        瞿琳琳

        (云南省第一人民醫(yī)院,云南 昆明 650000)

        0 引言

        醫(yī)院內(nèi)部工作人員的相關簡歷信息是人事檔案管理工作重點采集的部分,這也是人力資源管理的重要工作內(nèi)容,做好這部分信息的細致記錄對于醫(yī)院人才情況就有了充分了解,這也便于醫(yī)院進行人才配置,使其發(fā)揮最大價值。在人事檔案中運用信息技術進行管理,使得醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容更為豐富多元,除了包含醫(yī)護人員和管理人員的相關信息資料外,還囊括了聲音、圖片、影像等多種形式的資源?,F(xiàn)代醫(yī)院對人事檔案管理的要求,已經(jīng)遠遠超過傳統(tǒng)人事檔案管理模式,因此探討怎樣通過大數(shù)據(jù)技術來提升醫(yī)院人事檔案的管理水平具有重要意義。

        1 醫(yī)院開展人事檔案管理的意義

        1.1 為醫(yī)院長期發(fā)展提供人才支持,優(yōu)化人才配置

        大數(shù)據(jù)時代的到來,給醫(yī)院人事檔案的管理提出了更高要求,信息化技術的運用要求醫(yī)院人事檔案管理進行創(chuàng)新和突破,進一步落實檔案管理的權責,把人事檔案管理工作的效率提上去,對于人事檔案管理工作人員的調(diào)動要妥善安置,確保醫(yī)院長遠發(fā)展所需要的檔案管理人才,確保各方權益。

        一所醫(yī)院的長遠發(fā)展離不開各個相關領域的人才支撐,打造高水平、高質(zhì)量的專業(yè)人才隊伍是醫(yī)院發(fā)展至關重要的環(huán)節(jié)。人事檔案的建立能夠把醫(yī)院中人才的實踐經(jīng)歷、理論能力都記錄在冊,而詳細的記錄為人才的晉升提供了依據(jù),也為醫(yī)院更好地利用人才資源提供了判斷標準,根據(jù)人事檔案記錄的相關人才信息,達到醫(yī)院人才資源的合理配置,使其發(fā)揮出最大效能,促使醫(yī)院更進一步發(fā)展。

        1.2 為醫(yī)院人才隊伍建設提供科學合理的評價標準

        醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院選拔人才、建設專業(yè)人才隊伍提供了相關評價標準,醫(yī)院在引進人才或進行相關招聘的時候,能夠以此為依據(jù),對人才的專業(yè)水平、學歷以及相關工作經(jīng)歷進行評估、審核與篩選,人力資源部門選拔人才的時候主要依據(jù)來自人事檔案的管理,人事檔案管理讓醫(yī)院人才隊伍素質(zhì)提高的同時,也增強了醫(yī)院的整體市場競爭力。

        1.3 為醫(yī)院發(fā)展提供軟實力支撐,提高醫(yī)療團隊整體水平及醫(yī)院競爭力

        在醫(yī)院的市場競爭中,軟實力和硬實力都具備,才能成為一所具有核心競爭力的醫(yī)院。為保障醫(yī)院穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展,必須要注重醫(yī)院軟實力的建設。人事檔案管理的加強就是其中一種方式,一方面能夠吸引優(yōu)秀的管理人才加入人事檔案管理的隊伍之中,另一方面為醫(yī)院的人才儲備奠定了基礎。通過完善對人才的考核和培訓體系,提升醫(yī)療水平,強化醫(yī)院市場競爭力。

        要使醫(yī)院的人力資源管理更加完善,就要逐步改進完善人事檔案管理工作。對醫(yī)院每位醫(yī)護工作者的信息進行詳細記錄,包括實踐項目、身體健康情況以及理論知識儲備等方面,只有充分掌握醫(yī)院人才信息情況才能對相應人才根據(jù)不同階段的不同需求做出調(diào)整,以此來讓人事檔案管理工作效率和醫(yī)院競爭力都有所提高。

        1.4 優(yōu)化醫(yī)院管理體制,增強各科室業(yè)務溝通

        醫(yī)院完善的管理制度對于維系各個科室正常運轉、協(xié)同運作具有至關重要的作用,每個部門、科室都是維系醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的細胞組織,不可或缺。

        醫(yī)院每位醫(yī)護人員的詳細信息都記錄在人事資源檔案庫里面,包括相關研究方向以及專業(yè)化程度的高低,這樣便于人事部門針對不同科室之間的具體情況進行人員調(diào)動。只有充分了解每位醫(yī)護人員的檔案信息,才能知道他們擅長的領域,從而能夠清晰地把握他們能夠勝任的工作,同時也加強了各科室之間的溝通和聯(lián)系,利于工作效率和醫(yī)療能力的提升,同時降低醫(yī)療風險,讓醫(yī)院管理體制得到優(yōu)化,利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

        2 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的問題

        醫(yī)院緊跟大數(shù)據(jù)時代的步伐利用信息技術對人事檔案管理進行了優(yōu)化升級,但其中仍然存在著許多有待解決的問題,結合人事檔案管理工作實踐分析如下。

        2.1 重視程度不夠,思維轉變不夠及時

        有些醫(yī)院領導思維較為傳統(tǒng),轉變不夠及時,他們認為醫(yī)院主要負責救死扶傷、治病救人,關注的重點應該是醫(yī)療業(yè)務的提升和醫(yī)學設備的更新。但作為醫(yī)院領導工作人員,不僅要對業(yè)務本身引起足夠的重視,也要對為業(yè)務工作提供相關保障與支持的人事檔案管理工作給予足夠重視,兩者之間相輔相成,不能區(qū)分孰輕孰重,如果造成顧此失彼的狀況,就容易影響到醫(yī)院的正常運轉。如果醫(yī)院對人事檔案工作疏于管理,那么對于應用大數(shù)據(jù)技術來管理人事檔案也不會給予相應支持,也正因為大數(shù)據(jù)技術在人事檔案管理中得不到相應支持,從而導致醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員年齡偏大、專業(yè)技能落后等問題,這極大地影響了醫(yī)院人事檔案管理工作開展。

        醫(yī)院的管理體系相對來說還是比較封閉的,人事檔案管理受到傳統(tǒng)思想和方法影響較多。盡管大數(shù)據(jù)技術在生活中各個方面已經(jīng)廣泛運用,但在醫(yī)院人事檔案管理中大數(shù)據(jù)的運用還處在初始階段,主要表現(xiàn)在醫(yī)院對人事檔案建設的思想重視程度不夠、資金等相關資源投入較少等方面,這在一定程度上阻礙了大數(shù)據(jù)技術推動人事檔案管理信息化的進程。

        2.2 人事檔案資料數(shù)字化水平較低

        長久以來,醫(yī)院的人事檔案管理方式都是以紙質(zhì)檔案管理為主,管理過程中需要人工手動完成信息的查閱和錄用,滯后的檔案管理模式造成管理效率低下,檔案保密性難以保證。大數(shù)據(jù)時代的到來,很多醫(yī)院將信息技術運用于管理工作,但由于各地醫(yī)院發(fā)展水平參差不齊,有的相對落后,所以在人事檔案管理方面專業(yè)的人才較為缺乏,在缺乏設備、資金等相關條件的情況下,手動錄入檔案信息仍然是部分醫(yī)院采取的主要方式。傳統(tǒng)的管理模式和老舊的設備無法為醫(yī)院提高人事檔案管理的質(zhì)量與效率。醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展、利用出現(xiàn)問題與數(shù)字化運用程度較低有關。紙質(zhì)檔案的管理首先要有寬敞的存儲空間,查找、調(diào)用紙質(zhì)檔案較為困難。很多還在利用傳統(tǒng)模式管理紙質(zhì)檔案的醫(yī)院已無法適應當前醫(yī)院的發(fā)展需求。隨著信息時代的到來,電子檔案成為人事檔案管理的必然趨勢。但部分醫(yī)院還是沒有引起足夠重視,因此醫(yī)院人事檔案管理水平并不高。

        2.3 人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

        醫(yī)院相關工作人員具有較強的特殊性和流動性,這給醫(yī)院的人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)。醫(yī)院人員經(jīng)常性的流動會造成人事檔案較為頻繁的轉入和轉出,所以醫(yī)院能否準確處理和評價相關人事檔案與醫(yī)院檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)息息相關。在絕大部分醫(yī)院的管理工作中,人事檔案管理處于邊緣位置,部分醫(yī)院甚至沒有專門的人員進行管理,這就導致人事檔案管理人員缺乏相應的資料管理意識,造成專業(yè)素養(yǎng)普遍不高的狀況。

        許多醫(yī)院在組織架構設計階段就沒有把檔案管理作為一個獨立部門體系來考慮,因此造成檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊,這也使得運用大數(shù)據(jù)技術來對檔案資料展開分析探索、加以利用變得困難重重,人事檔案信息化的管理工作很難推進。與此同時,很多醫(yī)院的人事檔案管理工作顯得很被動,大部分工作人員沒有主動去搜集醫(yī)務工作者相關信息資料的意識,對人事檔案的保密、保護工作做得不到位。醫(yī)院人事檔案管理工作在缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才和有效管理機制的情況下,工作順利開展難度較高。

        3 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的對策

        大數(shù)據(jù)時代,面對醫(yī)院人事檔案管理工作的種種困難和挑戰(zhàn),需要制定針對性的對策來應對解決。

        3.1 加強大數(shù)據(jù)管理意識,強化組織領導

        第一,增強大數(shù)據(jù)管理意識。在大數(shù)據(jù)時代,只有不斷增強人事檔案管理相關工作人員運用大數(shù)據(jù)進行管理的意識,才能夠有效提高人事檔案管理的信息化程度。在人事檔案管理工作的具體實踐中,將大數(shù)據(jù)思維滲透進管理過程能夠有效提升管理水平。醫(yī)院領導對大數(shù)據(jù)管理的新模式給予足夠的支持和重視,能夠增強管理人員具備大數(shù)據(jù)意識,加快轉變成現(xiàn)代化的管理模式,傳統(tǒng)的人事檔案管理方式得到轉變,大數(shù)據(jù)手段讓管理過程更為豐富。此外,醫(yī)院還要注重加大對人事檔案管理工作所需軟硬件資金的投入,完善所需設施設備,同時要應用新的檔案管理理念構建新的大數(shù)據(jù)管理體系。

        第二,檔案管理要指派專門的領導來負責。醫(yī)院各個科室主管以及醫(yī)院領導對人事檔案管理的信息化重視程度,深刻影響了人事檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術的發(fā)揮,尤其是大數(shù)據(jù)的運用情況跟醫(yī)院領導對其認識的深刻性緊密相關。如果科室有知識型領導帶領大部分檔案管理工作者進行信息化建設,那么將大數(shù)據(jù)技術用于人事檔案管理的工作就能相對順利地開展。所以,為了推進人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設,要設置專門的檔案管理領導職位,提高領導對于引入大數(shù)據(jù)技術的思想認識。

        3.2 加強軟硬件設施建設,積極引進信息化管理技術

        第一,人事檔案管理所需要的基礎設施建設需要完善,對其所需軟硬件投入都要增加。醫(yī)院要整合和建設良好的信息化平臺,不僅要配備齊全的產(chǎn)品、成熟的技術,還要對硬件、軟件設施進行優(yōu)化和創(chuàng)新,在投入產(chǎn)出合理,成本預算在范圍內(nèi)的情況下,盡可能完善人事檔案管理所需要的設施建設,滿足研發(fā)大數(shù)據(jù)所需應用和軟件的相關條件。

        第二,人事檔案管理的技術和設備都要與時俱進,人事檔案的管理和整合讓具有較高專業(yè)素養(yǎng)的人員運用科學手段來完成,將每位員工的信息資料進行數(shù)字化采集登記,備份在冊。將信息技術手段用于管理工作中,管理人員的工作量有所減輕,工作效率得到提高,利于醫(yī)院積極創(chuàng)新學術氛圍的形成和核心競爭力的提高。

        3.3 提高醫(yī)院人事檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技能

        現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理中尤其注重數(shù)字信息技術和檔案管理能力的結合,醫(yī)院在選拔人事檔案管理人才的時候要注重這兩方面的專業(yè)素養(yǎng),優(yōu)秀的人才能夠推動大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的綜合應用。

        第一,要注重培養(yǎng)檔案管理人員的理論知識素養(yǎng),注重提升專業(yè)技能。在人事檔案的日常管理工作中,時刻運用信息技術進行管理,對管理工作用到的各種數(shù)字軟件要熟練掌握,充分了解數(shù)字化信息技術并加以利用,能夠將大數(shù)據(jù)更好地融入人事檔案信息管理中。

        第二,要加強人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力培訓,通過多樣化的培訓方式讓人事檔案管理人員能夠運用大數(shù)據(jù)進行信息化管理服務,同時也為檔案管理人員晉升提供機會,為確保醫(yī)院管理水平得到提高,醫(yī)院要加大對檔案管理人員培訓的投入,建設一支具有扎實專業(yè)基礎知識并且能夠利用大數(shù)據(jù)技術分析處理問題的高質(zhì)量檔案管理隊伍,使醫(yī)院的檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

        3.4 加強醫(yī)院人事檔案動態(tài)管理和協(xié)作管理機制

        第一,建立人事檔案的動態(tài)管理機制。人事動態(tài)的管理機制要在日常提高管理水平的基礎上建立起來,對于醫(yī)院的人事檔案信息要定時進行收集、整理和更新。醫(yī)院工作者的相關信息主要包括科研論文、學習成果、工作完成與考核情況、技術水平能力等相關方面,這些信息都要及時錄入資料庫里面,這為醫(yī)院人才崗位調(diào)整、職位變動提供了詳細的參考作為直接依據(jù),這也能夠激發(fā)員工工作積極性,讓醫(yī)院各項事物順利開展。

        第二,建立人事檔案的協(xié)調(diào)管理機制。醫(yī)院在進行人事檔案管理的時候,要注重建設檔案信息的相關標準,最終形成制度化體系,確保各個部門、科室的端口調(diào)出來的人事檔案數(shù)字資料都是一樣的,具有一致性和統(tǒng)一性,且資料充分、完整和規(guī)范,從而達到人事檔案資料統(tǒng)一管理,這也為醫(yī)院在人事檔案管理中的運用打下了基礎。

        第三,進一步優(yōu)化人事檔案管理體系。醫(yī)院要不斷加強人事檔案管理制度的建設,對檔案信息化的權責、目標要求、方法內(nèi)容等方面進行明確,確保人事檔案管理制度的要求在信息化建設過程中能夠落實,不斷提高檔案信息化水平。

        4 結語

        醫(yī)院人事檔案管理中最重要的信息資源就是詳細記錄在冊的相關醫(yī)院工作人員的真實信息,這為醫(yī)院的人力資源管理提供了重要依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天,醫(yī)院要緊隨大數(shù)據(jù)時代的步伐并將其運用到人事檔案管理中來,推動人事檔案管理信息化,使其朝著高效化和科學化的方向發(fā)展,管理有方的人事檔案能夠助力醫(yī)院整體向前發(fā)展。

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