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        航運企業(yè)港口使費定額備用金的應(yīng)用與思考

        2022-05-18 06:50:26王媛媛
        世界海運 2022年5期
        關(guān)鍵詞:備用金賬單測算

        趙 海 王媛媛

        一、港口使費定額備用金的概念

        港口使費備用金是航運企業(yè)預(yù)付給港口代理,用于支付船舶進出港和在港期間所需的港口使費、代理費及處理有關(guān)特殊業(yè)務(wù)的備用款項。通常情況下,采取單船單航次支付,每次船舶靠港前,船舶調(diào)度根據(jù)代理發(fā)送的港口使費預(yù)估單,向財務(wù)發(fā)出指令支付單船備用金。實際賬單到后,財務(wù)根據(jù)實際賬單金額核銷單船備用金與代理進行應(yīng)收或應(yīng)付的結(jié)算。

        港口使費定額備用金是在港口使費備用金的基礎(chǔ)上,航運企業(yè)與港口代理簽訂定額備用金協(xié)議,測算出在未來一定的賬單結(jié)算周期內(nèi)航運企業(yè)所有掛港船舶的港口使費預(yù)計費用,提前一次性支付給港口代理的定額備用款項。在該種管理模式下,定額備用金長期在代理賬戶中,在結(jié)算周期內(nèi)所有單船備用金不再支付,實際賬單到后,財務(wù)部門將賬單全額與代理進行結(jié)算,待結(jié)算完成后,代理賬戶上定額備用金又可作為下一期的港口資金儲備,以此長期不斷循環(huán)。

        二、港口使費定額備用金的優(yōu)勢和意義

        (一)作為資金“堡壘”保障船期和緊急事故處理速度

        受逆全球化思潮和地緣政治影響,當(dāng)前航運市場環(huán)境變得越來越復(fù)雜和不確定,加上易受天氣、事故等因素影響,船舶航次任務(wù)具有不可預(yù)知的特點。在實際作業(yè)中,常常會有人為控制不了的因素出現(xiàn),使得港口使費需要緊急付款的情形時有發(fā)生,若單船備用金付款不及時,會影響船舶正??侩x泊作業(yè),進而影響航運企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。而因為存在時差國內(nèi)外工作時間不同步,航運調(diào)度與國外代理之間信息不能及時傳遞,單船備用金資金支付無法快速完成。定額備用金不僅可以更好地滿足航運公司資金支付的預(yù)算性、計劃性,做到事前控制,而且可以防止信息溝通不及時導(dǎo)致船舶無法靠港的風(fēng)險發(fā)生。

        (二)控制人力成本和財務(wù)成本,促進航運企業(yè)降本增效

        由于企業(yè)內(nèi)部控制的要求,每一筆港口使費單船備用金付款都需要經(jīng)過公司多個層級的部門進行審核,從業(yè)務(wù)部門發(fā)起到財務(wù)部門支付以及公司領(lǐng)導(dǎo)審批,不僅占用了航運公司的各級人力成本造成浪費,而且占用了大量的時間成本造成付款支付延遲和失敗的概率增加,加大了船舶無法靠港卸貨的風(fēng)險。支付每一筆港口使費單船備用金都需要相應(yīng)的銀行手續(xù)費,而定額備用金一方面可以大大減少付款次數(shù),降低航運公司財務(wù)費用成本,另一方面可以減少企業(yè)付款審批流程,提高與代理結(jié)算的效率,降低公司運營風(fēng)險。另外,定額備用金可以使財務(wù)和代理對賬時流程更加簡潔明晰,使財務(wù)更快地明確代理的資金是否充足,在一定程度上可以杜絕單船備用金的超付,控制資金成本。

        三、港口使費定額備用金的測算方法和具體應(yīng)用

        (一)港口使費定額備用金的測算方法

        港口使費定額備用金的發(fā)起應(yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭,與財務(wù)部門、港口代理共同協(xié)商核定(主要衡量標(biāo)準(zhǔn):在全球范圍內(nèi),選擇長期合作良好、配合度較高、在當(dāng)?shù)鼐哂幸欢▽嵙鸵?guī)模的保護代理,且船舶掛靠港口的頻率高、作業(yè)量大)。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對代理定額備用金額度及調(diào)整進行具體測算。具體測算方法為:

        (1)對船舶一定期間內(nèi)委托該代理的掛港頻率和港口使費金額進行統(tǒng)計,測算出平均每月掛港艘次和單船港口發(fā)生的費用金額。

        (2)對使費賬單的結(jié)算周期進行統(tǒng)計,測算出賬單的平均計算周期(月)。

        (3)定額備用金額度=平均每月掛港艘次×單船港口發(fā)生的費用金額×賬單的平均計算周期(月)。

        定額使費備用金匯付以后,由于船舶掛靠港作業(yè)密度、每結(jié)算周期墊付港口使費金額等實際情況發(fā)生變化需對定額使費備用金額度進行調(diào)整的,由業(yè)務(wù)部門會同財務(wù)部門和各代理公司具體協(xié)商確定,適時調(diào)整備用金模式和額度。具體流程如圖1所示。

        圖1 定額備用金核定、增減及回收流程

        (二)港口使費定額備用金的具體應(yīng)用——以H集團為例

        H集團為一家遠(yuǎn)洋運輸集團,船舶運營靠港遍布世界各地,下有四家子公司,分別為A、B、C、D公司,所屬船常在新加坡加油,產(chǎn)生相關(guān)港口使費的頻率極高,且作業(yè)量大。當(dāng)?shù)馗劭诒Wo代理COSCO SINGAPORE與H集團合作時間較長,代理信譽度較好,因此,H集團擬與該代理采用定額備用金模式結(jié)算港口使費。

        根據(jù)H集團4家子公司A、B、C、D與當(dāng)?shù)卮鞢OSCO SINGAPORE在最近一年的靠港數(shù)據(jù)統(tǒng)計,2021年,H集團的4家公司船舶共計掛靠新加坡港143艘次,產(chǎn)生港口使費1010000 USD,具體數(shù)據(jù)明細(xì)如表1所示。

        表1 船舶掛靠次數(shù)及使費

        2021年度12個月,H集團下4家公司共掛靠船舶143艘次,平均每月掛靠艘次為143/12=11.9。

        2021年度H集團4家公司合計發(fā)生港口使費1010000 USD,單船單港口發(fā)生的港口使費金額為1010000/143=7062.93 USD。

        根據(jù)H集團財務(wù)部門統(tǒng)計,一艘船舶的港口使費賬單結(jié)算從代理郵寄賬單到H集團業(yè)務(wù)和財務(wù)部門審核完成,加上財務(wù)部門資金計劃的時間,大約需要3個月,因此H集團和當(dāng)?shù)卮鞢OSCO SINGAPORE的賬單平均計算周期為3。

        根據(jù)上述港口使費定額備用金的測算公式,H集團定額備用金額度為11.9×7062.93×3=252146.6 USD。

        根據(jù)上述計算,H集團與COSCO SINGAPORE代理定額備用金為252146.6 USD,H集團支付定額備用金后,3個月內(nèi),H集團4家公司掛靠新加坡港的船舶可以不支付任何單船備用金,并能保障正常運行。3個月后,H集團財務(wù)部門收到代理的賬單并完成支付,之前支付的定額備用金252146.6 USD又可作為下一期間的定額備用金,并長期實現(xiàn)動態(tài)循環(huán),在理想狀態(tài)下,H集團不用再向代理支付單船備用金,只需收到代理賬單后完成結(jié)算。

        四、對港口使費定額備用金的管理建議

        (一)健全內(nèi)控制度,加強定額備用金的支付管理

        港口使費定額備用金屬于專款專用項目,金額較大,經(jīng)財務(wù)部門測算后,一方面要和業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況進行討論,一方面要和代理進行協(xié)商,因此,需要提高企業(yè)內(nèi)部控制水平,設(shè)立嚴(yán)格的資金支付監(jiān)督管理制度,嚴(yán)格審核相關(guān)測算數(shù)據(jù),提高定額備用金的使用效率,同時防止舞弊。

        (二)樹立風(fēng)險意識,防范定額備用金的匯率風(fēng)險

        由于航運企業(yè)一般只開設(shè)美元和人民幣賬戶,在遇到需要支付歐元或者其他貨幣時,需要購匯。而定額備用金金額較大,在購匯前,要對結(jié)算信用期內(nèi)的匯率波動進行預(yù)判,此時需要與銀行積極溝通,關(guān)注銀行的外匯匯率在一定期間內(nèi)的波動情況,在信用期內(nèi),選擇較低的時點進行購匯和付款,防范大額定額備用金付款產(chǎn)生的購匯風(fēng)險。

        (三)依托信息化技術(shù),提升定額備用金的管理水平

        近年來,信息化技術(shù)已經(jīng)成為企業(yè)管控成本的重要手段。定額備用金的測算需要以大量的船舶航次掛靠港數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),隨著航運市場和船舶動態(tài)的變化,航運企業(yè)也需要及時地對定額備用金的額度進行重新測算和調(diào)整,這就需要企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型,整合業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù),加快信息化建設(shè),構(gòu)造和設(shè)計定額備用金測算模型軟件,精確管控,提高定額備用金測算和管控效率。

        (四)根據(jù)市場波動,適當(dāng)增加或回收定額備用金

        由于航運業(yè)船舶掛港每年分淡季和旺季,定額備用金只能測算出平均的結(jié)算周期和平均結(jié)算周期內(nèi)的代理資金需求額度,如果遇到航運市場旺季,船舶掛靠港口次數(shù)較多,定額備用金就會不足,則需要增加定額備用金額度或支付單船備用金;如果遇到淡季,船舶掛靠港口次數(shù)較少,代理定額備用金充足,會造成資金提前支出,損失這部分資金的機會成本和利息成本,則需要和代理協(xié)商適當(dāng)回收定額備用金。因此,財務(wù)要結(jié)合與代理賬單的結(jié)算情況和目前的定額備用金額度,以信息化技術(shù)為媒介,對定額備用金額度進行實時管控,加強成本管理,提高企業(yè)資金運營效率。

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