曹俊霞

[摘 要]文章通過闡述醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性，進一步對目前醫(yī)院人事檔案管理工作中常出現(xiàn)的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限、缺乏完善的人事檔案管理制度、人事檔案管理方法較為落后、醫(yī)院管理層未足夠重視人事檔案管理工作問題進行分析，并從加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、完善人事檔案管理制度等方面，論述如何優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，以期能為醫(yī)院人事檔案管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；檔案管理；管理工作

中圖分類號：R197.3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）07-0083-03

人事檔案管理是醫(yī)院行政和人力資源工作中重要的一環(huán)，一個單位的核心就是它的員工，而人事檔案管理就涉及員工信息的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及利用。這種以個人為單位組合起來的文件材料，可以直接影響到單位的勞資、人力資源以及各項組織活動和組織架構(gòu)。尤其對于像醫(yī)院這種服務(wù)與技術(shù)要求極高的單位，更應(yīng)該重視人事檔案的管理，這樣才能保證日后人才的選拔及使用。

人事檔案管理工作在醫(yī)院內(nèi)部管理上起到了非常大的作用，由于它是對真實資料的錄入，所以能夠直接反映出醫(yī)院整體員工的層次水平，為之后的業(yè)務(wù)能力提升、獎勵處罰機制提供重要的參考資料[1]。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院的管理不僅僅體現(xiàn)在硬件設(shè)施改善和服務(wù)技術(shù)提升上，對于醫(yī)院內(nèi)部的規(guī)劃也提出了新的要求。而加強人事檔案管理機制體系，有助于夯實醫(yī)院內(nèi)部持續(xù)性發(fā)展基礎(chǔ)，為醫(yī)院建立一支優(yōu)秀的醫(yī)療團隊提供幫助。

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限

目前在人事檔案管理工作中，很多醫(yī)院都處于管理人員業(yè)務(wù)水平有限的狀態(tài)。首先是思想意識上不夠重視，管理人員認(rèn)為人事檔案主要是管理其他員工的檔案，就會養(yǎng)成一種事不關(guān)己高高掛起的工作態(tài)度。這種工作態(tài)度進一步造成了人事檔案管理工作的混亂、軟弱、無序、低效率[2]。有些工作人員僅限于會打字、制作表格，對于海量的人事檔案資料無法進行系統(tǒng)化、科學(xué)化的分類，造成人事檔案管理工作效率低下。還有些檔案管理人員在管理時缺乏專業(yè)性，雖會對檔案進行分類，但是沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)管理經(jīng)驗，又不虛心接受他人給予的建議，從而造成工作銜接度差、需要時找不到檔案資料，這都會造成檔案管理工作的推進造成阻礙。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度

許多醫(yī)院在人事檔案管理制度方面缺乏完整的人事檔案管理制度，在工作管理規(guī)定中，往往會忽略此項，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作在日常工作中碰到一些問題將難以分化，從而造成無從下手的局面。許多醫(yī)院為減少人力資源浪費，將人事檔案管理工作與許多辦公室行政工作疊加在一起，由于缺乏明確的職責(zé)規(guī)劃，就導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題之后，發(fā)生推諉扯皮的現(xiàn)象。沒有形成一個系統(tǒng)性的管理框架，人事檔案也就不會得到妥善的保管，進而造成大量人員資料丟失，在以后的工作中也無法利用，也就失去了人事檔案管理工作的意義。部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，無法進行系統(tǒng)性的篩選整理，進一步導(dǎo)致資料堆積，產(chǎn)生發(fā)霉、蟲蛀的現(xiàn)象，也影響到了其他檔案資料的使用。

（三）人事檔案管理方法較為落后

部分醫(yī)院人事管理工作還停留在利用紙質(zhì)記錄的方式，隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，尤其是對于海量資料管理而言，采用現(xiàn)代管理技術(shù)是不二的選擇。采用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法，一是投入資金較多，雖前期在設(shè)備上投入較少，但持續(xù)供給的相關(guān)辦公用品消耗量大。二是不夠環(huán)保，傳統(tǒng)人事檔案資料采集都是通過印發(fā)紙張的方式，一旦將內(nèi)容錄入之后，部分紙質(zhì)就會進行銷毀，不利于環(huán)保。三是占用公共面積較大，由于都是依靠打印或手寫的方式進行最終封存，積累的資料越來越多，就會擴大占用的公共面積。四是不便于查找，傳統(tǒng)的管理方法無法設(shè)置相關(guān)具體細(xì)化目錄，導(dǎo)致資料在查找時，需要花費大量的時間。

（四）醫(yī)院管理層未足夠重視人事檔案管理工作

許多醫(yī)院管理層都將醫(yī)院的重點工作放在醫(yī)院一線工作人員的技術(shù)服務(wù)上，不注重人事檔案管理工作的培訓(xùn)。由于人手分配不足，導(dǎo)致許多外派工作難以開展，進一步影響了人事管理工作的辦理進度和效率。有些管理層不會把人事檔案管理工作投入到醫(yī)院整體財務(wù)規(guī)劃當(dāng)中，而把資金投入重點都放在醫(yī)療器械上，從而造成人事檔案管理設(shè)備技術(shù)落后、分類歸納設(shè)施跟不上，進一步影響了人事檔案管理工作人員的工作積極性，也為后續(xù)的工作開展埋下了隱患。

（一）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，要定期組織開展業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。由于人事檔案管理是一項非常煩瑣且需要謹(jǐn)慎對待的工作，在實施培訓(xùn)以前要做好培訓(xùn)計劃，確定每階段的重點培訓(xùn)內(nèi)容。由于人事檔案管理關(guān)系到單位內(nèi)部員工諸多信息，在下達培訓(xùn)指示時一定要做到思路清晰、表達流暢，在作出決議和安排后就要將組織行動落實到位。協(xié)調(diào)各部門配合好人事檔案管理工作，各單位和人力資源部門要做到分工明確、配合密切、步調(diào)一致的工作作風(fēng)以實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。在培訓(xùn)計劃結(jié)束后也要進行監(jiān)督和檢查，通過統(tǒng)計資料以及對實時信息的掌握制定相關(guān)考核制度，提升人事檔案管理人員的責(zé)任意識。例如，人事檔案管理涉及職工工傷鑒定管理板塊，由于政府要求職能部門要不斷提升辦事效率和服務(wù)質(zhì)量，人社局每年都會對工傷鑒定系統(tǒng)進行更新，并不斷優(yōu)化手續(xù)辦理。如果，辦理人員沒有及時掌握工作業(yè)務(wù)和流程，將給單位人事管理造成不便。因此，可以利用單位職能優(yōu)勢，與人社局協(xié)調(diào)工作，讓工傷辦理部門人員對醫(yī)院人事檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)。單位要協(xié)調(diào)好時間和會議地點，對于新設(shè)置的鑒定系統(tǒng)以及辦理流程要形成系統(tǒng)性的PPT演示文稿或圖像，以便于管理人員的學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)過程中結(jié)合PPT和電腦進行實際演示，保證人事檔案管理人員在培訓(xùn)過程中可以掌握好此項辦理技能，也能為日后辦理手續(xù)留下參考性的資料，從而進一步提高人事檔案管理工作的效率，也能為內(nèi)部職工留下一系列可參考資料。

（二）完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作屬于醫(yī)院內(nèi)勤管理工作分支，由于醫(yī)院科室較多，涉及的管理人員范圍較廣，管理系統(tǒng)較為復(fù)雜，想要做好人事管理工作，必須要為人事檔案管理制定完善的管理制度，這樣有助于人事檔案管理工作的有序開展。首先要確立人事檔案管理辦法總則，人事檔案管理人員要明確工作定位。此項管理制度是為了督促內(nèi)勤綜合部門妥善管理好人事檔案，維護好內(nèi)部員工的檔案資料完整性，并進一步降低醫(yī)院勞資風(fēng)險。在完善人事檔案管理制度時，需要歸納整理、有序排列以及分類標(biāo)明檔案。一是可以對收集到的資料進行架構(gòu)梳理，二是可以高效有序地利用檔案資料，三是良好的收納工作習(xí)慣能減少公用占地，四是能夠達到檔案保管倉庫和辦公室的美觀視覺效果。而在完善人事檔案管理制度時，也要根據(jù)實際情況，讓在此區(qū)域工作較為有經(jīng)驗或?qū)W習(xí)過專業(yè)知識的人員參與制定。如果光靠管理層人員制定實施，將會給管理制度帶來一定的局限性，可能導(dǎo)致制度的不可操作性。在完善制度時也要明確管理對象。醫(yī)院人事檔案管理有區(qū)別于普通企業(yè)，不僅要對在職、編制內(nèi)的員工負(fù)責(zé)，還要做好大量醫(yī)護實習(xí)生的檔案管理，這樣便于日后招聘、入職時快速地利用檔案，正確地規(guī)劃人員工作崗位。

（三）引進先進的信息化管理技術(shù)

為進一步做好人事檔案管理工作，要建立起人事檔案資料數(shù)據(jù)庫，可以引進先進的大數(shù)據(jù)應(yīng)用管理技術(shù)，由于大數(shù)據(jù)具備存儲和收集海量資料的特點，所以將其用在人事檔案管理上，一是符合特質(zhì)，二是可以有效提升工作效率，三是可以保證錄入的準(zhǔn)確性，四是方便存儲，讓日后檔案資料有據(jù)可查[3]。在運用信息化和大數(shù)據(jù)管理時，要設(shè)立統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，針對不同職位要擴展不同信息錄入項。例如，內(nèi)部人員電子信息檔案除了要輸入基本信息之外，還要添加近三年內(nèi)的電子版證件照片，并在此基礎(chǔ)上進行各職位的信息拓展填充。實習(xí)生轉(zhuǎn)正要標(biāo)清入職時間以及轉(zhuǎn)正時間，這樣便于日后補交社保，方便統(tǒng)計年薪假等。已婚人員要在結(jié)婚時遞交結(jié)婚證復(fù)印件，將結(jié)婚日期錄入到基本信息中，便于日后在休婚假時有參考依據(jù)。懷孕人員要對其醫(yī)院證明復(fù)印件做以保管，這樣便于統(tǒng)計產(chǎn)假，留下證明。管理層要在信息資料中體現(xiàn)工作經(jīng)歷和部門調(diào)動情況，這樣便于觀察管理層個體的發(fā)展動向，也為日后的人才選拔打下基礎(chǔ)。在人事檔案資料數(shù)據(jù)庫建立時，為避免發(fā)生意外，可以將電子資料打印，統(tǒng)一訂存，形成人事檔案資料數(shù)據(jù)庫目錄，用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒根據(jù)科室、部門等分類存放，這樣也便于日后的查找。

（四）提高管理層對人事檔案管理的重視程度

人事檔案管理除了具備管理優(yōu)勢之外，在醫(yī)院對外競爭中也具備一定的優(yōu)勢?，F(xiàn)代醫(yī)院除了硬件設(shè)施和服務(wù)品質(zhì)要進行競爭之外，人才技術(shù)方面也是競爭的重點。人事檔案管理作為競爭參考的重要一環(huán)，醫(yī)院管理層應(yīng)充分重視人事檔案管理工作，采用定崗、定責(zé)、專職、專責(zé)的科學(xué)崗位分配手段，不能為了減少人員成本，而將人事檔案管理工作與其他辦公室行政工作混在一起，這樣管理人員也無法專注在此領(lǐng)域進行系統(tǒng)性的管理。醫(yī)院也應(yīng)投入一定的管理資金，在收納設(shè)備以及檔案存放用地等方面給予支持。另外，由于許多人事檔案資料都是依靠筆記和紙質(zhì)文件制作的，檔案存放柜的材質(zhì)選擇也很重要。應(yīng)盡量避免木、竹的材質(zhì)，可采用不銹鋼材質(zhì)，一是有很好的防腐、防火效果，二是具備一定的硬度，不容易被大量資料壓彎變形導(dǎo)致坍塌，三是便于上鎖。由于人事檔案管理還涉及黨政資料，管理層要定期檢查人事檔案管理工作。管理層在招聘人事檔案管理員時，要從崗位自身的角度出發(fā)，這不僅僅是具備會打字、會使用表格等能力就可以勝任的工作，應(yīng)具備相關(guān)管理經(jīng)驗和知識水平，基礎(chǔ)知識較好的員工可以作為培養(yǎng)對象，但是也要注意工作的銜接程度。如果檔案管理人員不具備一個良好的內(nèi)涵素養(yǎng)以及耐心責(zé)任意識，也可能給醫(yī)院內(nèi)部管理帶來負(fù)面影響。

（五）不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法

為進一步優(yōu)化人事檔案管理辦法，提升人事檔案管理效率，要不斷創(chuàng)新人事檔案管理辦法，確保人事檔案管理的安全性和保密性。傳統(tǒng)的檔案資料收集和管理，一般都是集中在一個地方或部門由一臺電腦進行統(tǒng)一管理，因此在查找資料時就會很麻煩，甚至需要層層報批。在保證私密性的前提下，可以采用相對靈活的檔案管理方式，像現(xiàn)在有許多工作軟件，類似于釘釘，它可以在單位內(nèi)部形成統(tǒng)一組織架構(gòu)，外部人員無法進入本企業(yè)，也無法看到企業(yè)內(nèi)部信息。醫(yī)院就可以利用這種軟件形式，在醫(yī)院內(nèi)部企業(yè)架構(gòu)下分化科室、部門，人事檔案管理隸屬于醫(yī)院人力或綜合部，每個科室設(shè)立單獨專員，負(fù)責(zé)人事檔案管理，在進行人事檔案信息采集時，綜合部專員設(shè)立好采集信息表格，規(guī)定好樣式模板，由每科室人事檔案管理專員下發(fā)給職工，用在線編輯的方式進行統(tǒng)一填寫，科室專員負(fù)責(zé)統(tǒng)一監(jiān)督本科室或本部門的人是否填寫信息正確，再由專員統(tǒng)一整理好保存后上交綜合部人事檔案管理人員[4]。這樣既節(jié)省了收集資料的時間，又能保證資料的準(zhǔn)確性，還能達到環(huán)保的目的，個人完全依靠電子信息化形式填寫，不再通過將表格統(tǒng)一打出填寫后收回再錄入的方式，也為人事檔案管理工作增加了靈活性。各科室還能夠通過這種方式，自存一份系統(tǒng)性人事檔案資料，便于以后的查找和利用。

（六）加強人事檔案管理人員的保密意識

保守醫(yī)院檔案機密，是醫(yī)院人事檔案管理人員的首要職責(zé)。人事檔案不僅涉及員工個體本身，還涉及人員晉升以及個體家庭等私密情況，一旦泄露將會對職工造成不利的影響。因此，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理保密機制，禁止人事檔案管理人員私自將內(nèi)部人事資料泄露、外帶、發(fā)布到公共平臺，如有特殊情況需辦理相關(guān)手續(xù)，要將資料帶出單位，應(yīng)要有人事檔案本人的陪同，在領(lǐng)取個人檔案時也要進行層層批復(fù)，禁止出現(xiàn)任意拿放的現(xiàn)象。要做好個人檔案的封存保護工作，維護人事檔案的完整性，防止材料被外界因素破壞。要不斷提高人事檔案管理人員的內(nèi)涵素養(yǎng)，禁止對他人檔案評頭論足，與工作無關(guān)的事情不要多問，要保護好職工的隱私，如果出現(xiàn)除人事檔案管理人員之外打聽員工信息的現(xiàn)象，應(yīng)立即制止，并警告相關(guān)部門[5]。人事管理人員也要及時銷毀過期檔案，可以采用火化、粉碎機粉碎等方式由管理層監(jiān)督進行集中統(tǒng)一銷毀，禁止出現(xiàn)私自撕毀等現(xiàn)象，以免信息外露，給他人造成不必要的麻煩。人事檔案管理人員也要定期檢查陳舊檔案，如發(fā)現(xiàn)被盜、遺失、發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象應(yīng)立即上報或進行檔案處理保護，以免擴大檔案被損害的范圍。

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可缺失的一環(huán)。在新市場形勢下，由于社會治安以及單位管理內(nèi)容和要求的不斷變化，更應(yīng)該提升人事檔案管理質(zhì)量，完善人事檔案管理制度，發(fā)揮人事檔案板塊在人力資源管理工作中的職能。只有人事檔案管理人員不斷提升自身業(yè)務(wù)水平、加強責(zé)任意識，才能讓人事檔案得到科學(xué)、有序高效的利用。

[1]云飛. 醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要研究[J]. 卷宗，2021，11（04）：5.

[2]王曉峰，隋一鳴. 新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J]. 卷宗，2021，11（04）：47.

[3]江宇紅.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院人事檔案管理工作研究[J]. 人力資源，2020（10）：107.

[4]張婧.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的策略[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2021（04）：26-27.

[5]趙秀芳.新時期下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的有效路徑[J]. 家有孕寶，2021，3（02）：285.