○淄博市社會保險事業(yè)中心 張忠奎

到目前為止，我國社?；饦I(yè)務系統(tǒng)尚未準確記錄參保人員的繳費信息，常常需要查看老舊會計檔案才能兌現(xiàn)參保人員的退休待遇。社保會計檔案記錄了參保人員的繳費、發(fā)放、變更事項，直接影響到參保人員的退休待遇核算。為確保參保人員的切身利益，提高會計人員工作效率，社保會計檔案電子化建設勢在必行。會計檔案電子化建設是將會計管理系統(tǒng)與會計檔案系統(tǒng)納入一體化電子管理系統(tǒng)。2018年以前的社保管理分別由企業(yè)社保、機關事業(yè)社保和居民養(yǎng)老管理，各機構會計信息系統(tǒng)差異迥然。2018年以后三類管理機構實現(xiàn)撤并，社保會計檔案電子化由會計電算化軟件負責。本文將討論2018年及以前的會計檔案建立單獨的會計電子檔案信息管理系統(tǒng)這部分內容。

一、社保會計檔案電子化建設內容

2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。建設中的社保會計檔案信息系統(tǒng)直接依托于省集中業(yè)務平臺和各單位電子檔案信息管理系統(tǒng)[1]，將該系統(tǒng)直接嵌入運行環(huán)境，將實現(xiàn)前臺人員直接調閱，推進參保人經(jīng)辦業(yè)務少跑腿、不見面審批等事項有效落實，為參保人提供了更優(yōu)質的服務。會計電子檔案平臺系統(tǒng)技術架構嚴格按照三層技術架構劃分，符合人力資源和社會保障部信息化系統(tǒng)技術架構規(guī)范。其技術架構如圖1所示。

圖1 某地方市會計電子檔案平臺構建框架

1.數(shù)據(jù)存儲層

會計電子檔案管理系統(tǒng)與一般管理信息系統(tǒng)的主要區(qū)別體現(xiàn)在兩個方面，一是不同種類檔案結構化信息需求差別較大；二是電子檔案系統(tǒng)需存儲大量的檔案影像資料[2]。因此，會計檔案系統(tǒng)設計專門的配置數(shù)據(jù)，用于檔案結構化信息的可變性支持，且配置數(shù)據(jù)和檔案結構化索引信息采用關系型數(shù)據(jù)庫存儲。本文在現(xiàn)有政府云資源中的關系型數(shù)據(jù)庫中單獨建立一個實例，用于管理會計檔案的檢索信息；針對海量影像數(shù)據(jù)采用文件大數(shù)據(jù)存儲模式，以適應建設過程中不斷增長的檔案影像信息。同時為了充分利用資源，會計電子檔案掃描生成的存儲圖片和檔案資料都將存儲在現(xiàn)有政府云的MongoDB非關系型數(shù)據(jù)庫中。

2.基礎服務層

會計電子檔案系統(tǒng)的基礎服務層是信息系統(tǒng)及會計檔案業(yè)務的基礎服務?；九渲梅仗峁┝私M織機構、檔案數(shù)據(jù)模板等配置；根據(jù)配置提供對會計檔案信息的加解密服務；根據(jù)設置對信息進行壓縮服務；根據(jù)流程配置進行流程實例的流轉計算工作；根據(jù)配置進行相應的功能和數(shù)據(jù)權限的分配工作。

3.界面展示層

界面展示層是檔案管理系統(tǒng)同檔案管理人員直接交互的一種方式，是檔案信息化的直觀體現(xiàn)。界面分兩種形式，一種為純BS界面，一種為嵌入專用控件界面。客戶端作為檔案管理信息系統(tǒng)的界面展示，是檔案管理系統(tǒng)同檔案管理人員直接交互的方式，是檔案信息化的直觀體現(xiàn)。日常檔案管理操作采用瀏覽器客戶端方式，部分操作涉及頻繁的界面操控，如檔案影像化管理將采用控件方式。這些控件一般都嵌入到業(yè)務系統(tǒng)中，根據(jù)權限設置，實現(xiàn)前臺經(jīng)辦人員的數(shù)據(jù)調用。

二、會計檔案的數(shù)據(jù)加工和應用

1.掃描會計賬簿及會計憑證

對會計憑證和賬簿進行掃描，在最大限度保證檔案安全、完整的情況下，盡量不拆分，用專業(yè)高拍儀拍攝，圖片采用jpg格式存儲，質量應該大于300 ppi，A4幅面大小的憑證和賬戶圖片應不小于300～500 K，在放大100%的情況下，字體要清晰，沒有毛邊和鋸齒現(xiàn)象。為了方便后期管理和應用，在數(shù)據(jù)掛接時，每個憑證的所有圖片合成一個PDF，賬簿數(shù)據(jù)掛接要根據(jù)實際情況采用圖片或者PDF。

2.對會計檔案進行數(shù)字化應用

掃描完成的憑證圖片并不能完全有效的服務于社保業(yè)務，應該將檔案中的人員信息一一摘錄，包括單位編號、單位名稱、社會保障號和姓名等，生成檢索信息，存儲于檢索數(shù)據(jù)庫中，以便后期應用。印刷體的憑證檔案可以使用OCR技術進行識別，以提高工作效率。

3.建立檢索數(shù)據(jù)庫

根據(jù)賬套、時間、會計科目以及憑證編號等會計因素建立檢索數(shù)據(jù)庫，并與檔案圖片一一對應。將會計分錄的摘要等信息注入關系型數(shù)據(jù)庫以備后期應用。憑證數(shù)字化信息建立單獨的數(shù)據(jù)表存儲，同時建立數(shù)據(jù)與檔案圖片對應關系，如果是PDF需要明確指明所在的PDF頁數(shù)，為保證瀏覽速度，還要控制PDF文件大小，以不大于50 M為宜，多余的部分進行PDF分割后再上傳存儲。

4.建立會計電子檔案管理制度

為保障會計電子檔案管理信息系統(tǒng)的順利運行和安全完整，應建立相應的管理制度，明確各部門在系統(tǒng)中的管理和使用權限，確保會計電子檔案信息安全與持續(xù)運行。同時，建立可行的存儲備份方案，確保數(shù)據(jù)安全[3]。

5.建立業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)同作業(yè)機制

業(yè)務系統(tǒng)應根據(jù)權限的設置，通過接口插件的方式訪問會計電子檔案系統(tǒng)，以提高前臺服務的最大效率，提升服務水平和質量。

三、結論

社保會計檔案有其獨特性，建立簡潔高效的會計電子檔案信息系統(tǒng)是提高會計工作效率、確保基金安全完整、切實保障群眾利益的重要工作。建議國家有關部門出臺會計檔案電子化的建設標準，規(guī)范會計電子檔案建設的數(shù)據(jù)元素，以利于系統(tǒng)后期的持續(xù)建設和開發(fā)。