文/上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第九人民醫(yī)院 賈文倩

醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的日常醫(yī)療活動中，包括治療、研究、衛(wèi)生管理、藥品管理、醫(yī)療教學(xué)、學(xué)科研究、行政管理、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備管理等各項活動。是以文字、圖示、表格、聲影像等不同形式不同載體保存的具有研究價值的歷史記錄。醫(yī)院檔案記錄的不僅僅是醫(yī)院的發(fā)展歷史和過程，更記錄了整個社會群體的健康發(fā)展進(jìn)程，是醫(yī)院發(fā)展不可或缺的重要參考資料，也是醫(yī)院行政和決策時的指導(dǎo)依據(jù)。

因此，完整、清晰的檔案記錄，對整個醫(yī)院乃至整個醫(yī)療體系的發(fā)展和進(jìn)步都有著極為重要的作用。通過科學(xué)化的管理方式，進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識，促進(jìn)檔案管理工作的精細(xì)化與精準(zhǔn)化，快速響應(yīng)、精準(zhǔn)支撐，對于醫(yī)院的管理與發(fā)展來說有著極為重要的意義。

一、醫(yī)院現(xiàn)行檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的有效利用率低、保存意識淡薄?！爸亟?jīng)營，輕檔案”的思想是不少醫(yī)院上至決策層，下至工作人員的通病。不少醫(yī)院管理者及工作人員甚至仍然停留在經(jīng)驗主義、本本主義的過去式，嚴(yán)重缺乏檔案信息的使用意識，對檔案信息的保存、利用工作，無論從重要性還是必要性上都缺乏正確的認(rèn)知，導(dǎo)致出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理混亂、檔案缺失、信息完整性不足等問題。

（二）檔案管理工作人員資質(zhì)不足。在現(xiàn)行醫(yī)院管理體系中，檔案管理人員的資質(zhì)問題往往是被忽視的，導(dǎo)致諸多無資質(zhì)或低資質(zhì)的人員在負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的管理工作。在很多醫(yī)院，檔案管理部門甚至成了“養(yǎng)老地”“流放地”“邊緣化區(qū)域”。工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，檔案管理科學(xué)化無從談起。一個有著重要作用的部門成了可有可無的擺設(shè)，本該發(fā)揮的作用完全沒有發(fā)揮，這種情況讓人扼腕嘆息。

（三）制度不全、管理混亂，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。醫(yī)療檔案的管理理念一定要緊跟時代發(fā)展的步伐。否則一旦與時代脫節(jié)，就會使“快速支撐、精準(zhǔn)響應(yīng)”成為空談，失去了檔案管理工作的嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性和完整性，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法完全滿足新時代發(fā)展的需要。

《檔案學(xué)》明確提出，檔案管理是建立在檔案規(guī)范的基礎(chǔ)上的。而部分醫(yī)院在檔案管理工作中并沒有制訂統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，對納入檔案的文件內(nèi)容、版規(guī)格式、圖表規(guī)范等要求沒有明確定義，有的甚至連統(tǒng)一的立卷歸檔制度都沒有建立。很多有價值、應(yīng)重點歸檔妥善保存的資料、數(shù)據(jù)都遺失了。這種亂象嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院及醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。

（四）檔案管理的意識淡薄，設(shè)備落后，不符合時代發(fā)展的要求。國家的科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)實力正在高速發(fā)展，醫(yī)療體制改革的腳步也越來越快。數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代特征愈發(fā)明顯。檔案管理的設(shè)施設(shè)備也應(yīng)緊隨時代的腳步。但很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施與設(shè)備卻嚴(yán)重脫節(jié)。老舊、落后甚至連及時的補(bǔ)充和更新都無法做到。究其原因，是檔案管理的意識淡薄，導(dǎo)致無論從人員還是資金，都存在投入不足的現(xiàn)象，對于檔案的收納仍停留于手工收集、人工檢索水平上，工作效率低下，不能符合時代發(fā)展的要求。

二、醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化的作用、意義與實現(xiàn)

（一）醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化的作用?？茖W(xué)化的檔案管理系統(tǒng)是衡量一個醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量一家醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平的一個標(biāo)準(zhǔn)。首先，科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)能及時、準(zhǔn)確、有效地為醫(yī)生提供患者的既往史、診療史、用藥史等精準(zhǔn)檔案信息，為醫(yī)生調(diào)整各項醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實、可靠的依據(jù)；還有利于醫(yī)生對患者的精細(xì)化管理，推進(jìn)醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效提高。其次，科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)能對醫(yī)院設(shè)備、設(shè)施通過即時梳理、統(tǒng)計等手段，明確掌握這些設(shè)施、設(shè)備的年限、性能、使用率等信息，并運(yùn)用統(tǒng)計分析手段，方便調(diào)整及更新，有效提高其利用率及使用效果。不但有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)決策，還能為醫(yī)院的統(tǒng)籌管理打下堅實基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院的綜合發(fā)展。最后，科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)能夠有效提高各類醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、匯總、加工、儲存、分析的進(jìn)程。為醫(yī)院決策提供科學(xué)、高效、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。

（二）醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化的意義。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理流程一般是這樣：先收集上級文件、科研課題、醫(yī)療數(shù)據(jù)等信息，再通過人工錄入、掃描、拍照等方式，把這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息存入計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，最后以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式對錄入信息進(jìn)行分類、編目、排序和存檔，從而完成紙質(zhì)檔案到數(shù)據(jù)化檔案的轉(zhuǎn)化和保存。這種模式下的檔案管理實質(zhì)是被動的，不僅缺乏應(yīng)變力和競爭力，更談不上對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的挖掘、歸納和分析。

對于大型綜合性醫(yī)院來說，每天收集到的數(shù)據(jù)資料極多，所以對于醫(yī)院的檔案管理部門來說，不僅要對海量的檔案信息進(jìn)行管理，更要考慮如何進(jìn)行科學(xué)運(yùn)用。

在如今這個公開、透明、全方位的網(wǎng)絡(luò)信息時代，完全有能力通過科學(xué)化的手段把數(shù)量龐大的檔案信息歸納整理成一個巨大的資源寶庫，使這些海量數(shù)據(jù)能更好地發(fā)揮出功能。無論是為醫(yī)生提供更準(zhǔn)確的患者數(shù)據(jù)；還是為決策層提供更好的發(fā)展依據(jù)；抑或是為患者提供更全面貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，都將賦予醫(yī)院檔案管理工作全新的內(nèi)涵。

打破傳統(tǒng)的工作模式，將單純的被動思維，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃铀季S，讓檔案管理部門從單純的數(shù)據(jù)保管者，轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘮?shù)據(jù)整合化、信息規(guī)范化、分析精準(zhǔn)化、查詢便捷化、統(tǒng)計高消化的信息提供者，并成為一個能對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度管理、深度挖掘、深度分析的綜合型管理部門。

（三）如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化。首先要得到醫(yī)院決策層的支持。對于大型綜合性醫(yī)院來說，建立一個科學(xué)化的檔案大數(shù)據(jù)庫是一項長期的系統(tǒng)化的工程。不但需要明確的頂層設(shè)計，還需要強(qiáng)力的推廣支撐以及后續(xù)的開發(fā)維護(hù)。而無論前期投入、中期推廣、后續(xù)維護(hù)都需要醫(yī)院決策層給予資源及政策的支撐。以便于整合醫(yī)院各部門資源，打開信息采集渠道，從而把科學(xué)化的檔案管理工作落在實處，建立一套完善的數(shù)據(jù)采集、分析、應(yīng)用的科學(xué)模式。其次需要醫(yī)院各部門群策群力，共同參與，共同承擔(dān)。建立一個統(tǒng)合全院的檔案大數(shù)據(jù)庫。其最核心的數(shù)據(jù)采集與輸入離不開醫(yī)院各個部門配合。只有將原本分散的資料數(shù)據(jù)完全整合，才能真正意義上實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案信息管理工作的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化，從而讓大家享受到科學(xué)化檔案管理的便利與先進(jìn)。最后是建立規(guī)范化的培訓(xùn)和維護(hù)機(jī)制。完成科學(xué)整合后的大數(shù)據(jù)平臺，僅僅是一個開始。而要讓這套平臺能夠為使用者提供精準(zhǔn)、便利、快捷的服務(wù)，還需要有規(guī)范化的培訓(xùn)和維護(hù)才能實現(xiàn)。這就需要對所有使用者進(jìn)行規(guī)范化的培訓(xùn)，讓大家能用、會用、愿意用，真正發(fā)揮整個平臺的集成效應(yīng)，讓大家體會到便利性與先進(jìn)性，完成從“要我用”到“我要用”的思維轉(zhuǎn)變。

一個成功的科學(xué)化檔案信息管理平臺，離不開穩(wěn)定、高效的運(yùn)行。而建立規(guī)范化的維護(hù)機(jī)制，就是為了給平臺平穩(wěn)運(yùn)行保駕護(hù)航。同時，這也是使平臺應(yīng)用穩(wěn)定、安全的基礎(chǔ)。

三、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)是促進(jìn)醫(yī)院及醫(yī)療技術(shù)發(fā)展不可或缺的關(guān)鍵因素

（一）是時代發(fā)展的必然。在科學(xué)與技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院要進(jìn)步一步發(fā)展，就要與科學(xué)化、信息化的時代發(fā)展規(guī)律接軌。作為醫(yī)院發(fā)展基石之一的醫(yī)院檔案管理工作是否科學(xué)化，直接影響著醫(yī)院的發(fā)展步伐與速度。利用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合分析優(yōu)勢，讓檔案管理工作實現(xiàn)流程細(xì)致化、定位精確化、管理現(xiàn)代化和應(yīng)用高效化，是醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化的必然。

（二）是細(xì)化環(huán)節(jié)、合理用人，提高效率的必然?？茖W(xué)化的檔案管理，可以更系統(tǒng)、更高效地細(xì)化檔案管理各個環(huán)節(jié)，明確責(zé)任擔(dān)當(dāng)，使檔案管理工作人員配比更為合理、專業(yè)，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。以科學(xué)促進(jìn)步，以進(jìn)步促科學(xué)，讓檔案管理工作形成一種良性循環(huán)。從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

（三）是優(yōu)化資源，拓展服務(wù)，提高檔案利用率的必然。在信息化時代，龐大的檔案資源，無疑是醫(yī)院的一座寶庫。將檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化可以實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化，解決傳統(tǒng)模式下檔案管理工作分散的缺陷，提高檔案收集、整理、錄入及數(shù)據(jù)化的效率。讓原本分散的資源實現(xiàn)統(tǒng)一，以全面涵蓋醫(yī)院的發(fā)展歷史，讓管理者實現(xiàn)從實體化管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，有效提高資源開發(fā)使用力度，促進(jìn)醫(yī)院整體管理效率和管理水平的提高。

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代背景下，通過將醫(yī)院檔案管理模式科學(xué)化，使檔案管理工作的重心從檔案管理向檔案服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。利用檔案的資源優(yōu)勢，拓展服務(wù)領(lǐng)域，由被動向主動，為醫(yī)療工作者和患者提供更為準(zhǔn)確、更為全面、更為翔實的信息。這樣不但能提高檔案資源的利用率，還能提高檔案工作人員的獲得感和滿足感，同時進(jìn)一步提高了全院員工提供檔案的積極性，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作形成正向循環(huán)。

（四）是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的一種必然。隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院的管理方式也從粗放型不斷向精細(xì)化、集約化轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時代的發(fā)展中的弊端越來越明顯，使得傳統(tǒng)檔案管理模式在處理海量的醫(yī)院檔案時，出現(xiàn)信息處理時間長、耗費(fèi)精力大、浪費(fèi)資源多等問題。而在科學(xué)化的管理模式下，僅需要建立一套完整的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，就能在很大程度上破解上述困境。同時還能實現(xiàn)精準(zhǔn)查詢、快速比對、即時統(tǒng)計等傳統(tǒng)檔案工作無法實現(xiàn)的便捷功能。

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化，不但能有效提高和利用檔案資源的規(guī)模效益，提高檔案收集的廣泛性和錄入的規(guī)范性，提高檔案資源利用率，提高檔案信息擴(kuò)展性、挖掘檔案信息內(nèi)涵，還能為決策者提供更全面、更直觀的思路和依據(jù)，為醫(yī)護(hù)工作者提供更翔實、更可靠的數(shù)據(jù)支撐，為患者提供更優(yōu)質(zhì)、更有效的醫(yī)療服務(wù)，最終成為促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的必然。

因此，檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化是促進(jìn)醫(yī)院及醫(yī)療技術(shù)發(fā)展不可或缺的關(guān)鍵因素。通過不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化發(fā)展必將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。