文/山東省德州市慶云縣檔案館 李春燕

近年來，基層單位的檔案資料逐漸增多，對(duì)檔案管理的要求相應(yīng)提高，要想改變傳統(tǒng)檔案管理模式，應(yīng)結(jié)合數(shù)字化時(shí)代特征，探索檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法。新時(shí)代檔案管理人員的思路創(chuàng)新、方法改進(jìn)，目的是順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，確保檔案管理價(jià)值最大化顯現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理。可見，這一論題具有探究的現(xiàn)實(shí)性意義，對(duì)檔案管理工作發(fā)展具有積極推進(jìn)作用。

一、基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案管理是基層單位管理工作的一部分，數(shù)字化背景下基層單位順勢(shì)革新檔案管理手段，在保證檔案信息完整性、安全性的前提下，逐漸提高檔案管理水平，確保檔案信息有效利用。

（一）提高檔案管理效率。基層單位檔案數(shù)量較多，當(dāng)數(shù)字化技術(shù)用于檔案管理，即針對(duì)紙質(zhì)檔案信息自動(dòng)提取、分類整理、有序存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理與有效利用。檔案管理活動(dòng)信息化推進(jìn)，既能縮短時(shí)間，又能提高管理質(zhì)量，確保檔案管理效果大大優(yōu)化。新時(shí)期檔案管理人員在理論、實(shí)踐等方面動(dòng)態(tài)創(chuàng)新，最大化保證檔案資料的實(shí)用性，為基層單位高效管理起到鋪墊作用。

（二）方便檔案查詢與更新?；鶎訂挝粰n案類型多樣，檔案管理人員借助數(shù)字化技術(shù)動(dòng)態(tài)查詢電子化檔案，并傳遞時(shí)效性較強(qiáng)的檔案信息，促進(jìn)基層單位工作任務(wù)順利完成。新時(shí)代下，檔案管理人員利用數(shù)字化技術(shù)動(dòng)態(tài)更新檔案，確?；鶎訂挝还ぷ髟谧钚聶n案信息的提示下有效開展，從而循序式提升服務(wù)質(zhì)量。

（三）保證檔案管理的經(jīng)濟(jì)性和安全性。紙質(zhì)檔案主要在實(shí)體檔案室進(jìn)行管理，實(shí)體檔案室的空間有限，并且管理環(huán)節(jié)需要投入人力、物力等資源，導(dǎo)致管理成本升高。如今，基層單位將檔案管理數(shù)字化建設(shè)提上日程，可降低管理成本，并且檔案管理安全性得以保證，減少檔案信息失真、外泄等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

二、基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的問題

基層單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，檔案數(shù)字化管理工作尤為關(guān)鍵。然而部分基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足，實(shí)際建設(shè)中存在理念陳舊、設(shè)備匱乏、員工素質(zhì)偏低、數(shù)據(jù)庫建設(shè)低效等問題。

（一）檔案管理理念陳舊。數(shù)字化時(shí)代悄然而至，基層單位部分檔案管理人員只是片面認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理工作，思想認(rèn)知水平不高，所以檔案管理行為缺乏規(guī)范性和現(xiàn)代性，實(shí)際上檔案管理工作在傳統(tǒng)思想引導(dǎo)下、陳舊方法運(yùn)用下，最終檔案管理效率明顯降低。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理思路不能更好地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，長此以往，檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程遲緩，不利于基層單位的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。分析原因可知，如今基層單位內(nèi)部面向檔案管理人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，久而久之檔案管理工作缺乏創(chuàng)新，檔案利用率無法得到提升，檔案管理數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)遇到重重阻力。

（二）數(shù)字化設(shè)備匱乏。檔案工作數(shù)字化開展，需要數(shù)字化設(shè)備支持，如果基層單位所在區(qū)域的經(jīng)濟(jì)水平偏低，那么數(shù)字化設(shè)備更新速度會(huì)比較遲緩，當(dāng)陳舊設(shè)備用于檔案管理，則檔案管理質(zhì)量和效率相應(yīng)降低，導(dǎo)致檔案資料使用效果大打折扣。具體來說，計(jì)算機(jī)設(shè)備數(shù)量較少，并且現(xiàn)有設(shè)備系統(tǒng)更新不及時(shí)、系統(tǒng)升級(jí)不到位，這既會(huì)影響計(jì)算機(jī)設(shè)備功能，又會(huì)弱化服務(wù)質(zhì)量。檔案管理數(shù)字化建設(shè)期間，一旦設(shè)備在數(shù)量、質(zhì)量兩方面的表現(xiàn)不盡如人意，那么數(shù)字化建設(shè)效果會(huì)與預(yù)期要求存在差距，進(jìn)而對(duì)基層單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型造成制約。除此之外，當(dāng)前一些基層單位在忽略數(shù)字化建設(shè)需求的前提下建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)，難以全面顯現(xiàn)數(shù)字化系統(tǒng)成效，還會(huì)弱化新時(shí)期檔案管理質(zhì)效。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。雖然部分基層單位踐行了檔案信息化管理模式，但檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、綜合能力偏低，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)速度減緩，最終不利于優(yōu)化檔案服務(wù)效果。如今，基層單位多數(shù)檔案管理人員的數(shù)字化管理理念陳舊、數(shù)字化管理技能不高，所構(gòu)建的檔案管理隊(duì)伍缺少凝聚力和向心力，很難在基層單位檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化方面發(fā)揮隊(duì)伍優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化時(shí)代，檔案管理人員既要具備專業(yè)知識(shí)，又要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，在數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)靈活運(yùn)用知識(shí)，并給予方向指導(dǎo)，規(guī)范信息化管理行為。但實(shí)際上，基層單位檔案管理人員的綜合能力、專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，未能在檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)揮應(yīng)有力量。

（四）數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率不高?；鶎訂挝粰n案信息應(yīng)基于數(shù)據(jù)庫平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)與調(diào)用，其中數(shù)據(jù)庫建設(shè)要以需求為導(dǎo)向，適當(dāng)豐富數(shù)據(jù)庫功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息分類、更新，為檔案信息價(jià)值化運(yùn)用做準(zhǔn)備。目前，基層單位檔案資料總量較多，并且檔案類型豐富，這對(duì)數(shù)據(jù)庫類型創(chuàng)新式設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫功能拓展等提出較高要求。從現(xiàn)實(shí)層面來看，數(shù)據(jù)庫建設(shè)環(huán)節(jié)因定位失準(zhǔn)、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、建設(shè)技術(shù)供應(yīng)不足，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率降低，進(jìn)而影響檔案數(shù)字化進(jìn)程，難以加快基層單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，不利于深化檔案工作信息化改革。

三、基層單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐路徑

檔案管理工作數(shù)字化需要一段過程，尤其是基層單位的檔案管理工作，需要檔案管理人員從實(shí)際情況出發(fā)，針對(duì)已有問題提出檔案管理的合理化建議，探索數(shù)字化建設(shè)路徑。這既能順應(yīng)基層單位現(xiàn)代化建設(shè)趨勢(shì)，又能最大化彰顯檔案管理價(jià)值，為當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的處理提供依據(jù)，真正為日后檔案數(shù)字化管理、基層單位常態(tài)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（一）創(chuàng)新檔案管理理念。理念是行為的先導(dǎo)，基層單位檔案管理人員要在理念創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，真正規(guī)范檔案管理行為，進(jìn)而在數(shù)字化建設(shè)階段做足充分準(zhǔn)備?；诖?，基層單位要定期組織檔案信息化管理培訓(xùn)活動(dòng)，面向檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、數(shù)字化技能的培訓(xùn)，使其豐富知識(shí)儲(chǔ)備、提高數(shù)字化技能。同時(shí)，能夠?yàn)闄n案管理、檔案數(shù)字化建設(shè)給予正確指導(dǎo)。檔案管理思想與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新，還需要基層單位組織座談會(huì)、交流會(huì)，大范圍普及檔案數(shù)字化工作理念，使工作人員在理解的基礎(chǔ)上規(guī)范管理行為，并對(duì)數(shù)字化建設(shè)提出合理化意見。當(dāng)檔案管理數(shù)字化實(shí)踐得到基層單位全員的支持時(shí)，那么數(shù)字化建設(shè)成效會(huì)逐漸顯現(xiàn)。

（二）動(dòng)態(tài)更新數(shù)字化設(shè)備。數(shù)字化設(shè)備、系統(tǒng)、技術(shù)是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基本要素，當(dāng)要素質(zhì)量得到可靠性保證，那么檔案信息資源能夠有效共享，從而提高檔案利用率，更好地服務(wù)于基層單位創(chuàng)新發(fā)展。具體可從設(shè)備、系統(tǒng)、技術(shù)三個(gè)角度入手。1.檔案數(shù)字化設(shè)備優(yōu)化?；鶎訂挝粦?yīng)委派專業(yè)人員檢查計(jì)算機(jī)設(shè)備、專業(yè)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，將各類設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)排除，確保設(shè)備穩(wěn)定投用。數(shù)字化設(shè)備隨著基層單位經(jīng)濟(jì)條件、檔案管理要求的變化而調(diào)整，主要指設(shè)備采購、設(shè)備維修與養(yǎng)護(hù)，在保證設(shè)備質(zhì)量的基礎(chǔ)上延長設(shè)備使用壽命。檔案數(shù)字化設(shè)備功能日益豐富化，能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的多元化需求，從而提高檔案管理效率，盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。2.檔案數(shù)字化系統(tǒng)優(yōu)化?；鶎訂挝辉谌粘n案管理中應(yīng)積極創(chuàng)建數(shù)字化管理系統(tǒng)，提高相關(guān)檔案的管理水平，確保各方面工作的效率。具體來說，從電子檔案的生產(chǎn)、收集、歸檔和分類入手，全方位、深層次開發(fā)一套針對(duì)管理者行為的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的有效化管理。在此期間，完善數(shù)字化管理制度，遵循精細(xì)化管理原則，從而保證檔案管理工作的有效性。尤為關(guān)鍵的是，建立數(shù)字化檔案共享平臺(tái)，檔案管理人員通過平臺(tái)掌握檔案共享信息，并了解檔案管理工作要求，為檔案數(shù)字化管理指明方向。檔案內(nèi)容存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，主要采用授權(quán)管理的方式，以便為相關(guān)檔案管理人員提供便利。3.檔案數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化。檔案管理數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨，基層單位應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中優(yōu)化網(wǎng)格化管理體系，主要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)呈現(xiàn)檔案目錄，根據(jù)檔案信息獲取需求自動(dòng)檢索、統(tǒng)計(jì)處理，這既能縮短檢索時(shí)間，又能保證檔案檢索的準(zhǔn)確性。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的輔助下，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，據(jù)此實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為檔案數(shù)字化管理策略制訂提供支持。實(shí)際上，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)是電子存儲(chǔ)技術(shù)運(yùn)用的前提條件，因此基層單位檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)并有效運(yùn)用電子存儲(chǔ)技術(shù)，完成數(shù)字文獻(xiàn)信息管理領(lǐng)域各種數(shù)字文獻(xiàn)的有效存儲(chǔ)。除此之外，還可以使用電子掃描技術(shù)完成信息在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的掃描，體現(xiàn)高效且優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化管理效果。需注意的是，檔案數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化，應(yīng)立足基層單位檔案管理現(xiàn)狀，視情況優(yōu)化單一技術(shù)或聯(lián)用多種技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各種檔案數(shù)字化信息的有效存儲(chǔ)，更好地滿足當(dāng)前數(shù)字化管理需求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作人員的思想道德水平對(duì)檔案數(shù)字化工作效果有至關(guān)重要的影響，為確保相關(guān)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，應(yīng)在人才招聘、人才培訓(xùn)等方面做準(zhǔn)備。對(duì)于檔案管理人員的招聘，基層單位要擴(kuò)大招聘渠道，通過與高校合作聘用具有豐富知識(shí)儲(chǔ)備、較高綜合素質(zhì)的檔案管理人才，從而為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力。除此之外，還可以聘用檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才。此外，基層單位要合理化制訂培訓(xùn)制度，從專業(yè)課程、專業(yè)技能兩個(gè)層面開展培訓(xùn)活動(dòng)，以此提高檔案工作人員的知識(shí)水平，鍛煉檔案管理人員的數(shù)字化技能，為新時(shí)期檔案管理及檔案數(shù)字化建設(shè)提供服務(wù)。培訓(xùn)過程中加強(qiáng)思政教育，以此強(qiáng)化檔案管理人員的工作理念、責(zé)任意識(shí)，正確對(duì)待檔案管理，并在數(shù)字化建設(shè)階段滲透新的理念、提供專業(yè)知識(shí)。要確保每位人員的正確理念并有效利用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，使其能夠有效收集與分類處理檔案數(shù)字化信息，提升各方面的工作質(zhì)量和效果。當(dāng)人才招聘、人才培訓(xùn)具體落實(shí)后，應(yīng)組建專業(yè)化檔案隊(duì)伍，以便為數(shù)字化背景下檔案管理提供人才支持，促進(jìn)基層單位檔案管理活動(dòng)有序開展。

（四）提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率。檔案信息為新時(shí)期基層單位建設(shè)與發(fā)展提供依據(jù)，要想全面整合檔案信息，深層次挖掘價(jià)值化檔案信息，應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)建設(shè)數(shù)據(jù)庫，為檔案管理及檔案數(shù)字化工作常態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息支持。數(shù)據(jù)庫不僅支持檔案信息錄入，而且支持檔案信息更新，為基層單位建設(shè)與管理提供有效信息支持。即便當(dāng)前推行信息自動(dòng)化系統(tǒng)，但從整體來看，信息系統(tǒng)向數(shù)字化建設(shè)需要一個(gè)過程，需要數(shù)據(jù)庫建設(shè)搭建橋梁，為檔案信息數(shù)字化管理提供條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息分類、整合，提高檔案信息利用率。立足檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際情況，在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置相關(guān)的檔案目錄，與此同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立分布式數(shù)據(jù)庫，從根本上提升檔案管理工作的自動(dòng)化水平，滿足當(dāng)前的工作需求。為實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平，應(yīng)合理制訂數(shù)據(jù)庫建設(shè)計(jì)劃，為檔案分類、智能管理提供依據(jù)。此外，應(yīng)建立單機(jī)版的電子檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資料轉(zhuǎn)變成為電子格式，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，避免丟失，提高檔案信息利用率。

四、結(jié)語

綜上所述，基層單位現(xiàn)代化管理要求逐漸提高，應(yīng)以檔案管理工作為切入點(diǎn)，圍繞數(shù)字化環(huán)境分析檔案管理的意義，并總結(jié)檔案數(shù)字化管理問題，通過創(chuàng)新檔案管理理念、動(dòng)態(tài)更新數(shù)字化設(shè)備、提高檔案管理人員素質(zhì)、提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率等措施突破檔案管理數(shù)字化建設(shè)阻力，從整體上優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理的有效性。從長遠(yuǎn)角度來看，基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)開展，動(dòng)態(tài)優(yōu)化檔案管理措施，是取得檔案優(yōu)質(zhì)管理的最佳途徑。