文/濟(jì)南市衛(wèi)生健康人才交流服務(wù)中心 俞萍；濟(jì)南市第二人民醫(yī)院 馬春蕾

隨著醫(yī)療體制改革的深入發(fā)展，要想提高醫(yī)院的運(yùn)營管理水平，就必須建立一支高素質(zhì)、高效率的管理人才隊(duì)伍。在這個(gè)過程中，人事檔案是醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療、科研過程中形成的文字材料，反映出人員的思想品德、專業(yè)能力和工作業(yè)績，在醫(yī)院建設(shè)中具有重要作用。以下筆者結(jié)合個(gè)人實(shí)踐，針對(duì)如何加強(qiáng)人事檔案管理工作進(jìn)行探討，旨在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的人才發(fā)展戰(zhàn)略。

一、人事檔案管理和人才發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)系

（一）人事檔案管理。人事檔案管理，是對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用的過程。人事檔案在人事管理活動(dòng)中形成，主要包含了個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)、思想品德、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的記錄。通過醫(yī)院的人事檔案，反映出醫(yī)務(wù)人員在工作和生活各方面的情況，是進(jìn)行人力資源配置和管理的重要內(nèi)容。

（二）人才發(fā)展戰(zhàn)略。這里的人才，是在某一領(lǐng)域或方面具有突出才能、擁有某種特長，或?qū)ι鐣?huì)有重要貢獻(xiàn)的人。而人才發(fā)展戰(zhàn)略，是為了實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)，將人才作為一種戰(zhàn)略資源，對(duì)人才的引進(jìn)、使用和培養(yǎng)提出構(gòu)想、制訂方案。醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略，是選拔并培養(yǎng)對(duì)醫(yī)療行業(yè)有突出貢獻(xiàn)的醫(yī)務(wù)人員，為其提供適合的崗位，并開展教育培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)不斷提升，幫助醫(yī)院增強(qiáng)市場競爭力，以獲得長期穩(wěn)定發(fā)展。

（三）人事檔案管理對(duì)人才發(fā)展戰(zhàn)略的促進(jìn)作用。人事檔案管理和人才發(fā)展戰(zhàn)略，兩者具有密切相關(guān)性，前者對(duì)后者的促進(jìn)作用體現(xiàn)在三個(gè)方面：1.人事檔案是人才引進(jìn)的前提。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，人們的保健意識(shí)增強(qiáng)，醫(yī)院面臨的競爭更加激烈。要想在競爭中站穩(wěn)腳跟，不僅需要先進(jìn)的硬件設(shè)施，還要擁有充足的人才隊(duì)伍。利用人事檔案，能為醫(yī)院的行政、臨床、醫(yī)技部門提供人力資源信息，從中篩選出優(yōu)秀人才，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?？梢姡耸聶n案是人才引進(jìn)的參考依據(jù)，有助于人才聘任環(huán)節(jié)規(guī)范化運(yùn)作。2.人事檔案是人才培養(yǎng)的關(guān)鍵。人才發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是人才的使用和培養(yǎng)，這是戰(zhàn)略實(shí)施的重要途徑。醫(yī)務(wù)人員使用和培養(yǎng)時(shí)，參照的是他們自身的素質(zhì)和能力。可見，人事檔案資料具有參考意義和憑證作用，能幫助管理者制訂人才使用計(jì)劃、編制培養(yǎng)活動(dòng)方案，是人力管理中的重要輔助工具。3.人事檔案是人才考核的核心。醫(yī)院執(zhí)行人才發(fā)展戰(zhàn)略，經(jīng)過引進(jìn)、使用和培訓(xùn)，通過考核評(píng)價(jià)能了解人才的潛力是否全部發(fā)揮出來，明確人才管理和培訓(xùn)模式中的問題不足?？梢?，利用人事檔案能對(duì)人才進(jìn)行全方位跟蹤，為人才開發(fā)、戰(zhàn)略調(diào)整提供支持，對(duì)績效考核評(píng)價(jià)工作起到推動(dòng)作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施

（一）管理現(xiàn)狀。1.管理意識(shí)薄弱。隨著人力資源管理工作的深入開展，人才選拔、管理制度、工作流程方面不斷優(yōu)化，但并非代表著高枕無憂。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些醫(yī)院存在“重醫(yī)療、輕管理”的現(xiàn)象，尤其對(duì)于人事檔案的管理意識(shí)薄弱，影響了日常管理工作的開展。例如：（1）人事檔案管理制度不完善，現(xiàn)行制度措施滯后，和實(shí)際工作要求不相符。（2）針對(duì)離退休醫(yī)務(wù)人員的檔案，沒有及時(shí)移交給相關(guān)部門，甚至導(dǎo)致部分材料丟失。（3）檔案資料內(nèi)容不齊全，缺少鑒定材料，給職工的工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)審、升遷等方面帶來不利影響。2.檔案開發(fā)問題。本質(zhì)上，人事檔案就是一堆材料文件，如果不進(jìn)行開發(fā)利用，那么它本身的價(jià)值很低。近年來，醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大、機(jī)制體制改革，為了滿足醫(yī)療服務(wù)需求，醫(yī)院雇用不少臨時(shí)人員、外聘人員，通過人事代理服務(wù)進(jìn)行檔案管理。如此帶來的問題是檔案開發(fā)力度低，管理工作局限于檔案收集、存放、保管等，沒有及時(shí)裝訂補(bǔ)充，管理規(guī)范性不足和聘用人員的真實(shí)情況不符，削弱了人事檔案的管理作用。3.管理手段落后。信息時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)管理方式和手段上的創(chuàng)新。然而在實(shí)際管理工作中，管理手段落后體現(xiàn)在：（1）受限于辦公場地，人事檔案管理沒有專門的辦公場所，甚至由辦公室承擔(dān)管理職能，缺乏專業(yè)的管理部門和隊(duì)伍。（2）從技術(shù)層面看，依然采用手工登記、整理方式，不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)人為誤差，無法為人才的選拔、晉升提供及時(shí)有效的信息。（3）醫(yī)院建成了信息化管理系統(tǒng)，但模塊設(shè)計(jì)和實(shí)際工作需求不相符，管理人員的技術(shù)水平不足，影響了檔案管理的專業(yè)化。4.人員素質(zhì)不足。（1）管理人員本身不具備專業(yè)知識(shí)和技能，是從其他崗位臨時(shí)借調(diào)而來，甚至身兼數(shù)職。（2）因工作環(huán)境、薪酬待遇的影響，檔案管理人員的流動(dòng)性強(qiáng)，難以保證檔案的完整性和機(jī)密性。（3）培訓(xùn)工作不到位，檔案管理人員在理論知識(shí)、操作技能、職業(yè)素養(yǎng)方面有欠缺，和實(shí)際管理需求存在差距。

（二）改進(jìn)措施。1.轉(zhuǎn)變工作理念。要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要意義。第一，加強(qiáng)宣傳力度，充分利用各種媒介，既包括宣傳欄、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體，也包括官網(wǎng)、微博、微信公眾號(hào)等新媒體，擴(kuò)大宣傳范圍，增強(qiáng)宣傳工作的影響力，促使醫(yī)院所有職工提高人事檔案管理意識(shí)，積極配合管理工作開展。第二，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室，配備相關(guān)設(shè)備，滿足紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理要求。其次，合理布局工作間，為管理人員創(chuàng)建良好的工作環(huán)境。最后，合理設(shè)置崗位，明確崗位責(zé)任權(quán)利，幫助管理人員樹立正確的價(jià)值觀、人生觀，積極投身到人事檔案管理中。2.挖掘檔案價(jià)值。對(duì)人事檔案進(jìn)行開發(fā)利用，才能充分發(fā)揮出功能價(jià)值，為人才管理提供參考依據(jù)。第一，管理部門要了解并記錄人事檔案信息，基于這些信息建立人才儲(chǔ)備庫，為選拔、使用、培養(yǎng)提供數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)人力資源管理制度不斷完善，做到人盡其才。第二，對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，根據(jù)其中的關(guān)鍵信息進(jìn)行人力資源規(guī)劃，預(yù)測(cè)人員流動(dòng)，助力制訂管理決策，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，讓人才在適宜崗位上發(fā)光發(fā)熱。第三，分析醫(yī)院對(duì)于人力資源的需求前景，結(jié)合招聘計(jì)劃和崗位考核工作，對(duì)人力資源進(jìn)行合理調(diào)配，實(shí)現(xiàn)人才的統(tǒng)一管理，促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展。3.建設(shè)信息系統(tǒng)。建設(shè)人事檔案信息管理系統(tǒng)，能夠改變傳統(tǒng)管理模式。第一，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等信息技術(shù)，對(duì)醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀、人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提高數(shù)據(jù)信息的傳輸效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。將管理人員從手工工作模式中解脫出來，提高管理效率和精準(zhǔn)度。第二，從硬件和軟件兩個(gè)方面入手，構(gòu)建功能齊全的管理系統(tǒng)，滿足人事檔案的信息化管理需求。在此基礎(chǔ)上，做好安全管理工作，應(yīng)用防火墻、數(shù)字加密、殺毒軟件等，對(duì)涉密檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，避免信息丟失、泄露。第三，信息系統(tǒng)的可靠運(yùn)行離不開檔案管理人員的維護(hù)，醫(yī)院需要開展專項(xiàng)培訓(xùn)指導(dǎo)，提高信息操作能力，完成檔案資料的輸入、查詢、反饋等作業(yè)，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.加快人才儲(chǔ)備。在人事檔案管理人才的儲(chǔ)備上，首先要?jiǎng)?chuàng)新人才招聘方式，適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有知識(shí)、有經(jīng)驗(yàn)的人員，為現(xiàn)有管理隊(duì)伍注入新鮮血液。其次要結(jié)合人事檔案管理現(xiàn)狀，考慮到人才的發(fā)展特點(diǎn)，以員工為主體制訂多元化培訓(xùn)方案，采用不同形式的教育形式，激發(fā)管理人員的主觀能動(dòng)性。最后要關(guān)注管理人員的道德素養(yǎng)，通過思政教育活動(dòng)，促使管理人員樹立正確的理念和認(rèn)知，不斷提升職業(yè)道德水平，真正提高綜合素質(zhì)。

三、加強(qiáng)人事檔案管理精準(zhǔn)服務(wù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的途徑

（一）人才選拔引進(jìn)環(huán)節(jié)。1.嚴(yán)格執(zhí)行管理流程。以檔案管理部門為核心，覆蓋醫(yī)院的所有領(lǐng)導(dǎo)和職工，通過宣傳工作認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。尤其是檔案管理人員，要樹立積極主動(dòng)意識(shí)，保證檔案資料采集的全面性、真實(shí)性，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案日常管理中，嚴(yán)格執(zhí)行管理流程，保證檔案傳遞規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)可靠。2.創(chuàng)新檔案管理模式。對(duì)于新入職的醫(yī)務(wù)人員采用聘用制，將人事檔案交給人才管理中心代管。如此，新進(jìn)職工能發(fā)揮自身資源優(yōu)勢(shì)，既能打破“單位部門所有”的束縛，又能防止無頭檔、擅自棄檔等情況發(fā)生。站在醫(yī)院的角度，可以減輕檔案管理工作壓力，將更多精力放在人才選拔考核上，待錄用后進(jìn)行調(diào)檔，提高檔案管理的靈活性。3.樹立正確的人才流動(dòng)觀。針對(duì)棄檔、扣檔等問題，醫(yī)院必須創(chuàng)新思路，樹立正確的人才流動(dòng)觀。一方面，以現(xiàn)行法律法規(guī)為準(zhǔn)，管理工作做到有法可依；另一方面，兼顧醫(yī)院利益和社會(huì)利益，遵循誠信原則，對(duì)出現(xiàn)的問題妥善解決，避免出現(xiàn)用人糾紛。

（二）人才使用培養(yǎng)環(huán)節(jié)。1.推行檔案信息化管理。信息化管理，可以理解為將信息技術(shù)融入管理工作中，在檔案資料的采集、處置、保存、利用等方面，發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。人事檔案信息化管理，能改變傳統(tǒng)的工作模式，解決“重保管、輕利用”的問題，提高檔案資源的開發(fā)利用程度。站在醫(yī)院的角度，應(yīng)盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。在相關(guān)部門之間建立局域網(wǎng)，充分利用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，提高檔案資源的傳輸效率，解決“信息孤島”效應(yīng)。要合理設(shè)置使用權(quán)限，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制，開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)在線查詢、快速檢索、評(píng)價(jià)等功能。2.建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。人事檔案資料本身復(fù)雜、繁瑣，在傳統(tǒng)管理模式下，管理工作主要是資料采集、整理和保存，由于采集環(huán)節(jié)缺乏及時(shí)性、整理環(huán)節(jié)效率不高、保存質(zhì)量受到環(huán)境條件影響，無法反映出醫(yī)務(wù)人員的真實(shí)情況。建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，要求管理人員轉(zhuǎn)變管理思想，積極主動(dòng)采集醫(yī)務(wù)人員的資料信息，及時(shí)補(bǔ)充真實(shí)面貌，包括但不限于業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)成果、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、生活作風(fēng)等內(nèi)容；還可以是新技術(shù)的研究和使用、疑難雜癥的治療、手術(shù)方案的改進(jìn)等。

（三）人才考核評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)。1.建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系。對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，相關(guān)結(jié)果會(huì)記錄在檔案中。為了避免檔案中出現(xiàn)參考價(jià)值不高的信息，杜絕千人一面現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)該突出人事檔案的個(gè)體特色，引入科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系。得到評(píng)價(jià)結(jié)果后，對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析和跟蹤，督促相關(guān)人員及時(shí)整改，以實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的不斷提升。如此才能為人員評(píng)聘、晉升、獎(jiǎng)懲提供支持，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)不斷提升。2.建立個(gè)人信用檔案。醫(yī)院在運(yùn)營發(fā)展過程中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、大膽創(chuàng)新，參考國外信用體系，在人事檔案中，加入個(gè)人信用情況的記錄，反映出醫(yī)務(wù)人員的思想品德和道德素養(yǎng)。具體操作上，根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的日常工作表現(xiàn)、個(gè)人榮譽(yù)情況，進(jìn)行信用評(píng)估并歸檔，成為職業(yè)生涯的信用資本。3.采用多元化激勵(lì)措施。多元化激勵(lì)措施主要包括：（1）執(zhí)業(yè)資格激勵(lì)，鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員考取執(zhí)業(yè)資格，對(duì)參加考試且通過的人員，給予一定資金獎(jiǎng)勵(lì)。（2）學(xué)歷進(jìn)修激勵(lì)，樹立終身學(xué)習(xí)理念，在崗醫(yī)務(wù)人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的，單位報(bào)銷一定比例的學(xué)費(fèi)。（3）技能培訓(xùn)激勵(lì)，主動(dòng)參加技能培訓(xùn)的醫(yī)務(wù)人員，進(jìn)修期間的工資待遇和在崗人員相同，并報(bào)銷一定比例的進(jìn)修費(fèi)用和交通費(fèi)用。（4）學(xué)術(shù)成果激勵(lì)，醫(yī)務(wù)人員在國家級(jí)或省級(jí)刊物上發(fā)表學(xué)術(shù)論文，給予一定的資金獎(jiǎng)勵(lì)；完成市級(jí)以上科研項(xiàng)目的，提供科研經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案是人才引進(jìn)的前提、是人才培養(yǎng)的關(guān)鍵、是人才考核的核心。本文介紹了醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施，從人才選拔引進(jìn)、使用培養(yǎng)、考核評(píng)價(jià)三個(gè)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)闡述了加強(qiáng)人事檔案管理的措施。希望為檔案管理工作提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人才發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。