文/山東省菏澤市單縣自然資源和規(guī)劃局 王艷華

現(xiàn)階段，在城市化進(jìn)程不斷加快的背景下，我國的自然資源檔案管理工作量也越來越大，關(guān)于國土規(guī)劃的信息也日益增多。對于每天更新的數(shù)據(jù)信息來說，傳統(tǒng)的管理模式，很容易導(dǎo)致檔案管理效率較差。對此，就需要相關(guān)管理人員建立現(xiàn)代化的自然資源檔案管理模式，及時更新自身的管理理念，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力，從而為國土資料的收集、整理、歸納奠定更為堅實的基礎(chǔ)。

一、自然資源檔案管理工作的重要意義分析

檔案，是在不同單位中經(jīng)過日復(fù)一日的變化所建立的具備一定的理論基礎(chǔ)的文件資料，一般是以圖片、文字、表格、音頻、視頻等方式存在，它作為查找國土資料的重要憑證，是不可再生資源。對于自然資源來說，在經(jīng)過歲月的推移、演變后，其管理部門的相關(guān)職責(zé)、崗位等發(fā)生明顯的轉(zhuǎn)變，自然資源部門本身具備行使全民自然資源資產(chǎn)的權(quán)利和義務(wù)以及行使所有國土空間管理的職責(zé)，針對其中存在的自然資源所有者不能落實到具體實踐工作中、國土空間管理存在權(quán)力真空的問題，提出具體的解決方案，有效實現(xiàn)自然資源的全面管理。但是，如果在自然資源部門改革過程中沒有及時地開展檔案管理工作，隨著內(nèi)部工作人員離職、崗位晉升等變動，很可能出現(xiàn)重要的檔案資料短時間找不到的問題，甚至直接造成機(jī)密文件泄漏、丟失，嚴(yán)重情況下，可能會對社會、對國家造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。

在自然資源部門儲存大量的文件檔案，不僅包括機(jī)構(gòu)改革前的歷史檔案，也包括機(jī)構(gòu)改革后建立的新檔案，不管是什么，都是一種重要理論支撐，并對于自然資源管理工作有著重要的意義。結(jié)合《中華人民共和國檔案法》內(nèi)容的規(guī)定表明：自然資源部門在發(fā)生機(jī)構(gòu)變動、撤銷、合并過程中，需要做好檔案管理工作，并且及時向上級部門領(lǐng)導(dǎo)、第三方檔案機(jī)構(gòu)提交比較重要的文件資料。所以說，本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來考慮”的基本原則，堅持檔案管理“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的服務(wù)宗旨，加大對自然資源檔案管理工作的重視，積極調(diào)整檔案管理模式，是自然資源部門亟須解決的重大問題。

二、自然資源檔案管理中存在的問題

（一）缺少自然資源檔案管理人才。21世紀(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時代，信息化已經(jīng)全面落實到各個行業(yè)，尤其是自然資源檔案管理工作中，在一定程度上對于自然資源檔案管理工作人員提出更為嚴(yán)格的要求。不同地區(qū)的自然資源部門正處于初期建立、發(fā)展階段，從事自然資源檔案管理工作人員一般都是國土、規(guī)劃等原部門的工作人員轉(zhuǎn)變而來的。也就是說，專業(yè)的自然資源檔案管理工作人員比較少，其所具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，學(xué)習(xí)創(chuàng)新動力也明顯落后。歸根結(jié)底，是因為原職責(zé)部門的工作人員對于自然資源檔案管理不太了解，缺少對其深度、全面的認(rèn)識，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作人員對于檔案管理缺少一定的積極性、主動性。所以，為了適應(yīng)新時期自然資源檔案管理的重要性，相關(guān)部門必須建立一支高質(zhì)量、高素質(zhì)、高能力的人才隊伍。

（二）缺少足夠的重視?！蛾P(guān)于做好國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革中檔案交接與管理工作意見的通知》指出：“納入重新組建機(jī)構(gòu)單位檔案整體移交新組建機(jī)構(gòu)代為管理，達(dá)到進(jìn)館條件后移交同級綜合檔案館。”因為自然資源局是多個單位整合建立的一種新機(jī)構(gòu)，職責(zé)劃分需要經(jīng)過很長的時間才能磨合出來。因此，以改革變動日為基本時間點、明確檔案歸屬是目前自然資源部門急需解決的問題之一?，F(xiàn)階段，自然資源檔案管理人員法律意識比較淡薄、業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步提升。而且，在實際自然資源檔案管理期間，使用傳統(tǒng)的借閱式管理形式來采集相應(yīng)的文件資料，服務(wù)范圍有限，很容易導(dǎo)致建立的自然資源檔案管理形式比較單一化。最后，個別領(lǐng)導(dǎo)對于自然資源檔案管理不太重視，對于開展檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)也不能及時落到實處，再加上檔案管理人員自身的薪資待遇比較低，很容易降低其工作積極性。

（三）自然資源檔案管理的硬件設(shè)施配置不健全。加強(qiáng)自然資源檔案管理工作的必然條件是建立健全相對應(yīng)的硬件設(shè)備設(shè)施，在當(dāng)下自然資源檔案管理過程中，還存在硬件設(shè)施落后、設(shè)備老化、設(shè)備配置不契合以及檔案嚴(yán)重缺失等問題，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作不能順利執(zhí)行。另外，部分自然資源檔案室的裝修比較簡陋，很容易發(fā)生霉變或者受潮等問題，造成大量檔案資料嚴(yán)重?fù)p壞，在一定程度上為自然資源檔案管理工作的開展增加不小的難度。

（四）管理水平較低。改革前單位需要明確檔案管理機(jī)構(gòu)，建立健全比較完善的硬件配套設(shè)施，按照其基本需求開展具體的檔案管理工作。但是在實際檔案管理過程中，還存在文件資料收集和數(shù)字化管理存在沖突的問題。比如：部分單位缺少規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理機(jī)制；對于專業(yè)電子檔案資料不能妥善、完全地收集；不能及時將歸檔檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；部分單位使用同級行政管理部門制訂具體的檔案管理系統(tǒng)；還有部分單位檔案數(shù)據(jù)資源比較豐富，但是存儲標(biāo)準(zhǔn)卻不能統(tǒng)一。

在機(jī)構(gòu)改革之后，因為自然資源檔案管理的工作量增加，導(dǎo)致自然資源歷史檔案資料增加。比如：原規(guī)劃管理檔案資料、原房屋登記檔案資料等。由于受到外界條件的制約，自然資源檔案一般分散在不同地方進(jìn)行保存，存在無密集架、無專業(yè)庫房等問題，導(dǎo)致相關(guān)工作人員浪費(fèi)大量的時間、精力來查找具體某一份文件資料。由于機(jī)構(gòu)改革的時間比較短，涉及整改的單位會自然而然地忽視檔案處理工作，再加上部分單位檔案人員很容易發(fā)生崗位變動的問題，新的檔案管理人員不了解檔案的基本情況，使得大量的檔案資料出現(xiàn)丟失的情況。

三、自然資源檔案管理問題的應(yīng)對措施

（一）加快信息化建設(shè)。將信息化有效應(yīng)用到自然資源檔案管理工作中，需要相關(guān)檔案管理人員認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合自然資源部門官方網(wǎng)站等信息系統(tǒng)，減少不動產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的生產(chǎn)，實現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化，促使檔案管理盡快走上信息化道路。利用云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建立電子檔案管理制度，真正實現(xiàn)“群眾少跑腿、數(shù)據(jù)多跑腿”。同時完善的信息化系統(tǒng)，將原本復(fù)雜的工作流程簡單化，提高相關(guān)工作人員的工作效率，在一定程度上增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。

首先，從基礎(chǔ)開始做起，盡可能減少紙質(zhì)檔案的使用。根據(jù)“放管服”改革的相關(guān)內(nèi)容，建立健全完善的數(shù)據(jù)信息交流平臺，促使不同工作部門的業(yè)務(wù)交流和溝通更為緊密，保證數(shù)據(jù)信息可以及時、有效傳遞。而且，有助于簡化其基本的工作流程，避免紙質(zhì)材料的浪費(fèi)、使用，實現(xiàn)不同職能部門之間的信息、資源共享。

其次，健全電子檔案管理制度。相關(guān)政府工作人員要加大電子檔案的研究力度，制定關(guān)于電子檔案的相關(guān)法律政策，明確電子檔案所具備的法律權(quán)益，建立健全電子檔案管理制度，為自然資源中其他管理工作創(chuàng)造良好的條件。

最后，建立信息化管理系統(tǒng)，簡化檔案管理工作流程。在實際落實信息化管理系統(tǒng)過程中，不同的計算機(jī)之間要建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將其有效融入數(shù)據(jù)庫之中，保證整個檔案管理工作流程更為信息化、數(shù)據(jù)化，解決傳統(tǒng)人工操作存在的不足之處，最終提高自然資源檔案管理的良好效果。

（二）明確歸檔范圍。在具體落實自然資源檔案管理過程中，嚴(yán)格貫徹落實《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。在具體分析自然資源部門的實際工作情況過程中，明確相關(guān)工作人員的基本需求，采用逆向思維的方式，借助需求導(dǎo)向原則，建立自然資源部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，提高其檔案管理的集約化水準(zhǔn)，充分發(fā)揮自然資源檔案管理工作的作用，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，有助于凸顯檔案的價值。

除此之外，自然資源部門還應(yīng)該開展多元化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使更多的工作人員學(xué)習(xí)并了解《國土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，結(jié)合自然資源檔案管理的實際情況，對檔案歸檔、收集等知識進(jìn)行全面的講解，明確自然資源檔案歸檔的范圍，提高自然資源檔案管理的水平。

（三）落實安全保密管理要求。在開展自然資源檔案管理工作過程中，為了保證檔案資料的安全性、保密性，可以利用水印追蹤技術(shù)對于涉密信息進(jìn)行安全保密管理。數(shù)字水印技術(shù)是目前國內(nèi)外科學(xué)研究的前沿領(lǐng)域，不僅能夠成功隱藏信息，還不會破壞載體的透明性。將數(shù)字水印技術(shù)有效應(yīng)用到自然資源檔案資料的安全保密管理中，借助相關(guān)的工具對資料信息進(jìn)行有效的提取和檢測，將這種載體信息作為被篡改和盜版的證據(jù)。也就是說，數(shù)字水印技術(shù)在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和防偽標(biāo)識等內(nèi)容上具有重大的作用。相關(guān)工作人員借助數(shù)字水印技術(shù)的文檔追蹤溯源系統(tǒng)，能有效實現(xiàn)檔案資料的保密管理，同時借助機(jī)密文檔的水印嵌入和水印提取功能，完成對檔案利用跟蹤和對涉密檔案提供事后的監(jiān)督。基于此，自然資源檔案管理人員要嚴(yán)格落實安全保密管理要求，避免檔案資料遭到泄密。

（四）不斷提高自身服務(wù)水平。做好自然資源檔案管理工作，必須提升管理人員的服務(wù)水平。因此，自然資源部門要加大對檔案管理的關(guān)注，加強(qiáng)檔案人才隊伍管理。

首先，加大對檔案管理的重視，將檔案管理放在自然資源部門的第一管理位置。相關(guān)工作人員應(yīng)該將檔案管理工作具體落實到日后的戰(zhàn)略經(jīng)濟(jì)規(guī)劃內(nèi)，制訂相應(yīng)的檔案管理制度，并對其投入更多的人力、物力、財力資源，及時更新相應(yīng)的硬件設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。另外，領(lǐng)導(dǎo)要多多關(guān)心檔案管理人員，解決其在生活和工作中存在的困難，改善工作環(huán)境，只有這樣，檔案管理工作人員才會對自然資源部門產(chǎn)生依賴感、歸屬感，從根本上提高檔案管理工作人員自身的服務(wù)水平。

其次，優(yōu)化檔案管理人才資源。結(jié)合自然資源檔案管理的實際工作要求，針對其內(nèi)部工作人員的年齡、學(xué)歷、工作年限等，不斷優(yōu)化內(nèi)部現(xiàn)有檔案管理工作人員的崗位布局，保持檔案人才隊伍的先進(jìn)性、穩(wěn)定性。同時，通過社會渠道招聘相關(guān)專業(yè)的人才，盡可能吸引更多優(yōu)秀人才，為自然資源檔案管理工作的儲備更多的人才，提高其服務(wù)水平。

最后，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有助于增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)水平。自然資源內(nèi)部的文件資料具備廣泛性的特征，在對此進(jìn)行管理過程中，需要檔案管理人員針對過去的管理模式進(jìn)行剖析，提高自身的業(yè)務(wù)能力。另外，通過開展具體的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富檔案管理工作人員的知識儲備量，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)知識水平，為推動自然資源檔案管理工作順利執(zhí)行奠定更為堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，自然資源檔案管理工作看似簡單，但實際上卻是一件比較困難的工作。由于自然資源檔案資料具有保密性、專業(yè)性的特點，在管理過程中，相關(guān)管理人員要具備高度的責(zé)任感，秉持一種“活到老、學(xué)到老”的精神，豐富自身的知識儲備量，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。同時，加強(qiáng)自然資源檔案管理建設(shè)，從基層檔案管理部門入手，建立與當(dāng)?shù)卣块T的溝通機(jī)制，便于信息及時傳遞、共享，有助于提高自然資源檔案管理質(zhì)量。