文/北京強(qiáng)度環(huán)境研究所 李淑香

2022年是“十四五”規(guī)劃開展的關(guān)鍵年份。當(dāng)前，各大企業(yè)正以此為中心，探討檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方式?？茖W(xué)規(guī)劃“十四五”要求下的企業(yè)檔案管理內(nèi)容離不開現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)檔案工作者的信息化技術(shù)、人文素養(yǎng)、從業(yè)素質(zhì)等提出了更高要求。因此，一名合格的檔案工作者，在日常工作中應(yīng)基于企業(yè)工作實(shí)際，建立各級(jí)各類管理方式，在實(shí)踐過程中促進(jìn)檔案工作方式方法的創(chuàng)新。對(duì)此，本文結(jié)合企業(yè)檔案工作“十四五”規(guī)劃的要求，探索出數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的企業(yè)檔案工作開展的可行性方式，以期能為同行提供借鑒。

一、開展企業(yè)檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇維度。1.信息技術(shù)發(fā)展將同步帶動(dòng)檔案管理工作升級(jí)?！笆奈濉睍r(shí)期，我國邁入了創(chuàng)新型國家發(fā)展關(guān)鍵期，以數(shù)字經(jīng)濟(jì)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈及人工智能為代表的新型信息技術(shù)手段迎來了發(fā)展高峰。上述技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用，一方面，可提升檔案利用水平；另一方面，可提升檔案服務(wù)效率，屬于未來企業(yè)檔案管理發(fā)展的機(jī)遇之一。2.檔案利用率將得到提升。近年來，各地接連出臺(tái)了檔案管理與利用政策，致力于建立完善的檔案利用服務(wù)體系。以國家政策作為依托，簡(jiǎn)化檔案調(diào)取的便利性水平，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)與政策要求，提升了企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，屬于未來企業(yè)檔案管理發(fā)展機(jī)遇之二。3.檔案利用的社會(huì)服務(wù)地位可得到提升。從社會(huì)認(rèn)可度來看，檔案在國家發(fā)展及重大節(jié)點(diǎn)均發(fā)揮著重要作用，群眾對(duì)于檔案利用的認(rèn)可度不斷提升。對(duì)于企業(yè)而言，這也是提升對(duì)檔案管理工作認(rèn)可度的絕佳契機(jī)，后期開展檔案管理工作，也將贏得更多人的支持與認(rèn)可，屬于未來企業(yè)管理發(fā)展機(jī)遇之三。4.新時(shí)代要求有效增強(qiáng)檔案工作者的技能水平與專業(yè)水平。數(shù)據(jù)研究表明，2021年我國檔案工作者的整體學(xué)歷水平相較于2015年度，具有本科以上學(xué)歷的從業(yè)人員比例提升＞10%；同時(shí)，具有檔案學(xué)專業(yè)學(xué)位的從業(yè)人員比例提升＞5%。此變化與社會(huì)對(duì)于檔案管理人員技能及專業(yè)水平的要求高有關(guān)，從而潛在提升了檔案從業(yè)人員的門檻。從宏觀上看，檔案管理人員技能水平與專業(yè)水平的提升，屬于未來企業(yè)檔案管理發(fā)展機(jī)遇之四。

（二）挑戰(zhàn)維度。1.數(shù)字資源的應(yīng)用增加了檔案調(diào)取服務(wù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。雖然信息技術(shù)為檔案管理工作發(fā)展提供了充足推進(jìn)力，但不論學(xué)術(shù)界或技術(shù)界，都存在著“唯技術(shù)論”的趨勢(shì)。事實(shí)上，只有數(shù)據(jù)科技發(fā)展與檔案資源利用的安全風(fēng)險(xiǎn)相互匹配，才能促進(jìn)檔案管理的同步發(fā)展。如何協(xié)調(diào)好數(shù)據(jù)安全與技術(shù)升級(jí)的問題，是企業(yè)檔案管理發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)之一。2.檔案管理政策與檔案管理法規(guī)兩者存在著應(yīng)用不匹配的問題。雖然現(xiàn)有的檔案管理法規(guī)已日趨于完善，但仍存在著法律法規(guī)應(yīng)用與實(shí)際發(fā)展需求不對(duì)等的情況。以新版《檔案法》為例，雖然其中提出了鼓勵(lì)檔案開放利用的提議，但從當(dāng)前看，絕大多數(shù)企業(yè)缺乏開放的考核機(jī)制與免責(zé)機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)檔案利用率始終難以提升。法律法規(guī)與實(shí)際實(shí)踐不匹配，為企業(yè)檔案管理發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)之二。3.檔案管理工作者的整體年齡呈現(xiàn)出老齡化趨勢(shì)。數(shù)據(jù)調(diào)研顯示：2021年我國檔案管理從業(yè)人數(shù)較2015年下降人數(shù)＞8000人；而＞50歲以上的檔案管理員工則較2015年上漲約5%?？梢?，企業(yè)檔案管理人員的老齡化影響著檔案管理工作的開展活力，為企業(yè)檔案管理發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)之三。4.檔案管理的編研種類較低。數(shù)據(jù)調(diào)研顯示，2021年我國各級(jí)綜合檔案館編研檔案資料內(nèi)容整體雖得到了提升，但檔案的編研水平較低，直接對(duì)檔案利用服務(wù)的質(zhì)量造成影響。而對(duì)于企業(yè)而言，同樣面臨著檔案編研能力不足的現(xiàn)狀，為企業(yè)檔案管理發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)之四。

二、企業(yè)檔案工作整體思路與可行性實(shí)踐路徑研究

（一）“十四五”規(guī)劃中有關(guān)檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。1.推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)字化檔案是檔案在信息化時(shí)代應(yīng)用的大方向。其中電子文件歸檔為數(shù)字化檔案建設(shè)的第一步?！笆奈濉币?guī)劃中明確指出，要積極利用數(shù)字經(jīng)濟(jì)技術(shù)來提升檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。2.編研更豐富的檔案管理內(nèi)容主體。數(shù)字化檔案管理工作可概括為前端工作與后端工作。前端工作致力于提升檔案工作內(nèi)容的豐富性水平、后端工作致力于拓展檔案服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，擴(kuò)寬檔案服務(wù)渠道。3.減少數(shù)字化檔案管理中的冗余現(xiàn)象。將紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，對(duì)檔案內(nèi)容予以整合優(yōu)化，運(yùn)用更為簡(jiǎn)潔的數(shù)據(jù)編碼語言，減少檔案存儲(chǔ)冗余，使數(shù)據(jù)的調(diào)取與存儲(chǔ)更為方便，從而提升檔案的服務(wù)與管理水準(zhǔn)。4.優(yōu)化檔案管理人員人才結(jié)構(gòu)?！笆奈濉币?guī)劃綱要中明確指出，要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的專業(yè)化及高素質(zhì)建設(shè)，致力于引進(jìn)更專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才，培養(yǎng)更多復(fù)合型檔案管理人才。

（二）企業(yè)單位“十四五”時(shí)期檔案管理的四大原則。1.安全性原則。企業(yè)檔案管理工作的開展，需要從強(qiáng)化檔案工作管理力度及法治思維的融入兩方面出發(fā)。工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格參照《檔案法》中所規(guī)定的內(nèi)容，強(qiáng)化檔案工作的檢查力度與監(jiān)督力度。在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，要堅(jiān)持底線思維，始終咬緊安全紅線不放松，定期開展檔案檢查與監(jiān)督工作，將檔案安全管理視為工作常態(tài)，一旦出現(xiàn)安全隱患應(yīng)第一時(shí)間予以解決，堅(jiān)決規(guī)避各類影響企業(yè)數(shù)據(jù)安全的事件發(fā)生。2.中心性原則。應(yīng)明確企業(yè)檔案管理服務(wù)大局，圍繞中心的著力點(diǎn)，在制訂管理措施時(shí)，從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，針對(duì)性開展檔案謀劃工作。要以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心，著力提升檔案管理工作的服務(wù)水平與工作管理水平。3.創(chuàng)新性原則。傳統(tǒng)的手工式檔案管理方式已難以激發(fā)檔案管理人員創(chuàng)新的內(nèi)在動(dòng)力。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下，檔案管理工作人員應(yīng)借助物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、數(shù)字經(jīng)濟(jì)等現(xiàn)代技術(shù)，致力于檔案管理工作水平的提升，從而強(qiáng)化人才創(chuàng)新活力，革新企業(yè)檔案管理工作的方法與理念。4.協(xié)作性原則。檔案管理工作的開展需要多部門聯(lián)動(dòng)，而為了充分挖掘檔案本身的價(jià)值，擴(kuò)寬檔案工作職能，檔案管理部門需要與企業(yè)多部門建立工作關(guān)系，在合作中優(yōu)化知識(shí)管理、數(shù)據(jù)管理相關(guān)內(nèi)容，旨在更高質(zhì)量地推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（三）推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的可行性實(shí)踐路徑分析。1.多措并舉，推進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平。可分為以下三大路徑：（1）創(chuàng)新化檔案資源開發(fā)模式。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著科技化水平低、工作方式繁瑣的問題。故當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作應(yīng)致力于開發(fā)檔案管理創(chuàng)新模式，例如借助“云端數(shù)據(jù)”儲(chǔ)存技術(shù)，探索出一類全新的、能夠在一定程度代替人工的檔案信息資源管理新模式。也可通過查詢專利的方式，借鑒專利中的檔案管理內(nèi)容，來對(duì)企業(yè)管理內(nèi)容主體進(jìn)行完善，使企業(yè)檔案的價(jià)值得到最大程度發(fā)揮。（2）應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理方式。當(dāng)前在數(shù)字經(jīng)濟(jì)技術(shù)的支持下，海量數(shù)據(jù)也能得到有效儲(chǔ)存，安全調(diào)取。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)年限的增加，各部門所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也在不斷增加，當(dāng)檔案數(shù)量累積到臨界值時(shí)，需要對(duì)檔案現(xiàn)有儲(chǔ)存方式進(jìn)行優(yōu)化。此時(shí)可通過定制檔案管理商務(wù)服務(wù)軟件，來提升檔案管理服務(wù)的專業(yè)性水平。將企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中所產(chǎn)生的合同檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、聲像檔案、基建檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案及文書檔案等按照不同的分類形式，確保檔案的儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)的調(diào)取流程規(guī)范，操作便捷。此外，數(shù)字化管理模式的推進(jìn)需要人才的滋養(yǎng)。因此，建議企業(yè)為檔案管理部門劃定充足預(yù)算，保證檔案管理工作的技術(shù)、資金及人員投入。（3）檔案的針對(duì)性管理。根據(jù)檔案類型不同，應(yīng)用不同的檔案管理方式，例如對(duì)文字較為規(guī)則的檔案，可利用OCR技術(shù)掃描文字，并借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的著錄；針對(duì)利用程度及重要程度較高的檔案，要優(yōu)先收集與編碼。2.多措并舉，推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。（1）規(guī)范化處理檔案案卷題名。嚴(yán)格按照國家檔案著錄要求，標(biāo)準(zhǔn)化檔案題名的填寫形式。核對(duì)檔案題名是否符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，針對(duì)不標(biāo)準(zhǔn)的、名稱冗余的要進(jìn)行修正與精簡(jiǎn)。為便于檔案的檢索，應(yīng)在檔案中體現(xiàn)檢索詞，以免出現(xiàn)檢索內(nèi)容與目標(biāo)內(nèi)容存在差異的情況。（2）應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化管理需要統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，方能確保后續(xù)計(jì)算機(jī)在處理數(shù)據(jù)檔案過程中的正確性水平。在企業(yè)日常檔案管理工作中，要嚴(yán)格參照檔案錄入的數(shù)字化著錄要求，確保檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換。（3）檔案案卷信息規(guī)范化整合。企業(yè)中部分部門所產(chǎn)出的檔案內(nèi)容過于繁瑣，針對(duì)這類過厚的檔案組卷，應(yīng)當(dāng)采取更為簡(jiǎn)潔的歸檔形式，例如增設(shè)子案卷等。針對(duì)子案卷的命名與歸檔，應(yīng)確保案卷內(nèi)的文件名稱互相依托、相互關(guān)聯(lián)。針對(duì)錄入時(shí)無目錄、無頁碼的案卷，應(yīng)重新加工，保證所著錄檔案都遵循統(tǒng)一的管理方式。（4）全方位檢查案卷。因既往企業(yè)檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案質(zhì)量清查環(huán)節(jié)。導(dǎo)致檔案管理期限的劃分不明確，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案繁雜的現(xiàn)象。因此，需要改進(jìn)檔案檢查的方式，在篩查過程中確定檔案分級(jí)，挑選出利用價(jià)值高的檔案；剔除不具備保存價(jià)值的檔案，從而提升檔案的整體可利用度及管理質(zhì)量。

三、未來企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)分析

（一）致力于打造檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展綜合體?！笆奈濉逼陂g，企業(yè)檔案管理將始終圍繞著強(qiáng)化管理信息化建設(shè)、檔案服務(wù)能力建設(shè)及管理體系建設(shè)為中心，從宏觀上提升檔案管理工作水平，打造檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展綜合體。將數(shù)字化轉(zhuǎn)型視為工作目標(biāo)，提升檔案管理的數(shù)字化、智能化水平。推進(jìn)檔案利用服務(wù)，提升檔案利用率，強(qiáng)化企業(yè)員工調(diào)取檔案的便利性與資源可得性水平。建設(shè)完善的檔案治理體系，始終以黨和國家政策為依托，為檔案管理工作奠定制度基礎(chǔ)。由上可知，打造檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展綜合體為未來企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)之一。

（二）未來檔案管理轉(zhuǎn)型將遵循著“頂層設(shè)計(jì)+全流程”的趨勢(shì)。首先，檔案信息化保障機(jī)制將得以完善。新版《檔案法》認(rèn)可了電子檔案的法律效力。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，可利用頂層設(shè)計(jì)作為依托，有助于開展全流程設(shè)計(jì)。未來將在已有工作流程基礎(chǔ)上，逐步完善數(shù)據(jù)文件歸檔、三維電子文件歸檔及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全面升級(jí)?？梢?，“頂層設(shè)計(jì)+全流程”的發(fā)展趨勢(shì)為未來企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)之二。

（三）企業(yè)檔案利用服務(wù)將更為開放。未來的檔案利用服務(wù)將更為便捷，但始終不離“安全第一、服務(wù)為先、以人為本”的三大要求。在保證檔案利用安全水平的同時(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)人員提供更為便捷的檔案調(diào)取服務(wù)。三大要求相互制約、相互聯(lián)系，可確保檔案工作全面發(fā)展。最后，企業(yè)將逐步完善三位一體（技防、物防、人防）的安全防范體系。未來企業(yè)檔案管理的應(yīng)急能力、隱患排查治理能力、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控能力提升為未來企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)之三。

（四）檔案治理效能將得到提升。治理效能離不開治理能力與治理體系兩方面的完善。未來我國檔案管理的政策法規(guī)內(nèi)容將更利于推進(jìn)依法治理的進(jìn)程，進(jìn)而強(qiáng)化治理體系的完善。而本企業(yè)未來的檔案管理工作將分別從創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式、加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案工作監(jiān)管、嚴(yán)格按照檔案執(zhí)法、建立健全檔案管理體系機(jī)制四大方面出發(fā)，進(jìn)而提高檔案管理的治理能力?？梢?，在治理能力與治理體系兩方面均得以完善后，檔案治理效能將得到有效提升，這將成為未來企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)之四。

四、結(jié)語

檔案管理工作發(fā)展歷經(jīng)了從檔案資源與基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)字化任務(wù)到融合智能技術(shù)，再到創(chuàng)新智慧化服務(wù)的發(fā)展歷程，檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已初見成效。而在“十四五”規(guī)劃下，則要求強(qiáng)化檔案管理工作治理效能、資源體系、利用體系、安全體系、檔案信息化、人才培養(yǎng)多方面工作的開展。以國家政策為指導(dǎo)，各級(jí)黨委應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，與檔案管理部門同研究、同部署、同推進(jìn)，使檔案管理在日常工作中強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障，加強(qiáng)檢查評(píng)估，保障數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效開展。