文/河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院 余亞浩

1998年，美國提出了“數(shù)字地球”的概念，將信息化、數(shù)字化的理論推向全球。我國信息化經(jīng)過20年的發(fā)展也取得了顯著的成績(jī)，在“數(shù)字中國”建設(shè)中不斷開拓與創(chuàng)新，以迎接各行各業(yè)信息化高潮的到來。在此期間，檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入“數(shù)字中國”建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。職業(yè)教育作為教育的重要組成體系，幫助國家輸送專業(yè)人才、幫助社會(huì)合理分工、幫助學(xué)生找到自我價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。高等職業(yè)教育的興起是必然的，任何國家或階層都無法阻止其前進(jìn)的腳步。所以高職院校檔案信息化伴隨著社會(huì)的發(fā)展會(huì)越來越迫切。

經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。同樣高職院校教育發(fā)展也離不開檔案，檔案是歷史的化身，是經(jīng)驗(yàn)的積累，是發(fā)展的基礎(chǔ)。高職院校是培養(yǎng)人才的地方，那么學(xué)生作為高職院校的主體，學(xué)生檔案信息則是檔案管理不可缺失的部分。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間表現(xiàn)的綜合材料，是學(xué)生就業(yè)找工作的敲門磚，對(duì)用人單位篩選人才具有參考價(jià)值，也是高職院校檔案信息化發(fā)展的主要方面。因此高職院校學(xué)生檔案信息化的現(xiàn)狀調(diào)查有助于了解當(dāng)前檔案信息化短板，填補(bǔ)檔案信息化發(fā)展的空缺。而河南省作為我國人口大省，在教育資源、教育配套設(shè)施等相關(guān)領(lǐng)域都沒有優(yōu)先發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，高校檔案信息化管理的發(fā)展較為遲緩。因此有必要研究高職院校檔案信息化，幫助省內(nèi)高職院校早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化的發(fā)展。

一、調(diào)查問卷情況

（一）調(diào)查問卷基本情況。本次調(diào)查問卷在河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院共發(fā)放903份，回收903份，其中教師組填寫共計(jì)62份，學(xué)生組共計(jì)841份，本次調(diào)查問卷的內(nèi)容主要涉及學(xué)生檔案的概念、學(xué)生對(duì)檔案的了解程度、學(xué)生檔案信息化的優(yōu)勢(shì)等。

（二）調(diào)查結(jié)果及分析。1.對(duì)學(xué)生檔案認(rèn)識(shí)和理解的調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，40.5%的被調(diào)查者（即367人）不清楚學(xué)校到底有無檔案室（館），甚至還有10人認(rèn)為學(xué)校沒有檔案室（館），只有58%的人（526人）知道學(xué)校檔案室（館）的存在。32%的人不了解在校期間形成的檔案，43%的人只知道檔案里包含的1～2項(xiàng)內(nèi)容。只有24%的被調(diào)查者清楚地了解學(xué)生檔案包含的內(nèi)容。調(diào)查結(jié)果說明，絕大多數(shù)的被調(diào)查者不清楚學(xué)生檔案的內(nèi)容，不了解學(xué)生檔案對(duì)未來就業(yè)的重要性。2.對(duì)學(xué)生檔案利用情況的調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，84%的被調(diào)查者沒有利用過在校期間的檔案；而89%的被調(diào)查者在升學(xué)期間接觸過屬于自己的學(xué)生檔案，16%的學(xué)生在就業(yè)期間接觸過，18%的學(xué)生在補(bǔ)辦證件期間用過檔案。調(diào)查結(jié)果說明，大多數(shù)被調(diào)查者雖然在校期間沒有利用過檔案，但是畢業(yè)后不管以何種原因都會(huì)需要利用到本人的檔案。側(cè)面反映了絕大多數(shù)的學(xué)生雖然不了解檔案，但是可以在需要用到的時(shí)候能夠及時(shí)查找到所需材料，說明高職院校學(xué)生檔案管理的規(guī)范性和查檔的便利性、快捷性，同時(shí)也可以看出高職院校對(duì)于檔案的宣傳、利用等方面有待加強(qiáng)。3.對(duì)檔案信息化的調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，50%以上的被調(diào)查者都希望能通過學(xué)校網(wǎng)站、公眾號(hào)、檔案室（館）等這些渠道來獲取所需信息，另外70%以上的被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)生檔案管理信息化能夠使業(yè)務(wù)辦理更方便、獲取信息更及時(shí)、工作效率更高。調(diào)查結(jié)果說明，雖然一些被調(diào)查者不太了解檔案，但是也十分清楚檔案信息化給學(xué)習(xí)、生活所帶來的便利性，側(cè)面反映了檔案信息化的發(fā)展前景和迫切性以及高職院校檔案信息化發(fā)展的必要性。

二、高職院校學(xué)生檔案信息化存在的問題

通過對(duì)調(diào)查問卷的分析，可以得出高職院校學(xué)生檔案信息化存在有以下問題：

（一）高職院校檔案管理機(jī)制不完善。檔案是學(xué)校歷史的記錄者，承載了學(xué)校發(fā)展的歷程，記錄了學(xué)校變革的進(jìn)程，它不再是放在檔案柜里的文字，而是學(xué)校承前啟后的“史籍”。高職院校的管理理念和運(yùn)行機(jī)制直接影響了工作人員的積極性以及檔案的宣傳力度、服務(wù)意識(shí)、查檔利用率等，導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展緩慢。

以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，學(xué)院師生規(guī)模1.2萬多人，檔案室隸屬于學(xué)院辦公室，具體工作人員只有一名，按照《高校檔案管理辦法》要求，應(yīng)成立專門的檔案室（館），并配備2～3名工作人員，保證日常工作的進(jìn)行。該校檔案工作人員的職責(zé)除了每年收集、整理、查詢利用檔案外，還需要做一些辦公室的其他事項(xiàng)。由于檔案工作人員的欠缺，使得檔案工作無法全面開展，歸根到底還是檔案管理機(jī)制不完善，使檔案專項(xiàng)工作無法順利進(jìn)行。以至于1人無法全身心地投入到檔案事業(yè)中，導(dǎo)致學(xué)生檔案宣傳力度不夠、服務(wù)意識(shí)不足、檔案利用率較低等問題的出現(xiàn)。例如每年的國際檔案日雖都有活動(dòng)展開，但由于人手、經(jīng)費(fèi)等不足，根本沒辦法達(dá)到宣傳的目的，更像是為了宣傳而宣傳。

（二）高職院校學(xué)生檔案信息化管理程度不高。2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，將信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃中的具體要求，一部分高職院校的學(xué)生檔案信息化管理程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，并且沒有將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中。這項(xiàng)法規(guī)具體的要求沒有在實(shí)際工作中開展，河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院2003年采購了檔案管理系統(tǒng)，2018年更新舊系統(tǒng)，此外再無任何檔案信息化項(xiàng)目的申報(bào)，這說明檔案信息化沒有被納入學(xué)院每年的發(fā)展規(guī)劃中。雖然該校工作人員都將每年收集的檔案通過掃描儀進(jìn)行數(shù)字化的掃描，但是由于系統(tǒng)的限制沒辦法實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化。按照新檔案法的嚴(yán)格要求，通過雙層PDF實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化以達(dá)到檔案信息化的目的，現(xiàn)實(shí)中有很大差距需要彌補(bǔ)。

（三）高職院校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完備。檔案作為一種重要的信息資源，檔案信息化對(duì)于檔案的重要性毋庸贅述。雖然我國于20世紀(jì)90年代至今一直致力于發(fā)展信息化，但是將發(fā)展重點(diǎn)放在高校檔案信息化建設(shè)上的時(shí)間較晚，致使高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，且缺乏良好的基礎(chǔ)設(shè)施。現(xiàn)在社會(huì)普遍的現(xiàn)象是不論什么行業(yè)基本上都是人手一臺(tái)電腦用于辦公，且能夠順利連接互聯(lián)網(wǎng)，但是檔案信息化不只是簡(jiǎn)單地連接網(wǎng)絡(luò)，而是需要專業(yè)的檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相互的融合與發(fā)展，使檔案信息化發(fā)揮其真正的作用與影響。

從經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑這方面來講，高職院校檔案的硬件基礎(chǔ)設(shè)施直接影響檔案的信息化程度。所以高職院校首先要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入，保證不因物質(zhì)條件缺乏影響檔案信息化進(jìn)程。河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院在校生人數(shù)1.2萬多人，教職工856人，檔案室有些專用于檔案錄入的電腦（電腦系統(tǒng)為Windows XP）、一臺(tái)高拍儀、一臺(tái)掃描儀。但按照學(xué)院規(guī)模，檔案室現(xiàn)有的硬件條件難以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化。這些現(xiàn)有的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施直接影響了檔案信息化的成果，所以，必須重點(diǎn)加強(qiáng)其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)才能保障工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）高職院校檔案工作人員信息能力欠缺。高職院校的教師、行政人員、工勤人員、學(xué)生的活動(dòng)共同構(gòu)成了一個(gè)院校的日?；顒?dòng)。高職院校的每個(gè)人員對(duì)于學(xué)校的發(fā)展都不可忽視，在高職院校的檔案部門，仍有許多兼職檔案員無法勝任檔案信息化的工作，并且在很多高職院校中有所體現(xiàn)。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，同時(shí)伴隨著辦公自動(dòng)化的使用率越來越高，因此電子文件的產(chǎn)生也越來越多，也出現(xiàn)了不同載體類型的電子文件。這些新興的電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有很大的不同，第一是數(shù)量巨大，第二是種類多，第三是涉及范圍廣，這些都給檔案工作人員帶來了新的挑戰(zhàn)，要求檔案工作人員有更高的專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。一方面，高職院校認(rèn)為檔案工作專業(yè)性低，不需要專業(yè)人才的投入，往往只配備非檔案專業(yè)的人員且只熟悉簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)知識(shí)；另一方面，高職院校的兼職檔案人員不具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，無法滿足學(xué)校檔案信息化的基本要求，造成檔案部門與學(xué)校其他部門檔案移交的問題，甚至影響檔案的利用等環(huán)節(jié)，對(duì)高職院校檔案信息化發(fā)展十分不利。

三、改善高職院校學(xué)生檔案信息化的途徑

（一）完善高職院校學(xué)生檔案信息化管理體制。學(xué)生檔案信息化需要管理體制保駕護(hù)航，以便于更好地處理學(xué)生檔案管理中的問題，從而保證檔案信息化的順利開展。任何事物的建設(shè)都需要健全的規(guī)章制度和完備的法律保障。高職院校學(xué)生檔案信息化管理體制務(wù)必要按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合自身特點(diǎn)完善高職院校學(xué)生檔案管理體制，使學(xué)生檔案信息化管理體制更規(guī)范、更科學(xué)。

管理體制的規(guī)范使高職院校學(xué)生檔案信息化有保障，同時(shí)也會(huì)增加檔案管理人員的信息化意識(shí)，對(duì)提高高職院校學(xué)生檔案信息化來說是雙重保護(hù)。因此完善高職院校檔案信息化管理體制是提高高職院校學(xué)生檔案信息化的基本途徑。

（二）提高學(xué)生檔案資源的利用率。如果完善信息化管理體制是主觀意念和內(nèi)部調(diào)整，那么提高學(xué)生檔案資源利用率則是客觀要求和外部協(xié)同。通過外在因素（即學(xué)生利用檔案的頻率）作用于內(nèi)部（即檔案信息化），即通過提高學(xué)生檔案資源的利用率使檔案工作人員意識(shí)到信息化對(duì)于日常工作的重要性。以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，隨著學(xué)院規(guī)模的發(fā)展和每年招生人數(shù)的擴(kuò)大，每年查詢學(xué)生檔案的數(shù)量與日俱增，以目前檔案室的人員編制已無法維持檔案日常查詢和利用工作，因此檔案室信息化發(fā)展迫在眉睫。該學(xué)院在2021年進(jìn)行了智慧檔案室信息化建設(shè)和檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目招標(biāo)，以保證學(xué)院檔案室查詢利用工作的順利開展，也是高職院校邁向檔案信息化發(fā)展的第一步。因此提高學(xué)生檔案資源的利用率有助于高職院校學(xué)生檔案信息化的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案人員定期教育培訓(xùn)。無論是檔案的憑證作用還是參考作用，都需要工作人員查詢保證檔案價(jià)值的發(fā)揮。很多高職院校的檔案是非專業(yè)人員管理，簡(jiǎn)單的日常整理工作很快就能掌握且每年變化不大，但是隨著信息化的普及，很多計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)需要定期參加培訓(xùn)，來保證高職院校檔案信息化的發(fā)展。河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院的各處室兼職檔案員自2018年參與過培訓(xùn)以外，基本沒有再參加過其他的培訓(xùn)。每年部門人員調(diào)整會(huì)帶來兼職檔案人員變動(dòng)；業(yè)務(wù)交接不暢會(huì)給檔案移交帶來困難。所以缺乏定期教育培訓(xùn)導(dǎo)致兼職檔案員對(duì)于信息化沒有概念，更無法理解檔案信息化的重要性。加強(qiáng)檔案人員定期培訓(xùn)，從根本上解決了高職院校信息化的難題。

（四）加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案信息化的安全性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及帶來了很多便利性，同時(shí)也帶來了信息安全的問題。高職院校學(xué)生檔案涉及的是學(xué)生個(gè)人的隱私，一旦在信息化過程中出現(xiàn)信息安全的問題，影響范圍巨大，所以高職院校學(xué)生檔案信息化的安全性尤為重要。在利用好現(xiàn)代信息技術(shù)給工作帶來便利性的同時(shí)，要保證信息資源的安全性。信息資源的安全性包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施的安全和網(wǎng)絡(luò)安全。硬件基礎(chǔ)設(shè)施除了定期檢查更換老舊線路、加強(qiáng)機(jī)房監(jiān)控，還需要進(jìn)行不定期的設(shè)備巡查，需要能做到即使硬件設(shè)施發(fā)生意外，檔案信息的安全性還要有保障，防止意外發(fā)生造成信息數(shù)據(jù)的丟失。網(wǎng)絡(luò)安全的主要隱患是病毒，對(duì)學(xué)校檔案部門的服務(wù)器定期檢測(cè)與掃描、建立及時(shí)響應(yīng)機(jī)制、加強(qiáng)防火墻技術(shù)、實(shí)行物理隔離等保證高職院校學(xué)生檔案信息化的安全性。

四、結(jié)語

本文以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，通過調(diào)查問卷對(duì)高職院校學(xué)生檔案信息化存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并對(duì)高職院校學(xué)生檔案信息化提出了相應(yīng)的解決和措施，因此本文具有一定的理論與實(shí)踐意義。高職院校學(xué)生檔案信息化是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，新時(shí)代的到來伴隨著高校檔案信息化的發(fā)展，對(duì)檔案事業(yè)來說既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇，在此過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，根據(jù)高職院校自身的發(fā)展特點(diǎn)來完善檔案信息化發(fā)展，仍需要檔案管理人員在不斷實(shí)踐中去探索。