文/上海市嘉定區(qū)中心醫(yī)院 徐楊

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，要想穩(wěn)定高效地推進信息化建設(shè)，科研檔案管理人員不僅要主動作為、勇挑重擔，也要爭取院領(lǐng)導及相關(guān)部門的全力支持和通力協(xié)作。通過人力、財力、物力以及制度支持等形式，為醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性的保障及可持續(xù)提升。

一、醫(yī)院科研檔案管理概述

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學等過程中形成的原始材料，在一定程度上能體現(xiàn)醫(yī)院總體及醫(yī)生個人的水平。醫(yī)院科研檔案信息資源通過多渠道、多載體、多形式的公開及利用服務(wù)，對醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)新、醫(yī)生專業(yè)水平提高具有一定的借鑒作用，使科研檔案發(fā)揮出更大價值。

對于科研檔案管理而言，科研檔案主要涉及臨床、教學、行政等多個部門，檔案來源較為分散，形成人員較多，且科研檔案形成過程的生命周期都比較長，其申報立項、項目實施、結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)流程都比較多。醫(yī)院檔案工作人員作為醫(yī)院科研檔案的主要管理人員，承擔著制度建設(shè)、監(jiān)督指導及業(yè)務(wù)活動具體開展等工作，除了需具備專業(yè)的檔案理論知識、信息化基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)管理能力外，還應(yīng)對醫(yī)院的各項職能活動有全面的了解，這樣才能為科學高效推進檔案管理發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的更大價值。

二、醫(yī)院科研檔案管理利用遇到的問題

（一）檔案意識淡薄。一是醫(yī)院是以醫(yī)療工作為中心的單位，院領(lǐng)導及管理人員主要把精力投入到醫(yī)療工作及科研工作上，對檔案工作的重視程度不夠，投入的資源十分有限，信息化基礎(chǔ)更是薄弱，對于檔案的認知僅限于“管理即存放，工作即保管”的傳統(tǒng)思想。二是醫(yī)院其他人員對于檔案認知程度也普遍較低，特別是開展科研項目的相關(guān)人員，往往以結(jié)果為導向，并不注重過程中各種有歸檔價值的科研檔案資料的收集與整理工作，不注重維護科研檔案各文件之間的有機聯(lián)系，從而造成科研檔案收集不全、管理不善。

（二）知識結(jié)構(gòu)欠缺。雖然我院的檔案管理人員具備一定的專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)實操技能，但是隨著檔案業(yè)務(wù)的深化和載體形式的多樣，原有的知識結(jié)構(gòu)已無法滿足日常管理所需。特別是醫(yī)院科研檔案有其獨特性和專業(yè)性，檔案信息化建設(shè)也有較強的技術(shù)性和實踐性，這都對檔案工作人員提出了更高要求，除了擁有扎實的檔案專業(yè)知識外，還要不斷擴充醫(yī)療業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)知識，從而豐富各類知識儲備和結(jié)構(gòu)，更好地勝任崗位工作。

（三）歸檔形式單一。目前我院科研檔案的歸檔形式主要依賴于科研部門在科研項目完成后整合上交，且大部分都是以紙質(zhì)形式作為最終歸檔載體。這樣的歸檔形式，一方面，可能會流失在科研項目進展中一些其他有歸檔價值的文件材料，如行政部門的管理性文件，項目運行過程的各部門、單位之間的重要往來文件等；另一方面，由于主要載體是紙質(zhì)文件，容易造成檔案載體利用不便和科研檔案信息資源的匱乏。

（四）檔案借閱困難。一是我院檔案室雖位于單獨樓層，但由于庫房、借閱、辦公面積有限，提供的現(xiàn)場查閱條件較為不便，而科研檔案借閱過程中涉及的檔案數(shù)量較多，不能很好地滿足現(xiàn)場查閱的要求。二是科研檔案利用的需求人員較多為醫(yī)療人員，常因工作繁忙等原因無法上門借閱查詢，檔案查詢一般通過電話口述的形式，過程中涉及大量的醫(yī)學專業(yè)術(shù)語，而檔案工作人員很可能對口述的需求一知半解，因此很難精準地從大量的紙質(zhì)文件中定位到所需材料，且無法確認所需檔案資料的具體信息是否準確、是否全面，檔案利用的查全率、查準率效果較差。三是通過近年來檔案利用經(jīng)驗總結(jié)發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案借閱方式及手工登記流程較為繁瑣，并不高效。此外，科研檔案借閱一般為全項目借閱，材料內(nèi)容較多，可能因管理不善、疏忽大意導致紙質(zhì)檔案借閱過程中信息泄露、檔案損壞，導致檔案在完整性、原始性、保密性上出現(xiàn)問題，影響檔案保管安全。四是審批流程冗長。因我院開展科研項目的部門較多，形成科研檔案涉及不同部門的審批流程。而目前在科研檔案利用時，其利用流程未進行有效梳理和統(tǒng)一規(guī)劃，往往花費較長的時間才能夠獲取到所需的檔案，使得科研檔案的利用率下降。

（五）軟硬環(huán)境薄弱。目前我院科研檔案以紙質(zhì)文件為主，但是隨著檔案信息化發(fā)展的客觀需求，對科研檔案管理的軟硬件環(huán)境也產(chǎn)生了新的要求。一是檔案管理方式仍較為傳統(tǒng)，特別是在檔案數(shù)據(jù)條目、元數(shù)據(jù)管理、接收利用等業(yè)務(wù)流程方面主要通過手工著錄、手工管理，迫切需要一套完善的檔案信息系統(tǒng)來輔助管理，提高工作效率。二是隨著信息系統(tǒng)的建設(shè)及電子文件等載體形式的豐富，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲設(shè)備及信息系統(tǒng)穩(wěn)定運維的服務(wù)器環(huán)境。三是基于科研檔案信息資源的安全、保密要求，科研檔案在信息化環(huán)境下的收管存用流程，對其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定及安全防護也提出了更高要求。

三、醫(yī)院科研檔案管理信息化建設(shè)對策實施

（一）不斷提升檔案工作意識。隨著國家及社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入發(fā)展，我國檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)標準體系的持續(xù)完善和發(fā)展，特別是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，都對檔案信息化發(fā)展提出了新的要求與任務(wù)。檔案作為重要信息資源的價值也受到更多重視與關(guān)注,有助于院領(lǐng)導和管理人員改變對于檔案工作的傳統(tǒng)認知，提升對檔案工作的重視程度和支持度。此外，醫(yī)院檔案工作人員也應(yīng)該積極開展宣傳活動，舉行專題宣傳或講座，如新版《檔案法》的宣傳、新標準的宣傳，利用院內(nèi)宣傳墻張貼宣傳海報，在醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)中開辟專欄等形式，使檔案工作與院內(nèi)其他職能工作活動產(chǎn)生更多交集，從而提升醫(yī)院廣大職工的檔案意識。

（二）豐富檔案人員知識結(jié)構(gòu)。為了更好地開展醫(yī)院科研檔案的管理工作，檔案管理人員不僅需了解醫(yī)院科研檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識、熟悉業(yè)務(wù)流程，主動介入科研檔案全生命周期管理，參與科研檔案形成歸檔全過程。更需要檔案管理人員懂得檔案信息化基礎(chǔ)知識與概念，對現(xiàn)代信息技術(shù)，如5IABC有一定的掌握及了解，這樣才能做好全院檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計，在工作中運用新技術(shù)、新方法，創(chuàng)新思維，推動檔案信息化建設(shè)工作行穩(wěn)致遠，提高各項檔案業(yè)務(wù)工作的管理水平，更好地為醫(yī)院廣大職工提供檔案服務(wù)，深挖檔案價值。

（三）加強檔案軟硬環(huán)境建設(shè)。對于檔案信息化建設(shè)而言，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項基礎(chǔ)但又極為重要的工作，應(yīng)當予以重視，給予投入。在軟件建設(shè)上，可參考《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等標準規(guī)范，充分調(diào)研檔案管理人員及檔案利用人員的需求，結(jié)合醫(yī)院各項職能活動的實際情況，選取各項功能模塊簡單實用、功能明確的軟件系統(tǒng)，并選擇社會上較為成熟優(yōu)秀的檔案產(chǎn)品服務(wù)商，從而降低自研成本，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠及維護升級服務(wù)的可持續(xù)。在硬件建設(shè)上，醫(yī)院檔案部門應(yīng)和信息化部門通力合作，重點關(guān)注系統(tǒng)服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可靠穩(wěn)定及信息系統(tǒng)安全防護備份機制等問題，合理規(guī)劃資源的投入與配置，確保檔案信息系統(tǒng)用戶網(wǎng)絡(luò)并發(fā)、檔案信息資源上傳下載等關(guān)鍵環(huán)節(jié)不宕機、不崩潰，檔案信息資源交互、檔案信息資源保管等機制策略不泄密、不丟失。

（四）加強檔案信息資源建設(shè)。醫(yī)院科研檔案信息化的建設(shè)，也是醫(yī)院科研檔案信息資源的建設(shè)，沒有科研檔案信息資源，信息化建設(shè)也是無米之炊。在建設(shè)檔案信息資源的過程中，應(yīng)重點加強以下幾方面檔案信息資源的收集。一是加強科研檔案歸檔移交時目錄數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的收集與數(shù)據(jù)質(zhì)量，從而保證科研檔案的利用人員可以通過關(guān)鍵字檢索出想要的檔案。醫(yī)院檔案管理人員可聯(lián)合科研人員認真梳理科研檔案管理及利用過程中所需的各項元數(shù)據(jù)信息，規(guī)范各項數(shù)據(jù)著錄格式與標準，充分利用信息系統(tǒng)輔助管理的功能，盡量減少手工著錄管理可能存在的錯誤。此外，檔案管理人員應(yīng)重視已歸檔科研檔案的歷史問題，設(shè)法補足完善歷史數(shù)據(jù)的缺項漏項。二是開展醫(yī)院科研檔案存量數(shù)字化、增量電子化的相關(guān)工作。制訂好檔案數(shù)字化標準，保證數(shù)字化副本質(zhì)量，特別是運用ORC技術(shù)實現(xiàn)科研檔案的全文檢索功能，實現(xiàn)對科研檔案內(nèi)容的深層次檢索，進一步滿足科研檔案利用人員的個性化檢索需求，提高科研檔案利用效率。在存量檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，如可投入的財力有限，應(yīng)對形成年代較早、較為珍貴、重大科研項目或日常利用較多的科研檔案等，優(yōu)先進行數(shù)字化管理。在增量電子化建設(shè)工作上，應(yīng)客觀結(jié)合醫(yī)院檔案管理水平與條件的基礎(chǔ)上，積極推行科研檔案由雙套制向單套制、單軌制的轉(zhuǎn)變。三是豐富檔案信息資源的組成形式。目前醫(yī)院科研檔案信息資源的載體形式常以紙質(zhì)文件或電子文件為主，往往缺少在科研過程中一些有價值的聲像檔案的歸檔。檔案部門應(yīng)聯(lián)合各部門，主動加強對科研項目關(guān)鍵節(jié)點或里程碑，如對研究過程，驗收過程聲像檔案及其他載體形式檔案的收集與整理，規(guī)范聲像檔案數(shù)據(jù)格式與“六要素”等著錄項要求，保證聲像檔案可查可用，進一步反映科研項目全貌。

（五）提高檔案資源利用效率。通過建立醫(yī)院檔案利用服務(wù)門戶網(wǎng)站，醫(yī)院科研檔案的利用可突破時間、空間的限制，利用方式也不再局限于電話咨詢、手工翻閱等形式，檔案利用人員可通過個人辦公計算機、移動終端等設(shè)備，在控制權(quán)限的基礎(chǔ)上實現(xiàn)對科研檔案信息資源的查詢和瀏覽，使得科研檔案利用的方式方法更加多樣，效率更加高效。對于一些需要線下瀏覽借閱、涉及檔案出入庫登記的情況，可積極運用RFID等技術(shù)，實現(xiàn)檔案出入庫的快速準確登記，庫藏變化的動態(tài)管理，減少手工登記及庫藏盤點的繁瑣低效，提高線下借閱時的工作效率，節(jié)約檔案管理人員及利用人員雙方寶貴的時間。另外，醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)進一步加強工作主動性，通過在檔案利用門戶網(wǎng)站發(fā)布新歸檔資源目錄，專題檔案編研成果等形式，充分挖掘和整合各類檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

（六）促進檔案資源智慧利用。在深入建設(shè)醫(yī)院科研檔案信息資源的同時，檔案部門應(yīng)以檔案利用需求為導向，充分發(fā)揮知識管理、數(shù)據(jù)治理等理念，不斷創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，將各種隱性知識顯性化，從而實現(xiàn)內(nèi)部知識的充分共享，幫助醫(yī)院科研等各類人員快速發(fā)現(xiàn)本院已有的存量知識，節(jié)約科研成本，提高科研效率。在實現(xiàn)途徑上可通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合和利用各類內(nèi)外部信息資源，促進醫(yī)院內(nèi)部各類知識資源和外部的情報資源、信息資源的充分聚合。利用自然語言處理的各類方法，識別各類信息資源中的知識單元，利用本體構(gòu)建知識單元之間的語義關(guān)系，構(gòu)建不同類型的醫(yī)院科研知識庫、專題情報知識庫，為院領(lǐng)導進行發(fā)展規(guī)劃、科研人員進行技術(shù)研究、管理人員總結(jié)工作經(jīng)驗提供強大支撐，從而實現(xiàn)有針對性地、主動地為醫(yī)院科研、管理、經(jīng)營等各項職能活動提供全方位、多層次的個性化檔案信息利用和知識決策支持服務(wù)。

四、結(jié)語

基于本文論述與筆者實踐經(jīng)驗，醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)并非一蹴而就，其有著諸多復雜繁瑣的建設(shè)內(nèi)容及工作流程，需要醫(yī)院提供可靠且持續(xù)的組織保障、制度保障、資源保障。作為醫(yī)院一名基層檔案工作者，需要不斷完善和豐富自身的知識儲備和結(jié)構(gòu)，在檔案信息化建設(shè)等業(yè)務(wù)工作上勇挑重擔、主動作為，為院檔案管理工作提供強有力的知識支持與服務(wù)保障。