文/濟(jì)寧市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 李青

近年來，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠顯著提高檔案管理的水平。利用信息技術(shù)手段開展檔案管理工作可以充分代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作，提高工作效率與質(zhì)量。本文針對黨務(wù)檔案管理中存在的問題提出了相應(yīng)的建議，從而提高黨務(wù)檔案信息化管理水平。

一、黨務(wù)與檔案信息化管理簡析

（一）黨務(wù)工作簡析。黨務(wù)指的是政黨內(nèi)部有關(guān)組織建設(shè)的事務(wù)，即圍繞黨的建設(shè)開展的一系列黨內(nèi)管理活動。黨務(wù)工作的概念十分廣泛，包括事務(wù)性工作與業(yè)務(wù)性工作，例如黨的組織工作、紀(jì)律檢查工作、黨的宣傳工作等。在實(shí)際工作當(dāng)中，黨務(wù)工作人員需要做好黨員發(fā)展工作、黨員教育工作、黨員管理工作、黨內(nèi)監(jiān)督工作與紀(jì)律檢查工作。

（二）檔案信息化管理簡析。第一，檔案管理。即涉及檔案實(shí)體的工作，例如收集檔案、存儲檔案、鑒定檔案價(jià)值、利用檔案等，在個(gè)人發(fā)展、企事業(yè)單位發(fā)展與社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。黨務(wù)檔案是各級黨組織開展各項(xiàng)工作產(chǎn)生的資料。常見的黨務(wù)檔案有黨委與黨支部的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作報(bào)告等文件資料；黨委和黨建工作有關(guān)的文件資料；黨委與黨支部在黨務(wù)活動中產(chǎn)生的資料；黨員、預(yù)備黨員以及入黨積極分子的詳細(xì)信息等，是開展黨建工作的前提和基礎(chǔ)。同時(shí)，靈活應(yīng)用黨務(wù)檔案可以規(guī)范黨務(wù)工作的發(fā)展路線。相比于其他檔案，黨務(wù)檔案也具有一定的憑證作用，加大對檔案的研究力度可以為后續(xù)工作做出決策提供憑證?？傊?，黨務(wù)檔案與其他檔案不同，對檔案管理工作的要求較高。第二，檔案信息化管理。信息化管理指的是利用信息化帶動工業(yè)化發(fā)展，使企業(yè)管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展的過程，是一種將先進(jìn)的管理理念與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的管理方法，可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變，也可以促進(jìn)資源整合，提高管理效率與質(zhì)量。檔案信息化管理即將信息技術(shù)滲透在檔案管理活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，優(yōu)化檔案信息的處置、管理與利用。

二、信息化時(shí)代黨務(wù)檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）黨務(wù)檔案管理工作的機(jī)遇。信息化時(shí)代為黨務(wù)檔案管理提供了更多新的機(jī)遇。第一，增強(qiáng)了檔案信息化管理的可能性。在信息化時(shí)代，黨務(wù)工作中會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，可以豐富檔案信息。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理提供了新的思路，讓管理人員能靈活應(yīng)用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理，從而提高工作的效率與質(zhì)量，降低檔案管理所造成的時(shí)間成本與資金成本。第二，增強(qiáng)了檔案綠色化管理的可能性。大量的檔案信息會耗費(fèi)大量的紙張，也會占用大量的空間。近年來，我國十分注重綠色環(huán)保，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以直接將檔案信息存儲在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，減少對紙張的消耗，也不會占用大量的空間，可以實(shí)現(xiàn)檔案的綠色化管理。第三，增強(qiáng)了檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅會造成紙張的過度消耗，也無法有效抵抗各種風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)等情況將會造成嚴(yán)重后果，而將檔案保存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，可以在一定程度上避免這些問題，增強(qiáng)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)性。

（二）黨務(wù)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。在信息化時(shí)代中，檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到了提升，但是工作也面臨著一些前所未有的挑戰(zhàn)。第一，對管理理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的管理工作相對簡單，管理人員只需要對黨務(wù)檔案進(jìn)行分類儲存即可。但是在信息化時(shí)代中，黨務(wù)檔案信息量大，且部分檔案存在信息交叉的情況，傳統(tǒng)的管理理念與方法已無法滿足檔案管理的需求。第二，對檔案形式的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式為主，信息化時(shí)代主張利用圖片、音視頻、電子文檔等形式儲存檔案，這就要求檔案管理部門要利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案的形式。第三，對管理人員的挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代的出現(xiàn)與發(fā)展對管理人員提出了更高要求，不僅要求管理人員掌握大量的管理經(jīng)驗(yàn)，也要求檔案管理人員具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，能夠靈活應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作。第四，對信息安全性的挑戰(zhàn)。雖然信息化檔案基本不會受到水災(zāi)、火災(zāi)等因素的影響，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會受到黑客攻擊、病毒入侵等因素的影響，可能會出現(xiàn)信息安全問題。

三、黨務(wù)檔案信息化管理中的不足

（一）缺乏信息化意識。缺乏信息化意識是導(dǎo)致黨務(wù)檔案管理水平較低的關(guān)鍵因素。部分檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識與憂患意識，沒有深入研究檔案信息化管理，也沒有意識到信息技術(shù)在檔案管理中的作用，未積極開展檔案信息化管理工作。

（二）缺乏健全的信息化管理制度。雖然黨務(wù)檔案管理部門設(shè)置了檔案管理制度，但是這些制度不夠健全，也缺乏針對信息化管理的內(nèi)容，無法為檔案信息化管理提供保障。部分管理部門沒有充分了解管理工作的變化情況，沒有及時(shí)修訂管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度與實(shí)際工作內(nèi)容不符。例如，管理部門沒有針對信息化管理的內(nèi)容制訂相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致檔案信息化管理無據(jù)可依。

（三）缺乏高素質(zhì)的管理人員。在不同時(shí)代中，管理工作要求的不同，對管理人員的要求也會出現(xiàn)一定的變化。從現(xiàn)代化角度來看，檔案管理人員所具備的知識和技能已無法解決復(fù)雜的檔案管理問題。之前，檔案管理人員只需要掌握檔案管理的基本流程與基本操作環(huán)節(jié)即可。但是，在信息化時(shí)代中，檔案管理人員需要掌握較高的信息技術(shù)應(yīng)用能力，否則將無法提高信息化管理水平。但是，由于多數(shù)檔案管理人員存在年齡偏大、理念落后、采用的檔案管理方法單一等問題，學(xué)習(xí)信息技術(shù)的能力也比較差，并不能滿足信息化時(shí)代對管理人員的要求。

四、提高黨務(wù)檔案信息化管理水平的策略

（一）樹立信息化管理的理念。黨務(wù)工作的重要性要求，檔案管理人員樹立信息化管理理念。首先，負(fù)責(zé)人應(yīng)綜合分析管理工作的現(xiàn)狀及其中存在的問題，明確工作的主要內(nèi)容，對檔案收集、檔案分析、檔案整理與檔案利用等各個(gè)方面進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理。其次，負(fù)責(zé)人應(yīng)強(qiáng)化信息化管理意識，深入研究信息技術(shù)，積極宣傳信息化管理的方式與思維，讓工作人員都意識到檔案信息化管理的重要性，從而積極配合信息化改革工作。此外，應(yīng)不斷更新檔案管理理念，利用先進(jìn)思想武裝頭腦，意識到檔案中數(shù)據(jù)信息的重要性，積極挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。

（二）健全信息化管理制度。管理制度具有約束與指導(dǎo)等作用，因此管理部門應(yīng)當(dāng)針對信息化管理的特點(diǎn)、檔案信息化管理的內(nèi)容及管理過程中可能會出現(xiàn)的問題制訂完善的檔案信息化管理制度?？梢詫n案信息化管理制度分為多個(gè)模塊，例如電子文件歸檔與管理制度、檔案信息保密制度等，做好檔案的收集、處理、保存、利用等工作。第一，電子文件歸檔與管理制度。需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法律法規(guī)制訂符合實(shí)際需求的電子文件歸檔與管理制度，嚴(yán)格要求部門根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則進(jìn)行檔案存儲工作與利用工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整，嚴(yán)格劃分電子文件的保密等級。第二，安全保密制度。檔案管理人員是數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，需要自覺做好電子檔案的保密工作，將電子檔案劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、政務(wù)網(wǎng)公開、單位公開以及不公開這四個(gè)級別。第三，數(shù)字檔案查詢利用制度。數(shù)字檔案室可提供非涉密檔案查詢服務(wù)，但需要將工作人員的利用權(quán)限分為普通用戶、中級用戶以及高級用戶等級別，并加大對紙質(zhì)檔案借調(diào)的管理力度。第四，檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度。管理人員需負(fù)責(zé)管理和維護(hù)數(shù)字檔案，確保檔案安全，明確只有檔案管理人員才能進(jìn)行數(shù)字檔案的修改。第五，數(shù)字檔案鑒定銷毀制度。數(shù)字檔案鑒定與銷毀都需要征得領(lǐng)導(dǎo)小組的同意，且需要永久保存數(shù)字檔案銷毀清冊。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是開展檔案管理工作的主體，也是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，其工作能力與專業(yè)素養(yǎng)在一定程度上決定了黨務(wù)檔案信息化管理水平。因此，黨務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視檔案管理人員，綜合分析檔案管理人員在意識、態(tài)度、工作能力、技術(shù)應(yīng)用水平等方面的不足，不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)。首先，需要提高檔案管理人員的聘用門檻，對應(yīng)聘人員的年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)等各方面情況進(jìn)行嚴(yán)格把控，從中選出高素質(zhì)的管理人員。其次，需加強(qiáng)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)。部分管理人員存在工作態(tài)度不端正、信息技術(shù)應(yīng)用水平低等問題，影響到了檔案管理信息化改革的質(zhì)量。因此，需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作的開展可以從思想政治教育、職業(yè)道德教育、檔案管理理論、檔案管理先進(jìn)手段、信息技術(shù)應(yīng)用等方面入手，從而全面提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）加大信息化建設(shè)力度。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的主要目的就是利用先進(jìn)技術(shù)提高管理水平，利用新的管理理論與原則指導(dǎo)管理工作，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。由于檔案管理信息化建設(shè)力度較小，黨務(wù)檔案管理信息化水平一直得不到提升，為此黨務(wù)檔案管理部門應(yīng)增強(qiáng)信息化意識，以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、構(gòu)建檔案網(wǎng)站以及建設(shè)數(shù)字檔案館等方式來提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化有兩層含義，分別是檔案目錄信息的數(shù)字化與檔案全文信息的數(shù)字化。黨務(wù)檔案管理部門應(yīng)在堅(jiān)持安全性、規(guī)范性與效益性等原則的基礎(chǔ)上利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段統(tǒng)計(jì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及電子檔案信息，并根據(jù)所有的檔案信息設(shè)置檔案信息庫。第二，建設(shè)檔案網(wǎng)站。建設(shè)檔案網(wǎng)站時(shí)需要在公共信息服務(wù)網(wǎng)站當(dāng)中構(gòu)建相應(yīng)的站點(diǎn)，并利用主頁宣傳檔案并提供服務(wù)。進(jìn)行檔案網(wǎng)站的建設(shè)可以加強(qiáng)信息化建設(shè)，黨務(wù)檔案管理部門需要在相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下構(gòu)建檔案網(wǎng)站并確保網(wǎng)站具備查詢、服務(wù)、交流以及宣傳等多重功能。同時(shí)，管理部門也應(yīng)當(dāng)及時(shí)對網(wǎng)站中的信息進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保網(wǎng)站當(dāng)中有最新的檔案管理信息，例如新增的檔案資源、檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式等。第三，建設(shè)數(shù)字檔案館。建設(shè)數(shù)字檔案館后可以直接利用電子網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，提高檔案利用率。從存在方式來看，數(shù)字檔案館屬于無形的信息組織與利用環(huán)境；從運(yùn)行方式來看，數(shù)字檔案館可以在網(wǎng)絡(luò)中存儲檔案信息；從功能定位上看，數(shù)字檔案館的關(guān)鍵功能在于存取。數(shù)字與實(shí)體檔案館之間有一定的聯(lián)系，例如實(shí)體檔案館中含有大量的檔案信息，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供資源，而數(shù)字檔案館也可以為實(shí)體檔案館的發(fā)展提供新的管理思路。黨務(wù)檔案管理部門需要利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段來建設(shè)數(shù)字檔案館，為檔案的查詢和利用提供便利。

五、結(jié)語

在信息化時(shí)代，黨務(wù)檔案管理人員缺乏信息化管理理念，沒有掌握先進(jìn)的技術(shù)，將導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)仍然停留在初期建設(shè)階段，無法充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用。為了進(jìn)一步提高管理水平，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立信息化管理意識，通過構(gòu)建數(shù)字檔案館等方式加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為黨務(wù)工作的開展提供支持。