文/中共煙臺(tái)市萊山區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì) 王銀

在機(jī)構(gòu)編制管理工作中，通過(guò)信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案建設(shè)，可更真實(shí)、全面、高效地記錄機(jī)構(gòu)編制信息，并可為機(jī)構(gòu)編制管理提供參考和依據(jù)，促進(jìn)管理質(zhì)量與效率的不斷提升。在信息時(shí)代背景下，各地區(qū)的機(jī)構(gòu)編制部門都在推進(jìn)信息化、數(shù)據(jù)化改革，并積極搭建云上編辦、云平臺(tái)等機(jī)構(gòu)編制辦公平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制管理工作與信息化技術(shù)的融合，為檔案管理提供便利，并使機(jī)構(gòu)編制管理更加精準(zhǔn)化、精細(xì)化。為深化應(yīng)用信息技術(shù)，有必要對(duì)檔案信息化與機(jī)構(gòu)編制管理工作的創(chuàng)新及應(yīng)用進(jìn)行深入探究，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)支持下促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制管理的智慧化發(fā)展。

一、機(jī)構(gòu)編制檔案信息化建設(shè)路徑

（一）信息收集與整理。在機(jī)構(gòu)編制管理過(guò)程中推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，首先，要做好數(shù)據(jù)收集工作，因?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制檔案信息內(nèi)容非常豐富，并涉及多個(gè)社會(huì)管理領(lǐng)域，檔案類型較多，并包含多類附件，要求工作人員深入挖掘和有序整理，經(jīng)過(guò)篩選和分類完成信息整理工作。其次，在信息收集過(guò)程中，由于涉及范圍比較廣，需要精細(xì)化地開(kāi)展篩選工作，及時(shí)篩除低價(jià)值信息，在分類整理基礎(chǔ)上避免冗余。最后，要按照語(yǔ)音、圖片以及文字等類別分別處理，便于后期數(shù)據(jù)分析。

（二）信息存儲(chǔ)與分析。以往在機(jī)構(gòu)編制檔案信息管理中，基本以紙質(zhì)方式保存檔案，并儲(chǔ)存于檔案室。而在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，可明顯提升信息處理效率。由于在機(jī)構(gòu)編制管理過(guò)程中涉及的檔案信息內(nèi)容較多，并且類型繁雜，要高度關(guān)注檔案儲(chǔ)存和管理問(wèn)題。對(duì)此，可積極借助云存儲(chǔ)技術(shù)以擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)容量，保證各類繁雜的數(shù)據(jù)以及不斷更新的資料信息能夠得到妥善處理。借助現(xiàn)代信息技術(shù)收集并存儲(chǔ)檔案信息，可為后續(xù)數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)，便于檔案利用。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案分析，所得信息基本保持相對(duì)應(yīng)關(guān)系，但不會(huì)體現(xiàn)直接因果關(guān)系，有助于更精確、全面地查找資料，輔助分析與決策。

（三）信息保護(hù)。機(jī)構(gòu)編制檔案在加強(qiáng)信息化管理過(guò)程中，除了要利用信息化技術(shù)整理、存儲(chǔ)與分析外，還要結(jié)合機(jī)構(gòu)編制各項(xiàng)業(yè)務(wù)整理檔案，同步更新數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息的與時(shí)俱進(jìn)。在借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案信息管理過(guò)程中，要求相關(guān)工作人員掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，不斷增強(qiáng)安全防護(hù)意識(shí)，以維護(hù)電子檔案信息的完整與安全。

二、機(jī)構(gòu)編制管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

本文以某城區(qū)的機(jī)構(gòu)編制工作為例，分析機(jī)構(gòu)編制管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀。該城區(qū)機(jī)構(gòu)編制工作開(kāi)展中，主要應(yīng)用一個(gè)平臺(tái)和三大系統(tǒng)，具體為：

（一）云平臺(tái)。在所應(yīng)用的云平臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中，主要包含資料共享信息模塊、責(zé)任清單管理模塊、權(quán)利清單管理模塊以及三定方案信息模塊等，為機(jī)構(gòu)編制管理以及決策制定提供了技術(shù)支撐，促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)的完善與更新。該程序在梳理機(jī)構(gòu)編制調(diào)整文件、單位清理規(guī)范文件和黨政群機(jī)關(guān)規(guī)定等過(guò)程中，由于任務(wù)繁重，時(shí)間緊迫，主要選擇錯(cuò)峰輸機(jī)、任務(wù)分包以及審核復(fù)核流程等措施。

（二）機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在該系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，通過(guò)保密網(wǎng)絡(luò)和各級(jí)編辦有序連接。該城區(qū)在開(kāi)展機(jī)構(gòu)編制管理工作期間，按照有關(guān)規(guī)定，在系統(tǒng)中輸入核準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、編制、人員、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)等信息，此外還同步輸入財(cái)政供養(yǎng)情況、部門機(jī)構(gòu)編制情況等。此城區(qū)嚴(yán)格依據(jù)實(shí)名制信息采集方案，借助信息化技術(shù)完善與更新區(qū)域內(nèi)群團(tuán)以及黨政機(jī)關(guān)等各級(jí)部門、各項(xiàng)機(jī)構(gòu)編制信息數(shù)據(jù)，保證核準(zhǔn)事項(xiàng)和實(shí)際信息一致，之后將所匯總的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)于中央編辦，以加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，逐步從傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)編制管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚囊酝鶈螜C(jī)數(shù)據(jù)備份轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)隨時(shí)備份。該城區(qū)在開(kāi)展機(jī)構(gòu)編制管理工作期間，針對(duì)實(shí)名制數(shù)據(jù)庫(kù)建立常態(tài)化核查機(jī)制，通過(guò)制度落實(shí)，保證各個(gè)單位的管理臺(tái)賬數(shù)據(jù)和上級(jí)實(shí)名制系統(tǒng)當(dāng)中數(shù)據(jù)信息一致。

（三）中文域名注冊(cè)系統(tǒng)。此系統(tǒng)的核心是規(guī)范事業(yè)單位網(wǎng)上名稱以及網(wǎng)上身份識(shí)別，主要內(nèi)容是域名注冊(cè)、年度報(bào)告、網(wǎng)站掛標(biāo)、網(wǎng)站審核等，可對(duì)黨政機(jī)關(guān)和相關(guān)事業(yè)單位其網(wǎng)上身份實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、識(shí)別、檢索及保護(hù)。根據(jù)有關(guān)要求，該城區(qū)對(duì)本級(jí)部門域名加強(qiáng)注冊(cè)及管理服務(wù)，利用信息化技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)紅頁(yè)數(shù)據(jù)流量實(shí)現(xiàn)持續(xù)監(jiān)測(cè)，并對(duì)單位履職情況進(jìn)行量化評(píng)估。通過(guò)運(yùn)用新型管理手段，有效提升了管理效率和質(zhì)量。

（四）事業(yè)單位登記管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)主要包含公共服務(wù)模塊、內(nèi)部辦公模塊、網(wǎng)上登記管理模塊等。在網(wǎng)上登記管理模塊中，主要包含證書(shū)打印、信息庫(kù)修改、申報(bào)材料受理、核準(zhǔn)以及審核等功能，屬于業(yè)務(wù)核心版塊，各項(xiàng)流程均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作，還可對(duì)本級(jí)登記管理機(jī)關(guān)相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息查詢以及數(shù)據(jù)分析，使網(wǎng)上辦公效率明顯提升。

綜上所述，可發(fā)現(xiàn)該城區(qū)所建立的機(jī)構(gòu)編制管理模式雖然積極應(yīng)用信息化技術(shù)搭建了網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，但數(shù)據(jù)收集覆蓋面相對(duì)較小，且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量也較小，不同系統(tǒng)之間缺乏密切關(guān)聯(lián)，難以構(gòu)建強(qiáng)大的工作合力，也未對(duì)機(jī)構(gòu)編制管理的規(guī)律性展開(kāi)有效分析以及科學(xué)處理，基本只是利用信息化技術(shù)發(fā)揮一些簡(jiǎn)單的功能，比如信息統(tǒng)計(jì)、搜索以及分類等，雖然在一定范圍之內(nèi)可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效辦公，但并未和其他部門以及各個(gè)行業(yè)、各個(gè)業(yè)務(wù)之間的大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，不利于高效獲取檔案信息，阻礙了機(jī)構(gòu)編制管理工作成效的顯著提升。

三、檔案信息化與機(jī)構(gòu)編制管理工作創(chuàng)新路徑

（一）完善工作制度，規(guī)范使用信息化管理系統(tǒng)。要推進(jìn)檔案信息化與機(jī)構(gòu)編制管理工作創(chuàng)新，首先要制訂完善的工作制度。如某市編辦在工作開(kāi)展中嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定，同步實(shí)際情況，利用信息化技術(shù)科學(xué)構(gòu)建機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更高效地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息化管理，并在技術(shù)支持下充分維護(hù)在編人員實(shí)名制信息，在系統(tǒng)應(yīng)用中獲得較好成效。此外，在機(jī)構(gòu)編制管理工作開(kāi)展中，要針對(duì)信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，制訂完善的管理制度，以專機(jī)專用、一人一號(hào)以及科室協(xié)同等形式，更完善、高效地收集并錄入經(jīng)費(fèi)形式、編制數(shù)額、機(jī)構(gòu)規(guī)格、機(jī)構(gòu)名稱等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。同時(shí)在信息技術(shù)的支持下，可在電子中心完成數(shù)據(jù)錄入與轉(zhuǎn)出等操作。在針對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案信息加強(qiáng)實(shí)名制管理期間，為維護(hù)信息安全，要求運(yùn)用專門的保密計(jì)算機(jī)對(duì)實(shí)名制數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)線上操作。此外在數(shù)據(jù)交換過(guò)程中，可通過(guò)刻錄數(shù)據(jù)光盤(pán)等方式，將機(jī)構(gòu)編制人員信息與網(wǎng)絡(luò)渠道相互隔離，保障信息安全。

（二）不斷增強(qiáng)檔案信息化管理及實(shí)名制管理意識(shí)。利用信息化技術(shù)推進(jìn)檔案建設(shè)以及機(jī)構(gòu)編制管理工作創(chuàng)新，主要目的是提升服務(wù)質(zhì)量，所以需要工作人員不斷增強(qiáng)工作能力和服務(wù)意識(shí)。對(duì)此，需要相關(guān)管理部門采取有效措施加大人員培訓(xùn)力度，使其不斷增強(qiáng)工作能力，提升專業(yè)素養(yǎng)，全方位學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)以及實(shí)名制管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，逐步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)以及崗位工作能力。機(jī)構(gòu)編制工作在落實(shí)實(shí)名制過(guò)程中，不僅要求工作人員增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升檔案信息化管理水平，還要不斷提升管理業(yè)務(wù)整體服務(wù)水平，如可結(jié)合本地實(shí)際情況，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)，包括實(shí)名制信息遠(yuǎn)程維護(hù)、人員增減網(wǎng)上申報(bào)等業(yè)務(wù)。若機(jī)構(gòu)單位尚未接入實(shí)名制專網(wǎng)，應(yīng)每年到市編辦實(shí)現(xiàn)信息維護(hù)以及業(yè)務(wù)報(bào)送。此外，機(jī)構(gòu)編制管理工作開(kāi)展過(guò)程中，可于電子中心專門建立實(shí)名制業(yè)務(wù)辦理區(qū)域，并組織專門人員受理現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提升機(jī)構(gòu)編制管理以及檔案管理效率。

（三）建立健全的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案信息化建設(shè)以及機(jī)構(gòu)編制管理創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，可利用數(shù)據(jù)庫(kù)更高效地存儲(chǔ)大量信息數(shù)據(jù)，并維護(hù)信息數(shù)據(jù)的完整性以及安全性，避免機(jī)構(gòu)編制管理工作出現(xiàn)不必要的損失。以往在檔案資料管理中，主要以紙質(zhì)形式保存檔案，容易受到多種外界因素影響導(dǎo)致檔案資料受損或丟失，而通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，可有效規(guī)避上述問(wèn)題，維護(hù)檔案資源的完整與安全。在機(jī)構(gòu)編制管理工作開(kāi)展中，可通過(guò)信息化技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，并設(shè)計(jì)多個(gè)分系統(tǒng)，包括辦公管理系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)查詢系統(tǒng)、聯(lián)動(dòng)管理系統(tǒng)以及實(shí)名制管理系統(tǒng)等。其中，實(shí)名制系統(tǒng)當(dāng)中可包含多項(xiàng)信息，如人員信息、機(jī)構(gòu)信息、編制信息等，以全面反饋機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能工作內(nèi)容。利用信息化技術(shù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制管理工作，可明顯提升機(jī)構(gòu)編制的時(shí)效性。

除此以外，為保證機(jī)構(gòu)編制檔案信息更詳細(xì)、準(zhǔn)確，要高度關(guān)注加強(qiáng)各部門的協(xié)同配合，完善構(gòu)建協(xié)同工作機(jī)制，使各部門充分發(fā)揮合力，對(duì)在編人員家庭、個(gè)人信息等加大維護(hù)力度，并依據(jù)機(jī)構(gòu)編制文件積極維護(hù)關(guān)鍵信息，比如機(jī)構(gòu)信息、職數(shù)以及編制數(shù)額等，而其他有關(guān)部門可基于部門職責(zé)與權(quán)限，利用信息化系統(tǒng)查詢相關(guān)檔案文件，并對(duì)機(jī)構(gòu)人員信息進(jìn)行審核，經(jīng)過(guò)審核確保信息無(wú)誤之后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。在相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)之后，要注意及時(shí)接入實(shí)名制專網(wǎng)單位當(dāng)中，并在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑提交信息變更申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新。

（四）積極宣傳檔案信息化建設(shè)以及機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制等內(nèi)容。在機(jī)構(gòu)編制管理創(chuàng)新過(guò)程中，為有效加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促使各項(xiàng)機(jī)構(gòu)職能工作有序開(kāi)展，需要應(yīng)用實(shí)名制管理模式，確保機(jī)構(gòu)管理者充分了解機(jī)構(gòu)實(shí)際工作情況，積極利用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，在此基礎(chǔ)上為決策制定提供有效參考。對(duì)此，要求相關(guān)人員積極宣傳檔案信息化以及機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制等相關(guān)內(nèi)容，使機(jī)構(gòu)工作人員尤其是決策者正確認(rèn)識(shí)檔案信息化以及實(shí)名制的重要性，制訂出完善的信息宣傳方案。相關(guān)機(jī)構(gòu)可將檔案信息化管理方法以及機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理內(nèi)容等制成圖冊(cè)，發(fā)放給有關(guān)工作人員供其學(xué)習(xí)，并定期組織專題講座，促使機(jī)構(gòu)編制管理者不斷增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及實(shí)名制管理意識(shí)。

（五）大力培養(yǎng)機(jī)構(gòu)編制管理人才。為不斷創(chuàng)新機(jī)構(gòu)編制管理工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展，要求相關(guān)機(jī)構(gòu)單位高度關(guān)注培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的機(jī)構(gòu)編制管理人員。首先，在選聘機(jī)構(gòu)編制管理人員過(guò)程中，不僅要考慮其專業(yè)技能和實(shí)踐水平，還要同步考量其綜合素質(zhì)與職業(yè)道德素養(yǎng)等，確保相關(guān)工作人員充分符合檔案管理要求，并為后期機(jī)構(gòu)編制管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)奠定基礎(chǔ)，提供人才支撐。其次，要求機(jī)構(gòu)單位結(jié)合管理工作性質(zhì)合理分配人才資源，確保其具有良好的崗位勝任力，以充分發(fā)揮崗位職能。再者，機(jī)構(gòu)單位要營(yíng)造優(yōu)良的工作氛圍，尤其是管理層要發(fā)揮帶頭作用，在日常工作中積極傳達(dá)正能量以及先進(jìn)的工作理念，使管理人員深受感染，促進(jìn)人才培養(yǎng)。最后，要求機(jī)構(gòu)單位定期組織檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)活動(dòng)，使其在培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間正確認(rèn)知并深入解讀機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制，牢牢把握機(jī)構(gòu)編制管理及檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)，以不斷提升機(jī)構(gòu)編制管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

機(jī)構(gòu)編制部門在國(guó)家轉(zhuǎn)型發(fā)展期以及歷史發(fā)展期要緊抓機(jī)遇、定位高點(diǎn)并前瞻布局，積極利用5G、大數(shù)據(jù)等技術(shù)推動(dòng)智慧編制發(fā)展，在技術(shù)手段支持下解決機(jī)構(gòu)編制問(wèn)題，使機(jī)構(gòu)編制管理更加規(guī)范、科學(xué)、高效。機(jī)構(gòu)編制管理工作開(kāi)展中，還要積極推進(jìn)信息化建設(shè)以及實(shí)名制管理，結(jié)合時(shí)代要求，利用信息化手段不斷提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。