文/蘇州大學(xué) 李知瑤 張夢思

5G、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的興起和發(fā)展，宣告了數(shù)字時代的到來。世界各國提出了各自順應(yīng)數(shù)字時代的發(fā)展戰(zhàn)略，比如美國《數(shù)字政府戰(zhàn)略》（2012）、日本《創(chuàng)建最尖端IT國家宣言》（2013）、新加坡《智慧國家戰(zhàn)略》（2015）、德國《數(shù)字化戰(zhàn)略2025》。黨的十九大以來，習近平總書記發(fā)表了一系列重要講話，對“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，構(gòu)建以數(shù)據(jù)為關(guān)鍵要素的數(shù)字經(jīng)濟，加快建設(shè)數(shù)字中國”等工作做出重大戰(zhàn)略部署。

與此同時，我國數(shù)字經(jīng)濟規(guī)模不斷擴張、貢獻不斷增加，2019年我國數(shù)字經(jīng)濟增長值規(guī)模達到35.8萬億元，占GDP比重的36.2%。教育產(chǎn)業(yè)方面，國家為推進“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展，加快教育現(xiàn)代化和教育強國建設(shè)，2018年4月教育部印發(fā)了《教育信息化2.0行動計劃》。新興技術(shù)的快速發(fā)展給高等教育帶來希望的同時，也帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高校治理方式與數(shù)字化時代需求漸顯脫節(jié)，因此高校治理需要進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的變革。

一、高校“科層式”組織結(jié)構(gòu)及優(yōu)缺點

我國大多數(shù)高校的內(nèi)部管理屬于典型的“科層式管理”模式?？茖邮焦芾韥碜缘聡芾韺W(xué)家、社會學(xué)家馬克思·韋伯的科層組織管理理論，被廣泛應(yīng)用于軍隊、政府、企業(yè)的管理實踐中。高校的科層式組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)金字塔型，自上而下主要由校領(lǐng)導(dǎo)、院部中層管理人員和教師、學(xué)生三個層級組成，管理權(quán)限與層級結(jié)構(gòu)相一致，人員和組織根據(jù)管理權(quán)限與職責范圍排列在不同層級上。科層式組織依賴規(guī)章制度維持日常運行。作為被普遍采用的管理模式，它具有精確、穩(wěn)定、紀律性強、可靠的優(yōu)點，但從信息化的角度分析，存在以下弊端：

（一）結(jié)構(gòu)相對固化，組織活力不足?？茖邮浇M織行為的動力主要來自組織結(jié)構(gòu)頂端的決策層，組織行為由上而下驅(qū)動執(zhí)行，這種方式對任務(wù)型工作的執(zhí)行效果好，一旦作為動力源的決策層出現(xiàn)空缺或不履行職能等問題，則組織很容易陷入低效狀態(tài)。

（二）信息傳遞方向單一，數(shù)據(jù)易失真?？茖邮浇M織中自上而下的信息傳遞量大，途徑被訓(xùn)練的比較暢通，效率較高，而自下而上的信息傳遞，由于不受管理權(quán)限的保障，通暢度受人為因素影響大；傳遞層級多時，數(shù)據(jù)易失真。比如當決策層需要數(shù)據(jù)支持時，數(shù)據(jù)需要從底層一級級統(tǒng)計和傳遞，會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)誤差，層級越多最終獲取的數(shù)據(jù)誤差越大，決策的有效性就越低。

（三）缺乏高效的反饋和互動。組織間及人員間的信息傳輸多是單向的，無實時有效的反饋機制，信息是否被接收和接收的完整性無法保障，如果沒有正確的信息作為溝通的基礎(chǔ)，那么基于信息的響應(yīng)處理也就不可控。比如日常工作中組織會發(fā)布大量的規(guī)章和通知，但信息發(fā)出人對于信息傳輸?shù)慕Y(jié)果不掌控或者需要耗費大量時間統(tǒng)計反饋，造成政策通知的落實效果無法保證。

二、高校傳統(tǒng)的治理模式

高校傳統(tǒng)的治理以資源管理方式進行，它將學(xué)生、教師、行政人員、課程、校舍、學(xué)術(shù)成果、科研儀器等資源作為管理對象，進行資源的部署和調(diào)配。但因為信息化程度不高，治理過程容易忽略這些資源的動態(tài)性、人本性、系統(tǒng)性，呈現(xiàn)靜態(tài)、滯后、粗放的治理特點。

高校缺乏對管理對象動態(tài)信息的獲取方式，更多基于靜態(tài)的信息進行管理。信息的獲得由各類人工或零散的信息系統(tǒng)進行收集，所以數(shù)據(jù)往往是片面、滯后的，真實度、可信度無法保證。因此決策常常是基于不完善的信息進行試錯式?jīng)Q定，通過決策試運行后的效果再來調(diào)整決策內(nèi)容。

此外，治理過程的信息化程度不高。高校日常管理運行中很多業(yè)務(wù)流程依托紙質(zhì)媒介、線下審批和人工統(tǒng)計。對于依托規(guī)章和流程運轉(zhuǎn)的組織，組織越龐大則各類審批、業(yè)務(wù)流程就越多，線下審批方式效率低，過程不透明，師生不僅辦事費時費力，往往還需多方打聽或多次試錯后才能找到正確的部門和流程。同時行政人員日常需要處理大量重復(fù)、流程性工作，以及反復(fù)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。雖然已有很多業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了電子化，但各類應(yīng)用多由各職能部門分散建立，缺乏統(tǒng)一的布局和搭建，造成數(shù)字化應(yīng)用的場景單一，沒有集成，形成大量數(shù)字化“孤島”。

三、高校治理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方式探究

學(xué)術(shù)界對于數(shù)字化政府的研究較多，西方學(xué)者普遍認為，數(shù)字社會新形態(tài)下的虛擬、現(xiàn)實社會交織疊加，為政府利用現(xiàn)代信息和數(shù)字技術(shù)建立起網(wǎng)絡(luò)化組織結(jié)構(gòu)形態(tài)和數(shù)字化政府運行系統(tǒng)，在虛擬社會與現(xiàn)實社會、公眾與政府機構(gòu)、政府內(nèi)部結(jié)構(gòu)之間實現(xiàn)實時交互、信息共享以及基于數(shù)字信息技術(shù)創(chuàng)新的業(yè)務(wù)流程再造實現(xiàn)跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)和跨層級等協(xié)同合作，實現(xiàn)治理模式變革提供了新的工具手段和路徑探索。

參考政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型的模式，針對高校傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)和治理方式中存在的痛點問題，結(jié)合當下信息技術(shù)的發(fā)展，高?？梢詫?shù)字技術(shù)推動整體性組織結(jié)構(gòu)重塑和以數(shù)字化服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)協(xié)同流程再造作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的觸點，打破傳統(tǒng)的組織形態(tài)基礎(chǔ)和運行方式。

（一）整體性組織結(jié)構(gòu)重塑?，F(xiàn)代社會的信息流動和傳播越來越依靠網(wǎng)絡(luò)而不是官方渠道或其他制度性渠道。因此高校的組織結(jié)構(gòu)也需要逐步轉(zhuǎn)向組織間網(wǎng)絡(luò)化以及網(wǎng)絡(luò)化的組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的科層式組織結(jié)構(gòu)也有其優(yōu)點和適應(yīng)場景，因此高校可以在保留原有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，額外拓展人員在線、組織在線的方式，將現(xiàn)實組織與數(shù)字化組織相結(jié)合進行創(chuàng)新的組織結(jié)構(gòu)重塑。

（二）以數(shù)字化服務(wù)為核心的治理運行方式。數(shù)字化管理擁有實時管理、透明度、去中心化、隨意性和交互性的特點。這就使得治理方式核心理念從“管理”變?yōu)椤胺?wù)”，更加注重人本性。高校中的各要素，包括學(xué)生、教師、行政人員、課程、校舍、學(xué)術(shù)成果、科研儀器等不再是被管理的對象，而成為參與整體運行和協(xié)同的要素，成為運行系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié)。高校管理者則以大數(shù)據(jù)環(huán)境和數(shù)據(jù)的智能化應(yīng)用為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)作為治理資源，將數(shù)字技術(shù)與管理和服務(wù)進行有機融合，打造共享互通的數(shù)字化組織形態(tài)，構(gòu)建與實體組織有效銜接和互動的新型運行模式。

四、高校實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型的措施與實例

蘇州大學(xué)機電工程學(xué)院積極進行院級組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索，通過數(shù)字化管理理念變革、合理利用信息化硬軟件技術(shù)成果等措施，有規(guī)劃地進行了數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐并取得了良好的應(yīng)用效果。以下對具體實施方案進行闡述。

（一）進行決策層、執(zhí)行層面、使用層面的數(shù)字化管理理念變革。管理方式的變革首先是理念的變革，需要對高校組織的各個層面進行管理理念的更新。本文從轉(zhuǎn)型實施的角度，將組織分成了決策層、執(zhí)行層和作用層。決策層對應(yīng)組織的高層管理者，執(zhí)行層對應(yīng)組織的職能部門人員，作用層對應(yīng)組織的服務(wù)對象。

決策層深化數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理理念變革，搭建集成一體的數(shù)字化組織。管理決策依賴數(shù)據(jù)，但傳統(tǒng)管理模式中數(shù)據(jù)傳輸效率低且易失真，數(shù)據(jù)的局限性大和準確性差直接影響決策的正確性。決策層通過頂層設(shè)計及理念變革推動整體科層式結(jié)構(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升組織整體的數(shù)字化素養(yǎng)，沉淀組織行為數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。

執(zhí)行層根據(jù)業(yè)務(wù)職責拓展數(shù)字化應(yīng)用場景，實現(xiàn)降本增效。執(zhí)行層面是數(shù)字化轉(zhuǎn)型落地和運行的基礎(chǔ)，執(zhí)行層人員要轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)思路，進行組織行為的規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)。比如各類的審批、人、財、物的數(shù)據(jù)管理，通過建立業(yè)務(wù)流程、協(xié)同流程等，節(jié)約人力成本，提升辦事效率。

作用層面需轉(zhuǎn)變被管理意識，積極納入數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。數(shù)字化組織中沒有明確的管理者和被管理者，而應(yīng)該被定義為相互協(xié)作者。以往科層式結(jié)構(gòu)中的師生要將被管理被服務(wù)的觀念，轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳藚⑴c協(xié)同管理，認識到自身組織行為的數(shù)據(jù)價值，通過主動納入數(shù)字化流程，沉淀行為數(shù)據(jù)，協(xié)同管理提升組織效率，同時也享受到效率提升帶來的便利。

（二）合理利用信息化硬軟件技術(shù)成果。教育部在《教育信息化2.0計劃》中提出，到2022年基本實現(xiàn)“三全兩高一大”的發(fā)展目標，包括數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，信息化應(yīng)用水平和師生信息素養(yǎng)普遍提高，建成“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺，努力構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下的人才培養(yǎng)新模式、發(fā)展基于互聯(lián)網(wǎng)的教育服務(wù)新模式、探索信息時代教育治理新模式。同時無線校園、智能設(shè)備、教育管理公共服務(wù)平臺，電子學(xué)分，在線教育平臺等數(shù)字化基礎(chǔ)硬件設(shè)施在不斷地完善，云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為高校組織實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定了技術(shù)支撐基礎(chǔ)。

（三）具體實施步驟。管理對象的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是物理世界與數(shù)字世界的橋梁，是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主線，包括對管理要素數(shù)字化及業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化。首先是人員、實物在線化?；谕ㄓ嶄?、人事信息進行人員在線化建設(shè)，打造溝通在線化，保障溝通的順暢和數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_。其次是組織在線化。依托原科層式組織結(jié)構(gòu)，建立數(shù)字化組織，兩種組織結(jié)構(gòu)互補，打破部門壁壘進行協(xié)同辦公，靈活機動高效地進行組織行為。最后是業(yè)務(wù)在線化。對于運行良好的規(guī)章制度和流程化業(yè)務(wù)行為進行在線化轉(zhuǎn)變，使流程透明，效率提升，實現(xiàn)統(tǒng)一申請、集中辦理、統(tǒng)一反饋、全流程監(jiān)督、業(yè)務(wù)辦理協(xié)同化。對于特殊的突發(fā)非流程化的業(yè)務(wù)及事件，可以在數(shù)字化組織中迅速構(gòu)建以項目為中心的臨時組織，迅速應(yīng)變。圖1展示了數(shù)字化轉(zhuǎn)型具體實施路線和實現(xiàn)方式。

圖1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型具體實施步驟

（四）數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成效。蘇州大學(xué)機電工程學(xué)院自2019年起根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實施方案逐步開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索，并在應(yīng)用期間取得了顯著成效。1.促進信息流的暢通，提升廣大師生享受信息服務(wù)的便捷性。學(xué)院將各類需要審批的業(yè)務(wù)集成到統(tǒng)一的服務(wù)平臺，包括辦公用品、用車、用餐等各類物資申領(lǐng)、會議室預(yù)定，用印、工作量申報等。業(yè)務(wù)的在線化使得中間數(shù)據(jù)可沉淀可追溯，提高了內(nèi)控能力，也提升了各類審批業(yè)務(wù)的規(guī)范性，同時集成的平臺實現(xiàn)了統(tǒng)一界面辦理各項事務(wù)，提升了服務(wù)便捷性。2.削減管理層次，降低管理成本，提升運行效率。傳統(tǒng)的會議及活動的組織，由人工進行通知，收集并統(tǒng)計參與情況。組織者對通知到達情況和參與率需要花費較多時間進行重復(fù)性、碎片化的統(tǒng)計工作。數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，學(xué)院通過數(shù)字化軟件發(fā)放各類通知，人員是否閱讀了通知以及反饋的參與情況，平臺可以自動統(tǒng)計并提醒。會議資料由紙質(zhì)發(fā)放的方式轉(zhuǎn)向在線閱讀在線協(xié)同編輯。會議和活動結(jié)論，可以由組織者制訂線上待辦事項交由相關(guān)人員辦理并提醒。3.提升組織應(yīng)變能力，高效應(yīng)對突發(fā)應(yīng)急情況。在疫情期間，學(xué)院通過搭建的數(shù)字化組織及平臺，快速地進行防控響應(yīng)。在自動信息反饋機制作用下，管理者可以全面掌握通知是否傳達到位；通過及時通信平臺結(jié)合電子問卷方式建立快速的信息收集反饋渠道，使管理者可以短時間完成全體成員排查信息的全面、快速收集，為部署防控措施提供了嚴謹有價值的數(shù)據(jù)。同時，在疫情擴散人員大都居家隔離的情況下，數(shù)字化組織平臺使在家高效辦公成為可能，云平臺保存數(shù)據(jù)，不用赴辦公室即可查閱數(shù)據(jù)，各類辦公審批流程在線化，組織溝通依托網(wǎng)絡(luò)會議等功能高效協(xié)同。

五、結(jié)語

本文通過分析高校傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)和治理模式的痛點，提出以組織結(jié)構(gòu)重塑和數(shù)字化服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)協(xié)同流程再造作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的觸點，改變原有的組織結(jié)構(gòu)和運行方式。依托組織內(nèi)各層面的管理理念變革和信息化軟硬件技術(shù)成果，按照制訂的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案，在蘇州大學(xué)機電工程學(xué)院進行了轉(zhuǎn)型實踐。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，學(xué)院80%以上的行政服務(wù)工作實現(xiàn)了移動化、在線化，達到“師生少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”的效果，使師生感受到更快速便捷的服務(wù)響應(yīng)；同時行政服務(wù)人員從以往大量的重復(fù)性、流程性工作中解脫出來，更加關(guān)注行政服務(wù)的質(zhì)量。對組織整體而言，提升了管理溝通及協(xié)調(diào)效率和組織的整體行動效率。此轉(zhuǎn)型方式實現(xiàn)途徑簡便，可接入性強，為教育領(lǐng)域的各類小型組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有益的借鑒。