文/廣西宏桂資本運(yùn)營集團(tuán)有限公司辦公室 陳圓

習(xí)近平總書記在主政地方時曾強(qiáng)調(diào)：“辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門?！秉h的十九屆四中全會明確提出，深化國有企業(yè)改革，完善中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度。國有企業(yè)需要在組織變革的過程中，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、報告問題甚至是分享經(jīng)驗。國企辦公室作為綜合管理部門，承擔(dān)著溝通內(nèi)外、上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)、信息管理、后勤管理以及法人治理體系建設(shè)等一系列職能。組織質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)能夠幫助組織在瞬息萬變的環(huán)境中保持業(yè)務(wù)平穩(wěn)和持續(xù)發(fā)展，并提供了一整套系統(tǒng)的工作思路，有助于從根本上提高辦公室的管理能力、工作效率、服務(wù)質(zhì)量，助力國企辦公室更好地服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、國企辦公室組織質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

近30年來，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織一直致力于開發(fā)新標(biāo)準(zhǔn)，幫助企業(yè)或組織能夠在瞬息萬變的國際市場中保持業(yè)務(wù)平穩(wěn)和持續(xù)發(fā)展，形成了ISO 9004:2018《質(zhì)量管理——組織的質(zhì)量——實現(xiàn)持續(xù)成功》。2020年，全國質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會結(jié)合我國改革發(fā)展實際發(fā)布了《質(zhì)量管理 組織的質(zhì)量 實現(xiàn)持續(xù)成功指南》，幫助組織在復(fù)雜、嚴(yán)峻和不斷變化的環(huán)境中實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

當(dāng)前全球處于中美博弈的競爭大格局之中，按照2021年末中央經(jīng)濟(jì)工作會議的定調(diào)，當(dāng)前中國經(jīng)濟(jì)面臨的問題可以概括為“需求收縮、供給沖擊、預(yù)期轉(zhuǎn)弱”。這意味著，供給和需求兩端都有問題，還疊加預(yù)期轉(zhuǎn)弱。應(yīng)該說，國有企業(yè)作為黨執(zhí)政興國的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，現(xiàn)在面臨的外部環(huán)境十分復(fù)雜。

同時，企業(yè)發(fā)展面臨格局與發(fā)展的矛盾，迫切需要通過合適的改革模式讓矛盾轉(zhuǎn)化為相互促進(jìn)的和諧關(guān)系。落實國企改革三年行動方案需要“一個抓手，四個切口”。要加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)和完善公司治理相統(tǒng)一，把黨的領(lǐng)導(dǎo)融入公司治理各環(huán)節(jié)，即構(gòu)建中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度，切實提升黨委會、董事會和總經(jīng)理辦公會（以下簡稱“三會”）的建設(shè)和運(yùn)行質(zhì)量。國企辦公室作為服務(wù)“三會”的重要部門，在企業(yè)法人治理體系建設(shè)中必然要肩負(fù)起更多新任務(wù)、新工作和新要求。

綜上，運(yùn)用組織的質(zhì)量管理原則，有助于國企辦公室掌握企業(yè)環(huán)境、把握組織的特質(zhì)，充分發(fā)揮辦公室管理者的作用，通過過程管理、資源管理、績效分析和改進(jìn)、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新4個方面的綜合手段，以系統(tǒng)化、科學(xué)化的方式提升服務(wù)效能、提高國企辦公室整體工作效率和管理服務(wù)效能。

二、國企辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)和問題

（一）老問題長期存在。1.外部和內(nèi)部分工不明確。國企辦公室與其他部門的職能交叉、內(nèi)部各業(yè)務(wù)工作的分工不明導(dǎo)致的工作推諉、管理空白等。2.規(guī)章制度不健全。包括會議議事規(guī)則、流程審批制度、外部董事日常聯(lián)系制度、文件管理規(guī)定等，容易造成工作扯皮或效率低下。3.管理考核不具體。后臺管理部門的考核形式、考核指標(biāo)和考核績效由于缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，造成考核過程流于形式。

（二）新職能亟待承擔(dān)。2016年全國國有企業(yè)黨的建設(shè)工作會議后，黨委會、董事會、總經(jīng)理辦公會的會議組織也逐步集中由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，《國企改革三年行動方案（2020-2022年）》明確提出要完善中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度，厘清黨委（黨組）、董事會、經(jīng)理層等各治理主體的權(quán)責(zé)邊界，落實董事會的職權(quán)，建立有效制衡的公司治理機(jī)制。這無疑對國企辦公室在推動構(gòu)建中國特色社會主義企業(yè)法人治理規(guī)范化和加強(qiáng)國企“三重一大”管理等方面的職責(zé)和能力提出了新的要求。

（三）新節(jié)奏亟須跟上?！叭晷袆印弊鳛閲蟾母锏闹刂兄兀凑障到y(tǒng)化、穿透式推進(jìn)和定量化督辦的方式確保落實。國企改革相關(guān)工作措施實、節(jié)奏快、督辦緊，國企辦公室人員必須一改過去形勢發(fā)展跟不緊、對政策變化不敏感的狀態(tài)，主動學(xué)習(xí)形勢政策、融入業(yè)務(wù)需求、思考解決問題。

三、國企辦公室組織管理標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)途徑

（一）時刻關(guān)注并分析變化的企業(yè)環(huán)境。國企辦公室作為企業(yè)外聯(lián)和內(nèi)聯(lián)的重要部門，需要認(rèn)識和理解企業(yè)的環(huán)境，包括相關(guān)方、外部因素和內(nèi)部因素。1.加強(qiáng)與相關(guān)方的聯(lián)系。首先，要識別相關(guān)方并建立名錄。辦公室的相關(guān)方包括對接的上級部門、兄弟單位、已經(jīng)合作的企業(yè)和潛在合作企業(yè)，國企內(nèi)部各部門、子企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和子企業(yè)業(yè)務(wù)對口聯(lián)絡(luò)部門。其次，要建立與相關(guān)方的聯(lián)系機(jī)制，以動態(tài)了解其變化的需求和期望，比如制訂定期報告制度、對標(biāo)對表學(xué)習(xí)機(jī)制和實地調(diào)研制度，通過依法合規(guī)的方式建立有效溝通，讓部分相關(guān)方與企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)和價值觀方面達(dá)成共識，發(fā)揮好國企辦公室的外聯(lián)作用。2.掌握必要的外部和內(nèi)部因素。一要了解必要的企業(yè)外部因素，比如國家、地方和行業(yè)協(xié)會的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)或經(jīng)驗教訓(xùn)等。二要熟悉企業(yè)內(nèi)部因素，包括企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、主業(yè)范圍、經(jīng)營目標(biāo)、資源狀況、人員能力等。在確定上述內(nèi)外部因素后，建立機(jī)制安排國企辦公室各相關(guān)崗位的工作人員，定期對內(nèi)外部因素進(jìn)行監(jiān)視、評審或評價，及時共享相關(guān)信息或提出工作建議。同時，注意從時間的縱向上看待問題，即在結(jié)合企業(yè)歷史、現(xiàn)狀和戰(zhàn)略規(guī)劃的基礎(chǔ)上分析問題，從而提升國企辦公室的風(fēng)險控制能力和機(jī)會把握能力。

（二）確定國企辦公室的組織特質(zhì)。一是根據(jù)公司特點確定辦公室的工作使命和愿景。對于國有企業(yè)，在國際范圍上普遍作為政府職能的延伸，是一個國家政治與經(jīng)濟(jì)的微觀結(jié)合體，生來就具有鮮明的政治與經(jīng)濟(jì)雙重屬性。所以，國企辦公室是有政治使命的，習(xí)近平總書記2014年視察中央辦公廳時，對中辦同志提出了“五個堅持”的重要指示，國企辦公室是參照執(zhí)行的。又如國有資本投資公司、運(yùn)營公司和產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的職能定位不同，不同企業(yè)內(nèi)的國企辦公室要根據(jù)企業(yè)的實際做好自身定位，才能使辦公室的工作與企業(yè)發(fā)展的需要融為一體。二是構(gòu)建積極正向的辦公室文化和價值觀。國企辦公室的日常工作主要發(fā)揮三個方面的職能，即高效的執(zhí)行、強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)和高質(zhì)量的服務(wù)。充分發(fā)揮紐帶作用，及時高效完成各項協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作，具備大局意識，從全局出發(fā)高質(zhì)量統(tǒng)籌服務(wù)各項工作。由于國企辦公室的組織環(huán)境涉及的關(guān)聯(lián)方較多、背景復(fù)雜，工作隨機(jī)性強(qiáng)、要求高，給工作人員的身心帶來很大壓力，因此，加強(qiáng)國企辦公室人員的思想政治建設(shè)和職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)、構(gòu)建積極正向的辦公室文化氛圍，對于打造一支作風(fēng)優(yōu)良、能打勝仗的國企辦公室隊伍來說十分重要。

（三）發(fā)揮國企辦公室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)作用。GB/T 19004-2020對最高管理者如何發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用提供了具體的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國企辦公室的工作特點，國企辦公室負(fù)責(zé)人可以從以下幾方面著手發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用：一是明確職責(zé)和定位。包括辦公室的工作內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部崗位職責(zé)、工作人員需要的知識和技能等。二是確立工作目標(biāo)。要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略和改革工作需要確定國企辦公室的工作目標(biāo)，在年度、季度、月度工作中進(jìn)行分解，并確保各崗位員工能夠清晰地理解工作目標(biāo)的相關(guān)要求；在目標(biāo)實現(xiàn)過程中，不斷進(jìn)行調(diào)整和評估，確保工作做出特色、做出成效、做出亮點。三是加強(qiáng)溝通。通過縱向溝通和橫向溝通形成良好的溝通反饋機(jī)制，及時調(diào)整工作目標(biāo)和要求，確保各項業(yè)務(wù)工作能夠持續(xù)開展。

（四）梳理國企辦公室業(yè)務(wù)流程。強(qiáng)化過程管理要梳理好國企辦公室的業(yè)務(wù)流程。結(jié)合國企辦公室的工作內(nèi)容，如圖1所示，大致可以簡化為以下流程：

圖1 國企辦公室業(yè)務(wù)流程

按照總體的流程，國企辦公室內(nèi)部的各個崗位根據(jù)崗位職責(zé)，應(yīng)明確每一個工作步驟的職責(zé)權(quán)限和工作內(nèi)容，并指定一個具體的個人或小組按照規(guī)定的職責(zé)權(quán)限，確定、保持、控制和改進(jìn)流程。同時，要加強(qiáng)對過程的管理，比如負(fù)責(zé)“三會”業(yè)務(wù)的，要嚴(yán)格執(zhí)行“三會”的議事規(guī)則和操作規(guī)范：負(fù)責(zé)辦文的，要嚴(yán)格執(zhí)行公文限時辦結(jié)、印章管理等相關(guān)規(guī)章制度；負(fù)責(zé)后勤會務(wù)的，要嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)用車、辦公場所管理和公務(wù)接待等管理辦法的規(guī)定和要求。

（五）有效配置國企辦公室相關(guān)資源。國企辦公室要確定和管理為實現(xiàn)工作目標(biāo)和任務(wù)所需要的資源。一是資金。國企辦公室各項工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開資金支持，要加強(qiáng)與財務(wù)部門的聯(lián)動，做好國企辦公室的全面預(yù)算管理工作，保障必要的公務(wù)出行、接待、會議等資金需求。二是人員。加強(qiáng)內(nèi)部人員的培訓(xùn)教育，充分利用好辦公室內(nèi)部的人力資源。同時，做好人才的引進(jìn)和交流，讓人力資源充分流動，激發(fā)團(tuán)隊活力。團(tuán)隊建立后，要有一定的授權(quán)機(jī)制，讓獲得授權(quán)的人員對業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)審和把關(guān)。三是知識。通過工作例會、定期學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)、分發(fā)圖書文件和建立圖書角等方式不斷提升工作能力。四是技能。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升國企辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力等。五是設(shè)備和工作環(huán)境。對專門負(fù)責(zé)機(jī)要檔案管理、信訪等特殊崗位的人員，國企辦公室要根據(jù)相關(guān)文件要求，提供必要的設(shè)備及工作環(huán)境。

（六）做好國企辦公室工作的考核激勵。合理的考核激勵可以激發(fā)勞動者的積極性、創(chuàng)造性，不斷促進(jìn)生產(chǎn)要素的合理流動與優(yōu)化配置，促進(jìn)組織不斷改進(jìn)、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。一要建立合理的績效指標(biāo)。從公司年度工作目標(biāo)分解、部門員工的工作量、工作質(zhì)量和工作效率等方面確立考核指標(biāo)。二要定期進(jìn)行績效分析，找到未完成的工作任務(wù)的原因，并提出解決方案。三要對標(biāo)進(jìn)行績效評價。將之前確定的工作目標(biāo)和業(yè)內(nèi)的同行進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)之前績效指標(biāo)的相關(guān)問題并及時進(jìn)行調(diào)整。四要充分進(jìn)行內(nèi)部審核。內(nèi)部審核可以為了解、分析和改進(jìn)組織績效提供有價值的信息。五要開展自我評價。科學(xué)合理地自我評價能夠促進(jìn)組織整體績效的改進(jìn)。最后，根據(jù)績效測量、標(biāo)桿對比、分析和評價、內(nèi)部審核以及自我評價的評審，確定最后的考核結(jié)果。

（七）持續(xù)推進(jìn)國企辦公室工作的改進(jìn)、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。國企辦公室要基于績效的評價結(jié)果，推動企業(yè)的改進(jìn)、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新工作。首先，改進(jìn)是一種提高績效的活動。國企辦公室作為企業(yè)重要信息的收集、處理和傳達(dá)部門之一，需要保持一種開放和包容的心態(tài)，持續(xù)改進(jìn)工作方式和方法，更好地完成政令傳達(dá)與協(xié)調(diào)服務(wù)等各項工作，有效節(jié)省企業(yè)成本和時間，減少資源浪費(fèi)。其次，學(xué)習(xí)鼓勵改進(jìn)和創(chuàng)新知識。國企辦公室也需要逐步成為學(xué)習(xí)型組織，推動業(yè)務(wù)知識在內(nèi)部互聯(lián)、互通、互動和共享。最后，創(chuàng)新能促進(jìn)改進(jìn)。創(chuàng)新可以體現(xiàn)在國企辦公室的日常服務(wù)中，可以體現(xiàn)在具體工作和具體問題的處理過程中，也可以體現(xiàn)在辦公室管理體系、內(nèi)部分工的設(shè)計上。比如國企辦公室通過會議組織形式的創(chuàng)新，降低會議成本、優(yōu)化會議流程，提升“三會”的會議質(zhì)量和決策效率。另外，創(chuàng)新實施后，應(yīng)該及時對創(chuàng)新的結(jié)果進(jìn)行評審，便于創(chuàng)新的參與者能夠獲得體驗式學(xué)習(xí)和知識，并持續(xù)改進(jìn)或推動新的創(chuàng)新。

四、結(jié)語

在國企全面推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時期，國企辦公室有必要依托中國質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)，以全局性、系統(tǒng)性和整體性的思維，提升工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和專業(yè)化管理水平，通過組織質(zhì)量的系統(tǒng)化管理，持續(xù)在新形勢下研究新情況、解決新問題、記錄新經(jīng)驗、創(chuàng)造新方法，不斷提高工作效能和服務(wù)質(zhì)量，助力國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，朝著世界領(lǐng)先、行業(yè)一流的現(xiàn)代化企業(yè)的方向邁進(jìn)。