摘要：紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料的日益增多，對(duì)各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的檔案保管和利用工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。如何在現(xiàn)有法律法規(guī)框架里，建立獨(dú)特的保管期限和銷毀規(guī)范，值得各地進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì);電子化;銷毀

中圖分類號(hào)：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1001-9138-（2022）01-0061-03 收稿日期：2021-10-24

作者簡(jiǎn)介：?jiǎn)虅P祥，西安市不動(dòng)產(chǎn)信息檔案管理中心。

隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)交易登記日趨活躍，相應(yīng)的，不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)量也呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。紙質(zhì)檔案的暴增，使得檔案庫(kù)房的館藏能力短板日益凸顯。為有效解決這一問(wèn)題，一方面，需要增大檔案庫(kù)房的容納能力，例如擴(kuò)建新的檔案館;另一方面，對(duì)于某些保管期限屆滿，沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，可以考慮予以銷毀，減輕檔案庫(kù)房的館藏負(fù)擔(dān)。當(dāng)然，本文所指的原始資料銷毀包括設(shè)立登記和注銷登記的全部紙質(zhì)資料。

在房地分散登記年代，關(guān)于房屋登記領(lǐng)域，2012年由中國(guó)房地產(chǎn)研究會(huì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和測(cè)量委員會(huì)主編，經(jīng)住建部批準(zhǔn)為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》（JGJ278-2012）中有明確規(guī)定?！跋铝屑堎|(zhì)檔案可列入銷毀范圍：（1）抵押權(quán)登記已注銷滿5年;（2）查封登記已解除滿5年;（3）地役權(quán)登記已注銷滿2年;（4）預(yù)告登記已注銷滿2年;（5）異議登記已注銷滿2年?！变N毀保管期屆滿的紙質(zhì)檔案應(yīng)按下列程序進(jìn)行：（1）應(yīng)由房地產(chǎn)登記檔案管理人員、登記官和紀(jì)檢、監(jiān)察部門人員組成鑒定小組。（2）鑒定小組應(yīng)對(duì)保管期屆滿的檔案逐件進(jìn)行審查，提出存毀意見(jiàn)。經(jīng)鑒定有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新整理編號(hào)，劃定新的保管期限，妥善保管;不再保存的檔案，應(yīng)逐件編造清冊(cè)，報(bào)本級(jí)房地產(chǎn)行政主管部門審批后銷毀。（3）鑒定小組應(yīng)指定2名以上鑒定小組人員監(jiān)督銷毀。監(jiān)督銷毀人員應(yīng)根據(jù)銷毀清冊(cè)，對(duì)將要銷毀的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，并應(yīng)注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記開(kāi)展后，不動(dòng)產(chǎn)登記由自然資源部門負(fù)責(zé)，但該規(guī)程對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記資料的管理依然有重要的參考和借鑒價(jià)值。土地登記領(lǐng)域，《土地登記辦法》《土地登記資料公開(kāi)查詢辦法》對(duì)于土地登記檔案的保管期限都沒(méi)有規(guī)定，所以實(shí)踐中，土地登記檔案是永久保存的。

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記實(shí)施后，2018年原國(guó)土資源部頒布的《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》（以下稱《查詢暫行辦法》）第27條規(guī)定：已有電子介質(zhì)，且符合下列情形之一的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料可以銷毀：（1）抵押權(quán)登記、地役權(quán)登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿5年的;（2）查封登記、預(yù)告登記、異議登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的。第28條規(guī)定：符合本辦法第27條規(guī)定銷毀條件的不動(dòng)產(chǎn)登記資料應(yīng)當(dāng)在不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所銷毀。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記資料銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄被銷毀的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記資料的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)，負(fù)責(zé)銷毀以及監(jiān)督銷毀的人員應(yīng)當(dāng)在清冊(cè)上簽名。相比《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》，幾種登記類型的紙質(zhì)原始資料的保管期限均延長(zhǎng)至5年，并且明確要求建立不動(dòng)產(chǎn)登記資料銷毀清冊(cè)。2019年7月16日自然資源部第2次部務(wù)會(huì)議審議通過(guò)的《自然資源部關(guān)于第一批廢止和修改的部門規(guī)章的決定》，關(guān)于紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料銷毀的規(guī)定保持不變。

從國(guó)家到地方發(fā)布的檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)對(duì)此也有明確規(guī)定?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第21條規(guī)定：鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案主管部門制定。禁止擅自銷毀檔案?！蛾兾魇n案條例》第26條規(guī)定：各級(jí)各類檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定和處理，禁止擅自銷毀檔案?！段靼彩袡n案管理?xiàng)l例》第27條規(guī)定：檔案館和檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檔案資料鑒定：對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定保管期限;對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，統(tǒng)一處理或銷毀。第28條規(guī)定：對(duì)保管期限已滿的檔案和失去保存價(jià)值的檔案，由檔案館和檔案機(jī)構(gòu)組織檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行鑒定、登記造冊(cè)，經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)?shù)街付ǖ攸c(diǎn)進(jìn)行，并由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽字。禁止擅自銷毀檔案。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管期限分為長(zhǎng)期和定期。各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，明確各類不動(dòng)產(chǎn)登記資料的保管期限和要求，分類進(jìn)行保存和管理。

按照不動(dòng)產(chǎn)登記資料管理的相關(guān)規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)資料宜進(jìn)行數(shù)字化處理，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存檔形式應(yīng)包括紙質(zhì)形式和電子形式。當(dāng)同時(shí)采用紙質(zhì)形式和電子形式存檔的，兩者內(nèi)容應(yīng)保持一致。銷毀紙質(zhì)檔案的前提是已有電子介質(zhì)。故不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)的資料做到電子掃描全覆蓋，實(shí)現(xiàn)應(yīng)掃盡掃，并做到掃描圖像清晰、數(shù)字圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案相符。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)。

以西安市為例，西安市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心負(fù)責(zé)辦理不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，在辦理過(guò)程中將相關(guān)紙質(zhì)登記資料掃描上傳，形成電子檔案。登記完成后，將紙質(zhì)登記資料移交西安市不動(dòng)產(chǎn)信息檔案管理中心，由該中心接收、整理和利用，向社會(huì)提供查詢服務(wù)等工作。正是由于西安市不動(dòng)產(chǎn)信息檔案管理中心庫(kù)存日趨緊張，檔案堆積如山，無(wú)法歸檔上架，才于2021年5月6日搬遷至新建的浐灞檔案館。新的檔案館4～9層為庫(kù)房，每層面積1000多平方米，目前存檔460萬(wàn)卷，包括房屋登記檔案（城六區(qū)、各個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)）、土地登記檔案（城六區(qū)）、林業(yè)水域檔案。由于歷史原因，紙質(zhì)檔案電子化程度不統(tǒng)一，抵押權(quán)登記、預(yù)告登記檔案尚未實(shí)現(xiàn)電子化，如有查詢需求都要去庫(kù)房人工翻閱，很不方便，也不符合《查詢暫行辦法》要求的優(yōu)先調(diào)取數(shù)字化成果。紙質(zhì)原始資料方面，查封登記、異議登記檔案尚未移交，到目前為止一直是長(zhǎng)期保存，未曾銷毀過(guò)。

雖然目前庫(kù)存空間充足，但也要未雨綢繆，早日對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)原始資料進(jìn)行分門別類，確定相應(yīng)的保管期限，達(dá)到保管期限的及時(shí)銷毀，使庫(kù)房實(shí)現(xiàn)集約化利用。在目前沒(méi)有相關(guān)規(guī)定的情況下，不動(dòng)產(chǎn)登記資料銷毀清冊(cè)宜永久保存。銷毀方面，可以自行銷毀，也可以委托在省級(jí)檔案管理部門有備案的專業(yè)機(jī)構(gòu)處理。對(duì)于有保管期限的不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)原始資料要補(bǔ)掃描，建立電子檔案。在登記階段，就要同步對(duì)收取材料進(jìn)行電子化掃描，以便檔案查詢階段的工作開(kāi)展和效率提升。

2019年11月27日，由湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記中心起草制定，湖南省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布的省地方標(biāo)準(zhǔn)《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》（DB43/T 1689-2019）正式發(fā)布。該規(guī)范將于2020年1月27日起實(shí)施，這是全國(guó)首部關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的地方標(biāo)準(zhǔn)。其中對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案銷毀有明確的規(guī)定：（1）不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)確定檔案保管期限和到期檔案的鑒定。（2）檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定意見(jiàn)書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿缺無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)化為電子檔案保存后登記造冊(cè)，填寫《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)主管部門審批后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。（3）《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。（4）經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：①不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的分類號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)文件（件數(shù)、頁(yè)數(shù)）、原保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容;②主管單位負(fù)責(zé)人、不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章;③銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)銷毀或由專業(yè)的機(jī)構(gòu)處理，禁止做出售等方式處理;④銷毀檔案應(yīng)指定兩名或以上監(jiān)銷人員負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀工作的執(zhí)行。監(jiān)銷人員在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照不動(dòng)產(chǎn)登記檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);銷毀時(shí)，應(yīng)堅(jiān)守銷毀現(xiàn)場(chǎng)，直到需銷毀檔案全部銷毀為止;在檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名。

各地可以湖南省《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》（DB43/T 1689-2019）為參考和借鑒，探索有地方特色的不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)原始資料銷毀制度及操作規(guī)范，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記資料的規(guī)范化管理和利用。