嚴(yán)冬

摘要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、共享經(jīng)濟(jì)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)等新名詞的相繼提出，人類生產(chǎn)生活已步入新時(shí)代。本文在新時(shí)代的背景下，針對(duì)檔案管理工作，首先闡釋了目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，再通過分析，探討其內(nèi)在存在的問題，最后就這類問題提出相關(guān)的解決措施，望能夠給推進(jìn)檔案管理的信息化帶來一些研究建設(shè)，為全面建設(shè)新時(shí)代檔案管理作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化

一﹑檔案管理概述

檔案管理工作是一項(xiàng)后人可以從中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、總結(jié)規(guī)律、延續(xù)歷史的記錄主體。它可以使其他各項(xiàng)事業(yè)可以迅速扎根發(fā)芽，規(guī)避前人的過錯(cuò)，讓其更加順利的開花結(jié)果。在當(dāng)今新時(shí)代的大背景下，科技發(fā)展迅速，伴隨著計(jì)算機(jī)在生產(chǎn)工作中的應(yīng)用日趨廣泛，使人們的工作效率有了質(zhì)的提高，信息處理的速度化、自動(dòng)化、科學(xué)化在不斷地提高和完善。同理，檔案管理工作也逐漸趨于智能化、自動(dòng)化，對(duì)于檔案管理工作人員的各項(xiàng)要求也越來越高。

二、當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展中的困境

（一）檔案管理人員管理理念與新形勢(shì)不同步

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，早已經(jīng)形成了一套以手工記錄為主，而且?guī)缀跏莾?nèi)部使用的成熟的管理方法和與之相協(xié)同的定向思維模式。但是，新時(shí)代下，信息傳播速度快，信息量成倍猛增，傳統(tǒng)的管理理念、管理方式和記錄檔案的方法都已然無法適應(yīng)。因此，只有充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，才能提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的完成檔案記錄和整理工作。然而目前我國(guó)各組織的檔案管理，大多數(shù)并沒有充分利用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，致使檔案管理工作的信息化水平比較低，加上檔案管理人員受限于傳統(tǒng)的思維觀念，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，積極性不高，從而導(dǎo)致對(duì)其重視程度不深，無法與新形勢(shì)相適應(yīng)。此外，從年齡結(jié)構(gòu)上來看，從事檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，很多員工由于已經(jīng)錯(cuò)過了很快接受新鮮事物的年紀(jì)，對(duì)新事物缺乏學(xué)習(xí)了解的積極性，甚至有些即將退休的員工對(duì)新事物很抗拒。基于以上種種，使得檔案管理人員的整體信息化技術(shù)水平很難提高，檔案管理的工作效率比較低下。

（二）檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)加劇

在新時(shí)代數(shù)據(jù)大爆炸的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描復(fù)印件以及信息化、電子化檔案管理軟件等的安全管理是推進(jìn)檔案管理信息化工作的前提條件。然而，實(shí)踐表明，我國(guó)各組織在檔案管理的整個(gè)工作中并沒有充分意識(shí)到信息化下檔案的安全管理，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)外露泄密或者遺失的情況。究其原因主要在于相關(guān)工作人員信息安全意識(shí)薄弱。在以往的信息安全意識(shí)培訓(xùn)過程中，基本以流程、形式為主，甚至在應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)中也存在諸多的不足，而不少人員也意識(shí)不到培訓(xùn)存在一定的問題。雖然相關(guān)軟件系統(tǒng)的開發(fā)商也會(huì)定時(shí)發(fā)布相應(yīng)的了漏洞修補(bǔ)安裝包，但是由于工作人員安全意識(shí)的匱乏，并不會(huì)對(duì)其給予足夠的關(guān)注，甚至認(rèn)為延誤現(xiàn)象并不會(huì)對(duì)其產(chǎn)生影響，沒有及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，為不法分子與黑客帶來了可乘之機(jī)，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)面臨較大的損失。甚至有的組織還出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作本組織人員不參與，直接外包的情況，最終導(dǎo)致了較多的信息資源出現(xiàn)問題。

（三）信息化硬件環(huán)境跟不上實(shí)際需要

新時(shí)代背景下，要想充分利用先進(jìn)成熟的信息技術(shù)手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)改造，提升原有的工作效率，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，首當(dāng)其沖的就是要具備更具智能化的信息化硬件設(shè)備。但是當(dāng)前伴隨著資金的不足，內(nèi)控制度的全面信息化建設(shè)無法一次完成，因而部分組織單位通常會(huì)選擇分階段或分項(xiàng)目進(jìn)行信息化的建設(shè)，導(dǎo)致信息化建設(shè)的開展效能弱化。比如進(jìn)行信息化的過程中，對(duì)于信息化系統(tǒng)軟件的補(bǔ)丁未及時(shí)安裝，檔案管理內(nèi)部人員有時(shí)會(huì)越權(quán)非法訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，這樣就造成了信息有可能被篡改、泄密或者破壞的風(fēng)險(xiǎn)，從而對(duì)影響檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

三、檔案管理信息化的推行建議

（一）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

習(xí)總書記之前在開展工作調(diào)研的時(shí)候，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作在機(jī)關(guān)工作中的重要性和關(guān)鍵地位，并提出了幾個(gè)明確要求—即“五個(gè)堅(jiān)持”，堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)、負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、高度自律的操守、不求回報(bào)的奉獻(xiàn)精神和絕對(duì)的大局意識(shí)，這些關(guān)于堅(jiān)守的明確要求給我國(guó)檔案管理工作帶來巨大的參考價(jià)值和指導(dǎo)作用，使辦公人員在之后的工作中有了明確的方向，為提高辦公效率和遵守辦公紀(jì)律提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理工作涉及機(jī)關(guān)的各個(gè)細(xì)節(jié)，辦公人員必須內(nèi)心準(zhǔn)則，公私分明，提升自身的職業(yè)操守和道德修養(yǎng)，落實(shí)到具體的責(zé)任管理制度。需加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)。檔案管理工作本身是一項(xiàng)較為枯燥但及其追求細(xì)致認(rèn)真的工作，要求每一個(gè)工作人員具有強(qiáng)大的責(zé)任感和默默無聞的甘于寂寞、孜孜不倦的精神。因此，需加強(qiáng)工作人員的精神素質(zhì)培訓(xùn)，提高工作人員的社會(huì)責(zé)任感、保密意識(shí)從而減少工作失誤，提高辦公效率。此外，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)，一定程度可以渲染員工間的競(jìng)爭(zhēng)性氛圍，有利于督促原有員工接受和學(xué)習(xí)新鮮事物，提高信息化時(shí)代檔案管理工作的效率，更優(yōu)更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用和保管工作，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（二）提升檔案信息化管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)安全是指維護(hù)整體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中各組成部分的安全運(yùn)行。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在使用過程中極其容易受到來自外部的破壞，這種破壞無論它是惡意的還是偶然的，都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)連接的中斷、丟失或泄漏保密數(shù)據(jù)，這就使得維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全需要運(yùn)用多種學(xué)科的知識(shí)才能確保數(shù)據(jù)通訊的穩(wěn)定。網(wǎng)絡(luò)安全除了對(duì)系統(tǒng)外部建立防護(hù)措施之外，對(duì)于用戶本身的也有一定的要求。因此，需要強(qiáng)化檔案信息化的安全性。第一，需有信息安全方面有關(guān)制度及軟、硬件的支持，同時(shí)對(duì)安全管理知識(shí)進(jìn)行相應(yīng)的推廣，從而使其在有效降低安全風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，能夠更好的參與信息安全的執(zhí)行，而且對(duì)于涉密人員、技術(shù)人員、領(lǐng)導(dǎo)人員而言，也都需要對(duì)常見的應(yīng)對(duì)措施、防范措施進(jìn)行明確。第二，對(duì)于檔案管理人員必須時(shí)刻樹立信息安全意識(shí)，加強(qiáng)信息安全等相關(guān)方面的培訓(xùn)力度，提高自身對(duì)檔案管理工作的重視程度，同時(shí)組織管理層也要及時(shí)制定完善詳細(xì)的檔案管理的信息安全戰(zhàn)略，確保相關(guān)信息和文件的安全性;第三，合理分析和評(píng)估新時(shí)代背景下數(shù)字檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，充足掌握信息安全方面的制度，加強(qiáng)信息安全的管理，既要保證辦公效率也要保證相關(guān)信息的安全性，切實(shí)作出科學(xué)的安全保障規(guī)劃;第四，檔案管理部分還需設(shè)立完善的信息安全快速應(yīng)對(duì)措施，預(yù)測(cè)辦公室潛在的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而針對(duì)潛在的不安全地方進(jìn)行逐一排查，快速制定應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略，及時(shí)保障信息安全。

（三）根據(jù)實(shí)際需要，采購(gòu)合適的信息化硬件設(shè)備

首先，考慮到實(shí)際中硬件建設(shè)滯后的情況，通過配置計(jì)算機(jī)、安裝網(wǎng)絡(luò)等方式提高網(wǎng)絡(luò)處理效率，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率的提升;其次，主動(dòng)轉(zhuǎn)化現(xiàn)有管理資源，將以前的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為電子檔案保存，方便調(diào)閱查詢;最后，檔案管理部門與其他部門協(xié)調(diào)配合，保證管理系統(tǒng)的高效性。主動(dòng)推進(jìn)管理制度建設(shè)，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高企業(yè)管理信息化建設(shè)質(zhì)量，切實(shí)發(fā)揮管理信息化的作用，提高企業(yè)的管理質(zhì)量。

毋庸置疑，在信息化建設(shè)過程中，為了進(jìn)一步提高檔案管理信息處理水平，加快信息化建設(shè)速度，需要通過配置硬件設(shè)備建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)工作需要搭建公共服務(wù)平臺(tái)，將信息輸入到信息中心，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效、集中的管控，將信息匯入到信息中心可以實(shí)現(xiàn)信息共享，避免因信息記錄分散出現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)分析不足的情況。

四﹑結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)工作中重要的一部分，其工作開展的有效性一定程度上影響了其他部分工作的開展。尤其是新時(shí)代背景下，信息技術(shù)飛快成熟發(fā)展，各項(xiàng)檔案信息化技術(shù)噴涌而出，在此情境下，只有知曉各個(gè)崗位的職責(zé)和要求并嚴(yán)格遵守，提高人員綜合素質(zhì)和信息安全意識(shí)以及建立完善的檔案管理機(jī)制和監(jiān)督系統(tǒng)，配上資金、和相應(yīng)的軟、硬件支持和有效的部門溝通協(xié)調(diào)，才能保證我國(guó)檔案管理工作的高質(zhì)量實(shí)施和相關(guān)信息的安全性，進(jìn)而有利于在時(shí)代高速發(fā)展步伐下，提升人民的滿意度和社會(huì)的安詳穩(wěn)定，不斷改革和完善檔案管理水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。

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