陳星 鄒城高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校

在學(xué)校日常工作中，檔案管理屬于非常關(guān)鍵的一個(gè)組成部分，在有序管理固有檔案的基礎(chǔ)上能夠及時(shí)反饋學(xué)校的一些具體狀況，從而為教育、科研提供翔實(shí)、系統(tǒng)的信息。并且，檔案管理的效果是否理想也凸顯了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力。在教育改革的發(fā)展形勢(shì)下，學(xué)校檔案管理存在一些挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)把控學(xué)校的發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握科學(xué)的檔案管理方法和模式，以及熟悉信息化技術(shù)的具體應(yīng)用，以促進(jìn)檔案管理的實(shí)施。

一、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

（一）知識(shí)組成滯后

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，知識(shí)更新速度越來(lái)越快?；谛畔⒓夹g(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，檔案管理方式出現(xiàn)了非常大的改變，檔案管理并非單純地儲(chǔ)存紙質(zhì)資料，而是緊緊圍繞信息服務(wù)。鑒于此，學(xué)校檔案管理人員需要時(shí)刻保持先進(jìn)性，緊跟社會(huì)發(fā)展的要求，在工作中主動(dòng)吸收新內(nèi)容，比如吸收計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，確保持續(xù)提升自身綜合素養(yǎng)，進(jìn)而更好地開(kāi)展檔案管理。然而，現(xiàn)實(shí)情況是學(xué)校忽視檔案管理工作，對(duì)檔案管理的投入缺乏，通常都是組織學(xué)校教師等開(kāi)展檔案管理。因?yàn)閷?zhuān)業(yè)跨度較大，以及未曾掌握專(zhuān)業(yè)檔案管理技能，其開(kāi)展的檔案管理效率和質(zhì)量較低。另外，盡管一些學(xué)校在檔案管理中設(shè)置了專(zhuān)業(yè)的人員，可是相關(guān)人員的年齡較大，并且因?yàn)槭艿綔笏枷氲闹萍s，所以他們難以實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)和掌握新的管理知識(shí)或技能。在應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)手段開(kāi)展檔案管理時(shí)，有關(guān)人員難以升級(jí)檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)，也不能實(shí)時(shí)解決存在的檔案管理難題。整體而言，檔案管理人員的知識(shí)組成不合理、知識(shí)更新缺乏先進(jìn)性，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理質(zhì)量的提高[1]。

（二）創(chuàng)新觀念缺乏

無(wú)論是何種工作，還是何種領(lǐng)域，創(chuàng)新觀念都非常關(guān)鍵，學(xué)校檔案管理中人員的創(chuàng)新觀念不可或缺。盡管跟其他管理工作相較而言，檔案管理的原則性較強(qiáng)，然而，在新發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理需要不斷創(chuàng)新。當(dāng)前時(shí)期，基于學(xué)校的持續(xù)發(fā)展，以往的檔案管理模式不符合具體的工作需要。鑒于此，檔案管理人員需要增強(qiáng)創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)固有工作觀念和模式的創(chuàng)新，進(jìn)而提升檔案管理效率和質(zhì)量?？墒?，因?yàn)閷W(xué)校忽視檔案管理，也未曾對(duì)檔案管理人員提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案管理人員往往不思進(jìn)取、缺乏創(chuàng)新觀念。檔案管理人員認(rèn)為自身僅僅需要搜集和整理檔案信息即可，不積極作為，工作中的創(chuàng)新觀念缺乏。長(zhǎng)此以往，無(wú)論是檔案管理質(zhì)量，還是檔案管理效率，都較低，并且相關(guān)人員難以實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題癥結(jié)所在，也不能積極處理和應(yīng)對(duì)，這非常不利于提升其素質(zhì)和能力。

（三）法律意識(shí)缺乏

我國(guó)在二十世紀(jì)九十年代即頒布了若干檔案管理的法規(guī)，其中明確了檔案管理中的各單位務(wù)必遵守法規(guī)制度，也對(duì)檔案管理人員提出了非常高的素質(zhì)要求，即，不但應(yīng)具備非常強(qiáng)的檔案管理觀念，而且應(yīng)真正了解檔案管理的法規(guī)體系，在工作中能夠以法律為武器處理一系列問(wèn)題。然而，當(dāng)前時(shí)期，相關(guān)人員大都缺乏相應(yīng)的法律意識(shí)，并且也不能系統(tǒng)地把握相關(guān)的法規(guī)知識(shí)，無(wú)論是在收集檔案資料中，還是在整理檔案信息中，都存在一些不足之處，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有序進(jìn)行[2]。

（四）服務(wù)觀念差

檔案管理工作十分復(fù)雜，存在較多的管理事項(xiàng)，并且非常單調(diào)和枯燥。因?yàn)閷W(xué)校不重視規(guī)范和制約有關(guān)人員，所以檔案管理工作非常隨意，常常是處在應(yīng)付的狀態(tài)，檔案管理人員在工作崗位上非常松懈，與此同時(shí)，由于檔案管理人員的設(shè)置人數(shù)較多，因此造成有的檔案管理人員在工作中的懶散現(xiàn)象，在開(kāi)展上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)時(shí)不積極擔(dān)負(fù)責(zé)任，從而難以實(shí)現(xiàn)理想的整體檔案管理效果。

（五）業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力較低

整體而言，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較低。具體來(lái)講，一是針對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)缺乏。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)中，檔案管理需要凸顯信息技術(shù)的價(jià)值。然而，當(dāng)前時(shí)期很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能較低，也缺乏豐富的檔案管理知識(shí)和較高的檔案管理技能。并且，在正式上崗前，有關(guān)管理部門(mén)未曾組織專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)較低，在工作中難以熟練地開(kāi)展有關(guān)管理工作，工作中存在較大的難度或阻礙。二是工作太過(guò)被動(dòng)。工作崗中的檔案管理人員非常被動(dòng)和消極，不想發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指派什么就做什么，不能一致化管理檔案資料。三是學(xué)習(xí)的意識(shí)缺乏。檔案管理人員在工作中安于現(xiàn)狀，不積極掌握新技能和新知識(shí)，從而難以?xún)?yōu)化整體的工作現(xiàn)狀。

二、檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的一些具體化要求

（一）有效把握相關(guān)政策

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作而言，其需要管理人員有著正確的政治思想，可以積極執(zhí)行黨的政策和方針，檔案管理人員需要把控有關(guān)的檔案管理法規(guī)制度體系，可以遵守其中的一系列規(guī)定，根據(jù)法規(guī)要求組織有關(guān)工作，不可逾越法律的鴻溝。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)較高

檔案管理工作要求有關(guān)人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及非常細(xì)心，并且具備工作目標(biāo)、熱愛(ài)檔案管理工作，可以明確具體工作的方向，確保提升檔案管理效率和質(zhì)量，并且檔案管理人員還需要有相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，以順利完成檔案管理的一系列工作。

（三）檔案管理綜合素養(yǎng)以及技能較高

檔案管理人員需要有綜合素養(yǎng)和技能，可以熟悉檔案管理的基本方法、技術(shù)、技能，如懂得操作計(jì)算機(jī)軟件，可以開(kāi)展信息化檔案管理，涵蓋查詢(xún)以及儲(chǔ)存和輸出檔案信息等，能夠根據(jù)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)整合與分析檔案資料，可以分類(lèi)管理檔案，以有效凸顯檔案管理的價(jià)值。檔案管理人員還應(yīng)提升自身的信息整理以及處置能力，主動(dòng)開(kāi)展有關(guān)工作，確保工作內(nèi)容的定期更新[3]。與此同時(shí)，檔案管理人員務(wù)必密切關(guān)注跟檔案工作存在關(guān)聯(lián)的內(nèi)容以及相關(guān)的管理新技術(shù)或模式等，從而持續(xù)優(yōu)化檔案管理。除此之外，還需要具備非常專(zhuān)業(yè)化的檔案保護(hù)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、基礎(chǔ)理論、科學(xué)技術(shù)、寫(xiě)作等有關(guān)知識(shí)，并且有相應(yīng)的外語(yǔ)知識(shí)和熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、公共管理、行政管理業(yè)務(wù)技能。

（四）人際交往和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力較強(qiáng)

檔案管理工作跟其他的一系列部門(mén)并非毫無(wú)關(guān)系，為此，相關(guān)人員應(yīng)具備相應(yīng)的互動(dòng)交流能力，可以在工作過(guò)程中注重學(xué)習(xí)和互動(dòng)交流，以便于開(kāi)展檔案管理工作。具體來(lái)講，檔案管理人員的人際交往能力涵蓋對(duì)內(nèi)以及對(duì)外兩個(gè)方面，其中，對(duì)內(nèi)重點(diǎn)涵蓋團(tuán)結(jié)協(xié)作能力以及向心力和凝聚力，而對(duì)外要求具備良好的發(fā)展觀念，盡量地獲取他人對(duì)自身檔案管理工作的支持[4]。

三、提升檔案管理人員素質(zhì)的有效對(duì)策

（一）引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想

學(xué)校應(yīng)高度關(guān)注檔案管理，真正明確相關(guān)工作開(kāi)展的現(xiàn)實(shí)作用，有效啟發(fā)相關(guān)人員轉(zhuǎn)變思想。具體來(lái)講，能夠結(jié)合教育宣傳方式使檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，讓其在工作中明確自身的工作責(zé)任，以及形成端正的工作態(tài)度和良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，以及時(shí)刻把控關(guān)于檔案管理的一系列政策的實(shí)施狀況，了解相應(yīng)的工作特色。在實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員思想轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，能夠讓其高質(zhì)高效地開(kāi)展檔案管理。并且，學(xué)校需要根據(jù)檔案管理的具體貫徹實(shí)施現(xiàn)狀布局相關(guān)的人員及其組織，提升檔案管理效果，推動(dòng)學(xué)校發(fā)展。學(xué)校在教學(xué)檔案管理中應(yīng)凸顯自身的辦學(xué)特色和專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，適度完善教學(xué)檔案資料等內(nèi)容，督促檔案管理人員主動(dòng)收集學(xué)校有代表性的教學(xué)方法、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等，特別是各個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)科教學(xué)中的技能操作影像信息，進(jìn)而借助針對(duì)的資料信息推動(dòng)檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展[5]。

（二）有效體現(xiàn)政府部門(mén)指導(dǎo)以及監(jiān)督功效

因?yàn)樵搶W(xué)校跟其他學(xué)校存在顯著的不同之處，所以想要促進(jìn)學(xué)校的更快進(jìn)步，需要有效監(jiān)管和指導(dǎo)學(xué)校檔案管理。具體來(lái)講，能夠很好地發(fā)揮政府的作用，促進(jìn)相關(guān)人員系統(tǒng)、綜合地把握相應(yīng)的法規(guī)體系，以及在檔案管理工作中真正提升配合或協(xié)調(diào)能力。政府部門(mén)能夠?qū)嵤┯行緩教岣邫n案管理的監(jiān)督意識(shí)和水平，督促學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部以及人員定期或不定期地學(xué)習(xí)一系列檔案法規(guī)，以使檔案管理越來(lái)越優(yōu)化和完善[6]。并且，這樣也可以很好地提升檔案管理人員的素質(zhì)，從而推動(dòng)學(xué)校更加順利地開(kāi)展檔案管理，確保工作效率和質(zhì)量的提升。

（三）組織思想教育以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能培訓(xùn)

在學(xué)校檔案管理中需要提升有關(guān)人員的素質(zhì)，根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀對(duì)有關(guān)人員提出相應(yīng)的要求，讓其在具體工作中體現(xiàn)自身的長(zhǎng)處，能夠吸收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，確保其在具體工作中發(fā)揮積極主動(dòng)性。并且，學(xué)校應(yīng)培訓(xùn)檔案管理人員，這樣做的好處是讓其在崗前即有一定的經(jīng)驗(yàn)和較高的技能，可以很好地熟悉關(guān)于檔案管理的一系列內(nèi)容和技巧，以及深刻把握檔案管理中的一系列標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展職業(yè)道德教育，提升其思想道德素質(zhì)，這樣檔案管理人員在工作中具備正確的意識(shí)和態(tài)度，能夠維護(hù)檔案信息的真實(shí)性，也可以完善檔案信息，從而促使按部就班地開(kāi)展檔案管理。學(xué)校能夠定期開(kāi)展檔案管理的培訓(xùn)工作，讓有關(guān)人員可以通過(guò)此活動(dòng)提升素質(zhì)和能力，以及使其可以熟悉檔案管理一系列內(nèi)容和流程，涵蓋檔案搜集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定等，確保有效處理、有序銜接相關(guān)流程。此外，學(xué)校還應(yīng)培訓(xùn)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，讓其在技能競(jìng)賽或經(jīng)驗(yàn)溝通活動(dòng)中累積豐富的經(jīng)驗(yàn)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練開(kāi)展檔案管理，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)給予高度關(guān)注以及支持。

（四）創(chuàng)設(shè)理想的檔案管理工作競(jìng)爭(zhēng)氣氛

學(xué)校檔案管理的落實(shí)應(yīng)引入有關(guān)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在創(chuàng)設(shè)良好競(jìng)爭(zhēng)氣氛的基礎(chǔ)上能夠讓檔案管理人員增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)觀念，從而有助其迅速提升素質(zhì)和能力，以?xún)?yōu)化和完善檔案管理。學(xué)校需要對(duì)檔案管理部門(mén)的相關(guān)職責(zé)做出清晰地定位，讓其明確自身工作的重要性，把檔案管理工作跟其他工作同等看待。而創(chuàng)設(shè)良好的競(jìng)爭(zhēng)氣氛，可以很好地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極主動(dòng)性，有效引導(dǎo)其思維行為，以支持檔案管理工作的有序進(jìn)行。學(xué)校需要完善有關(guān)政策，確保充分地體現(xiàn)檔案管理競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的效能。與此同時(shí)，學(xué)校應(yīng)完善相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)具體工作現(xiàn)狀建設(shè)相應(yīng)的檔案管理激勵(lì)機(jī)制，以促使相關(guān)人員不斷提升素質(zhì)和能力。并且，激勵(lì)機(jī)制的應(yīng)用還能夠規(guī)范檔案管理工作，保障檔案管理部門(mén)的有序運(yùn)行。其中，在激勵(lì)形式上能夠?qū)嵤┪镔|(zhì)激勵(lì)以及精神激勵(lì)，并且實(shí)現(xiàn)激勵(lì)手段的創(chuàng)新，確保所有人員的素質(zhì)都獲得提升。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新

應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，具體來(lái)講，能夠應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)化工作模式，使無(wú)紙化辦公目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，以改進(jìn)之后的管理流程、降低人員工作壓力，讓其在檔案管理中科學(xué)地組織時(shí)間和規(guī)劃任務(wù)，提升檔案管理質(zhì)量。應(yīng)完善檔案管理的有關(guān)設(shè)施設(shè)備狀況，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)人員高質(zhì)高效整理檔案內(nèi)容，并且防范檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況。在創(chuàng)新檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理人員的工作熱情被激發(fā)，其工作創(chuàng)新觀念也逐步增強(qiáng)，從而更好地凸顯檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)優(yōu)勢(shì)，確保服務(wù)于檔案管理工作。

（六）完善檔案管理的評(píng)估體系

獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)是否公正和公平要求相應(yīng)的評(píng)估體系，只有如此，才可以使所有人員信服。為此，完善的評(píng)估體系的建設(shè)非常關(guān)鍵。有關(guān)部門(mén)在評(píng)估體系的制定中應(yīng)統(tǒng)一獎(jiǎng)懲機(jī)制，能夠基于任務(wù)完成、學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度等內(nèi)容開(kāi)展評(píng)估，仔細(xì)地劃分評(píng)估內(nèi)容。以及制定合理科學(xué)的評(píng)分制度，盡可能地確保所有人員都認(rèn)可，進(jìn)而有效地評(píng)估檔案管理人員。在評(píng)估工作的開(kāi)展不但兼顧其工作任務(wù)的完成狀況，而且兼顧其工作的態(tài)度、積極性等，再有效統(tǒng)一他人的評(píng)價(jià)，確保全面考評(píng)，使所有人員都獲得獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)會(huì)。并且，嚴(yán)格懲罰工作不積極、態(tài)度不端正、違反規(guī)章制度的人員，這樣可以使所有人員形成一種危機(jī)意識(shí)，從而激發(fā)其工作熱情，促使其積極主動(dòng)地提升自身綜合素質(zhì)和能力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，毋庸置疑，學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中檔案管理的意義非常凸顯，而體作為學(xué)校檔案管理人員而言，其素質(zhì)高度對(duì)工作質(zhì)量和效率具備直接和決定影響。當(dāng)前時(shí)期，由于相關(guān)人員的素質(zhì)較低，依舊需要強(qiáng)化，這就要求引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想、有效體現(xiàn)政府部門(mén)指導(dǎo)以及監(jiān)督功效、組織人員開(kāi)展有效的思想教育、開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)、創(chuàng)設(shè)理想的工作競(jìng)爭(zhēng)氣氛、實(shí)現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新，以及完善相關(guān)工作的評(píng)估體系。只有如此，才可以持續(xù)提升檔案管理的工作水平，真正確保檔案管理工作為學(xué)校的發(fā)展提供更好的服務(wù)和支持。